Mantenga la calma y siéntase orgulloso. Eso es lo que pretendemos en Easy LMS. Suena bien, pero ¿cómo lo conseguimos? Gestionamos por procesos, no por resultados. Queremos que nuestros procesos mejoren para obtener mejores resultados. Por eso utilizamos condiciones objetivo en lugar de objetivos. Aunque suenen igual, son totalmente diferentes. Le explicamos por qué.
Explicación de las condiciones y objetivos
Empecemos con un ejemplo real (de Toyota Kata: Dirigir a las personas para mejorar, adaptarse y obtener resultados superiores) que probablemente reconocerá. Quieres levantarte por la mañana y llegar a tu mesa en menos de una hora. Si éste es su objetivo personal y se le hace tarde, tiene que darse prisa. Puede que conduzcas a toda velocidad, te saltes el desayuno o no te laves los dientes. Tomar atajos para cumplir tu objetivo. Si defines esto como una condición objetivo, tienes que dividirlo en subpasos que puedas medir. Si no llegas al trabajo en una hora, no es un problema, porque sabes en qué subpasos puedes mejorar. Así pues, dividamos la condición objetivo en los siguientes pasos:
Get up and take a shower | 10 minutes |
Get dressed | 10 minutes |
Eat breakfast | 20 minutes |
Brush your teeth | 3 minutes |
Put on your shoes and coat | 2 minutes |
Ride your bike to work | 15 minutes |
El resultado (el objetivo) de este proceso es llegar al trabajo a tiempo, bien alimentado, vestido, duchado, con los dientes limpios y sin prisas. Eso redunda en beneficio de todos...
Vale, pero ¿en qué se diferencian los objetivos de las condiciones de los objetivos?
Una condición objetivo es una descripción de los procesos de su trabajo diario cuando todo funciona sin problemas.
Volvamos a la teoría. Todos conocemos la sensación cuando el trabajo no sale según lo previsto. Las cosas tardan más de lo que pensábamos o nos encontramos con obstáculos por el camino. Muchas cosas pueden salir mal. Una condición objetivo es una descripción de los procesos de tu trabajo diario cuando todo va sobre ruedas. Una condición objetivo describe cómo nos gustaría que fuera nuestro proceso de trabajo y todos sus subprocesos. Es el estado futuro de un proceso al que aspiramos. La condición objetivo nos dará un sentido de dirección para nuestras mejoras. ¿Cómo? Medimos nuestro proceso de trabajo mientras trabajamos. Cada vez que un proceso no funciona según lo definido en el estado objetivo, tenemos que investigarlo. Lo llamamos "análisis de la causa raíz". Intentamos encontrar una solución sencilla. Aplicarla nos acerca rápidamente al estado deseado.
Compárelo con un objetivo. Un objetivo debe alcanzarse. Tienes que hacer todo lo que esté en tu mano para llegar al objetivo, como en el ejemplo rutinario anterior. Lo que suena a algo heroico, ¿verdad? Pues no. En nuestra opinión, es estúpido. Los objetivos generan estrés, horas extra y decepción por no haberlos alcanzado. Crea la oportunidad de tomar atajos para llegar al objetivo. A la larga, esto perjudica a la calidad y a la satisfacción del cliente;
Si tiene que cumplir un objetivo, no invertirá en mejoras del proceso.
Además, si tiene que cumplir un objetivo, no invertirá en mejoras de procesos. Las mejoras de los procesos sólo se rentabilizan con el tiempo. El tiempo dedicado a mejorar perjudicará sus resultados a corto plazo, por supuesto. Cuando por fin alcance su objetivo o no cumpla el plazo, podrá echar la vista atrás y ver las cosas que no salieron según lo previsto. Pero eso será días o semanas más tarde, después de que se diera el "paso en falso". Al haber pasado tanto tiempo, el rastro estará frío y no tendrás ninguna idea práctica sobre cómo cumplir tu objetivo la próxima vez. Ha perdido la oportunidad de mejorar su proceso.
En resumen: los objetivos ocultan sus ineficiencias y oportunidades de aprendizaje, mientras que las condiciones objetivo ayudan a dejar claro dónde debe mejorar, está observando y optimizando el proceso en lugar de centrarse en el resultado.
Si encuentra una pequeña solución que pueda aplicar de inmediato, es probable que no necesite la solución grande y cara.
Cómo utilizar las condiciones objetivo para mejorar
Volvamos a nuestro ejemplo de la rutina matutina. La primera mañana que empiezas a medir, ves que vestirte te lleva 20 minutos. Ahora tienes que hacer un análisis de la causa raíz. Cuando te sumerges en él, descubres que elegir la ropa te lleva 10 minutos. Ahí pierdes 10 minutos. Así que se te ocurren dos soluciones:
Recoge tu ropa la noche anterior.
Compra un Porsche 911 para reducir el tiempo de viaje.
Ambas parecen soluciones adecuadas. Te llevan al trabajo a tiempo. ¿Verdad? No, es un error. Déjame que te lo explique:
Si le cuesta llegar a tiempo al trabajo, probablemente le hayan aconsejado que prepare su ropa el día anterior. Pero no es una mejora real del proceso. Elegir la ropa sigue llevando 10 minutos. ¿Por qué no acostarse 10 minutos antes, levantarse 10 minutos antes y dedicar los 10 minutos que se tarda? Una solución real sería reducir el tiempo necesario: llevar la misma camisa o jersey de cuello alto como hace Mark Zuckerberg, o Steve Jobs. O ponte el mismo conjunto de ropa todos los lunes, y si haces la colada, pon esa ropa junta en un montón. O reorganiza tu armario para que la ropa a juego vaya junta en los cajones.
La solución de comprarte un coche es demasiado grande. No tienes presupuesto. El plazo de entrega del coche es de un par de semanas. Si encuentras una solución pequeña que puedas poner en práctica de inmediato, probablemente no necesites la solución grande y cara.
La solución de comprar un coche es demasiado grande.
Veamos algunos ejemplos de Easy LMS
En Easy LMS nos esforzamos por conseguir un flujo de artículos único.
En Easy LMS nos esforzamos por conseguir un flujo de elementos único. Esto significa que queremos que una historia de usuario pueda fluir sin problemas a través de nuestro proceso de desarrollo sin esperar a que ningún otro elemento esté listo. Cuando empezamos a trabajar con esta condición de objetivo, no funcionaba sin problemas. El ciclo, el tiempo que transcurre entre que se empieza a trabajar en una nueva función y se pone en línea, era de 32 días. Empezamos a analizar los datos de nuestro proceso de trabajo para averiguar dónde mejorar. Nos dimos cuenta de que las historias se quedaban atascadas a la espera de una publicación. Nuestro proceso de publicación era lo primero que queríamos mejorar.
Dos publicaciones por semana
Nos propusimos el siguiente reto: llegar a un flujo único de artículos en el plazo de un año. Para conseguirlo tendríamos que establecer diferentes condiciones objetivo que nos acercaran a nuestro objetivo.
El primer objetivo que nos fijamos fue pasar de una publicación cada dos o tres semanas a dos publicaciones semanales. Esto parecía casi inalcanzable:
Empezamos a planificar dos lanzamientos a la semana, el martes y el jueves, y a ver qué nos encontrábamos por el camino. Nos sentamos y describimos los pasos necesarios para hacer el lanzamiento, y quién era responsable de qué.
El primer lanzamiento no salió como se suponía. El desarrollador responsable de la liberación estaba enfermo ese día. El resto de los desarrolladores estaban asignados a otro proyecto. La solución fue automatizar y programar la publicación para que no dependiera de acciones manuales. La automatización colocó la versión en el servidor de preparación a primera hora de la mañana del martes y del jueves, lista para que Caroline (QA/QC) realizara la prueba de aceptación.
El siguiente cuello de botella que encontramos fue Caroline. Ella es la responsable de terminar la versión, pero ese día estaba muy ocupada gestionando a los traductores, para tener todo traducido de la versión anterior. Mejoramos nuestro proceso de traducción, que es otra historia, para que Caroline tuviera más tiempo para centrarse en las pruebas. Te oigo pensar, ¿por qué no contratar a un tester más? En aquel momento no teníamos presupuesto para contratar a un tester más. Usar objetivos parece una solución plausible al problema, pero contratar gente extra no es una mejora real del proceso.
Después de dos meses y muchas pequeñas mejoras, conseguimos llegar a dos publicaciones semanales;
Para la siguiente condición objetivo, dirigimos nuestra atención a diferentes partes del proceso de desarrollo. A medida que mejorábamos nuestro proceso de trabajo, más y más historias fluían a través del proceso de desarrollo. Como resultado, las versiones se hicieron más grandes. Las versiones más grandes requieren más tiempo. A veces no podíamos terminar una versión antes de que estuviera lista la siguiente. Esto nos hacía incumplir la condición de dos lanzamientos a la semana;
Cómo pasamos de dos a cuatro publicaciones semanales
Para resolver este problema, las versiones tenían que ser más pequeñas. Decidimos que el siguiente objetivo consistiría en publicar cuatro historias cuando estuvieran listas. El resultado fueron versiones más frecuentes y pequeñas. Hace poco subimos el listón y bajamos a dos el número de historias de una versión. Estamos casi en un despliegue de un solo artículo
Pasar de dos versiones cada dos o tres semanas a cuatro por semana es un gran avance. Para conseguirlo, hemos hecho montones y montones de pequeñas mejoras, y un par de grandes, como automatizar casi todas las pruebas de aceptación;
Duración del ciclo
Como resultado de esas condiciones objetivo, redujimos el tiempo de ciclo de una historia de 32 a seis días.
Por el camino definimos y mejoramos la descripción de la condición objetivo, aprendimos mucho y redujimos muchos residuos. Como resultado de esas condiciones objetivo, redujimos el tiempo de ciclo de una historia de 32 a seis días, con un código de mejor calidad, menos distracciones, casi ninguna corrección en caliente y gente más contenta.
¿Qué significa esto para la cultura de nuestra empresa?
Siempre decimos que fracasar no es malo, siempre que se aprenda algo. Si tenemos una condición objetivo, sabemos realmente cuándo estamos fracasando y qué necesitamos aprender. Así pues, el fracaso conduce al aprendizaje.
Somos ávidos aprendices. ¿Cumplimos todas las condiciones objetivo? Entonces no hemos aprendido lo suficiente y debemos establecer una nueva condición objetivo más estricta y desafiante que nos lleve al fracaso de nuevo. Esto nos lleva al aprendizaje continuo.
El aprendizaje es la condición objetivo más importante para nosotros, para ser una empresa de éxito y sostenible. Aprender a mejorar es el primer paso de esta curva de aprendizaje.
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