Den ultimate guiden til effektiv opplæring av eksterne medarbeidere

Forstå landskapet for opplæring av eksternt ansatte: viktig innsikt

68 % av organisasjonene som investerer i karriereutviklingstiltak, har nå nettbaserte læringsprogrammer

Opplæring av fjernarbeidende følger rett etter fjernarbeid som den viktigste grunnleggende endringen i den globale arbeidsstyrken.

En av tre amerikanske arbeidstakere som kan jobbe hjemmefra, gjør det nå fast. I 2023 Survey of Business Uncertainty rapporteres det at 10,2 % av de ansatte jobber helt hjemmefra, mens 16,3 % jobber i en hybridordning.

Det finnes færre tilgjengelige data om fjernopplæring. 2024 LinkedIn Workplace Learning Report avslørte imidlertid at 68 % av organisasjonene som investerer i karriereutviklingsinitiativer, nå har nettbaserte læringsprogrammer. I 2023 satte 37 % av selskapene av deler av budsjettet sitt til å oppdatere møteteknologi for fjern- oghybridmøter. Alle endringer på arbeidsplassen og trendene innen fjernarbeid peker mot behovet for opplæring som er tilpasset en fjernarbeidsstyrke.

I tiden framover vil fjernopplæring av ansatte bare bli mer utbredt og effektiv. Flere rapporter peker på at et klart flertall av arbeidstakerne foretrekker nettbasert opplæring, særlig på grunn av fleksibiliteten. Bedrifter foretrekker også hybrid eller fullstendig ekstern opplæring av ansatte. Fleksibel levering, lave kostnader og fravær av transportbehov gjør dette til et opplagt valg for virksomheter med globalt nærvær.

Fordeler med fjernopplæring av ansatte

Med riktige metoder er fjernopplæring av ansatte det mest effektive alternativet. Her er fordelene med fjernopplæring:

Kostnader

Å organisere nettbasert opplæring for fjernansatte er langt mer kostnadseffektivt. Du sparer en stor andel av de 35,6 % av opplæringsutgiftene som vanligvis kun gjelder ved opplæring på stedet:

• reiser

• treningsfasiliteter

• intern opplæringsutvikling

• utstyr

Programvaren du trenger for å tilby opplæring av eksterne ansatte, leveres i en månedlig abonnementspakke med alt inkludert.

All opplæring i klasserom på stedet medfører mange småutgifter – som til sammen blir betydelige. Med opplæring på stedet øker også utgiftene til papir, kontorrekvisita og arbeidskraft. Selv utskrifter kan gi en overraskende høy kostnad, og utgjøre opptil 3 % av små bedrifters årlige inntekter.

Med fjernopplæring av ansatte trenger ingen å tenke på logistikken rundt det å få alle til et bestemt sted til et bestemt tidspunkt. I stedet bruker de bare maskinvaren de allerede har, sammen med litt rimelig programvare. Det er alt som trengs for å drive fjernopplæring av ansatte.

Selv utskrifter kan gi en overraskende høy kostnad, og utgjøre opptil 3 % av små bedrifters årlige inntekter.

Fleksibilitet

Fjernopplæring av ansatte passer godt med den moderne, eksterne arbeidsstyrken. Enda viktigere er det at opplæringen griper minimalt inn i de ansattes travle timeplaner. Med fjernopplæring blir timeplanene mer fleksible, siden de ansatte slipper å pendle. De kan enkelt delta hjemmefra når det passer både dem og kursholderne.

Tidseffektivt

Vi har allerede vært inne på dette – tid er penger!

Fjernopplæring av ansatte sparer tid for alle. Ofte sparer man store mengder tid uten at det engang merkes. Digitale verktøy gjør det raskt og enkelt å lage og organisere kursmateriell. Instruktørens rolle blir også mer strømlinjeformet med nettbasert opplæring. Når materialet er klart, kan det brukes om og om igjen.

Skalerbar

På grunn av alle de ovennevnte grunnene og det faktum at det er enkelt å ta inn nye deltakere, er fjernopplæring av ansatte svært skalerbart. Hvis opplæringsbehovene dine er omfattende og kan kreve skalering, er digitale opplæringsstrategier det mest tilpasningsdyktige alternativet.

Miljøvennlig

Denne typen opplæring reduserer også de negative miljøeffektene som organisasjoner pådrar seg i forbindelse med reisebehov.

Steg-for-steg-veiledning og beste praksis: hvordan du lærer opp en ansatt med fjernopplæring

Fjernopplæring av ansatte krever nøye planlegging for å sikre presis gjennomføring. Når du har etablert et velfungerende system, har du en prosess som er både repeterbar og fullt skalerbar.

Sett deg mål

Først må du sette deg SMARTe mål som er:

• Spesifikke

• Målbare

• Akseptable

• Realistiske

• Tidssensitive

Målene for opplæringen vil fungere som dokumentasjon, ikke bare for deg, men også for deltakerne og deres bedrifter. Målene er sentrert rundt et veldefinert og målbart sett med ønskede resultater. Første trinn er å finne ut hva de kvalitative målene er, og gjøre dem målbare. Identifiser kompetansegap og definer mål som skal være oppnådd når opplæringen er fullført:

• ytelsesmål for ansatte

• kompetanse i nye ferdigheter

• målbar demonstrasjon av kunnskap

Ta deg også tid til å vurdere hvilke tids- og budsjettbegrensninger du har. Tenk for eksempel over hvilke mål som skal nås innenfor et bestemt antall timer.

Når du setter opp SMART-mål, bør du legge ekstra vekt på "S". Spesifikke resultater er lettere å måle og gir et bedre grunnlag for opplæringsplanen din. T-en bør også brytes ned i akseptable og realistiske tidsrammer. Ikke legg all vekt på sluttresultatet – sett heller så mange små delmål som mulig.

Vurder opplæringsformater

Det finnes mer enn én måte å lage omelett på. Fjernopplæring kan også gjennomføres på flere måter, og det finnes muligheter for å blande opplæringsformater.

Hva som er hensiktsmessig for dine deltakere, avhenger av:

• vanskelighetsgraden og konsentrasjonen som kreves for å oppnå de ønskede resultatene

• tids- og budsjettbegrensninger

• personlige preferanser

• om opplæringen handler om praktiske ferdigheter eller konseptuell kunnskap

Effektiv fjernopplæring kan være like formell som tradisjonell opplæring på stedet. Men når opplæringsmålene ikke krever noe altfor intensivt, kan en mer uformell og praktisk tilnærming fungere godt. Stadig oftere får nettbasert opplæring et mer fleksibelt format.

Hvis du har mulighet til å møte deltakerne personlig, men ikke ønsker å gjennomføre et fullstendig fysisk kurs, kan du kombinere det med fjernopplæring. Med blended/hybrid læring kan du for eksempel kombinere klasseromsundervisning med nettbasert læring.

Etabler forventninger tidlig

Det er lurt å starte med en introduksjons- eller orienteringstime for å avklare forventningene. Planen for den første timen bør inneholde en høflig og motiverende, men tydelig gjennomgang av:

• forpliktelser som deltakerne forventes å påta seg

• sesjonsetikette, som regler for spørsmål og når mikrofonen skal være av og på

• hva man gjø ved tekniske problemer, som ustabil netttilkobling

• hvordan man bruker relevante funksjoner i fjernopplæringsverktøyet, som «rekk opp hånden»-funksjonen

• gode vaner som å lukke andre vinduer for bedre konsentrasjon og båndbredde

Digitalt læringsmateriell

Opplæringsmateriellet for eksterne ansatte kan være like variert som det som brukes på stedet, eller til og med mer variert!

Du kan til og med tilby multimodal opplæring, og det er ofte lurt å kombinere flere av følgende:

• videoforelesninger

• videodemonstrasjoner

• presentasjoner og demoer

• lysbildefremvisninger

• nedlastbare arbeidsark

• lydbasert læring

• aktiviteter i klasserommet

Learning management software (LMS) gjør det enkelt å levere ulike filformater og engasjere deltakerne på flere måter.

Opplæringsmateriellet for fjernundervisning kan være mangfoldig, og det oppmuntres til kreativitet. Hensikten med disse formatene er å skape et ideelt system for fjernundervisning. Vær bevisst på deltakernes behov, tidsplaner og konsentrasjonsevne. Med riktige verktøy kan du enkelt analysere resultater, justere kursinnholdet og tilby en mer engasjerende opplæring som hjelper deltakerne å huske mer.

Velg en digital læringsplattform

Å administrere fjernopplæring manuelt er både tidkrevende og tungvint. Ved å bruke en digital læringsplattform får du mer ut av opplæringen – alt er samlet i ett oversiktlig grensesnitt med verktøyene du trenger. Et godt alternativ er en LMS.

En læringsplattform (LMS) gir deg et komplett system for fjernopplæring. Du får verktøy for å opprette og administrere kurs, slik at du enkelt kan lage opplæring fra bunnen av og justere innholdet underveis. Det tar bare noen klikk å oppdatere modulene.

Nettbaserte løsninger som Easy LMS lar deg lage velorganiserte og engasjerende kurs. Du kan også bruke LMS-rapporteringsfunksjoner for å følge deltakernes fremgang og se hvilke deler av kurset som gir best resultater. Programvaren vår gir deg alt du trenger for å planlegge, gjennomføre, analysere og forbedre fjernopplæring.

Mål suksessen din

For å vurdere hvor godt fjernopplæringen fungerer etter lansering, kan du dele analysen inn i:

• standard testresultater

• undersøkelser etter opplæring

• diskusjoner etter opplæring

• spørreskjemaer eller tester før og etter opplæring

Etter opplæringsfasen vil bedriftene normalt måle de ønskede endringene i de ansattes prestasjoner. Hva man ser etter, vil variere fra bransje til bransje, men det er noen mål som går igjen:

• produktivitetsforbedring

• økt avkastning på investeringen (ROI).

• færre menneskelige feil

Noen ledere bruker strengere modeller for å måle verdien av opplæringen. Phillips ROI-modell bruker for eksempel en 5-trinns prosess for å knytte investeringene i opplæring direkte til resultatene.

I første omgang bør du se nærmere på analysefunksjonene i digitale læringsplattformene du bruker – eller vurderer å ta i bruk. Velg de analysene som passer best med dine vanlige opplæringsbehov.

Hvordan overvinne utfordringene ved fjernopplæring av ansatte

Nå lurer du kanskje på hvor gjennomførbart det egentlig er å gjennomføre fjernopplæring av ansatte. Hvis du ikke har så mye erfaring ennå, kan mange av fordelene vi har sett på virke nesten for gode til å være sanne.

Det er forståelig.

For haken er at all fjernopplæring vil møte noen utfordringer som ikke nødvendigvis oppstår ved tradisjonell opplæring på stedet. Her er noen av de vanligste utfordringene ved fjernopplæring og hvordan du kan løse dem.

Hvordan får jeg eksterne medarbeidere til å føle seg mer tilknyttet?

Studier viser gang på gang at mangel på kontakt er den største ulempen ved fjernarbeid

Studier viser gang på gang at mangel på kontakt er den største ulempen ved fjernarbeid. En undersøkelse fra Pew Research i 2023 viste at det var nettopp kontakten med kolleger som ble mest skadelidende. Den samme utfordringen gjelder for nettbasert opplæring, der deltakerne ofte føler seg mer isolert fra hverandre.

Derfor er det viktig å legge til rette for direkte interaksjon når du underviser grupper på nettet. Opprett fokusgrupper og bruk aktiviteter i sanntid for å få deltakerne til å snakke og samarbeide.

Verktøy som Slack og Trello gjør det enkelt å kombinere undervisning med digitale fellesskap. Kolleger kan fullføre gruppeoppgaver og studere sammen, noe som skaper en følelse av tilhørighet. Mer tilpassede læringsopplevelser gjør det også lettere for deltakerne å engasjere seg.

Hvordan holder du eksterne medarbeidere produktive?

En av de største utfordringene med fjernopplæring – og fjernarbeid generelt – er distraksjoner. Som instruktør har du begrenset kontroll over hvilke distraksjoner som oppstår hjemme hos deltakerne eller i deres omgivelser. Men med riktig plattform og tilnærming kan du likevel bidra til å holde fokus oppe.

Det viktigste er å få deltakerne til å kommunisere med hverandre ved hjelp av metodene i avsnittet over.

Du kan også sette opp svært engasjerende oppgaver eller aktiviteter i klassen. Gamified learning-konsepter og nano-læring hjelper deltakerne med å holde fokuset, selv i omgivelser fulle av distraksjoner. Bite-sized læring = fokus!

Husk at det også kan være nyttig å kommunisere hyppigere om opplæringen. Hvis du er redd for å virke masete, kan du heller fokusere på tydelig og hyppig kommunikasjon. Det betyr ikke at du skal mase, men at du kan tilby morsomme aktiviteter eller relevant opplæringsmateriell som holder opplæringen i bevisstheten deres.

Under introduksjonsmøtene med deltakerne bør du være tydelig på hvor mye fokus opplæringen vil kreve av dem. Hvis en deltaker rett og slett ikke har muligheten til å prioritere opplæringen, vil det gå ut over dem selv, de andre deltakerne og deg.

Hva med de uunngåelige avbruddene?

En annen av de fem største klagene mange organisasjoner har på fjernarbeid og fjernopplæring, er tekniske problemer. Ikke alle har ressursene og/eller mulighet til å delta på nettbaserte arrangementer.

Noen har rett og slett ikke et stabilt nok internettoppsett hjemme. Andre vet ikke hvordan webkamera, mikrofon og annen maskinvare fungerer. Kanskje hadde de en viss forståelse med sin forrige bærbare datamaskin, men den nyeste Microsoft-oppdateringen ødela alt for dem.

Selv småting som glemte passord og tapte lenker dukker stadig opp. Eller så sitter deltakerne på et kontor med ustabil Wi-Fi, noe som ligger utenfor deltakerens kontroll.

Ofte krever dette en proaktiv tilnærming fra trenerens side, for å redusere problemene før de oppstår. Her er noen tiltak som øker sjansen for en smidig oppstart:

• legg inn en leksjon om tekniske problemer og løsninger i introduksjonsfasen av kurset.

• opprett et eget system for teknisk støtte knyttet til kurset

• gi tilgang til kursmateriell på forhånd og i flere formater
  

«Easy LMS er utviklet for å forenkle og forbedre alle aspekter av din nettbaserte opplæring»

Den beste programvaren for fjernopplæring av ansatte

Den beste programvaren for opplæring av eksterne medarbeidere tilpasser seg sømløst til organisasjonens spesifikke behov. Ved å evaluere de typiske opplæringsscenariene dine og velge en løsning med dokumenterte resultater, legger du grunnlaget for suksess.

Easy LMS er designet for å forenkle og forbedre alle deler av den nettbaserte opplæringen din. Med opplæring av ansatte som kjernen i plattformen vår, har vi skapt Easy LMS Akademi - en omfattende løsning for å bygge, levere, analysere og optimalisere innhold for fjernopplæring.

Vår nettbaserte kursbygger gjør det enkelt å utforme engasjerende opplæringsprogrammer. Med intuitive verktøy og muligheten til å laste opp ulike medieformater er du klar til å onboarde og lære opp ansatte raskt.

Klar til å ta opplæringsstrategien din et steg videre? Kom i gang med Easy LMS i dag og forvandle hele opplevelsen av fjernopplæring.

Nyttige ressurser

• Omtrent en tredjedel av amerikanske arbeidstakere som kan jobbe hjemmefra, gjør det nå hele tiden

• Hva er fjernopplæring og hvordan fungerer det?

• Beste praksis for opplæring av dine fjernansatte (2025)