Bleiben Sie ruhig und seien Sie stolz. Das ist es, was wir hier bei Easy LMS anstreben. Das klingt gut, aber wie erreichen wir das? Wir managen nach Prozessen und nicht nach Ergebnissen. Wir wollen, dass unsere Prozesse besser werden, damit wir bessere Ergebnisse erzielen. Aus diesem Grund verwenden wir Zielbedingungen statt Ziele. Obwohl sie gleich klingen, sind sie völlig unterschiedlich. Wir erklären, warum.
Zielbedingungen und Ziele erklärt
Beginnen wir mit einem echten Beispiel (aus Toyota Kata: Managing People for Improvement, Adaptiveness and Superior Results), das Sie wahrscheinlich wiedererkennen werden. Sie wollen morgens aufstehen und innerhalb einer Stunde an Ihrem Arbeitsplatz sein. Wenn dies Ihr persönliches Ziel ist und Sie sich verspäten, dann müssen Sie sich beeilen. Vielleicht fahren Sie zu schnell, lassen das Frühstück aus oder putzen sich nicht die Zähne. Sie machen Abstriche, um Ihr Ziel zu erreichen. Wenn Sie dies als Zielzustand definieren, müssen Sie es in Teilschritte aufteilen, die Sie messen können. Wenn Sie es nicht schaffen, in einer Stunde zur Arbeit zu kommen, ist das kein Problem, denn Sie wissen, welchen Teilschritt Sie verbessern können. Zerlegen wir also die Zielbedingung in die folgenden Schritte:
Get up and take a shower | 10 minutes |
Get dressed | 10 minutes |
Eat breakfast | 20 minutes |
Brush your teeth | 3 minutes |
Put on your shoes and coat | 2 minutes |
Ride your bike to work | 15 minutes |
Das Ergebnis (das Ziel) dieses Prozesses ist es, pünktlich, gut genährt, angezogen, geduscht und mit sauberen Zähnen zur Arbeit zu kommen, ohne gehetzt zu werden. Das ist in jedermanns Interesse.
Ok, aber wie unterscheiden sich die Zielvorgaben von den Zielbedingungen?
Ein Soll-Zustand ist eine Beschreibung der Prozesse in Ihrer täglichen Arbeit, wenn alles reibungslos läuft.
Zurück zu etwas Theorie. Wir alle kennen das Gefühl, wenn die Arbeit nicht wie geplant verläuft. Die Dinge dauern länger als gedacht, oder man stößt auf Hindernisse auf dem Weg. Eine Menge Dinge können schief gehen. Ein Soll-Zustand ist eine Beschreibung der Abläufe in Ihrer täglichen Arbeit, wenn alles reibungslos läuft. Ein Soll-Zustand beschreibt, wie wir unseren Arbeitsprozess und alle seine Teilprozesse gerne hätten. Dies ist der zukünftige Zustand eines Prozesses, den Sie anstreben. Der Zielzustand gibt uns eine Richtung für unsere Verbesserungen vor. Und wie? Wir messen unseren Arbeitsprozess, während wir arbeiten. Jedes Mal, wenn ein Prozess nicht so funktioniert, wie im Zielzustand definiert, müssen wir das untersuchen. Wir nennen das eine 'Ursachenanalyse'. Wir versuchen, eine einfache Lösung zu finden. Die Umsetzung dieser Lösung bringt uns schnell unserem gewünschten Zustand näher.
Vergleichen Sie das mit einem Ziel. Ein Ziel sollte erreicht werden. Man muss alles in seiner Macht stehende tun, um das Ziel zu erreichen, wie in dem obigen Beispiel mit der Routine. Das hört sich nach einer heldenhaften Sache an, oder? Falsch. Unserer Meinung nach ist es dumm. Zielvorgaben führen zu Stress, Überstunden und Enttäuschung über verfehlte Ziele. Das schafft die Möglichkeit, an allen Ecken und Enden zu sparen, um das Ziel zu erreichen. Das schadet auf lange Sicht der Qualität und der Kundenzufriedenheit.
Wenn Sie ein Ziel erreichen müssen, werden Sie nicht in Prozessverbesserungen investieren.
Außerdem wird man nicht in Prozessverbesserungen investieren, wenn man ein Ziel erreichen muss. Prozessverbesserungen zahlen sich erst mit der Zeit aus. Die Zeit, die Sie für Verbesserungen aufwenden, schadet natürlich Ihren kurzfristigen Ergebnissen. Wenn Sie schließlich Ihr Ziel erreichen oder Ihre Frist verpassen, können Sie im Nachhinein auf die Dinge zurückblicken, die nicht wie geplant gelaufen sind. Aber das wird Tage oder Wochen später sein, nachdem der eigentliche "Fehltritt" passiert ist. Da dies schon so lange her ist, ist die Spur kalt, und Sie werden keine verwertbaren Erkenntnisse darüber haben, wie Sie Ihr Ziel beim nächsten Mal erreichen können. Sie haben die Gelegenheit verpasst, Ihren Prozess zu verbessern.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Ziele Ihre Ineffizienzen und Lernmöglichkeiten verbergen, während die Zielbedingungen dazu beitragen, deutlich zu machen, wo Sie sich verbessern sollten. Sie beobachten und optimieren den Prozess, anstatt sich auf das Ergebnis zu konzentrieren.
Wenn Sie eine kleine Lösung finden, die Sie sofort umsetzen können, brauchen Sie die große, teure Lösung wahrscheinlich gar nicht.
Wie man die Zielbedingungen zur Verbesserung nutzt
Kehren wir zu unserem Beispiel der Morgenroutine zurück. Am ersten Morgen, an dem Sie mit der Messung beginnen, stellen Sie fest, dass Sie für das Anziehen 20 Minuten brauchen. Nun müssen Sie eine Ursachenanalyse durchführen. Dabei stellen Sie fest, dass das Aussuchen Ihrer Kleidung 10 Minuten dauert. Damit verlieren Sie 10 Minuten. Also kommen Sie auf zwei Lösungen:
Wählen Sie Ihre Kleidung am Abend vorher aus.
Kaufen Sie einen Porsche 911, um die Reisezeit zu verkürzen.
Beides klingt nach guten Lösungen. Sie bringen dich pünktlich zur Arbeit. Richtig? Nein, falsch. Lassen Sie mich erklären:
Wenn Sie Probleme damit haben, pünktlich zur Arbeit zu kommen, hat man Ihnen wahrscheinlich geraten, sich am Vortag fertig zu machen. Aber das ist keine wirkliche Prozessverbesserung. Das Aussuchen der Kleidung dauert immer noch 10 Minuten. Warum gehen Sie nicht 10 Minuten früher ins Bett, wachen 10 Minuten früher auf und verwenden die 10 Minuten, die es dauert? Eine echte Lösung wäre es, die benötigte Zeit zu reduzieren: Tragen Sie dasselbe Hemd oder denselben Rollkragenpullover wie Mark Zuckerberg oder Steve Jobs. Oder tragen Sie jeden Montag die gleiche Kleidung, und wenn Sie die Wäsche waschen, legen Sie diese Kleidungsstücke auf einen Stapel. Oder ordnen Sie Ihre Garderobe so um, dass in Ihren Schubladen passende Kleidungsstücke zusammenpassen.
Die Lösung, ein Auto zu kaufen, ist zu groß. Sie haben nicht das nötige Budget. Die Lieferzeit für das Auto beträgt ein paar Wochen. Wenn Sie eine kleine Lösung finden, die Sie sofort umsetzen können, brauchen Sie die große teure Lösung wahrscheinlich gar nicht.
Sehen wir uns einige Beispiele von Easy LMS an
Bei Easy LMS bemühen wir uns um einen einheitlichen Warenfluss.
Bei Easy LMS streben wir nach einem Single Item Flow. Das bedeutet, dass wir wollen, dass eine Benutzergeschichte reibungslos durch unseren Entwicklungsprozess fließen kann, ohne irgendwo auf andere Elemente zu warten, bis sie fertig sind. Als wir mit diesem Zielzustand zu arbeiten begannen, funktionierte das nicht reibungslos. Der Zyklus, d. h. die Zeit, die zwischen dem Beginn der Arbeit an einer neuen Funktion und ihrer Veröffentlichung vergeht, betrug 32 Tage. Wir begannen, uns die Daten zu unserem Arbeitsprozess anzusehen, um herauszufinden, wo wir uns verbessern können. Dabei fiel uns auf, dass Geschichten in der Wartezeit auf eine Freigabe stecken blieben. Unser Freigabeprozess war das erste, was wir verbessern wollten.
Machen Sie zwei Veröffentlichungen pro Woche
Wir haben uns folgende Aufgabe gestellt: innerhalb eines Jahres einen einzigen Warenfluss zu erreichen. Um dieses Ziel zu erreichen, mussten wir verschiedene Zielbedingungen festlegen, die uns unserem Ziel näher brachten.
Das erste Ziel, das wir uns gesetzt hatten, war, von einer Veröffentlichung alle zwei oder drei Wochen auf zwei Veröffentlichungen pro Woche zu kommen. Das schien fast unerreichbar:
Wir begannen, zwei Veröffentlichungen pro Woche zu planen, am Dienstag und Donnerstag, und einfach zu sehen, was uns auf dem Weg dorthin begegnen würde. Wir setzten uns zusammen und beschrieben die Schritte, die für die Freigabe erforderlich waren, und wer für was verantwortlich war.
Die allererste Freigabe verlief nicht so, wie sie sollte. Der Entwickler, der für die Freigabe verantwortlich war, war an diesem Tag krank. Der Rest der Entwickler war einem anderen Projekt zugeteilt. Die Lösung bestand darin, die Freigabe zu automatisieren und zu planen, damit sie nicht von manuellen Aktionen abhing. Durch die Automatisierung wurde die Freigabe am Dienstag und Donnerstag frühmorgens auf den Staging-Server gelegt, so dass Caroline (QA/QC) den Abnahmetest durchführen konnte.
Der nächste Engpass, auf den wir stießen, war Caroline. Sie ist für die Fertigstellung der Version verantwortlich, aber an diesem Tag war sie sehr damit beschäftigt, die Übersetzer zu managen, um alles von der vorherigen Version zu übersetzen. Wir verbesserten unseren Übersetzungsprozess, was eine ganz andere Geschichte ist, so dass Caroline mehr Zeit hatte, sich auf das Testen zu konzentrieren. Ich höre Sie denken, warum nicht einen zusätzlichen Tester einstellen? Damals hatten wir nicht das Budget, um einen zusätzlichen Tester einzustellen. Die Verwendung von Zielvorgaben scheint eine plausible Lösung für das Problem zu sein, aber die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter ist keine echte Prozessverbesserung.
Nach zwei Monaten und vielen kleinen Verbesserungen haben wir es geschafft, zwei Veröffentlichungen pro Woche zu erreichen;
Bei der nächsten Zielbedingung richteten wir unsere Aufmerksamkeit auf verschiedene Teile des Entwicklungsprozesses. Da wir unseren Arbeitsprozess immer weiter verbesserten, durchliefen mehr und mehr Geschichten den Entwicklungsprozess. Infolgedessen wurden die Veröffentlichungen größer. Größere Versionen brauchen mehr Zeit. Manchmal konnten wir eine Version nicht fertigstellen, bevor die nächste Version fertig war. Dies führte dazu, dass wir die Zielvorgabe von zwei Versionen pro Woche nicht einhalten konnten;
Wie wir von zwei auf vier Veröffentlichungen pro Woche kamen
Um dieses Problem zu lösen, mussten die Veröffentlichungen kleiner werden. Wir beschlossen, als nächste Zielbedingung eine Veröffentlichung vorzunehmen, wenn vier Geschichten zur Veröffentlichung bereit waren. Dies führte zu häufigeren, kleineren Veröffentlichungen. Kürzlich haben wir die Messlatte höher gelegt und die Anzahl der Stories in einer Veröffentlichung auf zwei gesenkt. Wir sind schon fast bei einem einzigen Element angelangt
Von zwei Releases alle zwei oder drei Wochen auf vier Releases pro Woche zu kommen, ist ein großer Fortschritt. Um das zu erreichen, haben wir viele kleine Verbesserungen vorgenommen und einige größere, wie die Automatisierung fast aller Akzeptanztests.
Zykluszeit
Durch diese Zielvorgaben konnten wir die Durchlaufzeit einer Geschichte von 32 Tagen auf sechs Tage senken.
Auf dem Weg dorthin haben wir die Beschreibung der Zielbedingungen definiert und verbessert, viel gelernt und eine Menge Verschwendung reduziert. Als Ergebnis dieser Zielbedingungen konnten wir die Zykluszeit einer Story von 32 Tagen auf sechs Tage senken - bei besserer Codequalität, weniger Ablenkungen, fast keinen Hotfixes und zufriedeneren Mitarbeitern.
Was bedeutet das für unsere Unternehmenskultur?
Wir sagen immer, dass Scheitern nichts Schlechtes ist, solange man dabei etwas lernt. Wenn wir eine Zielbedingung festgelegt haben, wissen wir, wann wir scheitern und was wir lernen müssen. Scheitern führt also zum Lernen.
Wir sind eifrige Lerner. Haben wir jede Zielbedingung erfüllt? Dann haben wir nicht genug gelernt und sollten uns eine neue, strengere, anspruchsvollere Zielbedingung setzen, an der wir wieder scheitern können. So lernen wir ständig dazu.
Lernen ist für uns die wichtigste Zielbedingung, um ein erfolgreiches und nachhaltiges Unternehmen zu sein. Zu lernen, wie man sich verbessert, ist der erste Schritt auf dieser Lernkurve.
Sind Sie neugierig auf unsere besondere Arbeitskultur? Erkunden Sie unseren Abschnitt Arbeiten bei Easy LMS, um mehr zu erfahren!
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