המדריך המלא להכשרה יעילה של עובדים מרחוק

הבנת תמונת המצב של הכשרת עובדים מרחוק: תובנות מרכזיות

68% מהארגונים שמשקיעים ביוזמות לפיתוח קריירה מציעים כיום תוכניות לימוד מקוונות

הכשרת עובדים מרחוק היא השינוי המהותי השני בחשיבותו, אחרי העבודה מרחוק, בכוח העבודה העולמי.

כיום, שליש מהעובדים בארה"ב שיכולים לעבוד מהבית עושים זאת באופן קבוע. סקר אי-הוודאות העסקית לשנת 2023 דיווח כי 10.2% מהעובדים עובדים מרחוק במשרה מלאה, ו-16.3% עובדים במתכונת היברידית.

יש פחות נתונים זמינים על הכשרה מרחוק. עם זאת, דו"ח LinkedIn על למידה במקום העבודה לשנת 2024 חשף כי 68% מהארגונים המשקיעים ביוזמות לפיתוח קריירה מפעילים כיום תוכניות למידה מקוונות. 37% מהחברות הקצו חלק מתקציבן לשדרוג טכנולוגיית הפגישות כדי להקל על קיום פגישות מרחוק/היברידיות בשנת 2023. כל העדכונים בסביבת העבודה ומגמות העבודה מרחוק מצביעים על הצורך בהכשרה שתתאים לכוח עבודה מרחוק.

בעתיד, הכשרת עובדים מרחוק צפויה להמשיך ולהפוך לפופולרית ויעילה עוד יותר. דוחות שונים מצביעים על כך שרוב מכריע של העובדים מעדיפים הכשרה מקוונת, בעיקר בשל הגמישות שהיא מציעה. חברות גם מפגינות העדפה להכשרת עובדים היברידית או מרחוק בלבד. בזכות הגמישות במתכונת ההכשרה, העלויות הנמוכות והיעדר הצורך בשימוש בתחבורה, זוהי הבחירה הברורה עבור חברות הפועלות ברחבי העולם.

יתרונות של הכשרת עובדים מרחוק

עם השיטות הנכונות, הכשרת עובדים מרחוק היא האפשרות היעילה ביותר. ראו את כל היתרונות של הכשרת עובדים מרחוק:

עלות

הרבה יותר חסכוני לארגן פעילויות הכשרה מקוונות עבור הכשרת עובדים מרחוק. כך תוכלו לחסוך חלק ניכר מ-35.6% מהוצאות ההכשרה הנדרשות בדרך כלל בהכשרה באתר.

• נסיעות

• מתקני אימון

• פיתוח הכשרות פנימיות

• ציוד

התוכנה הדרושה לכם כדי להציע הכשרה מרחוק לעובדים מגיעה בחבילת מנוי חודשית הכוללת את כל השירותים.

כל חוויה בכיתה באתר כרוכה בהוצאות קטנות רבות. אך כל ההוצאות הללו מצטברות. בהכשרה באתר, עלויות הנייר, הציוד המשרדי וכוח האדם גם הן גבוהות יותר. אפילו הדפסה יכולה להסתכם במחיר מדהים, שעשוי להגיע עד ל-3% מההכנסות השנתיות של עסקים קטנים.

הודות להכשרת עובדים מרחוק, אין צורך לתאם את הלוגיסטיקה של הבאת כולם למקום מסוים בשעה מסוימת. במקום זאת, הם פשוט משתמשים בחומרה שכבר יש להם, בתוספת תוכנה זולה. זה כל מה שצריך כדי להכשיר עובדים מרחוק.

אפילו הדפסה יכולה להסתכם במחיר מדהים, שעשוי להגיע עד 3% מההכנסות השנתיות של עסקים קטנים

גמישות

הכשרת עובדים מרחוק תואמת את כוח העבודה המודרני הפועל מרחוק. חשוב מכך, היא גם מבטיחה שההכשרה תפריע באופן מינימלי ללוחות הזמנים העמוסים של העובדים. באמצעות הכשרה מרחוק, לוחות הזמנים של העובדים יכולים להיות גמישים יותר, מכיוון שהם אינם צריכים לנסוע לעבודה. הם יכולים פשוט להישאר בבית ולהשתתף בהכשרות מרחוק כאשר להם ולמדריכים שלהם יש זמן.

יעילות מבחינת זמן

כבר התייחסנו לנושא הזה מכיוון שזמן = כסף!

הכשרת עובדים מרחוק חוסכת זמן לכולם. ישנם מקרים רבים בהם נחסך זמן רב מבלי שמישהו ישים לב לכך. כלים דיגיטליים הופכים את יצירת חומרי הקורס ואת ארגונם למהירים יותר וניתנים לשחזור בקלות. חשבו על תפקידו של המדריך, אשר הופך ליעיל יותר באמצעות הכשרה מקוונת. ברגע שהחומר מוכן וההכשרה יכולה להתחיל, המדריך יכול להפעיל אותה בכל עת.

ניתנת להרחבה

מכל הסיבות הנ"ל, ובזכות הקלות שבה ניתן לקלוט מתלמדים חדשים, הכשרת עובדים מרחוק היא בעלת יכולת הרחבה רבה. אם צרכי ההכשרה שלכם מקיפים ועשויים לדרוש הרחבה, אסטרטגיות הכשרה דיגיטליות הן האפשרות הגמישה ביותר עבורכם.

ידידותית לסביבה

סוג זה של הכשרה גם מפחית את ההשפעות הסביבתיות השליליות שנגרמות לארגונים עקב צרכי הנסיעה.

מדריך מפורט ושיטות עבודה מומלצות: כיצד להכשיר עובדים מרחוק

הכשרת עובדים מרחוק כרוכה בתכנון קפדני המאפשר ביצוע מדויק. לאחר שהקמתם מערכת יעילה, תוכלו ליהנות מתהליך חוזר וניתן להרחבה מלאה.

הגדירו יעדים

ראשית, עליכם להגדיר יעדי SMART, שהם:

• ספציפיים

• ניתנים למדידה

• ניתנים להשגה

• ריאליים

• רגישים לזמן

מטרות ההכשרה ישמשו כתיעוד לא רק עבורכם, אלא גם עבור העובדים שעוברים את ההכשרה והחברות שלהם. המטרות מתמקדות בסדרה מוגדרת היטב וניתנת למדידה של תוצאות רצויות. השלב הראשון הוא קביעת המטרות האיכותיות וכימותן. זהו את פערי המיומנויות והמדדים שיש למלא או להשיג עד סוף ההכשרה:

• מדדי ביצועים של עובדים.

• מיומנות בכישורים חדשים.

• הוכחת ידע מדידה.

כמו כן, הקדישו זמן לשקול את אילוצי הזמן והתקציב העומדים בפניכם. לדוגמה, העריכו אילו מטרות יושגו באמצעות שיעורים מסוימים.

כשאתם מגדירים יעדי SMART, שימו דגש רב ככל האפשר על ה-S. תוצאות ספציפיות קלות יותר למדידה והן טובות יותר לבניית תוכנית ההכשרה שלכם. את ה-T יש לחלק למסגרות זמן מקובלות וריאליות. אל תתמקדו יותר מדי בתוצאות הסופיות מבלי לקבוע כמה שיותר מטרות קטנות יותר.

שקלו פורמטים של הכשרה

יש יותר מדרך אחת להכין חביתה. גם הכשרה מרחוק יכולה להתבצע בכמה דרכים, ויש אפשרויות לשלב בין פורמטים שונים של הכשרה.

מה שמתאים עבור העובדים שעוברים את ההכשרה תלוי במספר גורמים:

• הקושי והמיקוד הנדרשים כדי להשיג את התוצאות הרצויות.

• אילוצים של זמן ותקציב.

• העדפות אישיות.

• האם הם לומדים יותר מיומנויות מעשיות או ידע תיאורטי.

הכשרה מרחוק יעילה יכולה להיות פורמלית כמו למידה מסורתית באתר. אך כאשר יעדי הקורסים שלכם אינם דורשים אינטנסיביות רבה, גישה יותר גמישה ופחות מעורבת עשויה להתאים. עם זאת, במקרים רבים יותר ויותר, ההכשרה המקוונת מאמצת פורמט גמיש יותר.

אם אתם יכולים להגיע אל הלומדים באופן אישי, אך אינכם רוצים לנהל קורס פרונטלי לחלוטין, תוכלו גם לנצל באופן חלקי את ההכשרה מרחוק. לדוגמה, למידה משולבת/היברידית מאפשרת לכם לשלב בין הכשרה בכיתה לבין למידה מקוונת.

קבעו ציפיות בשלב מוקדם

עדיף להתחיל במפגש היכרות או היכרות כללית כדי להגדיר ציפיות. התוכנית למפגש הראשון צריכה לכלול הסבר מנומס ומעודד, אך רציני, על:

• התחייבויות שהלומדים יצטרכו לקחת על עצמם.

• כללי התנהגות במהלך המפגש, כגון הנחיות לגבי שאלות ותשובות ומתי להשתיק או לבטל את השתקת המיקרופון.

• מה לעשות אם מתעוררות בעיות טכניות, כגון חיבור לא יציב לאינטרנט .

• כיצד להשתמש בתכונות תוכנת ההכשרה מרחוק, כגון תכונת 'הרמת יד'.

• נהלים כגון סגירת חלונות אחרים כדי למקסם את הריכוז ואת רוחב הפס.

חומר לימוד דיגיטלי

חומרי הכשרה מרחוק לעובדים יכולים להיות מגוונים לא פחות מאלה המשמשים באתר, ואפילו יותר!

ניתן אפילו להציע הכשרה רב-מודאלית, ולעתים קרובות כדאי לשלב בין:

• הרצאות וידאו.

• הדגמות וידאו.

• מצגות והדגמות.

• מצגות שקופיות.

• דפי עבודה להורדה.

• למידה מבוססת אודיו.

• פעילויות בכיתה.

תוכנה לניהול למידה (LMS) מקלה על העברת קבצים בפורמטים שונים ועל יצירת אינטראקציה עם הלומדים בדרכים שונות.

חומרי הכשרה מרחוק לעובדים יכולים להיות מגוונים, ואפילו יצירתיות היא דבר מבורך. עם זאת, מטרת הפורמטים הללו היא ליצור מערכת אידיאלית ללמידה מרחוק. שקלו היטב את הצרכים, לוחות הזמנים ויכולת הקשב של המשתתפים. אם אתם משתמשים בכלים הנכונים, תוכלו לנתח בקלות את התוצאות, לשנות את חומרי הקורס ולהציע ללומדים הכשרה מעניינת יותר שתמקסם את יכולת הקליטה שלהם.

בחרו פלטפורמת למידה דיגיטלית

יצירה וניהול ידניים של הכשרות מרחוק לעובדים בקנה מידה גדול הם תהליכים שדורשים זמן רב וקשים מבחינה לוגיסטית. בחרו בפלטפורמת למידה דיגיטלית כדי ליהנות מהיתרונות המרביים של הדרכה מרחוק, עם כל הכלים הדרושים לכם מסודרים בצורה נוחה בממשק אחד. אחת האפשרויות היא LMS.

מערכת לניהול למידה (LMS) מספקת מסגרת שלמה להכשרת עובדים מרחוק. יש לכם את כלי ניהול הקורסים וכלי העריכה הדרושים כדי ליצור קורסים מאפס במהירות. גם ביצוע שינויים הוא קל. כל מה שנדרש הוא כמה לחיצות כדי לשנות קבצים בתוך המודולים שלכם.

פתרונות מקוונים כמו Easy LMS יכולים לשמש ליצירת קורסים מאורגנים ומרתקים. תוכלו גם להשתמש בתכונות דיווח LMS כדי לעקוב אחר ההתקדמות ואחר חומרי הקורס שמניבים תוצאות סופיות טובות יותר. התוכנה שלנו מספקת לכם את כל הדרוש לארגון, אירוח, ניתוח ואופטימיזציה של הכשרות לעובדים מרחוק.

מדדו את ההצלחה שלכם

כדי למדוד את הצלחת ההכשרה של עובדים מרחוק לאחר ההשקה, פצלו את הניתוח שלכם ל:

• תוצאות בדיקות סטנדרטיות.

• סקרים לאחר ההכשרה.

• דיונים לאחר ההכשרה.

• שאלונים או מבחנים לפני ואחרי ההכשרה.

מעבר לשלב ההכשרה, חברות בדרך כלל ימדדו את השינויים הרצויים בביצועי העובדים שלהן. הציפיות ישתנו מאוד בהתאם לענף ולחברה, אך מנהלים בדרך כלל יצפו לשינויים בולטים:

• שיפור הפריון.

• הגדלת התשואה על ההשקעה (ROI).

• הפחתת טעויות אנוש של העובדים.

מנהלים מסוימים משתמשים במודלים מחמירים יותר כדי למדוד את הערך של כל הכשרה לעובדים. לדוגמה, מודל ה-ROI של פיליפס מיישם תהליך בן 5 שלבים כדי לקשר בין ההון שהושקע בתוכניות ההכשרה לבין התגמולים.

לעת עתה, שקלו את תכונות הניתוח של כל טכנולוגיה המאפשרת קורסים מקוונים שאתם משתמשים בה או שוקלים להשתמש בה. גלו אילו ניתוחים מתאימים ביותר לצרכי ההכשרה הרגילים שלכם.

כיצד להתגבר על אתגרים בהכשרת עובדים מרחוק

בשלב זה, ייתכן שאתם תוהים עד כמה הכשרת עובדים מרחוק היא דבר ריאלי. אם אין לכם עדיין ניסיון רב בתחום, רבים מהיתרונות שהצגנו ייראו לכם כמו מלכוד.

בסדר גמור.

הבעיה היא שכל סוג של הכשרה מרחוק יתקל באתגרים ייחודיים שאינם רלוונטיים להכשרה באתר. לכן, יש לקחת בחשבון את האתגרים הנפוצים ביותר בהכשרה מרחוק ואת הדרכים להתגבר עליהם.

איך אוכל לגרום לעובדים מרחוק להרגיש יותר מחוברים?

מחקרים מראים באופן עקבי כי חוסר הקשר הוא החיסרון הגדול ביותר של עבודה מרחוק

מחקרים מראים באופן עקבי כי חוסר הקשר הוא החיסרון הגדול ביותר של עבודה מרחוק. סקר שנערך בשנת 2023 Pew Research Survey שנערך בשנת 2023, עולה כי הקשר עם עמיתים לעבודה הוא ההיבט שסובל ביותר מעבודה מרחוק. אתגר דומה קיים גם בהכשרה מקוונת, שבה המשתתפים מנותקים יותר מעמיתיהם.

לכן, טיפוח אינטראקציות חיות בעת הכשרת קבוצות מקוונות יכול להיות מועיל. צרו קבוצות מיקוד לפעילויות בכיתה שיעודדו את המשתתפים לדבר זה עם זה.

באמצעות כלים כמו Slack ו-Trello, תוכלו לשלב פעילויות בכיתה עם 'קהילות לומדים'. עמיתים יכולים לבצע משימות קבוצתיות וללמוד יחד, ובכך לטפח תחושת חוויה משותפת. חוויות למידה מותאמות אישית יותר יכולות להניע את הלומדים להיות מעורבים יותר.

איך שומרים על פרודוקטיביות של עובדים מרחוק?

הסחות דעת הן אחד האתגרים העיקריים האחרים של אימון ועבודה מרחוק. כמאמנים או מדריכים, אין לכם כמעט שום שליטה על הסחות הדעת בבתיהם או במשרדיהם של הלומדים שלכם. עם זאת, עם פלטפורמת ההכשרה מרחוק הנכונה, יהיו לכם הכלים הדרושים כדי לשמור על תשומת לבם.

הצעד הראשון הוא לגרום ללומדים לתקשר זה עם זה באמצעות השיטות המפורטות בסעיף לעיל.

ניתן גם להגדיר משימות מרתקות או פעילויות בכיתה. למידה מבוססת משחקים וננו-למידה עוזרות לכם להסיח את תשומת לבם של הלומדים מהסחות הדעת בסביבתם! למידה בקטעים קצרים = ריכוז!

זכרו שתקשורת תכופה יותר הקשורה להכשרות יכולה גם היא להיות מועילה. אם אתם חוששים שאתם ביישנים מדי, נסו לתקשר יותר. זה לא אומר להציק, אלא פשוט לספק פעילויות מהנות או חומר הכשרה רלוונטי כדי שההכשרות יישארו בראש סדר העדיפויות של הלומדים.

במהלך מפגשי ההיכרות עם הלומדים, היו כנים לגבי רמת הריכוז שההכשרה תדרוש מהם. אם אחד הלומדים פשוט אינו מסוגל להקדיש את זמנו להכשרה, הוא רק ישיג תוצאות גרועות עבור עצמו, עמיתיו ועבורכם.

מה לגבי ההפרעות הבלתי נמנעות?

תלונה נוספת שנמצאת בחמשת המקומות הראשונים ברשימת התלונות של רוב הארגונים בנוגע לעבודה והכשרה מרחוק היא בעיות טכניות. לא לכולם יש את האמצעים ו/או היכולת להשתתף באירועים מקוונים באופן קבוע.

יש אנשים שפשוט אינם מצוידים בציוד אינטרנט מתאים בביתם. אחרים אינם מודעים לאופן הפעולה של מצלמות רשת, מיקרופונים וחומרה אחרת. אולי הם הבינו משהו במחשב הנייד הקודם שלהם, אבל העדכון האחרון של מיקרוסופט הרס להם הכל.

אפילו בעיות קטנות כמו סיסמאות שנשכחו וקישורים שאבדו צצות כל הזמן. או שמשרדים סובלים מאינטרנט איטי, וזה בעיה שאינה בשליטת הלומדים שלכם.

ברוב המקרים, מדריכים זקוקים לגישה פרואקטיבית שתעניק את הסיכוי הטוב ביותר לפתור את הבעיות הללו בשלב מוקדם:

• העבירו שיעור בנושאים טכניים ופתרונות בשלב המבוא של הקורס.

• הקימו מערכת תמיכה טכנית ייעודית לניהול הקורס שלכם.

• ספקו גישה לחומרי הקורס לפני השיעורים ובאמצעות מספר שיטות.

Easy LMS נועדה לפשט ולשפר כל היבט של מאמצי ההכשרה המקוונת שלכם

התוכנה הטובה ביותר להכשרת עובדים מרחוק

תוכנת ההכשרה הטובה ביותר לעובדים מרחוק מתאימה באופן מושלם לצרכים הספציפיים של הארגון שלכם. על ידי הערכת תרחישי ההכשרה האופייניים לכם ובחירת פתרון עם תוצאות מוכחות, אתם מניחים את היסודות להצלחה.

Easy LMS נועדה לפשט ולשפר כל היבט של מאמצי ההכשרה המקוונת שלכם. כאשר הכשרת עובדים מהווה את ליבת הפלטפורמה שלנו, יצרנו את אקדמיית Easy LMS - פתרון מקיף לבניית, העברת, ניתוח ואופטימיזציה של תכני הכשרה מרחוק.

בונה הקורסים המקוונים שלנו מאפשר לעצב בקלות תוכניות הכשרה מרתקות. בעזרת כלים אינטואיטיביים ויכולת להעלות פורמטים מגוונים של מדיה, תוכלו לקלוט ולהכשיר עובדים במהירות.

מוכנים לשדרג את אסטרטגיית ההכשרה שלכם? התחילו לבנות עם Easy LMS עוד היום ושנו את חוויית ההכשרה מרחוק שלכם.

משאבים שימושיים

• כשליש מהעובדים בארה"ב שיכולים לעבוד מהבית עושים זאת כעת באופן קבוע

• מהי הכשרה מרחוק וכיצד היא פועלת?

• שיטות מומלצות להכשרת עובדים מרחוק (2025)