Quais são os tipos de onboarding digital para funcionários?
O onboarding digital de funcionários pode assumir várias formas, adaptadas às necessidades específicas do cargo. Apresentamos a seguir os principais tipos:
Onboarding administrativo
O onboarding administrativo se foca no preenchimento de documentação essencial. A digitalização permite que os funcionários o realizem em qualquer computador. As tarefas incluem normalmente o preenchimento de formulários, a revisão das políticas da empresa e a verificação da conclusão destes passos. O objetivo é garantir que a parte administrativa da integração seja conduzida de forma eficiente e eficaz.
Onboarding cultural
O onboarding cultural apresenta aos novos funcionários a missão, os valores e a cultura da empresa. O conteúdo pode ser apresentado em vários formatos, como apresentações de slides, documentos, vídeos ou outros meios multimídia. O objetivo é ajudar os empregados a compreender e a se alinharem ao espírito da empresa desde o início.
Treinamento no onboarding
O treinamento no onboarding vai além do básico para equipar os funcionários com as competências e conhecimentos necessários para se destacarem nas suas funções. Dependendo da configuração da empresa, o material de treinamento pode ser fornecido digitalmente através de sistemas de gestão de aprendizagem (LMS) ou sessões presenciais.
Um LMS facilita a organização e a realização de cursos, acomodando vários tipos de mídia, como vídeos, PDFs e módulos interativos. Também facilita as avaliações, garantindo que os funcionários adquiram os conhecimentos necessários para trabalhar de forma eficaz e segura. Para um início rápido, consulte o criador de cursos da Easy LMS, que simplifica o processo de elaboração de materiais de treinamento para o onboarding digital.
Onboarding social
O onboarding social pode envolver atividades como introduções às equipes, sessões coletivas ou encontros individuais
A integração social desempenha um papel fundamental para cargos em que trabalho em equipe e relações profissionais são cruciais. Ajuda os novos funcionários a integrarem-se sem problemas nas suas equipes e a estabelecerem as relações necessárias para obterem sucesso.
O onboarding social pode envolver atividades como introduções às equipes, sessões coletivas ou encontros individuais. Pode incluir reuniões virtuais ou conversas em grupo utilizando ferramentas de comunicação interna num contexto digital.
Cada tipo de onboarding serve um objetivo específico, garantindo que os colaboradores estejam preparados e recebam apoio quando entram na sua empresa.
Como implementar com sucesso o onboarding digital de funcionários: um passo a passo
O processo para o onboarding digital de funcionários é sempre o mesmo, independentemente do tipo selecionado. Os empregadores precisam criar e documentar planos de onboarding que contemplem as introduções necessárias aos funcionários. O processo normal de onboarding digital pode ser dividido em três elementos:
Pré-onboarding digital.
Acolhimento e orientação.
Treinamento e desenvolvimento.
Para estabelecer um plano de onboarding digital de funcionários:
1. Defina metas e objetivos
Cada cargo tem um conjunto claro de requisitos. O funcionário é contratado para fazer X, Y e Z com um padrão de resultados esperados. O processo de onboarding do colaborador deve prepará-lo rápida e claramente para começar a desempenhar a sua função.
Ao delinear os objetivos do onboarding de funcionários, defina:
Os principais indicadores que pretende que o funcionário atinja.
Prazos para o processo de onboarding.
Objetivos de longo prazo, como uma melhor retenção ou uma menor rotatividade.
Infelizmente, essa parte pode demorar algum tempo devido aos diferentes requisitos de cada função. No entanto, contemplar as diferenças de cada cargo não demanda um tempo muito maior se tiver as ferramentas certas.
2. Defina requisitos de segurança
Escolher as plataformas certas significa também selecionar opções com uma segurança integrada e atualizada, assim reduzindo o seu volume de trabalho e mantendo seguros os dados importantes
Independentemente das ferramentas que utilizar, certifique-se de que os dados da sua empresa e dos seus colaboradores estão seguros. Os processos de integração normalmente envolvem a troca de informações de identificação pessoal e bancárias. Documentação fiscal, acordos de confidencialidade e outros documentos são parte comum do processo.
Ao preparar um processo de onboarding digital, escolha as ferramentas certas e seguras de:
Compartilhamento de documentos.
DocuSign ou outras ferramentas de assinatura eletrônica.
Compartilhamento de senhas para e-mail corporativo e plataformas de produtividade.
Os processos de onboarding de funcionários podem envolver a utilização de vários aplicativos e plataformas diferentes. Escolher as plataformas certas significa também selecionar opções com uma segurança integrada e atualizada, assim reduzindo o seu volume de trabalho e mantendo seguros os dados importantes.
As necessidades da sua empresa também podem exigir verificações de segurança adicionais. Especificamente, busque saber sobre os regulamentos relevantes na sua jurisdição. Por exemplo, o onboarding digital automatizado pode incluir o monitoramento de PEP ou verificações em listas de sanções. Outro exemplo é o monitoramento de listas de vigilância de PLD, uma verificação adicional para impedir que criminosos conhecidos por lavagem de dinheiro acessem alvos em potencial.
Esse tipo de verificação adicional evita que a empresa enfrente questões jurídicas resultantes do não cumprimento de normas. É provável que tenha de consultar um jurista para obter uma lista completa dos regulamentos que o seu onboarding digital deve seguir.
3. Escolha as plataformas de onboarding corretas
Não existe uma "plataforma de onboarding" completa que contemple todos os aspectos da integração de funcionários. No entanto, existem alguns tipos de plataformas que simplificam tarefas de onboarding.
Por exemplo, a demanda de maior rigor na integração de funcionários é normalmente o treinamento. Se o processo de onboarding demanda apresentações, demonstrações ou requisitos de aprendizagem contínua, um sistema de gestão de aprendizagem (LMS) oferece a infraestrutura mais completa para as suas necessidades de treinamento.
Um LMS é um sistema de aprendizagem completo para criar, hospedar e gerir qualquer tipo de material didático. Isso significa que pode começar imediatamente a padronizar convites, boas-vindas, orientações e cursos. O Easy LMS permite que faça o upload de quase todos os tipos de mídias no conteúdo do curso. Algo crucial é que também pode analisar o desempenho e os resultados dos cursos, possibilitando que se utilize dessas análises para aprimorar os conteúdos do onboarding ao longo do tempo.
4. Desenvolva sistemas de treinamento
Para integrar um novo funcionário, precisará de um material de treinamento único, eficaz e conciso. Os espaços digitais permitem a utilização de uma vasta gama de materiais de treinamento. Por isso, dedique algum tempo para estudar a teoria e os métodos de aprendizagem/treinamento digital. Para obter sucesso no onboarding digital ou em qualquer outro tipo de treinamento online, conhecimentos e competências técnicas são necessários.
Algumas plataformas de treinamento digital, como o Easy LMS, permitem criar diversos conteúdos de onboarding. Pode fazer o upload de apresentações de slides, arquivos de vídeo e muito mais. Depois, pode convidar os funcionários em processo de onboarding e acompanhar o progredir deles.
5. Envio e armazenamento de dados
As etapas variam para cada empresa, mas todos os usuários terão normalmente de enviar pelo menos algumas informações básicas de contato e um nome de usuário. Certifique-se de que os seus sistemas estão prontos para aceitar novos funcionários com as permissões mínimas necessárias para desempenharem as suas funções.
Alguns regulamentos podem exigir a coleta segura de dados. Em instituições financeiras, os dados devem ser armazenados de forma segura em caso de medidas adicionais.
Sempre que necessário, faça questão de incluir a coleta segura e em conformidade dos dados dos seus funcionários.
6. Boas-vindas
O processo de onboarding digital inclui normalmente uma combinação dos seguintes elementos:
Um e-mail de boas-vindas padronizado.
Ler e concordar com os termos de trabalho.
Conteúdo de boas-vindas.
Redirecionamento para treinamento, demonstrações e outros conteúdos educativos.
Com o conteúdo de boas-vindas, o novo colaborador deve entender a sua função e as condições que deve respeitar.
Depois, o novo funcionário envia suas informações, é verificado pelos sistemas de segurança e pode começar a utilizar as contas e o software relevantes. Conseguirá também acessar as informações dos clientes de forma legal e profissional.
7. Incentive e facilite a comunicação
O onboarding de funcionários digitais é normalmente mais completo do que o onboarding de usuários/clientes. No entanto, os processos de integração de funcionários podem ser contraproducentes se forem confusos e o novo funcionário não tiver apoio.
É importante que os novos funcionários possam receber suporte durante o onboarding. Certifique-se de que podem contatar alguém se tiverem dúvidas ou precisarem de esclarecimentos.
8. Otimize o processo de onboarding
O onboarding de funcionários é uma atividade de alto risco, e não será perfeito na primeira tentativa. A solução para um onboarding ineficiente é:
Avaliar dados de desempenho.
Coletar feedback dos participantes e dos gerentes.
Incorporar e testar novas estratégias.
Possivelmente incorporar novas ferramentas de software.
Felizmente, a maioria das ferramentas de onboarding inclui análises integradas. A análise ajuda a compreender quais materiais de treinamento e funções no onboarding alcançam os resultados desejados e quais geram confusão ou resultados ruins nos testes.
Soluções de software de onboarding digital para simplificar a integração com eficiência
As melhores soluções de software para um melhor onboarding digital incluem:
Automatização de fluxos de trabalho.
Ferramentas de treinamento e desenvolvimento.
Possibilidade de customização.
Portais de autoatendimento.
Funcionalidades de controle de tarefas.
Integrações com aplicativos necessários.
Diferentes produtos SaaS com funcionalidades de onboarding digital podem ser identificados como ferramentas de onboarding digital. Essas alternativas são projetadas para ajudar o RH a simplificar os processos de onboarding e podem oferecer um conjunto das caraterísticas mencionadas acima.
O Easy LMS é um sistema de gestão de aprendizagem projetado para treinadores e coaches. Oferecemos uma infraestrutura completa para criar e administrar conteúdos e processos de onboarding. Utilize a academia do Easy LMS para organizar os seus fluxos de trabalho e aumentar a eficiência do onboarding!
