Onboarding di un nuovo dipendente: La guida completa

Che cos'è l'onboarding (rispetto all'orientamento o all'induction)?

Molte organizzazioni usano i termini "orientamento", "induction" e "onboarding" in modo intercambiabile, ma esistono importanti differenze e persino un chiaro collegamento tra di essi. In effetti, l'inserimento e l'orientamento sono spesso considerati i primi passi del più ampio percorso di onboarding.

Induzione

L'induction è il primo benvenuto che un nuovo dipendente riceve. È il momento in cui gli viene presentata l'azienda: cosa fa, la sua cultura, i suoi valori e le persone con cui lavorerà. Aiuta il nuovo dipendente a capire come si articola l'organizzazione e dove verrà inserito. È una fase di "conoscenza".

Orientamento

L'orientamento è un po' più formale e pratico. È qui che il nuovo assunto impara le regole e i processi. Ad esempio, le policy aziendali, le procedure di sicurezza, i benefit e le modalità di accesso ai sistemi. In questa fase occorre dunque assicurarsi che i nuovi dipendenti acquisiscano le nozioni di base e che sappiano cosa ci si aspetta da loro.

Onboarding

L'onboarding è il percorso più lungo che comprende e si estende oltre l'inserimento e l'orientamento. L'onboarding di un nuovo dipendente aiuta la persona ad ambientarsi nel suo ruolo nel corso del tempo. Si tratta di fornire al dipendente il supporto, la formazione e il feedback di cui ha bisogno per sentirsi sicuro e produttivo. Questa fase aiuta i dipendenti a costruire relazioni, a capire le loro responsabilità e a diventare davvero parte del team.

Pensare all'onboarding come a un'esperienza incoraggia le aziende ad andare oltre la semplice consegna di un manuale per i dipendenti e a creare un ambiente strutturato e di supporto in cui le persone possano dare il meglio. E quando l'onboarding è fatto bene, i benefici si manifestano non solo nel modo in cui i dipendenti si sentono, ma anche in risultati aziendali misurabili.

Il ROI dell'onboarding di un nuovo dipendente e come misurare il successo

Se il turnover è elevato, forse i dipendenti non ricevono abbastanza supporto. Se la produttività è in ritardo, forse è necessario riprogettare la formazione

Si può essere tentati di considerare l'onboarding come una casella da spuntare, ma in realtà è un fattore di reale impatto aziendale. I dipendenti che seguono un processo di onboarding strutturato hanno maggiori probabilità di rimanere in azienda a lungo termine, di essere più rapidamente operativi e di sentirsi più coinvolti dal proprio ruolo. Ciò significa meno costi di assunzione, maggiore produttività e una cultura aziendale più forte.

Per quantificare l'impatto dell'onboarding, puoi concentrarti su alcuni indicatori chiave che rivelano quanto efficacemente il tuo onboarding prepara i nuovi assunti al successo:

1. Tempo per raggiungere la produttività: Quanto velocemente un nuovo assunto diventa pienamente efficace nel suo ruolo?

2. Mantenimento delle conoscenze: Utilizza quiz o valutazioni per confermare che la formazione è efficace.

3. Gestione e soddisfazione: Raccogli feedback attraverso sondaggi o check-in individuali.

4. Turnover al primo anno: Tassi elevati possono segnalare lacune nel supporto iniziale o nell'allineamento.

La misurazione di questi risultati consente di perfezionare continuamente il processo di onboarding. Se il turnover è elevato, forse i dipendenti non ricevono abbastanza supporto. Se la produttività è in calo, forse è necessario riprogettare la formazione. L'obiettivo è costruire un programma di onboarding che non sia solo informativo, ma anche d'impatto.

La comprensione del ROI è solo l'inizio. Per mettere in pratica l'onboarding, esaminiamo le fasi chiave di un programma efficace.

Fasi chiave del processo di onboarding di un nuovo dipendente

Un onboarding di successo non avviene da un giorno all'altro. È un processo a tappe che porta un nuovo dipendente da essere un "nuovo arrivato" a divenire un "partner affidabile".

• Preboarding: Inizia prima del primo giorno. Inviare un'e-mail di benvenuto, condividere risorse utili e assicurarsi che l'attrezzatura e gli account siano pronti riduce notevolmente le difficoltà del primo giorno.

• Primo giorno: Fai sentire le persone benvenute. Al di là delle presentazioni e dei tour degli uffici, questo è il momento di definire le aspettative e spiegare come il ruolo si inserisce nel quadro generale.

• Prima settimana: Fornisci una struttura senza sovraccaricare di informazioni. La formazione specifica sul ruolo, i controlli regolari e il supporto di un compagno o di un mentore aiutano i nuovi assunti ad ambientarsi.

• Primo mese: I dipendenti iniziano a contribuire in modo significativo. I manager devono offrire feedback e creare opportunità per mettere in pratica le competenze.

• Primi 90 giorni: Stabilisci un impegno a lungo termine. Revisioni regolari, opportunità di formazione e integrazione sociale mantengono lo slancio.

Conoscere le fasi è importante, ma un onboarding efficace di un nuovo dipendente dipende anche da chi è coinvolto e dal contributo di ciascuno.

Checklist: chi è coinvolto nel processo di onboarding di un nuovo dipendente?

L'onboarding è una responsabilità condivisa e diverse persone svolgono ruoli diversi. Ecco come si suddividono di solito le responsabilità tra i principali stakeholder:

• Le Risorse Umane gettano le basi gestendo i contratti, i documenti di conformità e l'orientamento a livello aziendale. Sono i guardiani dei processi e delle politicy.

• I manager guidano lo sviluppo specifico del ruolo. Stabiliscono le aspettative, forniscono un feedback tempestivo e si assicurano che il nuovo assunto si senta integrato nel team.

• I nuovi assunti non sono partecipanti passivi; si assumono le loro responsabilità. Ci si aspetta che siano curiosi, facciano domande e si impegnino attivamente nell'apprendimento e nella creazione di relazioni.

Quando tutti e tre i gruppi lavorano insieme, l'onboarding risulta coordinato anziché caotico. Un approccio strutturato aiuta anche a ridurre le incomprensioni e a garantire che nulla di critico sfugga. Per rendere il tutto più pratico, vediamo una tabella di marcia che potete adattare al vostro programma di onboarding.

Esempio di modello di onboarding a 30-60-90 giorni per un nuovo dipendente

Un piano di 30-60-90 giorni fornisce una tabella di marcia che bilancia apprendimento, contributo e crescita.

Giorni 1-30: apprendimento e integrazione

Il primo mese deve concentrarsi sull'assorbimento delle informazioni: comprendere i valori, i processi e gli strumenti dell'azienda. Questo è anche il momento delle sessioni di affiancamento e del completamento dei moduli di formazione iniziale.

Giorni 31-60: contributo

A questo punto, il collaboratore dovrebbe iniziare a gestire piccoli progetti o compiti. I manager possono fare gradualmente un passo indietro, offrendo una guida e incoraggiando l'autonomia. La formazione continua favorisce lo sviluppo di competenze più approfondite.

Giorni 61-90: padronanza e crescita

La fase finale consiste nel creare fiducia e autonomia. Il dipendente deve operare in modo indipendente e collaborare con il proprio manager per fissare obiettivi a lungo termine.

Questa tempistica non è univoca, ma fornisce un quadro utile per evitare di affrettare il processo. Una volta ottenuta una tabella di marcia, il passo successivo è quello di renderla efficace nella pratica: è qui che entrano in gioco le migliori pratiche.

Migliori pratiche per l'inserimento di un nuovo dipendente

I programmi di onboarding più efficaci intrecciano apprendimento, cultura e connessione. Ecco alcune delle migliori pratiche per far sì che il tuo abbia successo:

1. Inizia presto con il preboarding per dare un impulso positivo.

2. Personalizza l'esperienza con percorsi di formazione su misura o assegnando dei mentori per aiutare i nuovi dipendenti a sentirsi visti e supportati.

3. Incorpora elementi interattivi, come quiz o discussioni di gruppo, per mantenere alto il coinvolgimento.

4. Comunica con frequenza attraverso verifiche regolari a 30, 60 e 90 giorni per dare ai nuovi assunti lo spazio per fare domande e ai manager la possibilità di individuare tempestivamente i problemi.

5. Raccogli continuamente feedback per assicurarti che il processo si evolva in base alle esigenze dei dipendenti.

Quando queste pratiche vengono messe in atto, l'onboarding diventa un'esperienza dinamica anziché passiva. Ma anche in presenza di buone pratiche, molte organizzazioni cadono in trappole evitabili.

Le insidie più comuni da evitare nell'inserimento di un nuovo dipendente

Uno dei più grandi errori è il sovraccarico di informazioni: scaricare ogni processo e politica sui nuovi assunti nella prima settimana

È sorprendentemente facile compromettere l'onboarding senza rendersene conto. Uno degli errori più gravi è il sovraccarico di informazioni: scaricare ogni processo e policy sui nuovi assunti nella prima settimana. Altrettanto dannoso è trascurare l'integrazione sociale, lasciando che i dipendenti si sentano isolati anche se comprendono i loro compiti.

Un'altra insidia comune è trattare l'onboarding come un evento di una settimana. I dipendenti hanno bisogno di un supporto continuo che vada oltre i primi giorni. Infine, non raccogliere feedback significa perdere opportunità di miglioramento.

Riconoscere questi rischi aiuta le aziende a progettare programmi di onboarding che siano realistici, in grado di garantire un vero supporto e di adattarsi alle esigenze dei nuovi assunti. Sebbene una pianificazione accurata sia essenziale, la tecnologia può rendere l'esecuzione di queste fasi molto più semplice.

Il ruolo della tecnologia: semplificare l'onboarding con Easy LMS

L'onboarding non deve essere complicato o incoerente. Il giusto software di onboarding trasforma un processo manuale e disordinato in un'esperienza snella e tracciabile.

Con Easy LMS, è possibile progettare percorsi di apprendimento su misura per i diversi ruoli, automatizzare i promemoria e le assegnazioni e monitorare i progressi in tempo reale. Reporting e dashboard integrati consentono di misurare facilmente i KPI come il completamento di un corso o i risultati di un quiz, e sono perfetti per i consulenti e i fornitori di formazione che devono mostrare ai loro clienti risultati misurabili. 

La funzione Academy permette inoltre di creare portali di apprendimento personalizzati per ogni cliente o reparto, riutilizzando i contenuti in modo efficiente e mantenendo la personalizzazione.

L'onboarding moderno unisce persone, processi e tecnologia. Un LMS intelligente combina il tutto. Vuoi trasformare il processo di onboarding dei tuoi dipendenti? Prova gratis Easy LMS oggi stesso e scopri quanto semplice, efficace e scalabile può diventare il tuo processo di onboarding.

Risorse utili

• Report sulle tendenze dell'esperienza dei dipendenti