Vilka typer av digital onboarding av medarbetare finns det?
Digital onboarding av anställda kan ta flera former som skräddarsys efter befattningens specifika behov. Nedan följer de viktigaste typerna:
Administrativ onboarding
Administrativ onboarding fokuserar på att fylla i viktig dokumentation. Den här digitala processen gör att medarbetarna kan hantera den från vilken dator som helst. Uppgifterna inkluderar vanligtvis att fylla i formulär, granska företagets policyer och verifiera att dessa steg har slutförts. Det handlar om att se till att den administrativa sidan av onboarding hanteras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.
Kulturell onboarding
Kulturell onboarding introducerar nya medarbetare till företagets uppdrag, värderingar och kultur. Innehållet kan levereras i olika format, t.ex. bildspel, dokument, videor eller annan multimedia. Målet är att hjälpa medarbetarna att förstå och anpassa sig till företagets etos redan från början.
Utbildning onboarding
Onboardingutbildning går utöver grunderna för att förse medarbetarna med de färdigheter och kunskaper de behöver för att utmärka sig i sina roller. Beroende på organisationens upplägg kan utbildningsmaterialet levereras digitalt via Learning Management System (LMS) eller personliga sessioner.
Ett LMS gör det enkelt att organisera och leverera kurser och har plats för olika medietyper som videor, PDF-filer och interaktiva moduler. Det underlättar också utvärderingar och säkerställer att de anställda får den kunskap som krävs för att arbeta effektivt och säkert. För en snabb start kan du kolla in Easy LMS course builder, som förenklar processen med att skapa utbildningsmaterial för digital onboarding.
Social onboarding
Social onboarding kan omfatta aktiviteter som teamintroduktioner, gruppsessioner eller enskilda möten
Social onboarding spelar en nyckelroll i roller där teamarbete och professionella relationer är avgörande. Det hjälper nya medarbetare att smidigt integreras i sina team och bygga upp de relationer som krävs för att lyckas.
Social onboarding kan omfatta aktiviteter som teamintroduktioner, gruppsessioner eller enskilda möten. Det kan handla om virtuella möten eller gruppchattar med hjälp av interna kommunikationsverktyg i ett digitalt sammanhang.
Varje typ av onboarding har ett specifikt syfte och säkerställer att medarbetarna är förberedda och får stöd när de börjar i din organisation.
Så här implementerar du framgångsrikt digital onboarding av medarbetare: en steg-för-steg-guide
Den digitala onboardingprocessen för anställda är densamma oavsett vilken typ som används. Arbetsgivaren måste skapa och dokumentera en onboardingplan som omfattar introduktionen av den anställde. Den vanliga digitala onboardingprocessen kan delas in i tre komponenter:
Digital preboarding.
Välkomnande och orientering.
Utbildning och utveckling.
Att upprätta en digital onboardingplan för alla anställda:
1. Definiera mål och syften
Varje medarbetarroll har en tydlig uppsättning krav. Medarbetaren anställs för att göra X, Y och Z med förväntade standardresultat. Deras introduktionsprocess bör snabbt och tydligt förbereda medarbetarna för att börja fullgöra sin roll.
När du sätter upp mål för introduktion av medarbetare ska du göra det:
De viktigaste mätvärdena som du vill att medarbetaren ska uppnå.
Tidslinjen för onboardingprocessen.
Långsiktiga mål som bättre kvarhållande eller lägre omsättning.
Tyvärr kan denna del ta lite tid på grund av de olika kraven för varje position. Men med rätt verktyg tar det inte mycket längre tid att redovisa skillnaderna mellan olika roller.
2. Fastställa säkerhetskrav
Att välja rätt plattformar innebär också att välja dem med uppdaterad säkerhet inbyggd, vilket minskar din arbetsbelastning samtidigt som viktiga data hålls säkra
Oavsett vilka verktyg du använder måste du se till att organisationens och de anställdas uppgifter är säkra. Onboardingprocesser kräver vanligtvis utbyte av personlig ID- och bankinformation. Skatteformulär, sekretessavtal och andra dokument är vanliga delar av processen.
När du sätter ihop en digital onboardingprocess ska du välja rätt, säkra verktyg för:
Processen för att introducera nya medarbetare kan innebära att flera olika applikationer och plattformar används. Att välja rätt plattformar innebär också att välja plattformar med inbyggd och uppdaterad säkerhet, vilket minskar arbetsbelastningen samtidigt som viktiga data hålls säkra.
Din organisations behov kan också kräva ytterligare säkerhetskontroller. Undersök särskilt eventuella relevanta bestämmelser i din jurisdiktion. Automatiserad digital onboarding kan till exempel innehålla PEP-screening eller kontroller mot sanktionslistor. Ett annat exempel är screening av AML-vaktlistor, en extra kontroll för att hindra kända penningtvättare från att komma åt sina potentiella mål.
Den här typen av extra kontroller förhindrar att din organisation ställs inför rättsliga utmaningar på grund av att den inte följer reglerna. Du kommer sannolikt att behöva rådfråga en juridisk expert för att få en fullständig lista över de regler som din digitala onboarding måste följa.
3. Välj rätt plattformar för onboarding
Det finns ingen komplett "onboarding-plattform" som kan hantera varje enskild aspekt av onboarding av medarbetare. Det finns dock några typer av plattformar som förenklar hela onboardinguppgiften för anställda.
Till exempel är det mest rigorösa kravet på introduktion av anställda normalt utbildning. Om onboardingprocessen kräver introduktioner, demonstrationer eller löpande utbildningskrav, erbjuder ett LMS (Learning Management System) den mest kompletta infrastrukturen för dina utbildningsbehov.
Ett LMS är ett komplett inlärningssystem för att skapa, hosta och hantera alla typer av utbildningsmaterial. Det innebär att du omedelbart kan börja implementera standardinbjudningar, välkomnande, orientering och kurser. Med Easy LMS kan du ladda upp nästan alla typer av media som kursinnehåll. Avgörande är att du också kan analysera kursens prestanda och resultat, vilket gör att du kan utnyttja analyser för att göra onboarding-innehållet perfekt över tid.
4. Utveckla utbildningssystem
Du behöver ett unikt, effektivt och kortfattat utbildningsmaterial för att introducera en ny medarbetare. I digitala miljöer kan man använda ett stort antal olika utbildningsmaterial. Ta därför lite tid på dig att studera teori och metoder för digitalt lärande/utbildning. För att lyckas med digital onboarding eller någon annan onlineutbildning behöver du både förståelse och tekniska färdigheter.
Vissa digitala utbildningsplattformar, som Easy LMS, gör det möjligt för dig att skapa olika onboarding-innehåll. Du kan ladda upp bildspel, videofiler och mycket mer. Sedan kan du bjuda in medarbetare som ska introduceras och följa deras framsteg.
5. Överlämnande och lagring av uppgifter
Stegen varierar från organisation till organisation, men alla användare måste normalt lämna in åtminstone grundläggande kontaktinformation och ett användarnamn. Se till att dina system är redo att ta emot nya medarbetare med de minimala behörigheter som krävs för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.
Vissa bestämmelser kan kräva säker datainsamling. I finansiella organisationer måste data lagras på ett säkert sätt i händelse av ytterligare åtgärder.
När det är nödvändigt ska du se till att din introduktion av anställda omfattar säker och korrekt datainsamling.
6. Välkomnande
Den digitala onboardingprocessen innehåller normalt en blandning av följande:
Ett standardiserat välkomstmeddelande.
Läsning och godkännande av anställningsvillkoren.
Välkomnande innehåll.
Direktioner till utbildning, demonstrationer och annat utbildningsinnehåll.
Med detta välkomnande innehåll ska den nyanställde förstå sin roll och de villkor som han eller hon förväntas följa.
Nu har den nyanställde lämnat in sin information, godkänts av säkerhetssystemen och kan börja använda relevanta konton och program. De ska också kunna få tillgång till kund-/klientinformation på ett lagligt och professionellt sätt.
7. Uppmuntra och underlätta kommunikation
Digital onboarding av anställda är vanligtvis mer grundlig än onboarding av användare och kunder. Men onboardingprocesser för medarbetare kan faktiskt vara kontraproduktiva om de är förvirrande och den nya medarbetaren saknar stöd.
Det är viktigt att nyanställda har tillgång till stöd under introduktionen. Se till att de kan kontakta någon om de har frågor eller behöver förtydliganden.
8. Optimera onboarding-processen
Onboarding av medarbetare är en övning med höga insatser, och du kommer inte att få till det perfekt på första försöket. Botemedlet mot underoptimerad onboarding är:
Utvärdering av prestationsdata.
Inhämtning av feedback från deltagare och ledning.
Integrering och testning av nya strategier.
Potentiellt införande av nya programvaruverktyg.
Tack och lov har de flesta onboardingverktyg inbyggd analys. Analyserna hjälper dig att förstå vilka utbildningsmaterial och funktioner som ger önskat resultat och vilka som leder till förvirring eller dåliga testresultat.
Programvarulösningar för digital onboarding som förenklar och effektiviserar onboarding på ett effektivt sätt
De bästa mjukvarulösningarna för bättre digital onboarding inkluderar:
Automatisering av arbetsflöden.
Utbildnings- och utvecklingsverktyg.
Utrymme för anpassning.
Självbetjäningsportaler.
Funktioner för uppgiftsspårning.
Integrationer med nödvändiga applikationer.
Olika SaaS-produkter med digitala onboardingfunktioner kan identifieras som digitala onboardingverktyg. Dessa programvarualternativ är utformade för att hjälpa HR att effektivisera onboardingprocesser och kan erbjuda alla kombinationer av ovanstående funktioner.
Easy LMS är ett lärplattformssystem som är byggt för coacher och utbildare. Vi erbjuder en komplett infrastruktur för att skapa och hantera innehåll och processer för onboarding. Använd Easy LMS academy för att organisera dina arbetsflöden och öka effektiviteten i onboarding!
