Jakie są rodzaje cyfrowego wdrażania pracowników?
Cyfrowy onboarding pracowników może przybierać różne formy, dostosowane do konkretnych potrzeb danego stanowiska. Poniżej znajdują się główne typy:
Wdrożenie administracyjne
Wdrożenie administracyjne koncentruje się na wypełnieniu niezbędnej dokumentacji. Ten cyfrowy proces umożliwia pracownikom obsługę z dowolnego komputera. Zadania zazwyczaj obejmują wypełnianie formularzy, przeglądanie zasad firmy i weryfikację, czy te kroki zostały zakończone. Chodzi o zapewnienie, że administracyjna strona wdrażania jest obsługiwana wydajnie i skutecznie.
Wdrażanie kulturowe
Onboarding kulturowy wprowadza nowych pracowników w misję, wartości i kulturę firmy. Treści mogą być dostarczane w różnych formatach, takich jak pokazy slajdów, dokumenty, filmy lub inne multimedia. Celem jest pomoc pracownikom w zrozumieniu i dostosowaniu się do etosu firmy od samego początku.
Szkolenie wprowadzające
Szkolenie onboarding wykracza poza podstawy, aby wyposażyć pracowników w umiejętności i wiedzę, których potrzebują, aby doskonalić się na swoich stanowiskach. W zależności od konfiguracji organizacji, materiały szkoleniowe mogą być dostarczane cyfrowo za pośrednictwem systemów zarządzania nauczaniem (LMS) lub sesji osobistych.
LMS ułatwia organizowanie i dostarczanie kursów, obsługując różne typy mediów, takie jak filmy, pliki PDF i moduły interaktywne. Ułatwia również ocenę, zapewniając pracownikom zdobycie wiedzy niezbędnej do efektywnej i bezpiecznej pracy. Aby szybko rozpocząć, sprawdź Easy LMS course builder, który upraszcza proces tworzenia materiałów szkoleniowych do cyfrowego wdrażania.
Onboarding społecznościowy
Social onboarding może obejmować działania takie jak wprowadzenie do zespołu, sesje grupowe lub spotkania jeden na jeden
Social onboarding odgrywa kluczową rolę w rolach, w których praca zespołowa i relacje zawodowe mają kluczowe znaczenie. Pomaga nowym pracownikom płynnie zintegrować się z zespołem i budować relacje niezbędne do osiągnięcia sukcesu.
Onboarding społecznościowy może obejmować działania takie jak wprowadzenie do zespołu, sesje grupowe lub spotkania jeden na jeden. Może to obejmować wirtualne spotkania lub czaty grupowe z wykorzystaniem narzędzi komunikacji wewnętrznej w kontekście cyfrowym.
Każdy typ onboardingu służy określonemu celowi, zapewniając pracownikom przygotowanie i wsparcie, gdy dołączają do Twojej organizacji.
Jak skutecznie wdrożyć cyfrowy onboarding pracowników: przewodnik krok po kroku
Cyfrowy proces wdrażania pracowników jest taki sam niezależnie od używanego typu. Pracodawcy muszą tworzyć i dokumentować plany onboardingu, które obejmują wprowadzenie pracowników. Standardowy proces wdrażania cyfrowego można podzielić na trzy elementy:
Cyfrowy preboarding.
Powitanie i orientacja.
Szkolenie i rozwój.
Aby ustanowić dowolny cyfrowy plan wdrażania pracowników:
1. Określenie celów i zadań
Każda rola pracownika wiąże się z jasnym zestawem wymagań. Pracownik jest zatrudniony do wykonania X, Y i Z ze standardowymi oczekiwanymi wynikami. Proces wdrażania pracownika powinien szybko i jasno przygotować go do rozpoczęcia pełnienia swojej roli.
Wyznaczając cele związane z wdrażaniem pracowników, należy:
Kluczowe wskaźniki, które pracownik ma osiągnąć.
Okres procesu wdrażania.
Długoterminowe cele, takie jak lepsza retencja lub niższa fluktuacja.
Podstawowe wskaźniki, które pracownik ma osiągnąć.
Długoterminowe cele, takie jak lepsza retencja lub niższa fluktuacja.
Niestety, ta część może zająć trochę czasu ze względu na różne wymagania każdego stanowiska. Jednak uwzględnienie różnic między rolami nie zajmuje dużo więcej czasu dzięki odpowiednim narzędziom.
2. Określenie wymogów bezpieczeństwa
Wybór odpowiednich platform oznacza również wybór tych z wbudowanymi aktualnymi zabezpieczeniami, co zmniejsza obciążenie pracą przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa ważnych danych.
Bez względu na to, z jakich narzędzi korzystasz, upewnij się, że Twoja organizacja i dane pracowników są bezpieczne. Procesy wdrażania zazwyczaj wymagają wymiany danych osobowych i informacji bankowych. Formularze podatkowe, umowy o zachowaniu poufności i inne dokumenty są powszechnymi elementami tego procesu.
Tworząc cyfrowy proces wdrażania, należy wybrać odpowiednie, bezpieczne narzędzia:
Udostępnianie dokumentów.
DocuSign lub inne narzędzia do podpisu elektronicznego.
Udostępnianie haseł do służbowej poczty e-mail i platform zwiększających produktywność.
Procesy wdrażania pracowników mogą obejmować korzystanie z kilku różnych aplikacji i platform. Wybór odpowiednich platform oznacza również wybór tych, które mają wbudowane aktualne zabezpieczenia, zmniejszając obciążenie pracą przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa ważnych danych.
Potrzeby Twojej organizacji mogą również wymagać dalszych kontroli bezpieczeństwa. W szczególności należy zapoznać się z odpowiednimi przepisami obowiązującymi w danej jurysdykcji. Na przykład, zautomatyzowany cyfrowy onboarding może obejmować sprawdzanie PEP lub sprawdzanie list sankcyjnych. Innym przykładem jest kontrola list obserwacyjnych AML, dodatkowa kontrola mająca na celu powstrzymanie znanych osób piorących pieniądze przed dostępem do potencjalnych celów.
Tego rodzaju dodatkowe kontrole chronią organizację przed wyzwaniami prawnymi wynikającymi z nieprzestrzegania przepisów. Prawdopodobnie będziesz musiał skonsultować się z ekspertem prawnym, aby uzyskać pełną listę przepisów, których musi przestrzegać Twój cyfrowy onboarding.
3. Wybierz odpowiednie platformy onboardingowe
Nie ma kompletnej "platformy onboardingowej", która mogłaby obsłużyć każdy aspekt wdrażania pracowników. Istnieje jednak kilka rodzajów platform, które upraszczają wszystkie zadania związane z wdrażaniem pracowników.
Na przykład, najbardziej rygorystycznym wymaganiem związanym z wdrażaniem pracowników jest zwykle szkolenie. Jeśli proces wdrażania wymaga wprowadzenia, demonstracji lub ciągłego uczenia się, system zarządzania nauczaniem (LMS) oferuje najbardziej kompletną infrastrukturę dla potrzeb szkoleniowych.
LMS to kompletny system edukacyjny do tworzenia, hostowania i zarządzania wszelkiego rodzaju materiałami edukacyjnymi. Oznacza to, że możesz natychmiast rozpocząć wdrażanie standardowych zaproszeń, powitań, orientacji i kursów. Easy LMS umożliwia przesyłanie niemal wszystkich rodzajów multimediów jako treści kursów. Co najważniejsze, można również analizować wydajność i wyniki kursów, umożliwiając wykorzystanie analityki do doskonalenia treści onboardingowych w czasie.
4. Opracowanie systemów szkoleniowych
Do wdrożenia nowego pracownika potrzebne są unikalne, skuteczne i zwięzłe materiały szkoleniowe. Przestrzeń cyfrowa umożliwia korzystanie z szerokiej gamy materiałów szkoleniowych. Poświęć więc trochę czasu na zapoznanie się z teorią i metodami cyfrowego uczenia się/szkolenia. Aby odnieść sukces w cyfrowym onboardingu lub jakimkolwiek innym szkoleniu online, potrzebujesz zarówno zrozumienia, jak i umiejętności technicznych.
Niektóre cyfrowe platformy szkoleniowe, takie jak Easy LMS, umożliwiają tworzenie różnorodnych treści wdrożeniowych. Możesz przesyłać slajdy, pliki wideo i nie tylko. Następnie możesz zaprosić pracowników do udziału we wdrożeniu i śledzić ich postępy.
5. Przekazywanie i przechowywanie danych
Kroki różnią się w zależności od organizacji, ale wszyscy użytkownicy będą zwykle musieli podać przynajmniej podstawowe informacje kontaktowe i nazwę użytkownika. Upewnij się, że Twoje systemy są gotowe do przyjęcia nowych pracowników z minimalnymi uprawnieniami wymaganymi do wykonywania ich obowiązków.
Niektóre przepisy mogą wymagać bezpiecznego gromadzenia danych. W organizacjach finansowych dane muszą być bezpiecznie przechowywane na wypadek dodatkowych kroków.
Tam, gdzie to konieczne, upewnij się, że wdrożenie pracownika obejmuje bezpieczne i zgodne z przepisami gromadzenie danych.
6. Powitanie
Cyfrowy proces onboardingu zwykle obejmuje połączenie następujących elementów:
Standardowa wiadomość powitalna.
Przeczytanie i zaakceptowanie warunków zatrudnienia.
Treści powitalne.
Skierowania do szkoleń, wersji demonstracyjnych i innych treści edukacyjnych.
Dzięki tej powitalnej treści nowy pracownik powinien zrozumieć swoją rolę i warunki, których powinien przestrzegać.
Teraz nowy pracownik przekazał swoje informacje, został sprawdzony przez systemy bezpieczeństwa i może zacząć korzystać z odpowiednich kont i oprogramowania. Powinien również mieć możliwość legalnego i profesjonalnego dostępu do informacji o klientach.
7. Zachęcanie i ułatwianie komunikacji
Cyfrowe wdrażanie pracowników jest zwykle bardziej szczegółowe niż wdrażanie użytkowników/klientów. Jednak procesy wdrażania pracowników mogą w rzeczywistości przynieść efekt przeciwny do zamierzonego, jeśli są mylące, a nowemu pracownikowi brakuje wsparcia.
Ważne jest, aby nowi pracownicy mieli dostęp do wsparcia podczas wdrażania. Upewnij się, że mogą skontaktować się z kimś, jeśli mają pytania lub potrzebują wyjaśnień.
8. Optymalizacja procesu wdrażania
Wdrażanie pracowników to zadanie o wysokiej stawce i nie uda się go wykonać idealnie za pierwszym razem. Lekarstwem na niezoptymalizowany onboarding jest:
Ocena danych dotyczących wydajności.
Zbieranie informacji zwrotnych od stażystów i kierownictwa.
Wprowadzanie i testowanie nowych strategii.
Możliwość wprowadzenia nowych narzędzi programowych.
Na szczęście większość narzędzi onboardingowych posiada wbudowane funkcje analityczne. Analityka pomaga zrozumieć, które materiały szkoleniowe i funkcje onboardingu osiągają pożądane wyniki, a które prowadzą do zamieszania lub słabych wyników testów.
Rozwiązania w zakresie oprogramowania do cyfrowego onboardingu upraszczające i usprawniające ten proces.
Najlepsze rozwiązania programowe do lepszego cyfrowego onboardingu obejmują:
Automatyzacja przepływu pracy.
Narzędzia szkoleniowe i rozwojowe.
Miejsce na dostosowanie.
Portale samoobsługowe.
Funkcje śledzenia zadań.
Integracje z potrzebnymi aplikacjami.
Różne produkty SaaS z funkcjami cyfrowego onboardingu mogą być identyfikowane jako narzędzia cyfrowego onboardingu. Te opcje oprogramowania zostały zaprojektowane, aby pomóc HR usprawnić procesy onboardingu i mogą oferować dowolną kombinację powyższych funkcji.
Easy LMS to system zarządzania nauczaniem stworzony dla trenerów i szkoleniowców. Oferujemy kompletną infrastrukturę do tworzenia i zarządzania treściami i procesami onboardingu. Skorzystaj z Akademii Easy LMS, aby uporządkować przepływy pracy i zwiększyć wydajność onboardingu!
