¿Cuáles son los tipos de incorporación digital de empleados?
La incorporación digital de los empleados puede adoptar varias formas adaptadas a las necesidades específicas del puesto. A continuación, se describen los principales tipos:
Incorporación administrativa
La incorporación administrativa se centra en cumplimentar la documentación esencial. Este proceso digital permite a los empleados manejarlo desde cualquier computadora. Las tareas suelen incluir completar formularios, revisar las políticas de la compañía y verificar que se han completado estos pasos. Se trata de garantizar que la parte administrativa de la incorporación sea gestionada de forma eficiente y eficaz.
Incorporación cultural
La incorporación cultural introduce a los nuevos empleados en la misión, los valores y la cultura de la empresa. El contenido puede presentarse en varios formatos, como presentaciones de diapositivas, documentos, videos u otros elementos multimedia. El objetivo es ayudar a los empleados a entender y alinearse con la ética de la compañía desde el principio.
Incorporación con entrenamiento
La incorporación con entrenamiento va más allá de lo básico para dotar a los empleados de las habilidades y conocimientos que necesitan para sobresalir en sus funciones. Dependiendo de la configuración de la organización, el material de formación puede impartirse digitalmente a través de sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) o en sesiones presenciales.
Un LMS facilita la organización e impartición de cursos, ya que admite diversos tipos de medios, como videos, PDF y módulos interactivos. También facilita las evaluaciones, garantizando que los empleados adquieran los conocimientos necesarios para trabajar con eficacia y seguridad. Para empezar rápidamente, echa un vistazo al creador de cursos de Easy LMS, que simplifica el proceso de creación de materiales de entrenamiento para la incorporación digital.
Integración social
La integración social puede incluir actividades como presentaciones de equipos, sesiones de grupo o reuniones individuales.
La integración social desempeña un papel clave en funciones en las que el trabajo en equipo y las relaciones profesionales son cruciales. Ayuda a los nuevos empleados a integrarse sin problemas en sus equipos y a establecer las relaciones necesarias para el éxito.
La integración social puede incluir actividades como presentaciones de equipos, sesiones de grupo o reuniones individuales. Esto puede incluir reuniones virtuales o chats de grupo utilizando herramientas de comunicación interna en un contexto digital.
Cada tipo de incorporación tiene una finalidad específica, ya que garantiza que los empleados estén preparados y reciban apoyo cuando se incorporan a tu organización.
Cómo implementar con éxito la incorporación digital de empleados: guía paso a paso
El proceso de incorporación digital de los empleados es el mismo independientemente del tipo que se utilice. Los empleadores deben crear y documentar planes de incorporación que cubran la presentación de los empleados. El proceso de incorporación digital estándar puede dividirse en tres componentes:
Preembarque digital.
Bienvenida y orientación.
Entrenamiento y desarrollo.
Para establecer cualquier plan de incorporación digital de empleados:
1. Define metas y objetivos
Cada rol de empleado viene acompañado de un conjunto claro de requisitos. El empleado es contratado para hacer X, Y y Z con resultados estándar esperados. El proceso de incorporación del empleado debe prepararlo de forma rápida y clara para empezar a desempeñar su función.
A la hora de fijar los objetivos de incorporación de los empleados, establece:
Las métricas clave que deseas que alcance el empleado.
El calendario para el proceso de incorporación.
Los objetivos a largo plazo, como mejorar la retención o reducir la rotación.
Por desgracia, esta parte puede llevar bastante tiempo debido a los diferentes requisitos de cada puesto. Sin embargo, establecer las diferencias entre funciones no lleva mucho más tiempo con las herramientas adecuadas.
2. Establece requisitos de seguridad
Elegir las plataformas adecuadas también significa elegir las que incorporan seguridad actualizada, lo que reduce su carga de trabajo al tiempo que mantiene seguros los datos importantes.
Sean cuales sean las herramientas que utilices, asegúrate de que la información de tu organización y de tus empleados está protegida. Los procesos de incorporación suelen requerir el intercambio de datos personales y bancarios. Los formularios fiscales, los acuerdos de confidencialidad y otros documentos son partes habituales del proceso.
Cuando elabores un proceso de incorporación digital, elige las herramientas adecuadas y seguras para:
Los procesos de incorporación de empleados pueden implicar el uso de varias aplicaciones y plataformas diferentes. Elegir las plataformas adecuadas también significa elegir las que incorporan seguridad actualizada, lo que reduce tu carga de trabajo al tiempo que mantiene seguros los datos importantes.
Las necesidades de tu organización también pueden requerir comprobaciones de seguridad adicionales. En concreto, estudia las normativas pertinentes de tu jurisdicción. Por ejemplo, la incorporación digital automatizada puede incluir una comprobación de PEP o de listas de sanciones. Otro ejemplo es la comprobación de listas de vigilancia AML, una comprobación adicional para disuadir a los blanqueadores de dinero conocidos de acceder a sus objetivos potenciales.
Este tipo de comprobaciones adicionales evitan que tu organización se enfrente a problemas legales derivados del incumplimiento de las normativas. Es probable que necesites consultar a un experto jurídico para obtener una lista completa de las normativas que debe cumplir tu incorporación digital.
3. Elige las plataformas de integración adecuadas
No existe una "plataforma de incorporación" completa que pueda gestionar todos y cada uno de los aspectos de la incorporación de empleados. Sin embargo, hay algunos tipos de plataformas que simplifican muchas de las tareas de incorporación de empleados.
Por ejemplo, la demanda más rigurosa de incorporación de empleados suele ser el entrenamiento. Si el proceso de incorporación requiere presentaciones, demostraciones o requisitos de aprendizaje continuo, un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) ofrece la infraestructura más completa para tus necesidades de entrenamiento.
Un LMS es un sistema de aprendizaje completo para crear, alojar y gestionar cualquier tipo de material educativo. Esto significa que puede empezar inmediatamente a implementar invitaciones, bienvenidas, orientaciones y cursos estándar. Easy LMS te permite cargar casi todo tipo de archivos multimedia como contenido del curso. Y lo que es más importante, también puedes analizar el rendimiento y los resultados de los cursos, lo que te permite aprovechar los análisis para perfeccionar el contenido de incorporación con el paso del tiempo.
4. Desarrolla sistemas de entrenamiento
Para incorporar a un nuevo empleado, necesitarás un material de formación único, eficaz y conciso. Los espacios digitales permiten utilizar una amplia gama de materiales de formación. Así que tómate tu tiempo para estudiar la teoría y los métodos de aprendizaje/entrenamiento digital. Para tener éxito con la incorporación digital o cualquier otro entrenamiento online, necesitas tanto la comprensión como las habilidades técnicas.
Algunas plataformas de entrenamiento digital, como Easy LMS, te permiten crear diversos contenidos de incorporación. Puedes cargar presentaciones de diapositivas, archivos de video y mucho más. Luego, puedes invitar a los empleados a incorporarse y hacer un seguimiento de su progreso.
5. Presentación y almacenamiento de información
Los pasos varían de una organización a otra, pero lo normal es que todos los usuarios deban presentar al menos algunos datos básicos de contacto y un nombre de usuario. Asegúrate de que tus sistemas están preparados para aceptar nuevos empleados con los permisos mínimos necesarios para llevar a cabo sus funciones.
Algunas normativas pueden exigir una recogida de datos segura. En las organizaciones financieras, los datos deben almacenarse de forma segura en caso de trámites adicionales.
Siempre que sea necesario, asegúrate de que la incorporación de tus empleados incluya una recopilación de datos segura y conforme a las normas.
6. Bienvenida
El proceso de incorporación digital suele incluir una combinación de los siguientes elementos:
Un email de bienvenida estándar.
Lectura y aceptación de las condiciones de contratación.
Contenido de bienvenida.
Instrucciones a entrenamientos, demostraciones y otros contenidos educativos.
Con este contenido de bienvenida, el nuevo empleado debe entender su papel y las condiciones que se espera que cumpla.
Ahora, el nuevo empleado ha enviado su información, ha sido autorizado por los sistemas de seguridad y puede empezar a utilizar las cuentas y el software pertinentes. También debe poder acceder a la información de clientes de forma legal y profesional.
7. Fomente y facilite la comunicación
La incorporación digital de los empleados suele ser más exhaustiva que la de los usuarios/clientes. Sin embargo, los procesos de incorporación de empleados pueden ser contraproducentes si son confusos y el nuevo empleado carece de apoyo.
Es importante que los nuevos empleados tengan acceso a asistencia durante su incorporación. Asegúrate de que puedan ponerse en contacto con alguien si tienen preguntas o necesitan aclaraciones.
8. Optimiza el proceso de incorporación
La incorporación de empleados es un ejercicio de alto riesgo, y no lo conseguirá a la primera. El remedio para una incorporación deficiente es:
Evaluar los datos de rendimiento.
Recoger las opiniones de los aprendices y de la gerencia.
Incorporar y probar nuevas estrategias.
Potencialmente incorporar nuevas herramientas de software.
Afortunadamente, la mayoría de las herramientas de incorporación vienen con análisis integrados. Los análisis te ayudan a comprender qué materiales y funciones de entrenamiento para la incorporación logran los resultados deseados y cuáles provocan confusión o malos resultados en las pruebas.
Soluciones de software de incorporación digital para simplificar y agilizar la incorporación de forma eficaz
Las mejores soluciones de software para una mejor incorporación digital incluyen:
Automatización del flujo de trabajo.
Herramientas de entrenamiento y desarrollo.
Espacio para la personalización.
Portales de autoservicio.
Funciones de seguimiento de tareas.
Integraciones con aplicaciones necesarias.
Los distintos productos SaaS con funciones de incorporación digital pueden identificarse como herramientas de incorporación digital. Estas opciones de software están diseñadas para ayudar a RRHH a agilizar los procesos de incorporación y pueden ofrecer cualquier combinación de las funciones anteriores.
Easy LMS es un sistema de gestión del aprendizaje creado para entrenadores y formadores. Ofrecemos una infraestructura completa para crear y gestionar contenidos y procesos de incorporación. ¡Utiliza la academia Easy LMS para organizar tus flujos de trabajo y aumentar la eficacia de la incorporación!
