הישאר רגוע והיה גאה. זה מה שאנחנו שואפים אליו כאן ב-Easy LMS. זה נשמע נחמד, אבל איך מגיעים לשם? אנחנו מנהלים לפי תהליכים, ולא לפי תוצאות. אנחנו רוצים לשפר את התהליכים שלנו, כדי להשיג תוצאות טובות יותר. לכן אנחנו משתמשים בתנאי יעד במקום ביעדים. למרות שהם נשמעים אותו הדבר, הם שונים לחלוטין. נסביר מדוע.
הסבר על תנאי היעד והיעדים
נתחיל בדוגמה אמיתית (מתוך Toyota Kata: Managing People for Improvement, Adaptiveness and Superior Results) שסביר להניח שתזהו. אתם רוצים לקום בבוקר ולהגיע למשרד תוך שעה. אם זו המטרה האישית שלכם, ואתם מאחרים, אתם צריכים למהר. אולי תנהגו במהירות, תוותרו על ארוחת הבוקר או לא תצחצחו שיניים. תקצרו תהליכים כדי לעמוד ביעד שלכם. אם אתם מגדירים זאת כתנאי יעד, עליכם לחלק אותו לשלבים משנה שניתן למדוד. אם לא תגיעו לעבודה תוך שעה, זה לא בעיה, כי אתם יודעים באיזה שלב משנה אתם יכולים להשתפר. אז בואו נחלק את תנאי היעד לשלבים הבאים:
Get up and take a shower | 10 minutes |
Get dressed | 10 minutes |
Eat breakfast | 20 minutes |
Brush your teeth | 3 minutes |
Put on your shoes and coat | 2 minutes |
Ride your bike to work | 15 minutes |
התוצאה (המטרה) של תהליך זה היא להגיע לעבודה בזמן, שבעים, לבושים, מקולחים, עם שיניים נקיות, ובלי לחץ. זה האינטרס של כולם, לא?
אוקיי, אבל איך היעדים שונים מתנאי היעד?
תנאי יעד הוא תיאור של התהליכים בעבודתך היומיומית כאשר הכל מתנהל על מי מנוחות.
חזרה לתיאוריה. כולנו מכירים את התחושה כאשר העבודה לא מתנהלת כמתוכנן. הדברים לוקחים יותר זמן ממה שחשבת, או שאתה נתקל במכשולים בדרך. הרבה דברים יכולים להשתבש. תנאי יעד הוא תיאור של התהליכים בעבודה היומיומית שלך כאשר הכל מתנהל כהלכה. תנאי יעד מתאר כיצד היינו רוצים שתהליך העבודה שלנו וכל התהליכים המשניים שלו יתנהלו. זהו המצב העתידי של תהליך שאתם שואפים אליו. תנאי היעד ייתן לנו כיוון לשיפורים. איך? אנו מודדים את תהליך העבודה שלנו בזמן שאנו עובדים. בכל פעם שתהליך לא מתנהל כפי שהוגדר בתנאי היעד, עלינו לבדוק את העניין. אנו קוראים לזה "ניתוח סיבות שורש". אנו מנסים למצוא פתרון פשוט. יישום מהיר של הפתרון מקרב אותנו למצב הרצוי.
השוו זאת ליעד. יעד צריך להיות מושג. עליכם לעשות כל שביכולתכם כדי להגיע ליעד, כמו בדוגמה השגרתית שלעיל. זה נשמע כמו מעשה הרואי, נכון? לא נכון. לדעתנו, זה טיפשי. יעדים גורמים ללחץ, שעות נוספות ואכזבה מכך שלא הצלחתם לעמוד בהם. הם יוצרים הזדמנות לקצר תהליכים כדי להגיע ליעד. בטווח הארוך, זה פוגע באיכות ובשביעות רצון הלקוחות.
אם אתה צריך לעמוד ביעד, לא תשקיע בשיפור תהליכים.
חוץ מזה, אם אתה חייב לעמוד ביעד, לא תשקיע בשיפור תהליכים. שיפור תהליכים משתלם רק לאורך זמן. זמן שהושקע בשיפור יפגע בתוצאות שלך בטווח הקצר, כמובן. כשתגיע סוף סוף ליעד שלך, או תחמיץ את המועד האחרון, תוכל להסתכל לאחור ולבחון את הדברים שלא התנהלו כמתוכנן. אבל זה יהיה ימים או שבועות לאחר מכן, לאחר שה"מעידה" בפועל כבר קרתה. מכיוון שחלף זמן רב, העקבות כבר יתקררו, ולא יהיו לך תובנות מעשיות לגבי האופן שבו תוכל לעמוד ביעד שלך בפעם הבאה. החמצת את ההזדמנות לשפר את התהליך.
לסיכום: יעדים מסתירים את חוסר היעילות וההזדמנויות ללמידה, בעוד שתנאי היעד עוזרים להבהיר היכן עליך להשתפר, אתה מתבונן ומייעל את התהליך במקום להתמקד בתוצאה.
אם אתה מוצא פתרון קטן שאתה יכול ליישם מיד, כנראה שאתה לא צריך את הפתרון הגדול והיקר בכלל.
כיצד להשתמש בתנאי יעד כדי לשפר
חזור לדוגמה של שגרת הבוקר שלנו. בבוקר הראשון שאתה מתחיל למדוד, אתה רואה שלוקח לך 20 דקות להתלבש. עכשיו אתה צריך לבצע ניתוח של הגורמים הבסיסיים. כשאתה מתעמק בזה, אתה מגלה שלוקח לך 10 דקות לבחור את הבגדים. אתה מאבד 10 דקות שם. אז אתה מגיע לשתי פתרונות:
בחרו את הבגדים שלכם בערב שלפני.
קנו פורשה 911 כדי לקצר את זמן הנסיעה.
שתי האפשרויות נשמעות כמו פתרונות נכונים. הן גורמות לך להגיע לעבודה בזמן. נכון? לא, לא נכון. תן לי להסביר:
אם אתם מתקשים להגיע לעבודה בזמן, כנראה יעצו לכם להכין את הבגדים יום לפני. אבל זה לא באמת שיפור בתהליך. בחירת הבגדים עדיין לוקחת 10 דקות. למה לא ללכת לישון 10 דקות מוקדם יותר, לקום 10 דקות מוקדם יותר, ולהקדיש את 10 הדקות האלה לבחירת הבגדים? פתרון אמיתי יהיה לצמצם את הזמן הדרוש: ללבוש את אותה חולצה או גולף כמו שמארק צוקרברג או סטיב ג'ובס עשו. או ללבוש את אותה סט בגדים בכל יום שני, ואם אתם מכבסים, לשים את הבגדים האלה בערימה. או לארגן מחדש את ארון הבגדים כך שבגדים תואמים יהיו יחד במגירות.
בואו נסתכל על כמה דוגמאות מ-Easy LMS
ב-Easy LMS אנו שואפים לזרימת פריט בודד.
ב-Easy LMS אנו שואפים לזרימה של פריט בודד. משמעות הדבר היא שאנו רוצים שסיפור המשתמש יוכל לזרום בצורה חלקה בתהליך הפיתוח שלנו, מבלי להמתין לשום פריט אחר שיהיה מוכן. כשתחלנו לעבוד עם תנאי היעד הזה, הדברים לא עבדו בצורה חלקה. המחזור, הזמן שנדרש בין תחילת העבודה על תכונה חדשה ועד העלאתה לאתר, היה 32 ימים. התחלנו לבחון את הנתונים על תהליך העבודה שלנו כדי לזהות היכן ניתן לשפר. שמנו לב שסיפורים נתקעו בהמתנה לשחרור. תהליך השחרור היה הדבר הראשון שרצינו לשפר.
פרסם שני פרסומים בשבוע
הצבנו לעצמנו את האתגר הבא: להגיע לזרימה של פריט אחד בלבד בתוך שנה. כדי להגיע לשם, נצטרך להגדיר תנאים שונים שיקרבו אותנו אל המטרה.
היעד הראשון שהצבנו לעצמנו היה לעבור משחרור אחד כל שבועיים או שלושה שבועות לשני שחרורים בשבוע. זה נראה כמעט בלתי אפשרי:
התחלנו לתכנן שתי מהדורות בשבוע, בימי שלישי וחמישי, ולראות מה יקרה בדרך. ישבנו ותיארנו את השלבים הדרושים לשחרור, ואת האחריות של כל אחד.
השחרור הראשון לא עבר כמתוכנן. המפתח שהיה אחראי על השחרור היה חולה באותו יום. שאר המפתחים הוקצו לפרויקט אחר. הפתרון היה להפוך את השחרור לאוטומטי ולתזמן אותו, כך שלא יהיה תלוי בפעולות ידניות. האוטומציה העבירה את השחרור לשרת הבדיקה בשעות הבוקר המוקדמות של יום שלישי וחמישי, מוכן לבדיקת הקבלה שתבוצע על ידי קרוליין (QA/QC).
החסימה הבאה שנתקלנו בה הייתה קרוליין. היא אחראית על סיום השחרור, אבל באותו יום היא הייתה עסוקה מאוד בניהול המתרגמים, כדי לתרגם את כל התוכן מהשחרור הקודם. שיפרנו את תהליך התרגום שלנו, וזה סיפור אחר לגמרי, כדי שקרוליין תוכל להתמקד בבדיקות. אני שומע אתכם חושבים, למה לא לשכור בודק נוסף? באותה תקופה לא היה לנו תקציב לשכור בודק נוסף. שימוש ביעדים נראה כמו פתרון סביר לבעיה, אבל שכירת אנשים נוספים אינה שיפור אמיתי בתהליך.
לאחר חודשיים, והרבה שיפורים קטנים, הצלחנו להגיע לשתי גרסאות בשבוע.
למטרה הבאה, הפנינו את תשומת לבנו לחלקים שונים בתהליך הפיתוח. ככל שהמשכנו לשפר את תהליך העבודה, יותר ויותר סיפורים עברו בתהליך הפיתוח. כתוצאה מכך, המהדורות הפכו גדולות יותר. מהדורות גדולות יותר דורשות יותר זמן. לפעמים לא הצלחנו לסיים מהדורה אחת לפני שהמהדורה הבאה הייתה מוכנה. זה גרם לנו להחמיץ את היעד של שתי מהדורות בשבוע.
איך הגענו משני לשלושה פרסומים בשבוע
כדי לפתור את הבעיה, היה צורך להקטין את היקף המהדורות. החלטנו לקבוע את התנאי הבא לשחרור מהדורה: ארבעה סיפורים מוכנים לשחרור. התוצאה הייתה מהדורות תכופות יותר וקטנות יותר. לאחרונה העלינו את הרף והורדנו את מספר הסיפורים במהדורה לשניים. אנחנו כמעט מגיעים לפריסה של פריט בודד.
לעבור משני שחרורים כל שבועיים או שלושה לשלושה שחרורים בשבוע זהו צעד ענק. כדי להגיע לשם ביצענו אינספור שיפורים קטנים, וכמה שיפורים גדולים יותר, כמו אוטומציה של כמעט כל בדיקות הקבלה.
זמן מחזור
כתוצאה מתנאי היעד הללו, קיצרנו את משך מחזור החיים של סיפור מ-32 ימים לששה ימים.
לאורך הדרך הגדרנו ושיפרנו את תיאור התנאי היעד, למדנו הרבה וצמצמנו את הבזבוז. כתוצאה מתנאי היעד הללו, קיצרנו את משך מחזור החיים של סיפור מ-32 ימים לששה ימים – עם קוד באיכות טובה יותר, פחות הסחות דעת, כמעט ללא תיקונים דחופים ועובדים מרוצים יותר.
מה המשמעות של זה עבור התרבות הארגונית שלנו?
אנו תמיד אומרים כי כישלון אינו דבר רע, כל עוד לומדים ממנו. אם יש לנו יעד מוגדר, אנו יודעים מתי אנו נכשלים ומה עלינו ללמוד. כך, כישלון מוביל ללמידה. האם עמדנו בכל היעדים שהצבנו לעצמנו? אם לא, זה אומר שלא למדנו מספיק ושאנחנו צריכים להציב לעצמנו יעד חדש, מחמיר ומאתגר יותר, שיוביל אותנו שוב לכישלון. כך אנחנו לומדים כל הזמן.
למידה היא היעד החשוב ביותר עבורנו, כדי להיות חברה מצליחה ובת קיימא. ללמוד איך להשתפר זה הצעד הראשון בתהליך הלמידה הזה.
סקרנים לגבי תרבות העבודה המיוחדת שלנו? גלו עוד בסעיף "עבודה ב-Easy LMS"!
עבור אל "עבודה ב-Easy LMS"
