Vilka typer av digital onboarding finns det?
Digital onboarding kan utformas på olika sätt beroende på rollens behov. Här är de vanligaste typerna:
Administrativ onboarding
Administrativ onboarding fokuserar på att fylla i alla nödvändiga dokument. Den här processen sker digitalt och gör det möjligt för medarbetare att hantera allt från valfri enhet. Det kan handla om att fylla i formulär, läsa igenom företagets riktlinjer och bekräfta att allt är på plats. Målet är att få det administrativa klart snabbt och smidigt.
Kulturell onboarding
Kulturell onboarding introducerar nya medarbetare till företagets värderingar, vision och kultur. Innehållet kan presenteras i olika format, exempelvis bildspel, dokument, videor eller annat multimediainnehåll. Syftet är att ge nya kollegor en känsla för företagskulturen redan från start.
Utbildningsbaserad onboarding
Utbildningsbaserad onboarding går ett steg längre och fokuserar på att ge medarbetare rätt kunskap och färdigheter för att lyckas i sina roller. Beroende på organisationens struktur kan utbildningen genomföras digitalt via ett LMS (Learning Management System) eller på en fysisk plats.
Ett LMS gör det enkelt att skapa och leverera kurser, oavsett om du använder videor, PDF:er eller interaktiva moduler. Det underlättar också utvärderingar så att du kan säkerställa att medarbetarna har den kunskap de behöver för att arbeta effektivt och säkert. Med Easy LMS kursverktyg kommer du snabbt igång med att skapa relevant onboardingmaterial.
Social onboarding
Social onboarding kan omfatta aktiviteter som teamintroduktioner, gruppsessioner eller enskilda möten
Social onboarding är särskilt viktigt i roller där samarbete och professionella relationer spelar stor roll. Syftet är att hjälpa nya medarbetare att integreras i teamet och bygga relationer som är viktiga för att lyckas.
Det kan till exempel handla om teamintroduktioner, gemensamma sessioner eller enskilda möten, digitalt via videosamtal eller interna kommunikationsverktyg.
Alla typer av onboarding har sitt syfte, och tillsammans säkerställer de att medarbetare får rätt stöd och verktyg när de kliver in i organisationen.
Så lyckas du med digital onboarding, steg för steg
Digital onboarding följer i stort sett samma struktur oavsett vilken typ du använder. Som arbetsgivare behöver du skapa och dokumentera en plan som innefattar introduktionen av nya medarbetare. En standardiserad onboardingprocess brukar innehålla tre delar:
Digital preboarding.
Välkomnande och orientering.
Utbildning och utveckling.
Här är våra steg för att upprätta en digital onboardingplan för alla anställda:
1. Sätt tydliga mål
Varje roll kommer med ett tydligt uppdrag. Personen anställs för att uppnå X, Y och Z. Onboardingprocessen ska snabbt och tydligt förbereda medarbetaren för just det.
När du definierar dina mål för onboardingen bör du fastställa:
De nyckeltal du vill att medarbetaren ska uppnå.
Tidsramen för onboardingprocessen.
Långsiktiga mål som bättre retention eller minskad personalomsättning.
Det här steget kan ta tid eftersom varje roll är unik, men med rätt verktyg går det betydligt smidigare att anpassa processen efter olika behov.
2. Sätt säkerhetskrav
Välj rätt plattform med inbyggd, uppdaterad säkerhet, så att du slipper extra jobb och samtidigt håller känslig data skyddad.
Oavsett vilka verktyg du använder måste du säkerställa att både organisationens och medarbetarnas data skyddas. Onboarding innebär ofta att känslig information som ID-handlingar, bankuppgifter, skattedokument och NDA:er delas.
Välj därför säkra lösningar för:
Du kommer sannolikt att använda flera system och appar i onboarding-processen, så välj plattformar med inbyggda säkerhetsfunktioner. Det gör det enklare att skydda data och sparar tid.
Beroende på var du verkar kan särskilda regler gälla. Du kan till exempel behöva genomföra PEP-kontroller eller AML-screening. Detta minskar risken för juridiska konsekvenser vid bristande efterlevnad. Konsultera en jurist för att säkerställa att du följer alla gällande regelverk.
3. Välj rätt onboardingverktyg
Det finns inget enskilt verktyg som täcker alla delar av onboardingen, men det finns plattformar som effektiviserar hela arbetsflöden.
Utbildning är ofta den mest omfattande delen. Om onboarding innefattar introduktioner, demo-sessioner eller krav på kontinuerligt lärande, är ett LMS det bästa verktyget.
Ett LMS är ett komplett system för att skapa, leverera och hantera utbildningsinnehåll. Du kan skapa inbjudningar, introduktionskurser och orienteringar direkt. Med Easy LMS kan du ladda upp nästan alla typer av media och dessutom följa upp resultat med inbyggd analys. Perfekt för att finslipa onboardingprocessen över tid.
4. Skapa utbildningsmaterial
Du behöver relevant, tydligt och engagerande material för att onboarda nya medarbetare. Digitala plattformar öppnar upp för variation, så ta dig tid att sätta dig in i hur digital utbildning fungerar i praktiken.
Med verktyg som Easy LMS kan du bygga upp en varierad onboarding-upplevelse. Ladda upp presentationer, videor och annat material och följ hur medarbetarna tar sig igenom det.
5. Datainsamling och lagring
Stegen kan skilja sig åt mellan olika organisationer, men alla nyanställda behöver i regel lämna viss grundläggande kontaktinformation och skapa ett användarnamn. Se till att era system är redo att ta emot nya medarbetare med minimala behörigheter, tillräckligt för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.
Vissa branscher, som till exempel finanssektorn, kan ha krav på säker datainsamling. Där måste insamlade uppgifter lagras enligt särskilda regelverk, ofta för att möjliggöra framtida granskning eller vidare säkerhetskontroller.
Kort sagt: säkerställ att datainsamlingen i er onboardingprocess är både säker och i linje med gällande regler.
6. Välkomstfasen
Digital onboarding innehåller ofta någon kombination av följande:
Ett välkomstmail.
Genomgång och godkännande av anställningsvillkor.
Välkomstmaterial.
Länkar till utbildningar, demofilmer och annat relevant innehåll.
Den här delen av onboardingen ska hjälpa den nyanställda att förstå sin roll, vad som förväntas av dem och hur de kommer igång på ett smidigt sätt.
Vid det här laget har den nyanställda skickat in sin information, godkänts av säkerhetssystemen och fått tillgång till nödvändiga konton och arbetsverktyg. De bör också ha rätt att hantera kund- eller klientinformation på ett säkert och korrekt sätt.
7. Uppmuntra och möjliggör kommunikation
Digital onboarding för anställda är vanligtvis mer omfattande än för kunder eller användare. Men om processen känns otydlig eller förvirrande kan det snarare stjälpa än hjälpa.
Det är viktigt att nyanställda har tillgång till stöd. Se till att det är enkelt att ställa frågor och få svar under onboardingfasen. Vare sig det handlar om en chattfunktion, en utsedd kontaktperson eller ett supportsystem gör den här hjälpen stor skillnad.
8. Optimera processen
Onboarding av nya medarbetare är ett känsligt och viktigt moment och det är svårt att få till allt perfekt direkt. Men det fina med digital onboarding är att den går att justera och förbättra. Så här gör du:
De flesta digitala onboardingverktyg innehåller redan inbyggd analysfunktionalitet. Det hjälper er att förstå vilka delar av utbildningen som fungerar bäst och vilka som behöver förbättras för att ge önskat resultat.
Digitala onboardingverktyg som förenklar och effektiviserar
De mest effektiva lösningarna för digital onboarding kombinerar ofta flera funktioner:
Automatiserade arbetsflöden.
Verktyg för utbildning och utveckling.
Möjlighet till anpassning.
Självbetjäningsportaler.
Uppgiftsspårning.
Integration med andra viktiga system.
Det finns många SaaS-verktyg på marknaden som erbjuder onboardingfunktioner, ofta som en del av större HR-lösningar. De hjälper till att effektivisera och strukturera onboardingarbetet och kan innehålla alla eller några av ovanstående funktioner.
Easy LMS är en lärplattform utvecklat för coacher och utbildare. Vi erbjuder en komplett infrastruktur för att skapa, organisera och förbättra onboardingprocesser. Med vår plattform och vårt inbyggda Easy LMS Academy kan du ta kontroll över dina onboardingflöden och effektivisera varje steg.
