Como escolher o software adequado para o acompanhamento da formação dos colaboradores

O que é um software de acompanhamento da formação de colaboradores?

Antes de comparar funcionalidades, é útil chegarmos a um consenso sobre o que estamos a abordar.

O software de acompanhamento da formação de colaboradores é uma ferramenta que regista, monitoriza e gera relatórios sobre as atividades de formação, para que saiba sempre quem concluiu o que, quando o fez e se obteve aprovação. Em vez de ter de procurar datas de conclusão em folhas de cálculo e cadeias de e-mail, dispõe de um único local que reúne toda a informação: conclusões de cursos, acompanhamento de certificações, datas de validade e os relatórios que entrega aos clientes.

As melhores ferramentas vão um passo além. Não se limitam a registar que alguém clicou num módulo; testam também se a matéria ficou retida: um exame ou questionário no final, uma pontuação comparada com a nota mínima de aprovação e um registo de quem passou e de quem precisa de outra tentativa. Essa é a diferença entre um simples «marcado como concluído», que apenas comprova que alguém esteve presente, e um resultado que pode ser defendido. Porque «concluímos o curso» e «podemos provar que a equipa domina a matéria» são duas coisas muito diferentes a apresentar a um cliente.

Nada disto é glamoroso. Significa apenas que, quando surge uma auditoria ou um cliente pede provas, já as tem à sua disposição.

Por que razão é importante acompanhar a formação dos colaboradores

É fácil considerar o acompanhamento como uma tarefa administrativa. Mas trata-se, na verdade, de gestão de risco, e o risco recai tanto sobre os seus clientes como sobre si.

Quando forma os colaboradores de outras empresas, é frequentemente a última linha de defesa antes de uma auditoria, uma inspeção ou um prazo de conformidade. A falta de renovação de uma certificação não é apenas um lapso de agendamento; é uma unidade de franquia a operar fora dos procedimentos padrão ou o pessoal de um cliente a trabalhar sem uma credencial válida. O software para acompanhar a formação dos colaboradores deteta falhas atempadamente, com datas de validade e lembretes que são enviados antes de um certificado expirar.

Há também a questão dos custos associados à escala. Um cliente numa folha de cálculo é fácil de gerir. Dez clientes, cada um com os seus próprios grupos, conteúdos e necessidades de relatórios, constituem um trabalho a tempo inteiro para o qual não se comprometeu. Um sistema adequado separa claramente esses grupos, de modo que um relatório de um cliente nunca se mistura com o de outro, e pode consultar o estado de qualquer cliente em segundos.

E depois há a questão com que os seus clientes mais se preocupam: foi assimilado? Uma marca de conclusão prova que alguém abriu um módulo, não que o tenha compreendido. Quando a sua reputação depende de as pessoas serem efetivamente capazes de realizar o trabalho e demonstrar compreensão, e não apenas da assiduidade, é isso que faz com que os clientes renovem os seus contratos.

Em termos simples, o acompanhamento é a forma de proteger os seus clientes e provar o seu valor.

Sistema de acompanhamento de formação vs. gestão completa da formação de colaboradores

Nem todos precisam do mesmo, e vale a pena ser honesto quanto à sua situação antes de começar a comparar ferramentas.

Na extremidade mais simples, encontra-se um sistema de acompanhamento de formação básico: um local para registar conclusões, certificações e datas de validade. Não cria nem ministra formação; limita-se a registá-la. Se já ministra os seus cursos noutro local e apenas necessita de um registo organizado, um sistema de acompanhamento autónomo pode ser suficiente.

No outro extremo encontra-se a gestão completa da formação dos colaboradores, normalmente um sistema de gestão de aprendizagem (LMS). Aqui, a criação da formação, a sua ministração, o acompanhamento das conclusões, a avaliação da compreensão e a elaboração de relatórios estão todos reunidos num único sistema. Não está a ter de combinar uma ferramenta de cursos com uma ferramenta de acompanhamento e com uma ferramenta de relatórios, porque se trata de um único fluxo de trabalho.

O teste decisivo é este: se a sua formação for simples, estável e apenas precisar de manter registos, um sistema de acompanhamento é suficiente. Mas no momento em que estiver a gerir grupos por cliente, a atualizar conteúdos à medida que as normas mudam, ou a ser solicitado a comprovar que as pessoas aprenderam e não se limitaram apenas a iniciar sessão, o sistema de acompanhamento já não será suficiente. É nesse ponto que a gestão da formação e o seu acompanhamento num único local começam a poupar-lhe horas todas as semanas.

Saber em que situação se encontra torna a parte seguinte, a comparação de funcionalidades, muito menos complicada.

O que deve ter em conta num software de acompanhamento da formação dos colaboradores

Assim que tiver uma ideia geral do que necessita, há algumas funcionalidades que distinguem as ferramentas que irão acompanhar o seu crescimento das que irá substituir dentro de um ano. Estas são as seis que vale a pena ponderar antes de se comprometer.

1. Acompanhamento de certificações e alertas de validade

Este é o recurso que a maioria das pessoas procura, na verdade. Pretende armazenar cada certificado com as respetivas datas de emissão e validade, e que o sistema sinalize as renovações antes que estas caduquem. Para quem atua num setor com elevados requisitos de conformidade, isto, por si só, justifica abandonar as folhas de cálculo.

2. Lembretes e renovações automatizados

Ter de estar sempre a perseguir as pessoas é a parte menos agradável do trabalho e não é escalável. Procure lembretes automatizados que notifiquem os formandos quando um curso está prestes a terminar ou um certificado está prestes a expirar, sem que tenha de enviar um único e-mail. O objetivo é um sistema que faça tudo funcionar por si próprio.

3. Relatórios e registos de auditoria

Quando um cliente ou auditor solicitar comprovativos, pretende poder apresentá-los com um simples clique. Relatórios sólidos significam taxas claras de conclusão e de aprovação, um histórico completo de quem fez o quê e quando e, idealmente, relatórios aos quais os seus clientes possam aceder a qualquer momento, em vez de terem de esperar que os compile. Uma pista de auditoria é a sua rede de segurança.

4. Visibilidade em vários locais

Se atende vários clientes ou locais de franquia, manter o seu pessoal, conteúdo e resultados separados não é opcional. Pretende gerir cada grupo no seu próprio espaço, elaborar relatórios sobre cada um individualmente e, ainda assim, ter uma visão global de toda a operação quando necessário. Qualquer sistema que force todos os clientes a estarem num único conjunto desorganizado não irá durar muito tempo.

5. Facilidade de configuração

Uma ferramenta cuja configuração exija intervenção da TI é uma ferramenta que fica por utilizar. Procure algo que possa configurar por si próprio, ao qual possa adicionar novos grupos sem necessidade de abrir um ticket e que possa disponibilizar aos participantes sem necessidade de um manual. Se um formando precisar de instruções apenas para iniciar sessão, a ferramenta está a trabalhar contra si.

6. Transparência nos preços

A tarifação por participante é uma armadilha para quem tem números que variam de mês para mês. Quando pode formar 40 pessoas num mês e 400 no mês seguinte, uma tarifa fixa mantém os seus custos previsíveis e as suas margens intactas. Leia atentamente a página de preços e tenha cuidado com tudo o que cobra mais à medida que a sua organização cresce.

Pondere estes seis aspetos em função da sua forma de trabalhar, e a lista de finalistas tenderá a surgir por si só.

Comparar as suas opções: folhas de cálculo, ferramentas de acompanhamento e plataformas LMS

As listas de funcionalidades são úteis, mas ajuda dar um passo atrás e comparar as três grandes vias que as pessoas seguem. A maioria das empresas passa por todas elas por ordem, e o segredo está em saber quando já ultrapassou uma delas.

Qual é a configuração de acompanhamento de formação mais adequada para si?
Folhas de cálculo vs. um sistema de acompanhamento autónomo vs. um LMS com funcionalidades de acompanhamento

O padrão é bastante consistente quando se comparam as três opções lado a lado.

Uma folha de cálculo não custa nada para começar e já sabe como utilizá-la. O problema é que a elaboração de relatórios é manual e suscetível a erros; torna-se instável assim que um auditor exige um registo claro e torna-se complicado quando vários clientes partilham um único ficheiro. Continua a ser gratuito até ao momento em que as horas que perde com isso passarem a custar mais do que uma subscrição custaria.

Um sistema de acompanhamento autónomo resolve a questão da manutenção de registos. A configuração é rápida, as suas conclusões e certificações ficam num único local organizado e o sistema mantém-se sólido quando alguém solicita provas. O que não faz é criar nem ministrar a formação, pelo que continuará a ter de o integrar com outras ferramentas, e o preço tende a ser por utilizador.

Um LMS com funcionalidades de acompanhamento é aquele concebido para ser escalável. Os relatórios são detalhados e estão disponíveis a pedido; o registo de auditoria é adequado; e pode manter os clientes ou locais separados, mantendo, ainda assim, uma visão global. Cria, ministra e avalia no mesmo local, e uma tarifa fixa mantém os seus custos estáveis. Exige um pouco mais da sua parte na configuração, o que é a contrapartida por tudo o que lhe poupa mais tarde.

Por isso, o fator decisivo raramente é uma única funcionalidade. É a importância central que a formação tem para o que faz, que é a verdadeira questão subjacente a tudo isto.

Melhores práticas para a implementação do acompanhamento da formação

Escolher o software é metade do trabalho. Implementá-lo corretamente determina se isso irá realmente mudar alguma coisa. Alguns hábitos fazem a diferença, especialmente quando está a acompanhar a formação de equipas de outras empresas.

Comece por identificar onde estão as lacunas antes de atribuir um único curso. Saber quais as funções, localizações ou clientes que apresentam atrasos indica-lhe o que deve priorizar e fornece-lhe uma base de referência para avaliar a melhoria posteriormente. Em seguida, padronize o seu conteúdo para que o mesmo curso ministrado a cinco clientes tenha a mesma apresentação e os mesmos testes, pois a consistência torna os seus relatórios fiáveis. Depois, automatize as partes monótonas, os lembretes e as renovações, para que o sistema se auto-gerencie, em vez de depender do seu calendário.

Por fim, estabeleça uma periodicidade de revisão e cumpra-a. Os registos de formação não são um ativo que se define e se esquece; eles alteram-se à medida que as pessoas entram, saem e renovam a certificação. Uma verificação regular — mensal para equipas em constante mudança e trimestral para equipas estáveis — mantém os dados atualizados e permite-lhe estar preparado para a próxima auditoria.

Se fizer a implementação da forma correta, o software tornar-se-á uma ferramenta que gere as tarefas rotineiras por si.

Como o Easy LMS aborda o acompanhamento da formação

Tudo o que foi referido acima é o que deve procurar. Eis como lidamos com isso, caso esteja a considerar-nos como uma opção.

O Easy LMS foi concebido para quem forma outras pessoas, quer se trate de clientes, lojas de franchising ou organizações inteiras. Cada uma dispõe da sua própria academia com a marca da empresa, pelo que os grupos, os conteúdos e os relatórios permanecem claramente separados, independentemente do número de clientes que tenha. Pode criar cursos e exames num único local, reutilizá-los entre clientes e deixar que o sistema trate das partes tediosas, como a classificação e o envio de certificados.

No que diz respeito ao acompanhamento, dispõe de relatórios em tempo real com taxas de conclusão e de aprovação, um histórico pronto para auditoria e a opção de os clientes acederem aos seus próprios resultados sempre que desejarem, o que o poupa de ter de ser o intermediário em cada pedido. Como funcionamos com uma tarifa fixa e participantes ilimitados, os seus custos mantêm-se previsíveis todos os meses.

Se esta abordagem se assemelhar à sua forma de trabalhar, pode iniciar um período de teste gratuito e verificar se se adequa às suas necessidades antes de se comprometer com qualquer coisa.