Din kompletta guide till personal- och teamutbildning på distans

Förstå landskapet för distansutbildningar: viktiga insikter

68% av alla organisationer som satsar på kompetensutveckling har idag onlinebaserade utbildningsprogram

Distansutbildningar för medarbetare går hand i hand med distansarbete som en av de största förändringarna på den globala arbetsmarknaden.

Idag arbetar en tredjedel av alla amerikanska anställda som har möjlighet att jobba hemifrån alltid på distans. Enligt 2023 Survey of Business Uncertainty arbetar 10,2 % av de anställda helt på distans, medan 16,3 % har ett hybridupplägg.

Statistik kring just distansutbildning är fortfarande begränsad. Men enligt LinkedIn Workplace Learning Report 2024 har 68% av organisationer som investerar i kompetensutveckling nu digitala utbildningsprogram. Dessutom satsade 37% av företagen under 2023 delar av sin budget på teknik för att möjliggöra distansmöten. Allt fler arbetsplatsuppdateringar och distanstrender pekar i riktning mot utbildning som är anpassad för ett flexibelt arbetssätt.

Trenden är tydlig: distansutbildning blir allt mer populärt och effektivt. Flera undersökningar visar att majoriteten av medarbetare föredrar onlineutbildning, framför allt tack vare flexibiliteten. Företag visar också en tydlig preferens för hybrid- eller helt digitala upplägg. Låga kostnader, inga resebehov och smidig leverans gör distansutbildning till det självklara valet för företag med anställda över hela världen.

Fördelar med distansutbildning för medarbetare

Med rätt upplägg är distansutbildning det mest effektiva alternativet. Här är några av de största fördelarna:

Kostnader

Att erbjuda utbildning online är betydligt mer kostnadseffektivt. Du slipper stora delar av de 35,6% av utbildningskostnaderna som vanligtvis uppstår vid fysisk utbildning:

• Resor

• Utbildningslokaler

• Intern utveckling av utbildningar

• Utrustning

Den mjukvara du behöver för att hålla distansutbildning ingår oftast i ett månatligt abonnemang med allt inkluderat.

Fysisk utbildning innebär ofta många små kostnader som tillsammans blir stora. Papper, kontorsmaterial och personalinsatser driver upp kostnaderna. Bara utskrifter kan stå för upp till 3% av ett småföretags årliga intäkter.

Med distansutbildning slipper du dessutom allt krångel med att samordna tid och plats. Deltagarna använder bara den utrustning de redan har och lättillgänglig, prisvärd mjukvara. Det är allt som behövs.

Till och med utskrifter kan bli en oväntad kostnadsfälla, för småföretag kan det landa på upp till 3% av årsomsättningen.

Flexibilitet

Distansutbildning går hand i hand med den moderna arbetsplatsen. Den gör det också möjligt att genomföra utbildningar utan att de stör medarbetarnas fullspäckade scheman. Utan pendling frigörs tid och flexibilitet, deltagarna kan då ta del av utbildningen hemifrån, när det passar både dem och utbildaren.

Tidseffektivt

Vi har redan nämnt det, tid är pengar!

Distansutbildning sparar tid för alla som är inblandade. Digitala verktyg gör det enklare och snabbare att skapa kursmaterial och strukturera utbildningar. Även utbildarens roll blir mer effektiv, när de väl har förberett materialet en gång kan det återanvändas om och om igen.

Skalbart

Tack vare alla dessa fördelar, samt att det är enklare att bjuda in fler deltagare, är distansutbildning väldigt lämpat för att skalas upp. Om du behöver täcka stora delar av organisationen eller växa snabbt är digital utbildning det mest flexibla valet.

Miljövänligt

Distansutbildning minskar också det ekologiska fotavtrycket, eftersom det eliminerar behovet av resor.

Steg-för-steg-guide och bästa praxis: så utbildar du medarbetare på distans

Nyckeln till en lyckad distansutbildning ligger i noggrann planering och tydliga processer. När du väl har ett fungerande upplägg på plats har du en skalbar modell som går att upprepa varje gång du behöver onboarda eller vidareutbilda personal.

Sätt upp tydliga mål

Börja med att formulera SMART-mål som är:

• Specifika

• Mätbara

• Uppnåeliga

• Realistiska

• Tidskänsliga

Utbildningens mål fungerar som en gemensam referenspunkt både för dig och för deltagarna (eller deras arbetsgivare). Målen ska beskriva konkreta och mätbara resultat som ni strävar efter att uppnå. Första steget är att definiera dessa kvalitativa mål och göra dem kvantifierbara. Identifiera kunskapsluckor och tydliga mått som ska vara uppfyllda efter utbildningen, exempelvis:

• Prestationsnivåer kopplade till yrkesrollen.

• Färdigheter inom nya arbetsområden.

• Tydlig och mätbar kunskapsförståelse.

Glöm inte att väga in praktiska faktorer som tid och budget. Fundera på vad varje delmoment ska uppnå och när.

När du sätter dina SMART-mål: lägg särskilt mycket vikt vid S, det specifika. Ju mer konkret målet är, desto lättare blir det att mäta. Tidsaspekten (T) bör delas upp i realistiska delmål. Sikta inte bara på slutresultatet utan bryt ner vägen dit i så många små och hanterbara steg som möjligt.

Fundera på utbildningsformatet

Det finns som bekant mer än ett sätt att göra en omelett. Samma sak gäller distansutbildning, det finns flera effektiva format att välja mellan, och ibland är det bäst att blanda.

Vad som passar bäst beror på:

• Hur svårt innehållet är och vilket fokus som krävs för att nå målen.

• Tid och budget.

• Deltagarnas egna preferenser.

• Om det handlar om praktiska färdigheter eller mer teoretisk kunskap.

Distansutbildning kan vara precis lika strukturerad som traditionell klassrumsundervisning. Men när utbildningsmålen inte kräver fullt lika mycket struktur, fungerar ett mer avslappnat och självstyrt upplägg ofta bättre. I allt fler fall lutar distansutbildningar åt att vara flexibla.

Om du har möjlighet att träffa deltagarna ibland men inte vill lägga upp hela kursen fysiskt, kan du välja ett hybridupplägg. Med blandat lärande kombinerar du det bästa från två världar, vissa moment sker i klassrum, andra online.

Sätt ramarna direkt från start

Inled gärna med en introduktionsträff eller en kort orientering för att tydligt sätta förväntningarna. Den första sessionen bör innehålla en vänlig men tydlig genomgång av:

• Vilket engagemang som krävs av deltagarna

• Vad som gäller under sessionerna, till exempel vid frågor eller när mikrofonen ska vara av/på.

• Vad deltagaren ska göra vid teknikstrul (exempelvis svajig uppkoppling).

• Hur man använder plattformens funktioner, som att ”räcka upp handen” digitalt.

• Tips om att stänga andra fönster för bättre fokus och stabilare uppkoppling.

Skapa varierat digitalt utbildningsmaterial

Distansmaterial behöver inte vara tråkigt, tvärtom! Du har tillgång till fler format än i ett klassrum, och variation är ofta nyckeln till engagemang.

Fundera på att kombinera olika inlärningsformat, exempelvis:

• Videoföreläsningar.

• Videodemonstrationer.

• Presentationer och demos.

• Slide decks.

• Nedladdningsbara arbetsblad.

• Ljudbaserat material.

• Praktiska övningar och diskussioner.

Med ett LMS (Learning Management System) kan du enkelt ladda upp, kombinera och distribuera alla dessa filer och format.

Kom ihåg: det viktigaste är att materialet fungerar för dina deltagare. Anpassa innehåll och format efter deras förutsättningar och uppmärksamhetsspann. Med rätt verktyg kan du också följa upp resultat, justera innehållet och skapa utbildningar som faktiskt ger effekt.

Välj en digital lärplattform

Att manuellt skapa och hantera distansutbildning i stor skala är både tidskrävande och krångligt. Med en digital utbildningsplattform får du ut det mesta av distansupplägget – alla verktyg samlade i ett och samma gränssnitt. Ett populärt val är ett LMS.

Ett Learning Management System (LMS) ger dig ett komplett ramverk för att hantera distansutbildning. Du får verktyg för att snabbt skapa kurser från grunden, hantera kursinnehåll och uppdatera material med bara några klick.

Onlineplattformar som Easy LMS gör det enkelt att bygga upp en välstrukturerad utbildning som både engagerar och levererar resultat. Du kan dessutom följa deltagarnas framsteg med hjälp av inbyggd rapportering och se vilket innehåll som faktiskt ger bäst effekt. Allt du behöver för att skapa, driva och förbättra din distansutbildning, på ett och samma ställe.

Mät framgångar

När du har lanserat din utbildning är det viktigt att mäta effekten. Börja med att utvärdera med hjälp av:

• Resultat från kunskapstester

• Enkäter efter avslutad kurs

• Gruppdiskussioner eller feedbacksamtal

• Före- och eftermätningar i form av tester eller frågeformulär

Efter utbildningen vill de flesta företag kunna utvärdera hur medarbetarnas prestationer förändrats. Det kan såklart skilja sig mellan branscher, men vanligtvis tittar man på:

• Ökad produktivitet

• Bättre ROI (avkastning på investeringen)

• Minskade fel eller misstag i det dagliga arbetet

Vissa organisationer använder även mer avancerade modeller, som exempelvis Phillips ROI-modellen, för att koppla utbildningens kostnader direkt till konkreta resultat.

Titta på vilka analysmöjligheter som erbjuds i det verktyg du använder, eller planerar att använda, och välj de som matchar era utbildningsmål. En tydlig uppföljning ger dig inte bara insikt, utan hjälper dig också att förbättra utbildningen löpande.

Så hanterar du utmaningarna med distansutbildning för medarbetare

Du kanske vid det här laget undrar hur genomförbar distansutbildning egentligen är. Om du inte har så mycket erfarenhet ännu kan alla fördelar vi har gått igenom låta nästan för bra för att vara sanna.

Och det är en rimlig invändning.

För visst finns det en hake. All utbildning på distans kommer med vissa utmaningar som inte är lika vanliga vid traditionell utbildning på plats. Därför är det viktigt att förstå vilka de vanligaste utmaningarna är och hur du kan övervinna dem.

Hur får jag medarbetare på distans att känna sig mer delaktiga?

Studier visar konsekvent att brist på samhörighet är den största nackdelen med distansarbete

En av de största utmaningarna med distansarbete – och därmed även distansutbildning – är känslan av isolering. Enligt en undersökning från Pew Research 2023 är just förlorad kontakt med kollegor det som påverkar människor mest negativt av att arbeta på distans. Samma typ av avstånd gäller även för utbildning. Deltagare är mer frånkopplade från varandra, vilket kan göra det svårare att skapa engagemang och gemenskap.

Det är därför det är så värdefullt att skapa tillfällen för liveinteraktioner under utbildningstillfällena. Genom att dela in deltagare i mindre grupper för olika övningar och diskussioner ökar du deras möjlighet att prata med varandra och knyta kontakter.

Verktyg som Slack, Trello eller liknande kan med fördel användas för att kombinera grupparbeten med socialt lärande. När kollegor får samarbeta kring uppgifter och diskutera kursinnehåll ökar känslan av att lära tillsammans. En mer personlig upplevelse gör också att fler blir motiverade att delta aktivt.

Hur håller man produktiviteten uppe hos medarbetare på distans?

En av de största utmaningarna med distansutbildning (och distansarbete i stort) är alla distraktioner. Som utbildare har du liten eller ingen kontroll över vad som händer i deltagarnas hemmiljö. Men med rätt verktyg för distansutbildning kan du ändå behålla deras fokus.

Ett första steg är att uppmuntra till kommunikation deltagarna emellan, gärna enligt metoderna vi gått igenom tidigare.

Du kan också planera engagerande övningar eller interaktiva moment som gör att deltagarna verkligen deltar aktivt. Gamification och nano learning är två effektiva metoder för att skapa fokus mitt i vardagens distraktioner. Kortformat = bättre fokus!

Ett annat knep är att kommunicera ofta. Det kan kännas ovant att “överkommunicera”, men det handlar inte om att vara påträngande, snarare om att hålla utbildningen levande. En rolig övning, en kort påminnelse eller ett tips som knyter an till kursens innehåll kan göra stor skillnad.

Var också tydlig redan från start med vad du förväntar dig. Inled gärna med en introduktionssession där du på ett vänligt men tydligt sätt går igenom vad utbildningen kräver i tid och engagemang. Om någon deltagare inte kan prioritera sin närvaro påverkar det inte bara deras eget resultat, utan även resten av gruppen och din roll som utbildare.

Hur hanterar man de oundvikliga avbrotten?

En annan vanlig utmaning är tekniska problem. Alla har inte rätt utrustning hemma, och ibland räcker det med en dålig wifi-uppkoppling eller en datoruppdatering för att skapa kaos.

En del deltagare har aldrig lärt sig använda mikrofoner eller sin webbkamera. Andra har glömt lösenordet, tappat bort länken till lektionen eller har inte tillgång till rätt webbläsare. Dessa problem är inte alltid deltagarnas fel, men de påverkar hela upplevelsen.

Även små problem som glömda lösenord och borttappade länkar dyker upp hela tiden. Eller så har kontoren långsamt Wi-Fi, vilket är ett problem som ligger utanför din praktikants kontroll.

Därför är det viktigt att jobba förebyggande redan från början:

• Gå igenom de vanligaste tekniska problemen under kursens introduktion och visa hur de kan lösas.

• Ha en dedikerad kontaktperson eller ett enkelt supportsystem där deltagarna snabbt kan få hjälp.

• Se till att allt utbildningsmaterial finns tillgängligt i god tid och i flera olika format, så att deltagarna kan hitta det på olika sätt om tekniken strular.

Easy LMS är skapat för att förenkla och förbättra alla aspekter av din distansutbildning

Den bästa plattformen för personalutbildning på distans

Den bästa utbildningsplattformen är den som matchar just ditt företags behov. Genom att utgå från dina vanligaste utbildningsscenarier och välja en lösning med bevisat goda resultat, lägger du grunden för framgång.

Easy LMS är särskilt utvecklat för att förenkla och förbättra all form av digital utbildning. Med medarbetarutbildning i fokus har vi skapat Easy LMS Academy, en komplett lösning för att bygga, genomföra, analysera och optimera distansutbildning.

Vår användarvänliga online course builder gör det enkelt att skapa engagerande utbildningar. Du kan ladda upp flera typer av media och påbörja onboarding eller utbildning av medarbetare på nolltid.

Redo att ta din utbildning till nästa nivå? Testa Easy LMS och skapa en effektiv distansutbildning som verkligen fungerar.

Användbara resurser

• Ungefär en tredjedel av amerikanska arbetstagare som kan arbeta hemifrån gör det nu på heltid

• Vad är distansutbildning och hur fungerar det?

• Bästa praxis för att utbilda distansanställda (2025)