Digital Onboarding: Strategie e migliori pratiche (2025)

Che cos'è l'onboarding digitale?

L'onboarding digitale è l'inserimento da remoto di nuovi dipendenti, clienti, committenti o altri soggetti. La maggior parte delle organizzazioni imposta i processi di onboarding per i nuovi dipendenti in modo da tenere conto dei rischi per la sicurezza e/o dei requisiti di competenze.

Lo scopo principale dell'onboarding digitale dei dipendenti è quello di far familiarizzare i nuovi dipendenti con l'azienda. Un processo di onboarding digitale dei dipendenti normalmente comprende:

• Un briefing sull'azienda e sul ruolo che andranno a ricoprire al suo interno.

• Orientamento e procedure operative standard.

• Informazioni sulla sicurezza e sulle migliori pratiche.

• Informazioni sul manuale del dipendente.

• Formazione vera e propria.

• Informazioni sulla conformità, se pertinenti.

I vantaggi dell'onboarding digitale

Adottare delle solide strategie di onboarding digitale offre alle aziende un vantaggio competitivo. È possibile migliorare l'efficienza dei sistemi di assunzione con un'esperienza di onboarding semplificata da offrire via web.

Efficienza dei costi

Con la giusta strategia, assumere nuovi dipendenti diventa facilissimo. In particolare, una buona strategia di automazione consente di automatizzare molte operazioni che normalmente richiedono un'intensa attività umana. I normali processi di onboarding possono richiedere ore di lavoro con un formatore in presenza. Con la variante digitale, l'automazione può ridurre la necessità di lavoro umano al punto da richiedere solo una supervisione indiretta e una risoluzione occasionale dei problemi.
La creazione di processi di onboarding digitali richiede tempo e denaro. Ma una volta che il sistema è ottimizzato, inizia a svolgere la maggior parte del lavoro al posto tuo, completando un maggior numero di attività di onboarding con meno spese e lavoro umano.

Maggiore semplicità

I sistemi di onboarding digitali semplificano il processo per tutti gli attori coinvolti. Consentono di effettuare l'onboarding in qualsiasi momento e ovunque, e le misure di sicurezza migliorate, come i controlli biometrici e assistiti dall'intelligenza artificiale, accelerano il processo e riducono gli errori che richiedono assistenza.

Per le organizzazioni con personale da remoto o appaltatori, è uno strumento essenziale e un investimento modesto per accedere ai vantaggi di una forza lavoro globale sicura.

Organizzazione dei dati

L'onboarding automatizzato permette di raccogliere e organizzare i dati dei dipendenti da formare. I dati archiviati digitalmente non occupano spazio in ufficio. Al contrario, è possibile archiviare automaticamente e in modo sicuro le informazioni necessarie in formato digitale durante il processo di onboarding. L'onboarding digitale può letteralmente eliminare le scartoffie!

I principali errori da evitare nell'onboarding digitale

I processi di onboarding digitale possono essere soggetti a errori, quindi vale la pena di adottare un approccio attento. Molti degli errori più comuni sono facili da comprendere e spesso sono il risultato di semplici sviste. Prenditi un momento di pausa e verifica se, durante la configurazione del tuo sistema di onboarding, potresti involontariamente commettere uno di questi errori.

Tempi di risposta lunghi

I tempi di risposta eccessivamente lunghi danneggiano il processo di onboarding dei dipendenti. Un processo di onboarding non dovrebbe svolgersi totalmente senza supervisione, poiché i nuovi dipendenti avranno probabilmente bisogno di assistenza. La tua organizzazione deve essere pronta a garantire una forte connettività e a rispondere alle domande dei nuovi dipendenti.

Eccesso di informazioni

I processi di onboarding digitale non devono essere frettolosi o troppo brevi. Tuttavia, devono essere il più concisi possibile, coprendo gli argomenti che è necessario trattare nel modo più efficiente. Troppi dettagli o ripetizioni possono confondere o frustrare i nuovi dipendenti.

Sistemi di onboarding incompleti

L'implementazione di un processo di onboarding digitale spesso richiede cambiamenti più ampi all'interno dei sistemi HR di un'organizzazione. In alcuni casi, le organizzazioni apportano modifiche significative all'onboarding solo per poi ritrovarsi sopraffatte dalle difficoltà. Tra le insidie più comuni che possono lasciare incompleti i processi di onboarding vi sono:

• Affidarsi troppo alla documentazione cartacea.

• Non riuscire a digitalizzare i dipartimenti e le attività correlate.

• Trascurare l'implementazione di solide misure di cybersecurity.

Oltre a queste sfide principali, prima di avviare un piano di onboarding digitale è necessario affrontare anche questioni minori.

Un modo pratico per garantire un processo di onboarding ben strutturato è quello di tracciare una mappa di tutti i sistemi e le persone coinvolte. Identificare e tenere conto di ogni connessione è essenziale per un'esperienza di onboarding semplice e fluida.

Quali sono le diverse tipologie di onboarding digitale dei dipendenti?

L'onboarding digitale dei dipendenti può assumere diverse forme, ciascuna adattata alle esigenze specifiche del lavoro. Di seguito sono riportati i tipi principali:

Onboarding amministrativo

L'onboarding amministrativo si concentra sulla compilazione della documentazione essenziale. Questo processo digitale consente ai dipendenti di gestire il lavoro da qualsiasi computer. In genere, i compiti comprendono la compilazione di moduli, la revisione delle politiche aziendali e la verifica del completamento di questi passaggi. Si tratta di garantire che l'aspetto amministrativo dell'onboarding sia gestito in modo efficiente ed efficace.

Onboarding culturale

L'onboarding culturale introduce i nuovi dipendenti alla mission, ai valori e alla cultura dell'azienda. I contenuti possono essere forniti in vari formati, come presentazioni, documenti, video o altri supporti multimediali. L'obiettivo è aiutare i dipendenti a capire e ad allinearsi con l'ethos aziendale fin dall'inizio.

Onboarding di formazione

L'onboarding di formazione va oltre le nozioni di base per dotare i dipendenti delle competenze e delle conoscenze necessarie per eccellere nel loro ruolo. A seconda della configurazione dell'organizzazione, il materiale formativo può essere erogato digitalmente tramite sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) o lezioni in presenza.

Un LMS semplifica l'organizzazione e l'erogazione dei corsi, ospitando vari tipi di supporti come video, PDF e moduli interattivi. Inoltre, facilita le valutazioni, assicurando che i dipendenti acquisiscano le conoscenze necessarie per lavorare in modo efficace e sicuro. Per iniziare subito con questa tipologia di onboarding, dai un'occhiata al Costruttore di corsi di Easy LMS, che semplifica il processo di creazione dei materiali formativi per l'onboarding digitale.

Onboarding sociale

L'onboarding sociale può comportare attività come presentazioni del team, sessioni di gruppo o incontri individuali

Il social onboarding svolge un ruolo fondamentale nei ruoli in cui il lavoro di squadra e le relazioni professionali sono cruciali. Aiuta i nuovi dipendenti a integrarsi senza problemi nei loro team e a costruire le relazioni necessarie per il successo.

L'onboarding sociale può comprendere attività come la presentazione del team, sessioni di gruppo o incontri individuali, includendo riunioni virtuali o chat di gruppo utilizzando strumenti di comunicazione interna in un contesto digitale.

Ogni tipo di onboarding ha uno scopo specifico, garantendo che i dipendenti siano preparati e supportati quando entrano a far parte della tua organizzazione.

Come implementare con successo l'onboarding digitale dei dipendenti: una guida passo passo

Il processo di onboarding digitale dei dipendenti è sempre lo stesso, indipendentemente dal tipo di strumento utilizzato. I datori di lavoro devono creare e documentare dei piani di onboarding che coprano tutte le informazioni introduttive fondamentali per i nuovi dipendenti.

Il processo di onboarding digitale standard può essere suddiviso in tre componenti:

1. Preboarding digitale.

2. Accoglienza e orientamento.

3. Formazione e sviluppo.

Per stabilire un piano di onboarding digitale dei dipendenti:

1. Definisci obiettivi e finalità

Ogni ruolo è accompagnato da una serie di requisiti chiari. Il dipendente viene assunto per svolgere le attività X, Y e Z con determinati risultati. Il processo di onboarding deve preparare i nuovi assunti in modo rapido e chiaro affinché possano iniziare a svolgere il loro ruolo.

Quando si definiscono gli obiettivi per l'inserimento dei dipendenti, è bene fissare:

• Le metriche chiave che vuoi che il dipendente raggiunga.

• La tempistica per il processo di onboarding.

• Obiettivi a lungo termine, come una migliore fidelizzazione o un minor turnover.

Purtroppo, questa parte può richiedere un po' di tempo a causa dei diversi requisiti di ogni posizione. Tuttavia, tenere conto delle differenze tra i ruoli non richiede molto tempo se si hanno a disposizione gli strumenti giusti.

2. Imposta i requisiti di sicurezza

Scegliere le piattaforme giuste significa anche scegliere quelle con sicurezza aggiornata incorporata, riducendo il carico di lavoro e mantenendo al sicuro i dati importanti

Qualunque sia lo strumento utilizzato, assicurati che i dati dell'organizzazione e dei dipendenti siano al sicuro. I processi di onboarding richiedono in genere lo scambio di dati personali e bancari, tramiet moduli fiscali, NDA e altri documenti.

Quando si mette a punto un processo di onboarding digitale, è necessario scegliere gli strumenti giusti affinché lo scambio di informazioni avvenga in sicurezza. Tali strumenti saranno impiegati per:

• la condivisione di documenti;

• la firma elettronica;

• la condivisione di password per la posta elettronica di lavoro e le piattaforme di produttività.

I processi di onboarding dei dipendenti possono prevedere l'utilizzo di diverse applicazioni e piattaforme. Scegliere le piattaforme giuste significa optare per quelle con una sicurezza aggiornata, riducendo il carico di lavoro e mantenendo i dati importanti al sicuro.

Le esigenze della tua organizzazione potrebbero richiedere ulteriori controlli di sicurezza. In particolare, è necessario esaminare le normative vigenti per il tuo settore. Ad esempio, l'onboarding digitale automatizzato può prevedere lo screening delle PEP o il controllo delle liste di sanzioni. Un altro esempio è lo screening delle liste di controllo antiriciclaggio, un controllo aggiuntivo per impedire a chi notoriamente pratica il riciclo di denaro di accedere ai suoi potenziali obiettivi.

Questo tipo di controlli aggiuntivi impedisce alla vostra organizzazione di affrontare problematiche legali derivanti dal mancato rispetto delle normative. Probabilmente sarà necessario consultare un esperto legale per ottenere un elenco completo delle normative che l'onboarding digitale deve rispettare.

3. Scegli le giuste piattaforme di onboarding

Non esiste una "piattaforma di onboarding" completa in grado di gestire ogni singolo aspetto dell'onboarding dei dipendenti. Tuttavia, esistono alcuni tipi di piattaforme che semplificano l'intera attività.

Ad esempio, la richiesta più rigorosa di onboarding dei dipendenti è normalmente la formazione. Se il processo di onboarding richiede presentazioni, dimostrazioni o apprendimento continuo, un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) offre l'infrastruttura più completa per le tue esigenze formative.

Un LMS è un sistema di apprendimento completo per creare, ospitare e gestire qualsiasi tipo di materiale didattico. Ciò significa che puoi iniziare subito a implementare inviti standard, messaggi di benvenuto, orientamento e corsi. Easy LMS consente di caricare quasi tutti i tipi di media come contenuti dei corsi. Inoltre, è possibile analizzare le prestazioni e i risultati dei corsi, consentendo di sfruttare le analisi per perfezionare i contenuti di onboarding nel tempo.

4. Sviluppa dei sistemi di training

Per l'inserimento di un nuovo dipendente è necessario disporre di materiali formativi unici, efficaci e conciso. Gli spazi digitali consentono di utilizzare un'ampia gamma di materiali formativi. Prenditi quindi un po' di tempo per studiare la teoria e i metodi di apprendimento/formazione digitale. Per avere successo con l'onboarding digitale o con qualsiasi altro tipo di formazione online, sono necessarie sia la comprensione che le competenze tecniche.

Alcune piattaforme di formazione digitale, come Easy LMS, consentono di creare diversi contenuti di onboarding. È possibile caricare slide, file video e altro ancora. Quindi, è possibile invitare i dipendenti in fase di onboarding e monitorare i loro progressi.

5. Gestisci e archivia i dati in modo conforme

I passaggi variano da un'organizzazione all'altra, ma di norma tutti gli utenti dovranno fornire almeno alcune informazioni di base di contatto e un nome utente. Assicurati che i tuoi sistemi siano pronti ad accettare i nuovi dipendenti con le autorizzazioni minime necessarie per svolgere le loro mansioni.

Alcune normative possono richiedere una raccolta sicura dei dati. Nelle organizzazioni finanziarie, i dati devono essere conservati in modo sicuro in caso di ulteriori passaggi.

Ove necessario, assicurati che l'onboarding dei dipendenti preveda una raccolta sicura e conforme dei dati.

6. Dai il benvenuto ai nuovi arrivati

Il processo di onboarding digitale comprende normalmente un mix dei seguenti elementi:

• Un'email di benvenuto standard.

• Lettura e accettazione delle condizioni di impiego.

• Contenuti di benvenuto.

• Indicazioni riguardanti formazione, demo e altri contenuti educativi.

Con questo contenuto di benvenuto, il nuovo dipendente deve comprendere il suo ruolo e i termini che deve rispettare.

A questo punto, il nuovo dipendente ha inviato le proprie informazioni, è stato autorizzato dai sistemi di sicurezza ed è in grado di iniziare a utilizzare gli account e i software pertinenti. Dovrebbe anche poter accedere alle informazioni dei clienti e dei committenti in modo legale e professionale.

7. Incoraggia e facilita la comunicazione

L'onboarding dei dipendenti digitali è di solito più approfondito di quello degli utenti/clienti. Tuttavia, i processi di onboarding dei dipendenti possono essere controproducenti se sono confusionari e se il nuovo dipendente non riceve assistenza.

È importante che i nuovi dipendenti possano accedere al supporto di cui hanno bisogno durante l'onboarding. Assicurati che possano rivolgersi a una persona incaricata in caso di domande o chiarimenti.

8. Ottimizza il processo di onboarding

L'onboarding dei dipendenti è un esercizio ad alto rischio e non sarà perfetto al primo tentativo. La soluzione per un onboarding non ottimizzato prevede di:

• Valutare i dati sulle prestazioni.

• Raccogliere dei feedback dei tirocinanti e della dirigenza.

• Integrare e sperimentare nuove strategie.

• Incorporare, se necessario, nuovi strumenti software.

Fortunatamente, la maggior parte degli strumenti di onboarding è dotata di analisi integrate. Le analisi aiutano a capire quali materiali e funzioni formativi ottengono i risultati desiderati e quali invece generano confusione o scarse performance nei test.

Soluzioni software di onboarding digitale per semplificare e ottimizzare l'onboarding in modo efficiente

Le migliori soluzioni software per un onboarding digitale più efficiente includono:

• Automazione del flusso di lavoro.

• Strumenti di formazione e sviluppo.

• Spazio per la personalizzazione.

• Portali self-service.

• Funzioni di tracciamento dei task.

• Integrazioni con le applicazioni necessarie.

Possiamo identificare diversi prodotti SaaS con funzioni di onboarding digitale come veri e propri strumenti di onboarding digitale. Queste opzioni software sono progettate per aiutare le risorse umane a semplificare i processi di onboarding e possono offrire una qualsiasi combinazione delle caratteristiche sopra descritte.

Easy LMS è un sistema di gestione dell'apprendimento costruito per coach e formatori. Offriamo un'infrastruttura completa per la creazione e la gestione dei contenuti e dei processi di onboarding. Utilizza l'Academy di Easy LMS per organizzare i tuoi flussi di lavoro e aumentare l'efficienza dell'onboarding!