Att välja ett LMS för kundutbildning: en praktisk guide

Vad är ett LMS för kundutbildning?

Ett LMS för kundutbildning är en programvara som låter dig skapa, tillhandahålla och följa upp utbildningar för personer utanför din egen organisation. Deltagarna är vanligtvis dina kunder eller dina kunders medarbetare. Du hanterar deras kurser, provresultat och certifikat på ett och samma ställe.

När du pratar med leverantörer kan du även stöta på begreppet extended enterprise. Det är en term som många LMS-leverantörer använder för utbildning av målgrupper utanför det egna företaget, däribland kunder. Om en leverantör erbjuder extended enterprise som ett separat paket bör du fråga vad som ingår och vad det kostar, eftersom det ofta är där funktionerna för kundutbildning finns.

Så skiljer sig kundutbildning från medarbetarutbildning

Vid första anblicken handlar båda om kurser, kunskapstester och certifikat. Skillnaden ligger i vilka deltagarna är och vem som behöver ta del av resultaten:

Den sista raden förklarar varför ett vanligt LMS för intern utbildning ofta har svårt att hantera kundutbildning: det är byggt för en organisation, inte för många olika organisationer.

Vem använder ett LMS för kundutbildning?

De flesta artiklar om ämnet utgår från att läsaren arbetar på ett stort mjukvaruföretag. I praktiken finns det två ganska olika grupper som använder LMS för att utbilda kunder, och deras behov överlappar mer än man kanske tror.

Produkt- och mjukvaruföretag

Dessa företag utbildar kunder i hur de använder företagets egna produkter. Det kan handla om att introducera nya användare, förklara nya funktioner efter en uppdatering eller certifiera användare som arbetar med produkten dagligen. Målet är att kunderna ska kunna använda produkten korrekt och känna sig trygga med den, utan att behöva kontakta supporten för varje fråga.

Utbildningsleverantörer och konsultföretag

För utbildningsleverantörer är kunden en organisation, medan deltagarna är organisationens medarbetare. En utbildningsleverantör kan exempelvis erbjuda säkerhets- eller regelefterlevnadsutbildningar till tio kundföretag samtidigt. Varje kund vill ha en egen deltagargrupp, tillgång till sina egna resultat och bevis på att medarbetarna har blivit godkända. Helst ska kunden kunna kontrollera resultaten utan att behöva be om en rapport.

Oavsett vilken grupp du tillhör hjälper ett LMS dig att göra samma sak: utbilda personer utanför din egen organisation i stor skala och visa att utbildningen har gett resultat. Här är varför det är viktigt.

Varför använda ett LMS för kundutbildning?

Du kan utbilda kunder utan ett LMS. Många företag börjar med möten, PDF-filer och inspelade webbinarier. Ett LMS blir värdefullt när du vill erbjuda enhetlig och mätbar utbildning utan att arbetsbelastningen ökar för varje ny kund. Låt oss titta närmare på några av fördelarna.

Kunderna ser resultat snabbare

En strukturerad introduktionskurs guidar nya kunder genom grunderna i en bestämd ordning, i deras egen takt. De behöver inte vänta på att boka in ett möte eller försöka lista ut allt på egen hand. Oavsett om de har köpt din programvara eller ett utbildningsprogram för sitt team kan de börja tillämpa sina kunskaper snabbare.

Ditt team får färre repetitiva frågor

Många supportärenden handlar om samma frågor som ställs av olika personer. Om svaret finns i en kort kurs eller modul kan kunderna hitta det själva. Då får dina support- och kundansvariga mer tid över till frågor som kräver personlig hjälp.

Alla kunder får samma utbildningskvalitet

När utbildningen är beroende av enskilda utbildare eller kundansvariga kan både innehåll och detaljnivå variera. Med ett LMS får alla kunder samma kurser, samma prov och samma kvalitetsnivå. Det är särskilt viktigt när du utbildar kunder i flera länder eller på olika språk.

Du kan visa att utbildningen har gett resultat

Närvaro visar inte om någon har förstått innehållet. Provresultat, genomförandegrad och certifikat gör det däremot. För utbildningsleverantörer är sådana bevis ofta en del av det kunderna betalar för.

Du kan skala upp utbildningen utan att utöka teamet

När en kurs väl är skapad fungerar den lika bra för tio kunder som för tusen. Du kan lägga tiden på att förbättra innehållet i stället för att upprepa samma utbildningstillfälle.

Dessa fördelar blir tydliga först när ditt nuvarande arbetssätt börjar begränsa dig. Det leder oss till varningssignalerna att hålla utkik efter.

Tecken på att din kundutbildning har vuxit ur e-post och webbseminarier

Det finns sällan ett enskilt tillfälle då det blir uppenbart att du behöver ett LMS. Oftast byggs små problem upp över tid. Om du känner igen dig i två eller fler av följande punkter är det dags att se dig om efter en mer ändamålsenlig plattform.

• Introduktionen tar hela arbetsdagar. Du eller ditt team håller samma introduktionsmöte för varje ny kund.

• Supporten besvarar samma grundläggande frågor varje vecka. Kunderna får inte lära sig grunderna genom den utbildning ni erbjuder i dag.

• Du kan inte avgöra vem som har förstått utbildningen. Du vet vilka som deltog, men inte vilka som kan tillämpa sina kunskaper.

• Kunderna vill ha bevis. De vill kunna se vilka av deras medarbetare som har genomfört utbildningen och blivit godkända, men du måste hela tiden sammanställa rapporter manuellt åt dem.

• Gammalt utbildningsmaterial fortsätter att spridas. Produkten eller innehållet har förändrats, men PDF-filen från förra året delas fortfarande.

• Du får fler kunder än du hinner utbilda. Nya kunder måste vänta på en ledig utbildningstid innan de kan komma i gång.

Om du känner igen dig i dessa situationer är nästa steg att ta reda på vilka funktioner som kan lösa problemen.

Funktioner att leta efter i ett LMS för kundutbildning

De flesta LMS-plattformar kan hantera kurser och kunskapstester. Skillnaderna märks framför allt i hur väl de hanterar externa deltagare: många olika kunder, resultat som kunderna själva kan ta del av och innehåll som ofta behöver uppdateras. Här är funktionerna som är värda att undersöka.

En separat miljö med egen varumärkesprofil för varje kund

Varje kund eller målgrupp bör ha en egen miljö med egna deltagare, kurser och resultat. Kunderna ska inte kunna se varandras uppgifter, och du ska inte behöva skapa ett separat konto för varje kund. I Easy LMS får varje kund en egen Academy: en portal med kundens egen varumärkesprofil och en anpassad webbadress. Du hanterar alla Academies från ett centralt konto.

Rapporter som kunderna kan komma åt själva

Om varje uppdatering om deltagarnas framsteg kräver att du exporterar ett kalkylark och skickar det via e-post blir rapporteringen snabbt ett deltidsjobb. Leta efter rapporter som kunderna kan komma åt när de behöver dem. För utbildningsleverantörer är detta ofta en av de funktioner som kunderna värdesätter mest. Med Easy LMS får kunderna tillgång till rapporter med sina egna resultat när de de behöver dem.

Kunskapsbedömningar som visar var kunskapsluckorna finns

Ett godkänt eller underkänt resultat säger en del, men inte vad som behöver förbättras. Leta efter prov där du kan gruppera frågor efter ämne, så att du ser vilka områden deltagarna har svårt med. I Easy LMS kan du kategorisera provfrågorna för att identifiera kunskapsluckor. Bedömning och certifikat hanteras automatiskt.

Innehåll som du enkelt kan återanvända och uppdatera

Produkter förändras, regler ändras och utbildningen måste följa med. Du vill kunna uppdatera en kurs en gång och låta ändringen slå igenom överallt där kursen används. Med Easy LMS kan du skapa kurser utan att skriva kod, återanvända dem i flera Academies och ladda upp befintligt material, inklusive SCORM-paket.

Flera språk

Om du utbildar kunder i flera länder ska de kunna ta del av utbildningen på sitt eget språk. Kontrollera både kursinnehållet och deltagarnas gränssnitt. Easy LMS stöder 24 språk för deltagare.

Dataskydd

Du lagrar personuppgifter om personer som inte är dina medarbetare, ibland från andra företag. Kontrollera var uppgifterna lagras och vilka standarder leverantören uppfyller. Easy LMS uppfyller GDPR och är ISO 27001-certifierat. Uppgifterna lagras på europeiska servrar.

En prismodell som passar externa deltagare

Prissättning per användare fungerar när du vet exakt hur många medarbetare du har. Kundantalet varierar däremot ofta, och varje ny deltagare kan öka kostnaden. En fast avgift med obegränsat antal deltagare gör kostnaderna mer förutsägbara när verksamheten växer. Det är så Easy LMS prissätter sina abonnemang.

Rätt funktioner ger dig en bra utgångspunkt. Hur mycket du får ut av dem beror på hur du lägger upp utbildningen.

Så använder du ett LMS för kundutbildning – steg för steg

Att använda ett LMS för kundutbildning handlar om åtta steg: sätt upp ett mål, dela in deltagarna i grupper, anpassa utbildningen efter kundresan, skapa korta moduler, lägg till kunskapsbedömningar, konfigurera åtkomsten för varje kund, dela resultaten och fortsätt att förbättra utbildningen. Här går vi igenom vad varje steg innebär.

1. Bestäm vad ett lyckat resultat innebär

Börja med resultatet du vill uppnå, inte med kurserna. Välj ett eller två mätvärden som du kan följa upp, till exempel färre supportfrågor efter introduktionen, högre andel godkända deltagare eller kortare tid till dess att kunderna börjar använda produkten. För utbildningsleverantörer definieras framgång ofta av kunden: exempelvis att en viss andel blir godkända eller att alla medarbetare får sina certifikat före en deadline.

2. Dela in deltagarna i grupper

Alla deltagare behöver inte samma utbildning. Dela in dem efter kundorganisation, roll eller erfarenhetsnivå. En administratör behöver andra kunskaper än en slutanvändare, och en nyanställd behöver en annan utbildning än någon med flera års erfarenhet.

3. Anpassa utbildningen efter kundresan

Fundera på vad kunderna behöver lära sig i varje steg. Nya kunder behöver en introduktion. Befintliga kunder behöver utbildning om funktioner som de ännu inte har använt. Alla behöver uppdateringar när något förändras. Erfarna användare eller partner kan vilja ta ett certifieringsprov.

4. Skapa korta moduler utifrån material du redan har

Du har förmodligen mer material än du tror: hjälpartiklar, inspelade demonstrationer, presentationsbilder eller befintliga SCORM-filer. Omvandla materialet till korta moduler som tar några minuter att genomföra. Det är mer sannolikt att kunderna slutför en kort modul än en lång kurs.

5. Lägg till kunskapsbedömningar

Lägg till korta kunskapstester vid viktiga punkter, så att deltagarna kan kontrollera sina kunskaper under utbildningens gång. När det är viktigt att kunna visa upp sina kunskaper kan du avsluta med ett prov och ett certifikat. Gruppera frågorna efter ämne så att resultaten visar vilka områden som behöver mer uppmärksamhet.

6. Ställ in åtkomst per kund

Det här steget underskattas ofta. Bestäm hur deltagarna ska få tillgång till utbildningen: via en e-postinbjudan, en länk på din webbplats eller en sida för självregistrering. Bestäm hur länge åtkomsten ska gälla och vad som händer när en kund avslutar samarbetet. Ge varje kundorganisation en egen miljö så att deltagare och resultat hålls åtskilda.

7. Dela resultaten med dina kunder

Se till att resultaten är tillgängliga för de som behöver dem. Kundens utbildningsansvariga vill kunna se vilka deltagare som har genomfört vilka delar, vilka som har blivit godkända och vilka som behöver en påminnelse. När de kan kontrollera detta själva sparar du tid, samtidigt som förtroendet för resultaten ökar.

8. Följ upp resultaten och uppdatera utbildningen

Undersök vilka frågor deltagarna oftast svarar fel på. Det kan tyda på att innehållet är otydligt eller att en viss del av produkten eller ämnet är svår att förstå. Uppdatera kursen och se till att alla får tillgång till den nya versionen.

Dessa steg fungerar på samma sätt oavsett om du utbildar kunder i din programvara eller utbildar en kunds medarbetare. Det som skiljer sig är vem kunden är och vilka resultat kunden behöver kunna se.

Så väljer du den bästa LMS-plattformen för kundutbildning

Det finns ingen LMS-plattform som är bäst för alla typer av kundutbildning. Rätt val beror på flera faktorer. Börja gärna med att undersöka vilken typ av plattform du behöver innan du jämför enskilda leverantörer.

Tre typer av plattformar och vem de passar för

De flesta plattformar du stöter på tillhör en av tre kategorier.

Easy LMS tillhör den tredje kategorin. Plattformen är byggd för team som utbildar kunder och vill ha en lösning som hela teamet kan använda utan flera veckors implementering.

Frågor att ställa under en demo

Alla leverantörer kommer att säga att deras plattform passar dina behov. Följande frågor hjälper dig att kontrollera det under en demonstration eller en kostnadsfri provperiod:

• Betalar jag per deltagare, och hur förändras priset när jag får fler kunder?

• Hur ger jag varje kundorganisation separat åtkomst till sina egna resultat?

• Kan mina kunder se sina egna rapporter utan min hjälp?

• Hur lång tid tar det att uppdatera en kurs när produkten förändras?

• Vad ingår i extended enterprise, och medför det en extra kostnad?

• Kan jag testa plattformen med mitt eget innehåll under provperioden?

Svaren visar snabbt vilka plattformar som är byggda för kundutbildning och vilka som har lagt till sådana funktioner i efterhand i ett LMS för intern utbildning. Om du är ett mindre team som utbildar flera kunder kan du se hur Easy LMS besvarar dessa frågor.

Utbilda dina kunder med Easy LMS

Easy LMS ger mindre team de funktioner som kundutbildning kräver: en separat Academy för varje kund, resultat som kunderna kan kontrollera själva och ett pris som förblir detsamma när antalet deltagare ökar. Ingen lång implementering för stora företag och inga avgifter per användare.

Produktteam och utbildningsleverantörer kan ge varje kund en varumärkesanpassad Academy med en egen webbadress, egna deltagare och egna rapporter. Kunderna kan när som helst se sina medarbetares framsteg utan att behöva be om hjälp. Du kan uppdatera en kurs en gång, så får alla Academies den nya versionen. Certifikat utfärdas automatiskt när deltagarna blir godkända på provet.

Dessutom lagras dina uppgifter på europeiska servrar, och Easy LMS följer GDPR och är ISO 27001-certifierat.

Testa hur det fungerar med ditt eget innehåll: starta din kostnadsfria provperiod. Du behöver inget betalkort. Du kan också boka en 30-minutersdemo.