Comment choisir le bon logiciel de suivi de la formation des salariés

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi de la formation des employés ?

Avant de comparer les fonctionnalités, il est utile de s’accorder sur ce dont nous parlons.

Un logiciel de suivi de la formation des collaborateurs est un outil qui enregistre, surveille et génère des rapports sur les activités de formation, afin que vous sachiez à tout moment qui a suivi quelle formation, à quel moment et s’il a réussi. Au lieu de courir après les dates d’achèvement dans des feuilles de calcul et des fils de discussion par e-mail, vous disposez d’un seul et même endroit qui vous offre une vue d’ensemble : les formations terminées, le suivi des certifications, les dates d’expiration et les rapports que vous remettez à vos clients.

Les meilleurs outils vont encore plus loin. Ils ne se contentent pas d’enregistrer qu’une personne a parcouru un module ; ils vérifient également si les connaissances ont été assimilées : un examen ou un quiz à la fin, un résultat comparé à une note minimale requise, et un relevé indiquant qui a réussi et qui doit retenter l’épreuve. C’est là toute la différence entre une simple coche indiquant que la formation a été suivie, qui prouve seulement qu’une personne était présente, et un résultat que vous pouvez justifier. Car « nous avons terminé la formation » et « nous pouvons prouver que l’équipe maîtrise le contenu » sont deux choses très différentes à présenter à un client.

Tout cela n’a rien de prestigieux. Cela signifie simplement que lorsqu’un audit a lieu ou qu’un client demande des preuves, vous les avez déjà à disposition.

Pourquoi le suivi de la formation des collaborateurs est-il important ?

On a tendance à considérer le suivi comme une simple tâche administrative. Or, il s’agit en réalité de gestion des risques, et ce risque pèse autant sur vos clients que sur vous-même.

Lorsque vous formez les employés d’autres entreprises, vous êtes souvent le dernier rempart avant un audit, une inspection ou une échéance de conformité. Un renouvellement de certification manqué n’est pas seulement un simple contretemps ; cela signifie qu’un établissement franchisé fonctionne en dehors des procédures standard ou que le personnel d’un client travaille sans titre de qualification valide. Les logiciels de suivi de la formation des employés détectent les défaillances à un stade précoce, grâce à des dates d’expiration et des rappels qui s’activent avant l’expiration d’un certificat.

Il y a également la question des coûts liés à l’échelle. Gérer un seul client dans un tableur est faisable. Mais dix clients, chacun avec ses propres groupes, son contenu et ses besoins en matière de rapports, cela représente un travail à temps plein pour lequel vous n’avez pas signé. Un système adapté sépare clairement ces groupes, de sorte qu’un rapport concernant un client n’interfère jamais avec celui d’un autre, et vous pouvez consulter le statut de n’importe quel client en quelques secondes.

Et puis il y a la question qui importe le plus à vos clients : est-ce que cela a porté ses fruits ? Une coche indiquant que le module a été suivi prouve simplement que quelqu’un l’a ouvert, pas qu’il l’a compris. Lorsque votre réputation repose sur la capacité réelle des personnes à effectuer le travail et à démontrer leur compréhension, et non pas uniquement sur leur présence, c’est ce qui incite les clients à renouveler leur contrat.

En résumé, le suivi est le moyen de protéger vos clients et de prouver votre valeur.

Suivi de formation vs gestion complète de la formation des employés

Tout le monde n’a pas les mêmes besoins, et il est important d’être honnête quant à votre situation avant de commencer à comparer les outils.

À l’extrémité la plus simple, on trouve un simple outil de suivi de formation : un espace permettant d’enregistrer les formations terminées, les certifications et les dates d’expiration. Il ne crée ni ne dispense de formation ; il se contente de les consigner. Si vous dispensez déjà vos formations ailleurs et que vous avez uniquement besoin d’un registre bien organisé, un outil de suivi autonome peut largement suffire.

À l’autre extrémité se trouve la gestion complète de la formation des collaborateurs, généralement un système de gestion de l’apprentissage (LMS). Dans ce cas, la conception de la formation, sa diffusion, le suivi des formations terminées, l’évaluation de la compréhension et la création de rapports sont regroupés en un seul et même système. Vous n’avez pas à associer un outil de formation à un outil de suivi puis à un outil de rapport, car il s’agit d’un flux de travail unique.

Le test décisif est le suivant : si votre formation est simple, stable et que vous avez uniquement besoin de conserver des archives, un outil de suivi suffira. Mais dès que vous gérez des groupes par client, que vous mettez à jour le contenu à mesure que les normes évoluent, ou qu’on vous demande de prouver que les participants ont réellement appris et ne se sont pas contentés de se connecter, le système de suivi ne suffit plus. C’est à ce moment-là que la gestion et le suivi de la formation au sein d’une même plateforme commencent à vous faire gagner des heures chaque semaine.

Savoir dans quelle catégorie vous vous situez rend la suite du processus, à savoir la comparaison des fonctionnalités, bien moins fastidieuse.

Les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel de suivi de la formation des collaborateurs

Une fois que vous avez une idée générale de vos besoins, quelques fonctionnalités permettent de distinguer les outils qui évolueront avec vous de ceux que vous devrez remplacer d’ici un an. Voici les six éléments qu’il convient d’examiner avant de vous engager.

1. Suivi des certifications et alertes d'expiration

C'est la fonctionnalité que la plupart des utilisateurs recherchent avant tout. Vous souhaitez enregistrer chaque certificat avec ses dates de délivrance et d'expiration, et que le système vous signale les renouvellements avant leur expiration. Pour toute personne évoluant dans un secteur soumis à une réglementation stricte, cela justifie à lui seul l'abandon des tableurs.

2. Rappels et renouvellements automatisés

Rapprocher les gens est la partie la moins agréable du travail, et ce n'est pas évolutif. Recherchez des rappels automatisés qui incitent les apprenants à agir lorsqu'une formation arrive à échéance ou qu'un certificat est sur le point d'expirer, sans que vous ayez à envoyer le moindre e-mail. L'objectif est de disposer d'un système qui fait avancer les choses de lui-même.

3. Rapports et pistes d’audit

Lorsqu’un client ou un auditeur vous demande des justificatifs, vous devez pouvoir les fournir d’un simple clic. Un système de rapports performant doit présenter clairement les taux d’achèvement et de réussite, un historique complet indiquant qui a effectué quoi et quand, et, dans l’idéal, des rapports auxquels vos clients peuvent accéder à la demande plutôt que d’attendre que vous les compiliez. La piste d’audit constitue votre filet de sécurité.

4. Visibilité multi-sites

Si vous servez plusieurs clients ou sites franchisés, il est indispensable de séparer leurs équipes, leurs contenus et leurs résultats. Vous souhaitez gérer chaque groupe dans son propre espace, établir des rapports individuels pour chacun d’entre eux, tout en conservant une vue d’ensemble de l’ensemble des opérations lorsque cela s’avère nécessaire. Tout système qui regroupe tous les clients dans un même ensemble confus ne tiendra pas longtemps.

5. Facilité de configuration

Un outil dont la configuration nécessite l’intervention du service informatique est un outil qui reste inutilisé. Recherchez une solution que vous pouvez configurer vous-même, à laquelle vous pouvez ajouter de nouveaux groupes sans avoir à ouvrir de ticket, et que vous pouvez mettre à la disposition des participants sans manuel d’utilisation. Si un apprenant a besoin d’instructions simplement pour se connecter, c’est que l’outil vous met des bâtons dans les roues.

6. Transparence tarifaire

La tarification par participant est un piège pour toute entreprise dont les effectifs varient d’un mois à l’autre. Lorsque vous pouvez former 40 personnes un mois et 400 le mois suivant, un forfait vous permet de maintenir vos coûts prévisibles et vos marges intactes. Lisez attentivement la page consacrée aux tarifs et méfiez-vous de tout système dont le coût augmente à mesure que votre entreprise se développe.

Évaluez ces six critères à l’aune de votre mode de fonctionnement, et la liste des finalistes s’imposera d’elle-même.

Comparer vos options : tableurs, outils de suivi et plateformes LMS

Les listes de fonctionnalités sont utiles, mais il est bon de prendre du recul et de comparer les trois grandes approches adoptées par les utilisateurs. La plupart des entreprises passent par chacune d’entre elles dans l’ordre, et tout l’art consiste à savoir quand vous avez dépassé les limites de l’une d’entre elles.

Quelle solution de suivi de formation vous convient le mieux ?
Tableurs vs outil de suivi autonome vs LMS avec fonctionnalité de suivi

La tendance est assez constante lorsque l'on compare les trois solutions côte à côte.

Un tableur ne coûte rien à la mise en place, et vous savez déjà vous en servir. Le problème, c’est que la création de rapports se fait manuellement et peut facilement poser problème ; cela devient instable dès qu’un auditeur exige une trace claire, et cela devient pénible dès que plusieurs clients partagent un même fichier. Cela reste gratuit jusqu’au moment où le temps que vous y consacrez finit par coûter plus cher qu’un abonnement.

Un outil de suivi autonome résout le problème de la tenue des registres. La mise en place est rapide, vos formations terminées et vos certifications sont regroupées en un seul et même endroit bien organisé, et le système tient la route lorsque quelqu’un demande des justificatifs. Ce qu’il ne fait pas, c’est créer ou dispenser la formation ; vous devez donc toujours l’associer à d’autres outils, et la tarification est généralement par utilisateur.

Un LMS doté d’une fonctionnalité de suivi est conçu pour s’adapter à votre croissance. Les rapports sont détaillés et disponibles à la demande ; la piste d’audit est conforme ; et vous pouvez séparer les clients ou les sites tout en conservant une vue d’ensemble. Vous concevez, dispensez et évaluez au même endroit, et un forfait permet de stabiliser vos coûts. La mise en place demande un peu plus d’efforts de votre part, mais c’est le compromis à accepter pour tout ce qu’elle vous épargne par la suite.

Le facteur décisif est donc rarement une fonctionnalité isolée. C’est l’importance centrale de la formation dans votre activité qui constitue la véritable question sous-jacente à tout cela.

Bonnes pratiques pour la mise en place du suivi de la formation

Le choix du logiciel ne représente que la moitié du travail. C’est la qualité de son déploiement qui déterminera s’il apporte un réel changement. Quelques bonnes pratiques font toute la différence, en particulier lorsque vous assurez le suivi des formations pour les équipes d’autres entreprises.

Commencez par identifier les lacunes avant d’attribuer la moindre formation. Savoir quels postes, sites ou clients sont en retard vous indique les priorités à établir et vous fournit une base de référence pour mesurer les progrès ultérieurement. Standardisez ensuite votre contenu afin que la même formation dispensée à cinq clients présente la même structure et comporte les mêmes évaluations, car la cohérence rend vos rapports fiables. Automatisez ensuite les tâches fastidieuses, les rappels et les renouvellements, afin que le système fonctionne de manière autonome plutôt que de dépendre de votre agenda.

Enfin, définissez une fréquence de révision et respectez-la. Les dossiers de formation ne sont pas des ressources que l’on configure une fois pour toutes ; ils évoluent au fur et à mesure que des personnes rejoignent l’entreprise, la quittent ou renouvellent leur certification. Une vérification régulière, mensuelle pour les équipes en constante évolution et trimestrielle pour celles qui sont stables, garantit la qualité des données et vous permet d’anticiper le prochain audit.

Si vous réussissez le déploiement, le logiciel deviendra un outil qui gère les tâches fastidieuses à votre place.

L’approche d’Easy LMS en matière de suivi de la formation

Tout ce qui précède correspond aux critères à prendre en compte. Voici comment nous gérons cela, au cas où vous envisageriez de nous choisir.

Easy LMS est conçu pour les personnes qui forment d’autres personnes, qu’il s’agisse de clients, de points de vente franchisés ou d’organisations entières. Chacun dispose de sa propre académie personnalisée, de sorte que les groupes, les contenus et les rapports restent clairement séparés, quel que soit le nombre de clients que vous prenez en charge. Vous pouvez créer des formations et des examens en un seul endroit, les réutiliser pour tous vos clients et laisser le système se charger des tâches fastidieuses telles que la notation et l’envoi des certificats.

En ce qui concerne le suivi, vous bénéficiez de rapports en temps réel indiquant les taux d’achèvement et de réussite, d’un historique prêt pour un audit, ainsi que de la possibilité pour les clients d’accéder à leurs propres résultats quand ils le souhaitent, ce qui vous évite de servir d’intermédiaire à chaque demande. Comme nous proposons un forfait avec un nombre illimité de participants, vos coûts restent prévisibles chaque mois.

Si cela correspond à votre façon de travailler, vous pouvez commencer un essai gratuit et voir si cela vous convient avant de vous engager.