Wybór systemu LMS do szkoleń dla klientów: praktyczny przewodnik

Czym jest system LMS przeznaczony do szkoleń dla klientów?

System LMS przeznaczony do edukacji klientów to oprogramowanie, które umożliwia tworzenie, realizację oraz monitorowanie szkoleń dla osób spoza Państwa organizacji. Uczestnikami tych szkoleń są zazwyczaj Państwa klienci lub pracownicy Państwa klientów. Zarządzają Państwo ich kursami, wynikami egzaminów oraz certyfikatami z jednego miejsca.

Podczas rozmów z dostawcami mogą Państwo również natknąć się na termin „rozszerzone przedsiębiorstwo”. Jest to termin używany przez wielu dostawców systemów LMS w odniesieniu do szkoleń przeznaczonych dla odbiorców spoza Państwa firmy, w tym dla klientów. Jeśli dostawca oferuje rozwiązanie „rozszerzone przedsiębiorstwo” jako oddzielny pakiet, proszę zapytać, co obejmuje i ile kosztuje, ponieważ często właśnie w nim znajdują się funkcje związane ze szkoleniami dla klientów.

Czym różni się edukacja klientów od szkoleń pracowników

Na pierwszy rzut oka oba rodzaje szkoleń obejmują kursy, quizy i certyfikaty. Różnica polega na tym, kim są uczestnicy szkoleń i kto powinien mieć wgląd w wyniki:

Właśnie ten ostatni wiersz wyjaśnia, dlaczego standardowy wewnętrzny system LMS często ma trudności ze szkoleniem klientów: został stworzony z myślą o jednej organizacji, a nie o wielu.

Kto korzysta z systemu LMS do szkoleń klientów?

Większość artykułów na ten temat zakłada, że są Państwo dużą firmą programistyczną. W praktyce jednak z systemu LMS do szkolenia klientów korzystają dwie zupełnie różne grupy, a ich potrzeby pokrywają się w większym stopniu, niż mogłoby się wydawać.

Firmy produkujące oprogramowanie

Firmy te szkolą klientów w zakresie korzystania z własnego produktu. Proszę pomyśleć o wdrażaniu nowych użytkowników, wyjaśnianiu nowych funkcji po aktualizacji lub certyfikowaniu użytkowników, którzy na co dzień pracują z danym produktem. Celem jest, aby klienci korzystali z produktu poprawnie i pewnie, bez konieczności dzwonienia do działu wsparcia technicznego z każdym pytaniem.

Dostawcy szkoleń i firmy konsultingowe

W przypadku dostawców szkoleń klientem jest organizacja, a uczestnikami szkoleń – pracownicy tej organizacji. Dostawca może prowadzić szkolenia z zakresu bezpieczeństwa lub zgodności z przepisami dla 10 firm klienckich jednocześnie. Każdy klient oczekuje własnej grupy uczestników, własnych wyników oraz potwierdzenia, że jego pracownicy zdali szkolenie. W idealnym przypadku klient może sprawdzić te wyniki bez konieczności zwracania się o raport.

Niezależnie od tego, do której grupy Państwo należą, system LMS pomaga Państwu osiągnąć ten sam cel: szkolić osoby spoza Państwa organizacji na dużą skalę i udowodnić, że szkolenie przyniosło efekty. Oto, dlaczego ma to znaczenie.

Dlaczego warto korzystać z systemu LMS do szkoleń dla klientów?

Można szkolić klientów bez systemu LMS. Wiele firm zaczyna od rozmów telefonicznych, plików PDF i nagranych webinarów. System LMS jest opłacalny, gdy zależy Państwu na szkoleniach spójnych i mierzalnych, które nie zwiększają Państwa obciążenia pracą wraz z każdym nowym klientem. Przyjrzyjmy się kilku korzyściom bardziej szczegółowo.

Klienci szybciej dostrzegają rezultaty

Ustrukturyzowany kurs wprowadzający prowadzi nowych klientów przez podstawowe zagadnienia w ustalonej kolejności, w tempie dostosowanym do ich potrzeb. Nie muszą oni czekać na wolny termin rozmowy telefonicznej ani radzić sobie samodzielnie. Niezależnie od tego, czy zakupili Państwa oprogramowanie, czy program szkoleniowy dla swojego zespołu, zaczynają z niego korzystać szybciej.

Państwa zespół odpowiada na mniej powtarzających się pytań

Wiele zapytań kierowanych do działu wsparcia to te same pytania zadawane przez różne osoby. Gdy odpowiedź znajduje się w krótkim kursie lub module, klienci mogą ją znaleźć samodzielnie. Państwa zespoły wsparcia i obsługi klienta mają wówczas więcej czasu na pytania wymagające osobistej interwencji.

Każdy klient otrzymuje szkolenie o tej samej jakości

Gdy szkolenia zależą od poszczególnych trenerów lub opiekunów klienta, ich treść i poziom szczegółowości są zróżnicowane. System LMS zapewnia każdemu klientowi te same kursy, te same egzaminy i ten sam standard. Ta spójność ma jeszcze większe znaczenie, gdy szkolą Państwo klientów w kilku krajach lub w różnych językach.

Można udowodnić, że szkolenie przyniosło efekty

Sama obecność nie świadczy o tym, czy dana osoba zrozumiała materiał. Świadczą o tym wyniki egzaminów, wskaźniki ukończenia szkoleń oraz certyfikaty. Dla dostawców szkoleń ten dowód jest często częścią tego, za co płacą klienci.

Szkolenia rozwijają się bez konieczności powiększania zespołu

Gdy kurs zostanie już opracowany, sprawdza się zarówno w przypadku dziesięciu, jak i tysiąca klientów. Poświęcają Państwo czas na ulepszanie treści zamiast na powtarzanie tej samej sesji.

Korzyści te ujawniają się dopiero wtedy, gdy obecne podejście zaczyna Państwa hamować, co prowadzi nas do sygnałów ostrzegawczych.

Oznaki, że działania edukacyjne skierowane do klientów wykraczają już poza e-maile i webinaria

Rzadko zdarza się, by w jednym konkretnym momencie stało się oczywiste, że potrzebują Państwo systemu LMS. Najczęściej są to drobne frustracje, które się kumulują. Jeśli rozpoznają Państwo co najmniej dwa z poniższych symptomów, nadszedł czas, aby rozważyć wdrożenie odpowiedniej platformy.

• Wdrażanie nowych klientów zajmuje całe dni. Państwo lub Państwa zespół przeprowadzają tę samą sesję wprowadzającą dla każdego klienta.

• Dział wsparcia co tydzień odpowiada na te same podstawowe pytania. Klienci nie przyswajają podstawowych informacji podczas obecnych szkoleń.

• Nie są Państwo w stanie stwierdzić, kto zrozumiał treść szkolenia. Wiedzą Państwo, kto w nim uczestniczył, ale nie wiedzą Państwo, kto potrafi wykorzystać zdobytą wiedzę w praktyce.

• Klienci proszą o dowody. Klienci chcą sprawdzić, którzy z ich pracowników ukończyli szkolenie i zdali egzamin, a Państwo muszą nieustannie ręcznie tworzyć dla nich raporty.

• W obiegu krążą przestarzałe materiały. Państwa produkt lub treści uległy zmianie, ale wciąż udostępniany jest plik PDF z zeszłego roku.

• Pozyskują Państwo nowych klientów szybciej, niż są Państwo w stanie ich przeszkolić. Nowi klienci muszą czekać na wolny termin szkolenia, zanim będą mogli rozpocząć pracę.

Jeśli powyższe sytuacje brzmią znajomo, kolejnym krokiem jest ustalenie, które funkcje pozwolą je rozwiązać.

Funkcje, na które należy zwrócić uwagę w systemie LMS przeznaczonym do szkoleń klientów

Większość platform LMS umożliwia prowadzenie kursów i quizów. Różnice ujawniają się w tym, jak dobrze radzą sobie one z zewnętrznymi uczestnikami szkoleń: wieloma odrębnymi klientami, wynikami, które ci klienci mogą przeglądać, oraz treściami, które często ulegają zmianom. Oto funkcje, na które warto zwrócić uwagę.

Oddzielne, spersonalizowane środowisko dla każdego klienta

Każdy klient lub grupa docelowa powinna mieć własną przestrzeń z własnymi uczestnikami, kursami i wynikami. Klienci nie powinni mieć możliwości wzajemnego widzenia się, a Państwo nie powinni Państwo potrzebować osobnego konta dla każdego z nich. W Easy LMS każdy klient otrzymuje własną akademię: portal typu white label z własnym brandingiem i niestandardowym adresem URL. Wszystkimi akademiami zarządzają Państwo z jednego centralnego konta.

Raporty, do których klienci mają samodzielny dostęp

Jeśli każda aktualizacja postępów wiąże się z eksportowaniem arkusza kalkulacyjnego i wysyłaniem go pocztą elektroniczną, sporządzanie raportów szybko staje się pracą na pół etatu. Proszę szukać rozwiązań, dzięki którym klienci mają dostęp do raportów zawsze, gdy ich potrzebują. Dla dostawców szkoleń jest to często cecha, którą klienci cenią najbardziej. Easy LMS zapewnia klientom dostęp na żądanie do raportów dotyczących ich własnych wyników.

Testy wskazujące braki w wiedzy

Wynik pozytywny lub negatywny dostarcza pewnych informacji, ale nie wskazuje, co należy poprawić. Poszukaj egzaminów, w których można pogrupować pytania według tematów, aby sprawdzić, z jakimi zagadnieniami uczniowie mają trudności. Easy LMS umożliwia kategoryzowanie pytań egzaminacyjnych w celu wykrycia luk w wiedzy oraz automatycznie zajmuje się ocenianiem i wydawaniem certyfikatów.

Treści, które można szybko ponownie wykorzystać i zaktualizować

Produkty ulegają zmianom, przepisy się zmieniają, a Państwa szkolenia muszą za tym nadążać. Chcą Państwo zaktualizować kurs tylko raz, a zmiana ma obowiązywać wszędzie tam, gdzie jest on wykorzystywany. W Easy LMS tworzą Państwo kursy bez kodowania, ponownie wykorzystują je w różnych akademiach oraz przesyłają istniejące materiały, w tym pakiety SCORM.

Wiele języków

Jeśli szkolą Państwo klientów w więcej niż jednym kraju, powinni oni mieć możliwość nauki w swoim własnym języku. Proszę sprawdzić zarówno treść kursu, jak i interfejs użytkownika. Easy LMS obsługuje 24 języki dla uczestników.

Ochrona danych

Przechowują Państwo dane osobowe osób, które nie są Państwa pracownikami, a czasem pochodzą z innych firm. Proszę sprawdzić, gdzie dane są przechowywane i jakie standardy spełnia dostawca. Easy LMS jest zgodny z RODO i posiada certyfikat ISO 27001, a dane są przechowywane na serwerach w Europie.

Model cenowy dostosowany do potrzeb uczestników zewnętrznych

Ceny ustalane na użytkownika sprawdzają się, gdy dokładnie znają Państwo liczbę swoich pracowników. W przypadku klientów liczba ta ulega ciągłym zmianom, a każdy nowy uczestnik szkolenia powoduje wzrost rachunku. Stała opłata z nieograniczoną liczbą uczestników pozwala zachować przewidywalność kosztów w miarę rozwoju firmy – właśnie w ten sposób Easy LMS ustala ceny swoich planów.

Odpowiednie funkcje stanowią dobry punkt wyjścia. To, jakie korzyści z nich wyniesie, zależy od tego, jak zorganizują Państwo szkolenia.

Jak korzystać z systemu LMS do edukacji klientów – krok po kroku

Korzystanie z systemu LMS do edukacji klientów sprowadza się do ośmiu kroków: wyznaczenie celu, pogrupowanie uczestników, dostosowanie szkolenia do ścieżki klienta, stworzenie krótkich modułów, dodanie testów, skonfigurowanie dostępu dla poszczególnych klientów, udostępnianie wyników oraz ciągłe doskonalenie. Oto, na czym polega każdy z tych kroków.

1. Zdecyduj, jak wygląda sukces

Zacznij od pożądanego rezultatu, a nie od samych kursów. Wybierz jeden lub dwa wskaźniki, które można monitorować, takie jak mniejsza liczba zapytań do działu wsparcia po wdrożeniu, wyższy odsetek osób, które zdały egzamin, lub skrócenie czasu do pierwszego użycia. W przypadku dostawców szkoleń sukces często definiuje klient: określony odsetek osób, które zdały egzamin, lub uzyskanie certyfikatu przez wszystkich pracowników przed upływem terminu.

2. Podziel uczestników szkolenia na grupy

Nie każdy uczestnik szkolenia potrzebuje takiego samego szkolenia. Proszę pogrupować ich według organizacji klienta, pełnionej funkcji lub poziomu doświadczenia. Administrator potrzebuje innej wiedzy niż użytkownik końcowy, a nowo zatrudniony pracownik wymaga innego szkolenia niż osoba z wieloletnim doświadczeniem.

3. Dostosuj szkolenia do ścieżki klienta

Zastanów się, co klienci muszą wiedzieć na każdym etapie. Nowi klienci potrzebują wdrożenia. Aktywni klienci potrzebują szkoleń dotyczących funkcji, z których jeszcze nie korzystali. Wszyscy potrzebują aktualizacji, gdy coś się zmienia. Doświadczeni użytkownicy lub partnerzy mogą chcieć uzyskać certyfikat.

4. Twórz krótkie moduły na podstawie materiałów, które już posiadają Państwo

Prawdopodobnie dysponują Państwo większą ilością treści, niż się Państwu wydaje: artykuły pomocy, nagrane prezentacje demonstracyjne, zestawy slajdów lub istniejące pliki SCORM. Proszę przekształcić je w krótkie moduły, z których każdy trwa kilka minut. Klienci chętniej ukończą krótki moduł niż długi kurs.

5. Dodaj testy sprawdzające

W kluczowych momentach dodaj krótkie quizy, aby uczestnicy mogli na bieżąco sprawdzać swoje zrozumienie materiału. Tam, gdzie istotne jest potwierdzenie wiedzy, zakończ moduł egzaminem i certyfikatem. Pogrupuj pytania według tematów, aby wyniki wskazywały, które zagadnienia wymagają większej uwagi.

6. Skonfiguruj dostęp dla poszczególnych klientów

Jest to etap, który nabywcy często nie doceniają. Proszę zdecydować, w jaki sposób uczestnicy uzyskają dostęp: poprzez zaproszenie e-mailowe, link na Państwa stronie internetowej lub stronę samodzielnej rejestracji. Proszę określić, jak długo będzie trwał dostęp oraz co się stanie, gdy klient zrezygnuje. Proszę zapewnić każdej organizacji klienta własne środowisko, tak aby uczestnicy i wyniki pozostawali oddzieleni.

7. Udostępnij wyniki swoim klientom

Udostępnij wyniki osobom, które ich potrzebują. Osoba odpowiedzialna za szkolenia u klienta chce wiedzieć, kto ukończył dane szkolenie, kto zdał egzamin, a kto nadal wymaga przypomnienia. Gdy mogą to sprawdzić samodzielnie, oszczędzają Państwo czas, a oni bardziej ufają wynikom.

8. Przeanalizuj wyniki i zaktualizuj szkolenie

Proszę sprawdzić, które pytania uczestnicy szkolenia najczęściej odpowiadają błędnie. Wskazuje to na niejasne treści lub część Państwa produktu lub tematu, która jest trudna do zrozumienia. Proszę zaktualizować kurs i upewnić się, że wszyscy otrzymają nową wersję.

Kroki te działają w ten sam sposób, niezależnie od tego, czy szkolą Państwo klientów w zakresie obsługi oprogramowania, czy też szkolą Państwo pracowników klienta. Różnica polega na tym, kim jest klient i jakie informacje musi otrzymać.

Jak wybrać najlepszą platformę LMS do szkoleń dla klientów

Nie ma jednej najlepszej platformy LMS do edukacji klientów. Właściwy wybór zależy od kilku czynników. Przed porównaniem poszczególnych dostawców warto zacząć od rodzaju platformy.

Trzy rodzaje platform i dla kogo są odpowiednie

Większość platform, z którymi się Państwo spotkają, należy do jednej z trzech grup.

Easy LMS należy do trzeciej grupy. Został stworzony z myślą o zespołach, które szkolą klientów i poszukują platformy, z której cały zespół będzie mógł korzystać bez konieczności wielotygodniowej konfiguracji.

Pytania, które należy zadać podczas prezentacji

Każdy dostawca zapewni Państwa, że jego platforma odpowiada Państwa potrzebom. Poniższe pytania pomogą Państwu to sprawdzić podczas prezentacji lub bezpłatnego okresu próbnego:

• Czy opłata naliczana jest za każdego uczestnika szkolenia i jak zmienia się cena w miarę dodawania kolejnych klientów?

• W jaki sposób mogę zapewnić każdej organizacji klienta oddzielny dostęp i oddzielne wyniki?

• Czy moi klienci mogą przeglądać własne raporty bez mojej pomocy?

• Ile czasu zajmuje aktualizacja kursu po wprowadzeniu zmian w produkcie?

• Co obejmuje pojęcie „rozszerzonego przedsiębiorstwa” i czy wiąże się to z dodatkowymi kosztami?

• Czy podczas okresu próbnego mogę przetestować platformę z wykorzystaniem własnych treści?

Odpowiedzi na te pytania szybko pokażą Państwu, które platformy zostały stworzone z myślą o szkoleniu klientów, a które są jedynie rozszerzeniem wewnętrznego systemu LMS. Jeśli są Państwo niewielkim zespołem szkolącym kilku klientów, oto jak Easy LMS odpowiada na te pytania.

Szkol swoich klientów z Easy LMS

Easy LMS zapewnia małym zespołom to, czego potrzebuje edukacja klientów: oddzielną akademię dla każdego klienta, wyniki, które klienci mogą samodzielnie sprawdzać, oraz cenę, która pozostaje niezmienna niezależnie od liczby dodawanych uczestników. Bez długotrwałej konfiguracji korporacyjnej, bez opłat za użytkownika.

Zespoły produktowe i dostawcy szkoleń zapewniają każdemu klientowi akademię z brandingiem, posiadającą własny adres URL, uczestników oraz raporty. Klienci mogą śledzić postępy swoich pracowników w dowolnym momencie, bez konieczności zwracania się do Państwa o pomoc. Wystarczy jednokrotnie zaktualizować kurs, a każda akademia otrzyma nową wersję, a certyfikaty są wydawane automatycznie po zdaniu egzaminu.

Ponadto Państwa dane są przechowywane na serwerach w Europie, zgodnych z RODO i posiadających certyfikat ISO 27001.

Zobacz, jak to działa z Państwa własnymi treściami: rozpocznij bezpłatny okres próbny – nie jest wymagana karta kredytowa – lub umów się na 30-minutową prezentację.