Ontwikkelingsplan voor werknemers: tips, voorbeelden en gratis sjablonen

Wat is een ontwikkelingsplan voor werknemers?

Voordat we ingaan op voorbeelden en sjablonen, is het goed om duidelijk te maken waar we het over hebben, aangezien een aantal vergelijkbare termen vaak door elkaar worden gehaald.

Een ontwikkelingsplan voor werknemers is een schriftelijk document waarin wordt uiteengezet hoe een specifieke persoon zijn of haar vaardigheden zal ontwikkelen en vooruitgang zal boeken in de richting van zijn of haar doelen. Hierin worden doorgaans korte- en langetermijndoelen gekoppeld aan de concrete stappen, middelen en tijdschema’s om deze te bereiken. Je kan het zien als een gezamenlijke routekaart die een leidinggevende en een werknemer samen opstellen.

Dit wordt gemakkelijk verward met twee verwante begrippen:

• Een ontwikkelingsprogramma voor werknemers – Dit is het bredere, bedrijfsbrede initiatief: de cursussen, mentorschap en het budget dat een organisatie aan iedereen aanbiedt.

• Een individueel ontwikkelingsplan (IDP: individual development plan) – Voor de meeste teams is dit gewoon een andere benaming voor hetzelfde. Als iemand je een IDP overhandigt, beschouw het dan als een ontwikkelingsplan voor werknemers.

Dit plan is dus het persoonlijke document dat voor één persoon wordt opgesteld en dat wordt herzien naarmate hij of zij zich verder ontwikkelt.

Waarom ontwikkelingsplannen voor werknemers belangrijk zijn

Een ontwikkelingsplan voor werknemers kan aanvoelen als nog een administratieve verplichting bovenop een toch al volle agenda, maar dat is het niet. Wanneer het goed wordt uitgevoerd, lost het enkele van de duurste problemen van een bedrijf op, en dat geldt voor beide partijen.

Wat het voor het bedrijf betekent

Ontwikkelingsplannen voor werknemers zijn in de eerste plaats een instrument om personeel te behouden. Carrièreontwikkeling staat steevast in de top van de redenen waarom mensen een baan opzeggen, en dat is iets waar een bedrijf direct invloed op kan uitoefenen. Geef iemand een duidelijk pad voor de toekomst, en je neemt precies datgene weg wat hem of haar naar ontslag trekt.

Naast het behouden van personeel helpen ontwikkelingsplannen voor werknemers je bij het opbouwen van het personeelsbestand dat je volgend jaar nodig zal hebben, en niet alleen bij het invullen van de functies die je vandaag de dag hebt. Wanneer je het traject van elke persoon kan overzien, is opvolgingsplanning geen giswerk meer en worden interne promoties de norm. Dat bespaart de kosten van werving, onboarding en het wachten tot een externe werknemers op snelheid is.

Wat het voor de werknemer betekent

Voor de werknemer zelf zet een plan vage ambities om in iets waar hij of zij deze week al actie voor kan ondernemen. In plaats van te wachten tot er kansen opduiken, weet men welke vaardigheden er ontwikkelend moeten worden, welke cursus e gevolgd moet worden en wat er wordt verwacht om het volgende niveau te bereiken.

Die duidelijkheid is meer dan alleen het afvinken van een vakje. Het stimuleert doorgaans de dagelijkse motivatie en de werktevredenheid, omdat mensen zien dat hun inspanningen tot iets leiden. Een plan geeft schriftelijk aan dat je betrokken bent bij de toekomst van je werknemers, en die boodschap komt goed over.

Breng deze twee aspecten samen, en een ontwikkelingsplan voor werknemers begint eruit te zien als een van de gesprekken met het hoogste rendement die je kan voeren. Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden.

Voorbeelden van ontwikkelingsplannen voor werknemers

Hieronder vind je vijf voorbeelden voor verschillende situaties, variërend van een kersverse werknemer tot een team dat verspreid is over meerdere locaties. Elk voorbeeld volgt dezelfde eenvoudige structuur: een doel, gevolgd door een tabel met acties, doelstellingen en maatstaven voor succes.

Gebruik deze opzet, vul deze in met je eigen gegevens, en je bent al een heel eind op weg.

Voorbeeld 1: Beginnersfunctie of nieuwe werknemer

Nieuwe werknemers hebben op hun eerste dag geen vijfjarenvisie nodig. Zij moeten vertrouwen krijgen in hun huidige functie en daar productief in worden, met een indicatie van waar hun volgende stap zou kunnen liggen. Dit plan richt zich op de basisvaardigheden.

Een ontwikkelingsplan voor een nieuwe werknemer zou er dus als volgt uit kunnen zien:

Kortetermijndoel: Binnen zes maanden volledig zelfstandig functioneren in de kernfunctie.
Langetermijndoel: Binnen twee tot drie jaar doorgroeien naar een specialistische of leidinggevende functie.

Laat mensen hier beginnen, dan bouw je al vroeg momentum op, precies op het moment dat dit het belangrijkst is.

Voorbeeld 2: Managers- of leidinggevende functie

Iemand van de functie van werknemer naar die van manager laten doorstromen, is een heel andere uitdaging. Dit plan richt zich meer op indirecte vaardigheden en leiderschapservaring dan op technische diepgang.

Een ontwikkelingsplan voor een werknemer die doorgroeit naar een leidinggevende functie zou er dus als volgt uit kunnen zien:

Kortetermijndoel: Een klein team zelfverzekerd leiden en effectieve één-op-één-gesprekken voeren.

Langetermijndoel: Een functie als afdelingshoofd of in het senior management invullen.

Voor een diepgaander inzicht in het ontwikkelen van leiders in plaats van louter managers kan je onze gids voor leiderschapsontwikkeling downloaden.

Voorbeeld 3: Vaardigheidsgericht plan voor een individuele werknemer

Soms is het doel helemaal geen promotie, maar het beheersen van een vaardigheid. Dit plan is geschikt voor een sterke individuele werknemer die een specifieke vaardigheidskloof moet dichten, vaak omdat de functie zelf onder zijn of haar voeten aan het veranderen is.

Kortetermijndoel: Werkvaardigheid bereiken in een nieuwe tool of methode die de functie nu vereist.
Langetermijndoel: De aangewezen expert van het team op dat gebied worden.

Vaardigheidsgerichte plannen vormen de ruggengraat van de ontwikkeling van werknemers en leveren snel resultaat op, omdat ze direct aansluiten bij het werk.

Voorbeeld 4: Werknemer van een franchisebedrijf of teamlid met meerdere vestigingen 

Hier wordt het interessant als je mensen op meerdere locaties traint, of namens klanten. Een caféteam in de ene stad en een caféteam drie regio’s verderop moeten aan dezelfde normen voldoen, maar ze worden door verschillende mensen aangestuurd en beginnen vaak vanuit een andere uitgangspositie. Het plan moet worden overgedragen. Hier volgt een voorbeeld van hoe je dit kan realiseren.

Kortetermijndoel: Volledige competentie volgens de merkstandaard bereiken op de lokale locatie.
Langetermijndoel: zich kwalificeren om nieuw personeel op die locatie op te trainen of te begeleiden.

Het lastige is om bij te houden wie wat heeft gedaan binnen tientallen teams. Daar komen we later op terug, want dit is precies het soort probleem waarvoor het juiste platform is ontwikkeld.

Gratis sjablonen voor ontwikkelingsplannen voor werknemers

Voorbeelden zijn geweldig als inspiratie, maar je wil niet elke keer opnieuw een tabel opstellen. Deze drie sjablonen geven je een vliegende start, en je kan ze allemaal in enkele minuten aanpassen. Kies het sjabloon dat bij de situatie past, of neem ze alle drie en houd ze bij de hand.

Algemeen sjabloon voor een ontwikkelingsplan voor werknemers

Dit is je alledaagse versie die voor de meeste mensen geschikt is. Het bevat ruimte voor korte- en langetermijndoelen, een gedeelte voor vaardigheden en competenties, SMART-doelen met tijdschema’s en een kolom voor metingen, zodat succes nooit vaag blijft.

Gebruik dit sjabloon na een functioneringsgesprek, of wanneer je een goed loopbaangesprek wilt omzetten in een concreet plan.

Download het algemene sjabloon.

Sjabloon voor ontwikkelingsplan voor managers en leidinggevenden

Dit sjabloon is ontwikkeld voor de overstap naar leidinggevende functies en vervangt een aantal technische velden door mensgerichte onderdelen: coachingsdoelen, projectgerichte ervaring en feedbackmomenten vanuit het team. Het is ontworpen om niet alleen kennis, maar ook beoordelingsvermogen en gedrag te ontwikkelen.

Gebruik dit sjabloon wanneer je iemand voorbereidt op een leidinggevende functie, of het nu gaat om zijn of haar eerste directe ondergeschikte of zijn of haar eerste afdeling.

Download het sjabloon voor managers.

Sjabloon voor meerdere locaties en meerdere klanten

Als je trainingen verzorgt voor verschillende franchiselocaties, klantorganisaties of meerdere teams tegelijk, volstaat een sjabloon voor één werknemer niet. Deze versie bevat extra velden voor locatie of klant, controlepunten volgens de merkstandaard en een verklaring van compliance, zodat je iedereen op één lijn kan houden zonder uit het oog te verliezen wie waar werkzaam is.

Dit is het sjabloon dat je moet gebruiken wanneer consistentie tussen groepen net zo belangrijk is als individuele groei.

Download het sjabloon voor meerdere locaties.

Sjablonen helpen je op weg, maar het plan is slechts zo goed als de manier waarop je het opstelt. Daar komt het volgende hoofdstuk om de hoek kijken.

Hoe stel je een ontwikkelingsplan voor werknemers op: 5 tips

Een sjabloon vult de lege velden in. Deze vijf tips zorgen ervoor dat je ze met de juiste informatie invult. Volg ze in de juiste volgorde en je krijgt een plan dat mensen daadwerkelijk gebruiken.

Tip 1: Begin met een beoordeling van de vaardigheidskloof

Je kan geen route plannen zonder je startpunt te kennen. Voordat je ook maar één doel vaststelt, moet je duidelijkheid krijgen over de kloof tussen de vaardigheden die iemand bezit en de vaardigheden die zijn of haar huidige of volgende functie vereist.

Een snelle beoordeling (een zelfevaluatie, een beoordeling door de leidinggevende of een korte test) brengt de werkelijke behoeften aan het licht, zodat je vaardigheden ontwikkelt die ertoe doen in plaats van te gissen.

Onze gids voor het analyseren van vaardigheidskloven leidt je door het proces en bevat een downloadbaar sjabloon om het proces vlot te laten verlopen. Als je deze stap goed uitvoert, wordt alles daarna een stuk eenvoudiger.

Tip 2: Stel SMART-ontwikkelingsdoelen vast

De plannen die werken, maken gebruik van SMART-doelen: Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant en Tijdgebonden.

Vergelijk "presentatievaardigheden verbeteren" eens met "de kwartaalupdate van het team aan 15 mensen presenteren tegen het einde van het derde kwartaal, met positieve feedback van ten minste drie deelnemers". De tweede doelstelling kan je opvolgen, ernaar toewerken en vieren. Elk doel in het plan moet aan die criteria voldoen.

Tip 3: Combineer verschillende leerformaten

Mensen leren niet allemaal op dezelfde manier, en ze leren zeker niet alles uit een cursus. Een sterk plan combineert verschillende leervormen, zodat de leerstof beter blijft hangen.

Een handige vuistregel is het 70-20-10-model: ongeveer 70% van de groei komt voort uit praktijkervaring, 20% uit leren via anderen, zoals mentorschap en feedback, en 10% uit formele training. In de praktijk betekent dit dat je een cursus koppelt aan een echt project en regelmatig overleg houdt met iemand die meer ervaring heeft. Combineer deze drie elementen en de vaardigheden blijven behouden.

Tip 4: Plan regelmatige evaluatiegesprekken

Doelen kunnen afdwalen, prioriteiten verschuiven, en een plan dat in januari is opgesteld, kan in juni al achterhaald zijn als niemand ernaar kijkt. Zorg er daarom voor dat je korte, regelmatige evaluatiegesprekken inplant, maandelijks of per kwartaal, om de voortgang te bespreken, obstakels uit de weg te ruimen en doelen aan te passen die niet langer passen.

Tijdens deze gesprekken vindt ook de aanmoediging plaats, en die aanmoediging is vaak wat iemand op het juiste pad houdt. Een plan dat regelmatig wordt herzien, is een plan dat wordt voltooid.

Tip 5: Houd de voortgang bij met duidelijke maatstaven

Als jij de voortgang niet kan zien, kan de werknemer dat evenmin, en evenmin de klant of leidinggevende die bewijs wil dat het werkt. Bepaal van tevoren hoe je elk doel gaat meten en houd de voortgang vervolgens bij op een plek waar iedereen het kan zien.

Dit is het punt waarop handmatig bijhouden lastig begint te worden. Spreadsheets zijn prima voor één team, maar zodra je tientallen mensen opvolgt of resultaten rapporteert aan een klant, heb je iets nodig waarmee je in één oogopslag voltooiingspercentages, scores en kennistekorten kan zien. Een goed systeem voor het opvolgen van trainingen maakt dit eenvoudiger.

Deze vijf punten beschrijven wat een goed plan goed doet. Weten wat er vaak misgaat, zorgt ervoor dat het zo blijft.

Veelvoorkomende fouten die je moet vermijden bij het opstellen van een ontwikkelingsplan

Zelfs met een degelijk sjabloon en goede bedoelingen kunnen enkele voorspelbare fouten een ontwikkelingsplan tenietdoen. Als je ze van tevoren kent, kan je ze het gemakkelijkst vermijden.

Dit zijn de fouten die het vaakst voorkomen:

• Er een eenzijdig document van maken. Als de leidinggevende het hele plan opstelt en het vervolgens overhandigt, zal het geen blijvende indruk maken. De beste plannen worden samen met de werknemer opgesteld, zodat deze zich ermee verbonden voelt.

• Doelen stellen zonder dat deze meetbaar zijn. Vage doelen kunnen niet worden opgevolgd, waardoor niemand weet of ze zijn behaald. Elk doel heeft een duidelijke eindstreep nodig.

• Het eenmalig opstellen en er daarna nooit meer naar kijken. Een plan dat niet regelmatig wordt herzien, raakt mogelijk in de vergetelheid. Regelmatige evaluaties houden het plan levend.

• Geen manier hebben om vooruitgang aan te tonen. Dit is vooral een groot probleem wanneer je namens een klant of op verschillende locaties trainingen verzorgt. Als je op verzoek geen voltooiing en resultaten kan aantonen, blijft al dat goede werk onzichtbaar, en voor onzichtbaar werk is het moeilijk om erkenning te krijgen of het te verlengen.

Vermijd deze vier valkuilen en je bent de meesten al een stap voor. Vooral de laatste is de moeite waard om goed aan te pakken, wat ons bij de tools brengt.

Optimaliseer de ontwikkelingsplannen van je werknemers met Easy LMS 

Het opstellen van een plan is één ding. Het daadwerkelijk geven van de bijbehorende training, het consistent houden ervan en het aantonen dat het voor elke persoon en elke klant werkt, is een andere uitdaging, vooral wanneer je niet alleen je eigen team ontwikkelt, maar ook werknemers van andere organisaties traint. Dat is precies waarvoor Easy LMS is ontwikkeld.

In plaats van achter spreadsheets en e-mailconversaties aan te jagen, vind je alles op één plek:

• Een eigen academie voor elke klant, vestiging of organisatie. Geef elke groep een eigen, white-label portaal, zodat een franchise, een klant of een intern team elk een overzichtelijke, branded leeromgeving krijgt.

• Herbruikbare, gestandaardiseerde cursussen. Stel een ontwikkelingscursus één keer samen, hergebruik deze en pas het vervolgens aan voor elke groep. Iedereen voldoet aan dezelfde standaard zonder dat jij telkens opnieuw hoeft te beginnen.

• Realtime rapporten waartoe je klanten zelf toegang hebben. Volg voltooiingspercentages, scores en kennistekorten in realtime op en laat klanten hun eigen resultaten opvragen wanneer zij maar willen. Geen handmatige rapportage meer.

• Voorspelbare prijzen op basis van een vast tarief . Train 50 of 500 mensen, verdeeld over zoveel groepen als je wilt, zonder dat de kosten per deelnemer stijgen.

Of het nu gaat om een adviesbureau dat aan een klant aantoont dat zijn personeel de leerstof heeft geleerd, of om een franchisetrainer die strenge normen handhaaft in alle vestigingen: on-demand inzicht maakt het verschil tussen hopen dat de training heeft gewerkt en aantonen dat dit inderdaad het geval is.

Als het je bekend in de oren klinkt om ontwikkelingsplannen consistent en aantoonbaar te houden voor alle teams, dan is Easy LMS precies wat je zoekt. Start een gratis proefperiode en ervaar hoe veel gemakkelijker het voelt.