Como formar novos funcionários: Um guia passo-a-passo

Porque é que a formação de novos funcionários é mais importante do que nunca

Quando alguém entra numa nova função, está ansioso por aprender. Mas sem uma orientação adequada, é fácil que esse entusiasmo se transforme em confusão. Um processo de formação estruturado dá aos novos contratados a clareza de que necessitam para começarem bem. Também mantém a sua organização protegida, especialmente quando estão em causa regras de conformidade ou de segurança.

Uma formação eficaz conduz a:

• Tempo de arranque mais rápido.

• Menos erros ou retrabalho.

• Maior satisfação e taxa de retenção dos funcionários.

• Maior confiança dos clientes.

• Melhor desempenho a longo prazo.

Mas a formação de novos funcionários não se limita a ensinar tarefas

É também a sua oportunidade de apresentar a cultura da empresa, os valores, as expectativas, os estilos de comunicação e as "regras não escritas" que ajudam as pessoas a orientarem-se no seu novo local de trabalho. Quando os novos contratados compreendem não só o que devem fazer, mas também como a sua organização funciona, ganham rapidamente confiança e sentem-se integrados.

Isto é importante porque os empregados que se sentem ligados - social, cultural e operacionalmente - têm muito mais probabilidades de ficar. Uma formação eficaz reforça a retenção de colaboradores, reduz os custos de rotação e cria uma experiência mais harmoniosa para todos os envolvidos.

E antes de poder ministrar esse tipo de formação significativa, é útil compreender o que é que normalmente impede a sua realização.

Desafios comuns que impedem a formação eficaz de novos funcionários

Não é o único se a sua formação por vezes parece um pouco confusa. Muitas organizações dependem de uma manta de retalhos de PDFs, e-mails, apresentações e reuniões de última hora. Funciona... até deixar de funcionar.

Alguns dos desafios mais conhecidos incluem:

Informações inconsistentes

Um formador diz uma coisa, outro formador diz outra diferente e, de repente, todos têm a sua própria versão de "como as coisas são feitas". E é exatamente isso que causa erros que afectam não só a confiança do novo contratado, mas também a sua produtividade.

Não existe um local central para aprender

As novas contratações perdem frequentemente tempo à procura de ficheiros, ligações ou diapositivos desactualizados que se encontram dispersos por várias plataformas. Quando a informação está em todo o lado e em lado nenhum, as pessoas perdem tempo, sentem-se frustradas e, muitas vezes, perdem passos importantes. Além disso, a formação é inconsistente, o que pode afetar a confiança e abrandar a sua capacidade de contribuir.

Sobrecarga de rastreio manual

Procurar conclusões, avaliar questionários ou enviar lembretes consome demasiado tempo aos administradores. Quando as equipas dependem de folhas de cálculo ou de acompanhamentos manuais, a formação torna-se lenta, propensa a erros e quase impossível de gerir de forma consistente. Esta carga administrativa constante também desvia a atenção da melhoria da própria formação.

Resultados difíceis de comprovar

Não se pode melhorar o que não se pode medir. Sem dados, é difícil mostrar aos clientes (ou às partes interessadas internas) que a formação está realmente a funcionar. Isto torna mais difícil justificar o tempo investido, garantir a adesão ou identificar onde os alunos precisam de mais apoio. O resultado é que a formação se torna mais um jogo de adivinhação do que um processo estratégico.

Escalabilidade zero.

À medida que a sua empresa ou base de clientes cresce, os métodos de formação antigos não conseguem acompanhar. O que funciona para cinco novas contratações rapidamente se desmorona sob o peso de cinquenta. Sem um sistema escalável, arrisca-se a ter experiências de integração inconsistentes, formadores sobrecarregados e formandos frustrados - tudo isto atrasa o crescimento e reduz a qualidade do seu serviço.

Felizmente, há uma forma melhor, que traz consistência e calma a todo o processo.

Como é que um sistema de gestão da aprendizagem pode ajudar

Um sistema de gestão de aprendizagem (LMS) centraliza a sua formação, para que tudo seja armazenado num local acessível. No entanto, o Easy LMS foi especialmente concebido para equipas que necessitam de um software simples e intuitivo sem o preço elevado ou a complexidade das ferramentas empresariais de maior dimensão.

Eis como alivia a sua carga de trabalho:

Um centro de formação único

Tudo o que os seus alunos precisam - vídeos, cursos, documentos, exames - está disponível em um só lugar. Acabou-se o "Onde é que está esse link?

Portais personalizados para clientes ou departamentos

Criar academias separadas para cada grupo, cada uma com a sua própria marca e percursos de formação.

Fácil configuração de conteúdos

Carregue materiais existentes ou crie novos cursos diretamente na plataforma. Não precisa de ter conhecimentos técnicos para o fazer.

Avaliações e certificados automáticos

Certifique-se de que os alunos compreendem verdadeiramente o conteúdo e recompense-os com certificados de marca instantaneamente.

Relatórios em tempo real

Veja quem está a progredir, quem está bloqueado e onde a própria formação pode precisar de ser melhorada. Os nossos relatórios são visuais e fáceis de interpretar.

Projetado para uso diário

Os administradores mantêm-se organizados. Os alunos mantêm-se concentrados. Toda a gente fica feliz.

Pense no Easy LMS como o seu colega de equipa nos bastidores, aquele que mantém tudo organizado para que se possa concentrar em dar uma excelente formação e não em gerir folhas de cálculo.

Vamos agora ver o que é, na prática, uma formação eficaz.

Um guia passo a passo para a formação de novos funcionários

A formação de novos funcionários não se limita a mostrar-lhes como fazer as tarefas do seu trabalho. Um bom programa também aborda a cultura da empresa, as normas de comunicação, as ferramentas que vão utilizar e as expectativas que têm de satisfazer durante as primeiras semanas. Por outras palavras, a formação é o onboarding: é toda a experiência que ajuda a pessoa a sentir-se preparada, incluída e preparada para o sucesso.

A formação de novos funcionários não precisa de ser complicada. Com o processo certo, torna-se um fluxo de trabalho repetível e fiável que pode ser melhorado ao longo do tempo. Tendo isso em mente, eis como criar um processo de formação estruturado que abranja tudo o que os seus novos contratados necessitam.

Passo 1: Começar com uma auditoria das necessidades de formação

Antes de criar um único curso, pare um pouco para perceber o que os seus novos contratados realmente precisam. Está a preencher lacunas de conhecimento? A garantir a conformidade? Ensinar sistemas complexos ou tarefas simples?

Para as empresas de consultoria e os prestadores de formação, este passo é natural. Trata-se de alinhar a formação com os objectivos dos seus clientes. Mas mesmo a nível interno, uma breve auditoria torna tudo o resto mais fácil.

Quando souber o objetivo da formação, pode começar a moldar o conteúdo.

Passo 2: Crie ou carregue o seu conteúdo de formação

Agora é altura de reunir os seus materiais. Talvez já tenha vídeos, manuais, diapositivos ou procedimentos operacionais padrão prontos a utilizar. Ótimo, pode carregar tudo isso no Easy LMS.

Em alternativa, se preferir criar novos conteúdos de raiz, o course builder facilita a combinação de texto, imagens, vídeo e elementos interactivos. A chave é manter os conteúdos claros, cativantes e relevantes para as tarefas que o funcionário irá realizar todos os dias.

Com o conteúdo pronto, é altura de o estruturar.

Passo 3: Organizar tudo num percurso de aprendizagem claro

As pessoas aprendem melhor quando o percurso parece lógico. Em vez de colocar os novos contratados numa grande pasta de materiais misturados, divida a formação num percurso passo a passo.

Por exemplo:

1. Bem-vindos e visão geral da empresa.

2. Políticas e conformidade.

3. Processos específicos do trabalho.

4. Ferramentas e sistemas.

5. Certificações de segurança ou baseadas em funções.

6. Avaliação final.

Inclua elementos culturais no seu percurso de aprendizagem, como a forma como as equipas colaboram, como as decisões são tomadas e a quem os novos contratados podem recorrer para obter ajuda. Isto dá às pessoas uma visão mais completa de como ter sucesso na sua função. Mesmo módulos breves sobre normas de comunicação ou valores da empresa podem fazer uma diferença significativa na confiança que os colaboradores sentem desde o início.

Com o seu percurso de aprendizagem pronto, o passo seguinte é convidar os seus novos empregados e ajudá-los a começar.

Passo 4: Atribuir novos funcionários e dar-lhes acesso

É aqui que o processo se torna refrescantemente prático. Basta adicionar alunos e estes receberão acesso imediato ao seu portal. Não é necessário andar atrás de ninguém.

Assim que os alunos começam, passam naturalmente para o passo seguinte.

Passo 5: Avaliar os seus conhecimentos e celebrar os seus progressos

As avaliações não se destinam apenas a assinalar os campos. São uma oportunidade para aumentar a confiança. Quando os novos contratados se vêem a progredir e a obter certificados ao longo do processo, sentem-se mais capazes e apoiados. Esta sensação de realização precoce é um fator importante de retenção, especialmente nos primeiros 90 dias.

Melhor ainda, o Easy LMS classifica tudo automaticamente e atribui certificados no local. Isto é especialmente útil para funções que exigem muita conformidade ou para fornecedores de formação que precisam de fornecer provas tangíveis de resultados aos clientes.

Agora que os alunos concluíram o seu percurso, pode utilizar os seus resultados para melhorar a formação de grupos futuros.

Fase 6: Acompanhar os progressos e detetar oportunidades de melhoria

Como administrador, o seu painel de controlo torna-se o seu centro de comando. Verá:

• Quem já terminou.

• Quem precisa de ajuda.

• Quais os tópicos que causam mais dificuldades.

• Como é que diferentes grupos ou clientes se comparam.

• Onde é necessário aperfeiçoar o conteúdo.

Este tipo de visibilidade ajuda-o a obter melhores resultados tanto para a sua organização como para os seus clientes. E com estes conhecimentos em mãos, está pronto para o passo final.

Passo 7: Melhorar e fazer evoluir o seu treino ao longo do tempo

A formação não é uma atividade do tipo "definir e esquecer". Cada ronda de resultados dá-lhe uma imagem mais clara do que está a funcionar e do que precisa de ser ajustado.

Talvez um módulo precise de ser reformulado. Talvez os alunos queiram mais exemplos. Talvez um novo regulamento exija conteúdo atualizado. O Easy LMS torna simples ajustar, expandir ou reorganizar a sua formação sem começar do zero.

E é essa a vantagem de um sistema de formação bem concebido: adapta-se à medida que a sua empresa cresce.

Melhores práticas úteis para a formação de novos funcionários

Uma boa formação combina competências práticas com clareza, cultura e apoio contínuo. O objetivo não é apenas ensinar tarefas, mas ajudar os novos contratados a compreender o panorama geral de como a sua organização funciona, como se enquadram e como podem ter sucesso a longo prazo.

Embora cada organização seja diferente, alguns princípios tendem a beneficiar toda a gente:

• Mantenha o conteúdo do tamanho de uma mordida: Módulos mais curtos ajudam os alunos a absorver mais sem se sentirem sobrecarregados.

• Misture formatos para manter as coisas interessantes: Vídeos, questionários e exemplos baseados em cenários adicionam variedade e envolvimento.

• Combine o treinamento digital com o suporte humano: Os check-ins e os momentos de perguntas e respostas reforçam o que as pessoas aprenderam online.

• Rever os conteúdos com frequência: Os processos mudam e a formação deve acompanhar.

• Utilizar dados para orientar melhorias: Se muitos alunos tiverem dificuldades com a mesma secção, isso é uma visão valiosa.

Agora que já cobrimos o processo em si, vamos juntar tudo e falar sobre a razão pela qual o Easy LMS é uma combinação tão forte para as equipas que precisam de ferramentas de formação flexíveis e fiáveis.

Porque é que o Easy LMS é a ferramenta certa para a formação de novos funcionários

Para as empresas de consultoria e os fornecedores de formação, o Easy LMS simplifica a oferta de experiências de formação profissionais e de marca para cada cliente, com portais separados e relatórios fáceis de partilhar

Se está pronto para formar novos funcionários de uma forma organizada, escalável e verdadeiramente livre de stress, o Easy LMS foi criado exatamente para isso. Oferece-lhe um local central para criar cursos, orientar os formandos através de um caminho claro, avaliar o seu progresso e provar que a formação está a funcionar - tudo isto sem sistemas complicados ou trabalho administrativo pesado.

Para empresas de consultoria e prestadores de formação, o Easy LMS simplifica a oferta de experiências de formação profissionais e de marca para cada cliente, com portais separados e relatórios fáceis de partilhar. Para as pequenas e médias empresas, transforma a integração num processo repetível e consistente que ajuda os novos funcionários a sentirem-se confiantes desde o primeiro dia.

Quer esteja a formar 5 ou 500 pessoas por mês, o Easy LMS mantém as coisas simples para os administradores e intuitivas para os formandos. Obtém a estrutura de que necessita, os dados que os seus clientes pretendem e a flexibilidade para crescer ao longo do tempo;

Pronto para tornar a formação de novos funcionários mais fácil para todos? Experimente o Easy LMS gratuitamente e veja como a sua integração pode ser suave e eficaz.

Recursos úteis

1. Gallup

2. CNBC

3. Brandon Hall Group