Welche Arten von digitalem Onboarding gibt es?
Das digitale Onboarding von Mitarbeitern kann verschiedene Formen annehmen, die auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Im Folgenden sind die wichtigsten Arten aufgeführt:
Administrative Einarbeitung
Das administrative Onboarding konzentriert sich auf das Ausfüllen der wichtigsten Unterlagen. Dieser digitale Prozess ermöglicht es den Mitarbeitern, ihn von jedem Computer aus zu erledigen. Zu den Aufgaben gehören in der Regel das Ausfüllen von Formularen, die Überprüfung von Unternehmensrichtlinien und die Überprüfung, ob diese Schritte abgeschlossen wurden. Es geht darum, dass die administrative Seite des Onboarding effizient und effektiv abgewickelt wird.
Kulturelles Onboarding
Beim Cultural Onboarding werden neue Mitarbeiter mit dem Auftrag, den Werten und der Kultur des Unternehmens vertraut gemacht. Die Inhalte können in verschiedenen Formaten bereitgestellt werden, z. B. in Form von Diashows, Dokumenten, Videos oder anderen Multimedia-Inhalten. Ziel ist es, dass die Mitarbeiter den Ethos des Unternehmens von Anfang an verstehen und mit ihm übereinstimmen.
Ausbildung Onboarding
Die Einarbeitung geht über die Grundlagen hinaus, um die Mitarbeiter mit den Fähigkeiten und Kenntnissen auszustatten, die sie benötigen, um in ihrer Rolle brillieren zu können. Je nach Aufbau des Unternehmens kann das Schulungsmaterial digital über Lernmanagementsysteme (LMS) oder in persönlichen Sitzungen vermittelt werden.
Ein LMS erleichtert die Organisation und Durchführung von Kursen, da es verschiedene Medientypen wie Videos, PDFs und interaktive Module aufnehmen kann. Es erleichtert auch die Bewertung und stellt sicher, dass die Mitarbeiter die notwendigen Kenntnisse erwerben, um effektiv und sicher zu arbeiten. Einen schnellen Einstieg bietet der Easy LMS course builder, der die Erstellung von Schulungsmaterialien für das digitale Onboarding vereinfacht.
Soziales Onboarding
Social Onboarding kann Aktivitäten wie Teamvorstellungen, Gruppensitzungen oder Einzelgespräche umfassen
Social Onboarding spielt eine Schlüsselrolle in Bereichen, in denen Teamarbeit und berufliche Beziehungen entscheidend sind. Es hilft neuen Mitarbeitern, sich reibungslos in ihre Teams zu integrieren und die für den Erfolg notwendigen Beziehungen aufzubauen.
Social Onboarding kann Aktivitäten wie Teamvorstellungen, Gruppensitzungen oder Einzelgespräche umfassen. Dies kann auch virtuelle Treffen oder Gruppenchats unter Verwendung interner Kommunikationsmittel in einem digitalen Kontext umfassen.
Jeder Onboarding-Typ dient einem bestimmten Zweck und stellt sicher, dass die Mitarbeiter auf ihren Eintritt in Ihr Unternehmen vorbereitet und unterstützt werden.
Erfolgreiche Einführung der digitalen Mitarbeitereinführung: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Der Onboarding-Prozess für digitale Mitarbeiter ist unabhängig von der verwendeten Art gleich. Arbeitgeber müssen Onboarding-Pläne erstellen und dokumentieren, die die Einführung der Mitarbeiter umfassen. Der Standardprozess für das digitale Onboarding kann in drei Komponenten unterteilt werden:
Digitales Preboarding.
Begrüßung und Orientierung.
Schulung und Entwicklung.
Erstellung eines Plans für das digitale Onboarding von Mitarbeitern:
1. Definieren Sie Ziele und Vorgaben
Jede Mitarbeiterrolle ist mit einem klaren Anforderungskatalog verbunden. Der Mitarbeiter wird eingestellt, um X, Y und Z zu tun, wobei er standardmäßige Ergebnisse erwartet. Der Einarbeitungsprozess sollte die Mitarbeiter schnell und klar darauf vorbereiten, ihre Rolle zu erfüllen.
Setzen Sie sich Ziele für die Einarbeitung von Mitarbeitern:
Die wichtigsten Kennzahlen, die der Mitarbeiter erreichen soll.
Der Zeitplan für den Einarbeitungsprozess.
Langfristige Ziele wie bessere Mitarbeiterbindung oder geringere Fluktuation.
Leider kann dieser Teil aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen jeder Position einige Zeit in Anspruch nehmen. Mit den richtigen Instrumenten dauert es jedoch nicht viel länger, die Unterschiede zwischen den Rollen zu berücksichtigen.
2. Sicherheitsanforderungen festlegen
Die Wahl der richtigen Plattformen bedeutet auch, dass Sie sich für solche entscheiden, die über aktuelle Sicherheitsvorkehrungen verfügen, die Ihren Arbeitsaufwand verringern und gleichzeitig wichtige Daten schützen
Unabhängig davon, welche Tools Sie verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Unternehmens- und Mitarbeiterdaten sicher sind. Onboarding-Prozesse erfordern in der Regel den Austausch von persönlichen Ausweis- und Bankdaten. Steuerformulare, NDAs und andere Dokumente sind übliche Bestandteile des Prozesses.
Wenn Sie einen digitalen Onboarding-Prozess einrichten, sollten Sie die richtigen und sicheren Tools dafür wählen:
Beim Onboarding von Mitarbeitern können mehrere verschiedene Anwendungen und Plattformen zum Einsatz kommen. Die Wahl der richtigen Plattformen bedeutet auch, dass Sie sich für solche entscheiden, die über aktuelle Sicherheitsfunktionen verfügen, die Ihren Arbeitsaufwand verringern und gleichzeitig wichtige Daten schützen.
Auch die Bedürfnisse Ihrer Organisation können weitere Sicherheitsüberprüfungen erforderlich machen. Informieren Sie sich insbesondere über alle relevanten Vorschriften in Ihrem Land. Das automatisierte digitale Onboarding kann zum Beispiel ein PEP-Screening oder einen Abgleich mit Sanktionslisten beinhalten. Ein weiteres Beispiel ist das AML-Watchlist-Screening, eine zusätzliche Prüfung, um bekannte Geldwäscher davon abzuhalten, auf ihre potenziellen Ziele zuzugreifen.
Diese Art von zusätzlichen Kontrollen verhindert, dass Ihr Unternehmen wegen Nichteinhaltung von Vorschriften vor Gericht gestellt wird. Sie müssen wahrscheinlich einen Rechtsexperten konsultieren, um eine vollständige Liste der Vorschriften zu erhalten, die Ihr digitales Onboarding erfüllen muss.
3. Wählen Sie die richtigen Onboarding-Plattformen
Es gibt keine vollständige "Onboarding-Plattform", die jeden einzelnen Aspekt des Onboarding von Mitarbeitern abdeckt. Es gibt jedoch einige Arten von Plattformen, die die gesamten Onboarding-Aufgaben für Mitarbeiter vereinfachen.
So besteht der größte Bedarf beim Onboarding von Mitarbeitern normalerweise in der Schulung. Wenn der Onboarding-Prozess Einführungen, Demos oder fortlaufende Lernanforderungen erfordert, bietet ein Lernmanagementsystem (LMS) die umfassendste Infrastruktur für Ihren Schulungsbedarf.
Ein LMS ist ein komplettes Lernsystem für die Erstellung, das Hosting und die Verwaltung jeder Art von Bildungsmaterial. Das bedeutet, dass Sie sofort mit der Implementierung von Standardeinladungen, Begrüßungen, Orientierungen und Kursen beginnen können. Mit Easy LMS können Sie fast alle Arten von Medien als Kursinhalte hochladen. Entscheidend ist, dass Sie auch die Leistung und die Ergebnisse von Kursen analysieren können, so dass Sie die Analyse nutzen können, um die Onboarding-Inhalte im Laufe der Zeit zu optimieren.
4. Entwicklung von Ausbildungssystemen
Für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters benötigen Sie einzigartiges, effektives und prägnantes Schulungsmaterial. Digitale Räume ermöglichen den Einsatz einer breiten Palette von Schulungsmaterialien. Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um die Theorie und die Methoden des digitalen Lernens/Trainings zu studieren. Um mit digitalem Onboarding oder jeder anderen Online-Schulung erfolgreich zu sein, brauchen Sie sowohl das Verständnis als auch die technischen Fähigkeiten.
Einige digitale Schulungsplattformen, wie Easy LMS, ermöglichen es Ihnen, verschiedene Onboarding-Inhalte zu erstellen. Sie können Foliendateien, Videodateien und mehr hochladen. Dann können Sie die neuen Mitarbeiter einladen und ihre Fortschritte verfolgen.
5. Übermittlung und Speicherung von Daten
Die Schritte sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, aber normalerweise müssen alle Benutzer zumindest einige grundlegende Kontaktinformationen und einen Benutzernamen angeben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme bereit sind, neue Mitarbeiter mit den minimalen Berechtigungen zu akzeptieren, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind.
Einige Vorschriften können eine sichere Datenerfassung erfordern. In Finanzorganisationen müssen die Daten für den Fall zusätzlicher Schritte sicher gespeichert werden.
Sorgen Sie bei Bedarf dafür, dass Ihre Mitarbeiter bei der Aufnahme in das Unternehmen eine sichere und vorschriftsmäßige Datenerfassung erhalten.
6. Begrüßung
Der digitale Onboarding-Prozess umfasst in der Regel eine Mischung aus den folgenden Elementen:
Eine Standard-Willkommens-E-Mail.
Lesen und Zustimmung zu den Beschäftigungsbedingungen.
Willkommensinhalte.
Verweise auf Schulungen, Demos und andere Bildungsinhalte.
Mit diesen Begrüßungsinhalten sollte der neue Mitarbeiter seine Rolle und die Bedingungen, die er einhalten soll, verstehen.
Nun hat der neue Mitarbeiter seine Informationen eingereicht, wurde von den Sicherheitssystemen freigegeben und kann mit der Nutzung der entsprechenden Konten und Software beginnen. Er sollte auch in der Lage sein, rechtmäßig und professionell auf Kunden- und Klientendaten zuzugreifen.
7. Ermutigung und Erleichterung der Kommunikation
Das digitale Onboarding von Mitarbeitern ist in der Regel gründlicher als das Onboarding von Benutzern/Kunden. Onboarding-Prozesse für Mitarbeiter können jedoch kontraproduktiv sein, wenn sie verwirrend sind und Ihr neuer Mitarbeiter keine Unterstützung erhält.
Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter bei der Einarbeitung auf Unterstützung zurückgreifen können. Stellen Sie sicher, dass sie sich an jemanden wenden können, wenn sie Fragen haben oder Erklärungen benötigen.
8. Optimieren Sie den Onboarding-Prozess
Beim Onboarding von Mitarbeitern steht viel auf dem Spiel, und Sie werden es nicht beim ersten Versuch perfekt hinbekommen. Das Heilmittel für ein nicht optimiertes Onboarding ist:
Auswertung von Leistungsdaten.
Einsammeln von Feedback der Auszubildenden und des Managements.
Einführen und Testen neuer Strategien.
Potenzielle Einführung neuer Software-Tools.
Zum Glück verfügen die meisten Onboarding-Tools über integrierte Analysefunktionen. Analysen helfen Ihnen zu verstehen, welche Onboarding-Schulungsmaterialien und Funktionen die gewünschten Ergebnisse erzielen und welche zu Verwirrung oder schlechten Testergebnissen führen.
Digitale Onboarding-Softwarelösungen zur Vereinfachung und effizienten Gestaltung des Onboarding
Zu den besten Softwarelösungen für ein besseres digitales Onboarding gehören:
Automatisierung von Arbeitsabläufen.
Schulungs- und Entwicklungstools.
Raum für individuelle Anpassungen.
Selbstbedienungsportale.
Funktionen zur Aufgabenverfolgung.
Integrationen mit benötigten Anwendungen.
Verschiedene SaaS-Produkte mit digitalen Onboarding-Funktionen können als digitale Onboarding-Tools bezeichnet werden. Diese Softwareoptionen sollen die Personalabteilung bei der Rationalisierung von Onboarding-Prozessen unterstützen und können eine beliebige Kombination der oben genannten Funktionen bieten.
Easy LMS ist ein Lernmanagementsystem, das für Trainer und Ausbilder entwickelt wurde. Wir bieten eine komplette Infrastruktur für die Erstellung und Verwaltung von Onboarding-Inhalten und -Prozessen. Nutzen Sie die Easy LMS academy, um Ihre Arbeitsabläufe zu organisieren und die Effizienz beim Onboarding zu steigern!
