Mantenere la calma ed essere orgogliosi. È questo l'obiettivo di Easy LMS. Sembra bello, ma come ci arriviamo? Gestiamo i processi e non i risultati. Vogliamo che i nostri processi migliorino, in modo da ottenere risultati migliori. Ecco perché usiamo le condizioni target invece degli obiettivi. Anche se sembrano uguali, sono completamente diversi. Vi spieghiamo perché.
Condizioni e obiettivi spiegati
Partiamo da un esempio reale (tratto da Toyota Kata: Managing People for Improvement, Adaptiveness and Superior Results) che probabilmente riconoscerete. Volete alzarvi al mattino ed essere alla vostra scrivania entro un'ora. Se questo è il vostro obiettivo personale e siete in ritardo, allora dovete affrettarvi. Magari accelerate mentre guidate, saltate la colazione o non vi lavate i denti. Tagliate le curve per raggiungere l'obiettivo. Se si definisce questa condizione come obiettivo, è necessario suddividerla in fasi successive che si possono misurare. Se non arrivate al lavoro in un'ora, non è un problema, perché sapete in quale sottofase potete migliorare. Quindi, suddividiamo la condizione obiettivo nelle seguenti fasi:
Get up and take a shower | 10 minutes |
Get dressed | 10 minutes |
Eat breakfast | 20 minutes |
Brush your teeth | 3 minutes |
Put on your shoes and coat | 2 minutes |
Ride your bike to work | 15 minutes |
Il risultato (l'obiettivo) di questo processo è arrivare al lavoro in tempo, ben nutriti, vestiti, con la doccia, i denti puliti e senza fretta. Questo è nell'interesse di tutti.
Ok, ma in cosa differiscono gli obiettivi dalle condizioni di destinazione?
Una condizione obiettivo è una descrizione dei processi del vostro lavoro quotidiano quando tutto funziona senza problemi.
Torniamo alla teoria. Conosciamo tutti la sensazione che si prova quando il lavoro non va come previsto. Le cose richiedono più tempo del previsto o ci si imbatte in ostacoli lungo il percorso. Molte cose possono andare storte. Una condizione obiettivo è una descrizione dei processi del vostro lavoro quotidiano quando tutto fila liscio. Una condizione obiettivo descrive come vorremmo che fosse il nostro processo di lavoro e tutti i suoi sottoprocessi. È lo stato futuro di un processo a cui si mira. La condizione obiettivo ci darà un senso di direzione per i nostri miglioramenti. Come? Misurando il nostro processo di lavoro mentre lavoriamo. Ogni volta che un processo non funziona come definito nella condizione obiettivo, dobbiamo esaminarlo. La chiamiamo "analisi delle cause". Cerchiamo di trovare una soluzione semplice. L'implementazione di questa soluzione ci avvicina rapidamente allo stato desiderato.
Confrontatelo con un obiettivo. Un obiettivo deve essere raggiunto. Dovete fare tutto ciò che è in vostro potere per raggiungere l'obiettivo, come nell'esempio di routine di cui sopra. Sembra una cosa eroica da fare, giusto? Sbagliato. Secondo noi è una cosa stupida. Gli obiettivi portano a stress, straordinari e delusioni per gli obiettivi mancati. Si crea l'opportunità di tagliare gli angoli per raggiungere l'obiettivo. Questo, a lungo andare, danneggia la qualità e la soddisfazione dei clienti;
Se dovete rispettare un obiettivo, non investirete nel miglioramento dei processi.
Inoltre, se dovete raggiungere un obiettivo, non investirete nel miglioramento dei processi. I miglioramenti dei processi si ripagano solo con il tempo. Il tempo speso per i miglioramenti danneggia i risultati a breve termine, ovviamente. Quando finalmente raggiungerete l'obiettivo o mancherete la scadenza, potrete guardare in retrospettiva alle cose che non sono andate come previsto. Ma ciò avverrà a distanza di giorni o settimane, dopo che il "passo falso" è stato effettivamente compiuto. Essendo passato così tanto tempo, le tracce saranno fredde e non avrete alcuna idea su come raggiungere l'obiettivo la prossima volta. Avete perso l'opportunità di migliorare il vostro processo.
In sintesi: gli obiettivi nascondono le inefficienze e le opportunità di apprendimento, mentre le condizioni degli obiettivi aiutano a chiarire dove si deve migliorare, osservando e ottimizzando il processo invece di concentrarsi sul risultato.
Se trovate una piccola soluzione che potete implementare subito, probabilmente non avete bisogno di una soluzione costosa.
Come utilizzare le condizioni target per migliorare
Torniamo all'esempio della nostra routine mattutina. La prima mattina che iniziate a misurare, vedete che per vestirvi ci vogliono 20 minuti. Ora dovete fare un'analisi della causa principale. Quando ci si immerge, si scopre che la scelta dei vestiti richiede 10 minuti. Si perdono 10 minuti. Quindi si propongono due soluzioni:
Prendete i vestiti la sera prima.
Comprate una Porsche 911 per ridurre i tempi di viaggio.
Entrambe sembrano soluzioni adeguate. Vi portano al lavoro in tempo. Giusto? No, sbagliato. Lasciate che vi spieghi:
Se avete difficoltà ad arrivare in tempo al lavoro, probabilmente vi è stato consigliato di prepararvi il giorno prima. Ma non si tratta di un vero miglioramento del processo. Scegliere i vestiti richiede comunque 10 minuti. Perché non andare a letto 10 minuti prima, svegliarsi 10 minuti prima e spendere i 10 minuti che servono? Una vera soluzione sarebbe quella di ridurre il tempo necessario: indossare la stessa camicia o lo stesso dolcevita come fanno Mark Zuckerberg o Steve Jobs. Oppure indossate lo stesso set di vestiti ogni lunedì e, se fate il bucato, metteteli insieme in una pila. Oppure riorganizzate il vostro guardaroba in modo che i vestiti abbinati vadano insieme nei cassetti.
La soluzione di comprare un'auto è troppo grande. Non avete il budget necessario. Il tempo di consegna dell'auto è di un paio di settimane. Se trovate una piccola soluzione che potete implementare subito, probabilmente non avrete affatto bisogno della grande e costosa soluzione.
Vediamo alcuni esempi da Easy LMS
In Easy LMS ci sforziamo di ottenere un flusso unico di elementi.
In Easy LMS cerchiamo di ottenere un flusso di elementi singoli. Ciò significa che vogliamo che una storia utente sia in grado di fluire senza problemi attraverso il nostro processo di sviluppo, senza aspettare che altri elementi siano pronti. Quando abbiamo iniziato a lavorare con questa condizione target, non ha funzionato senza problemi. Il ciclo, cioè il tempo che intercorre tra l'inizio del lavoro su una nuova funzionalità e la sua messa online, era di 32 giorni. Abbiamo iniziato a esaminare i dati sul nostro processo di lavoro per capire dove migliorare. Abbiamo notato che le storie si bloccavano in attesa di un rilascio. Il nostro processo di rilascio è stata la prima cosa che abbiamo voluto migliorare.
Fare due uscite a settimana
Ci siamo posti la seguente sfida: arrivare a un flusso di un singolo elemento entro un anno. Per riuscirci, avremmo dovuto impostare diverse condizioni obiettivo per avvicinarci al nostro obiettivo.
Il primo obiettivo che ci siamo posti è stato quello di passare da una release ogni due o tre settimane a due release a settimana. Sembrava quasi irraggiungibile:
Abbiamo iniziato a pianificare due rilasci a settimana, il martedì e il giovedì, e a vedere cosa avremmo incontrato lungo il percorso. Ci siamo seduti e abbiamo descritto i passaggi necessari per realizzare il rilascio e chi era responsabile di cosa.
Il primo rilascio non è andato come doveva. Lo sviluppatore responsabile del rilascio era malato quel giorno. Il resto degli sviluppatori era stato assegnato a un altro progetto. La soluzione è stata quella di automatizzare e programmare il rilascio in modo che non dipendesse da azioni manuali. L'automazione ha messo la release sul server di staging il martedì e il giovedì di prima mattina, pronta per il test di accettazione che doveva essere eseguito da Caroline (QA/QC).
Il successivo collo di bottiglia che abbiamo incontrato è stato Caroline. Lei è responsabile del completamento della release, ma quel giorno era molto impegnata a gestire i traduttori, per tradurre tutto quello che c'era nella release precedente. Abbiamo migliorato il nostro processo di traduzione, che è tutta un'altra storia, in modo che Caroline avesse più tempo per concentrarsi sui test. Vi sento pensare: perché non assumere un tester in più? All'epoca non avevamo il budget per assumere un tester in più. L'uso degli obiettivi sembra una soluzione plausibile al problema, ma assumere persone in più non è un vero miglioramento del processo.
Dopo due mesi e molti piccoli miglioramenti, siamo riusciti ad arrivare a due release a settimana;
Per la condizione successiva, abbiamo rivolto la nostra attenzione a diverse parti del processo di sviluppo. Migliorando il nostro processo di lavoro, sempre più storie sono passate attraverso il processo di sviluppo. Di conseguenza, i rilasci sono diventati più grandi. Le release più grandi richiedono più tempo. A volte non riuscivamo a finire una release prima che fosse pronta quella successiva. Questo ci ha fatto mancare l'obiettivo di due rilasci a settimana;
Come siamo passati da due a quattro uscite a settimana
Per risolvere questo problema, i rilasci dovevano diventare più piccoli. Abbiamo deciso di porre come condizione per il prossimo obiettivo la realizzazione di un rilascio quando quattro storie erano pronte per essere rilasciate. Questo ha portato a rilasci più frequenti e più piccoli. Di recente abbiamo alzato l'asticella e abbassato il numero di storie in un rilascio a due. Siamo quasi arrivati a un deploy di un singolo elemento;
Passare da due rilasci ogni due o tre settimane a quattro rilasci a settimana è un progresso enorme. Per arrivare a questo risultato abbiamo fatto un sacco di piccoli miglioramenti e un paio di miglioramenti più grandi, come l'automazione di quasi tutti i test di accettazione;
Tempo di ciclo
Grazie a queste condizioni abbiamo ridotto il tempo di ciclo di una storia da 32 a 6 giorni.
Lungo il percorso abbiamo definito e migliorato la descrizione della condizione target, abbiamo imparato molto e ridotto molti sprechi. Grazie a queste condizioni target, abbiamo ridotto il tempo di ciclo di una storia da 32 giorni a sei giorni, con una migliore qualità del codice, meno distrazioni, quasi nessuna correzione a caldo e persone più felici.
Cosa significa questo per la nostra cultura aziendale?
Diciamo sempre che il fallimento non è una cosa negativa, purché si impari qualcosa. Se abbiamo una condizione di obiettivo, sappiamo quando stiamo fallendo e cosa dobbiamo imparare. Quindi il fallimento porta all'apprendimento.
Siamo avidi apprendisti. Abbiamo soddisfatto tutte le condizioni? Allora non abbiamo imparato abbastanza e dovremmo fissare un nuovo obiettivo più severo e impegnativo, che ci porti a fallire di nuovo. Questo ci porta all'apprendimento continuo.
L'apprendimento è la condizione obiettivo più importante per noi, per essere un'azienda sostenibile e di successo. Imparare a migliorare è il primo passo di questa curva di apprendimento.
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