Wat zijn de soorten digitale onboarding van werknemers?
Het digitaal inwerken van werknemers kan verschillende vormen aannemen, aangepast aan de specifieke behoeften van de functie. Hieronder staan de belangrijkste vormen:
Administratief inwerken
Administratieve onboarding richt zich op het invullen van essentiële documentatie. Dankzij dit digitale proces kunnen werknemers het vanaf elke computer afhandelen. De taken omvatten meestal het invullen van formulieren, het doornemen van het bedrijfsbeleid en controleren of deze stappen zijn voltooid. Het gaat erom dat de administratieve kant van onboarding efficiënt en effectief wordt afgehandeld.
Cultureel inwerken
Cultureel onboarding laat nieuwe werknemers kennismaken met de missie, waarden en cultuur van het bedrijf. De inhoud kan in verschillende formaten worden aangeboden, zoals diavoorstellingen, documenten, video's of andere multimedia. Het doel is om werknemers te helpen de ethos van het bedrijf te begrijpen en zich er vanaf het begin bij aan te sluiten.
Training onboarding
Training onboarding gaat verder dan de basis om werknemers uit te rusten met de vaardigheden en kennis die ze nodig hebben om uit te blinken in hun functie. Afhankelijk van de opzet van de organisatie kan trainingsmateriaal digitaal worden aangeboden via leermanagementsystemen (LMS) of persoonlijke sessies.
Een LMS maakt het organiseren en geven van cursussen gemakkelijk en biedt ruimte voor verschillende mediatypen zoals video's, PDF's en interactieve modules. Het vergemakkelijkt ook evaluaties en zorgt ervoor dat werknemers de kennis opdoen die nodig is om effectief en veilig te werken. Bekijk voor een snelle start de Easy LMS course builder, die het proces van het maken van trainingsmateriaal voor digitaal inwerken vereenvoudigt.
Sociaal inwerken
Social onboarding kan activiteiten omvatten zoals teamintroducties, groepssessies of één-op-één ontmoetinge
Sociaal onboarding speelt een sleutelrol in functies waar teamwerk en professionele relaties cruciaal zijn. Het helpt nieuwe medewerkers soepel te integreren in hun team en de relaties op te bouwen die nodig zijn voor succes.
Social onboarding kan activiteiten omvatten zoals teamintroducties, groepssessies of één-op-één ontmoetingen. Dit kunnen ook virtuele vergaderingen of groepschats zijn die gebruikmaken van interne communicatietools in een digitale context.
Elk type onboarding dient een specifiek doel en zorgt ervoor dat werknemers voorbereid en ondersteund zijn als ze bij uw organisatie komen werken.
Hoe je digitale onboarding van werknemers succesvol implementeert: een stap-voor-stap handleiding
Het digitale onboardingproces voor werknemers is hetzelfde, ongeacht het gebruikte type. Werkgevers moeten onboardingplannen opstellen en documenteren die de introductie van werknemers omvatten. Het standaard digitale onboardingproces kan worden onderverdeeld in drie componenten:
Digital preboarding.
Welcoming en oriëntatie.
Training en ontwikkeling.
Een digitaal inwerkplan voor werknemers opstellen:
1. Doelstellingen definiëren
Elke rol van een werknemer wordt geleverd met een duidelijke reeks vereisten. De werknemer wordt aangenomen om X, Y en Z te doen met standaard verwachte resultaten. Hun inwerkproces moet hen snel en duidelijk voorbereiden op het vervullen van hun rol.
Stel doelen bij het inwerken van werknemers:
De belangrijkste gegevens die u wilt dat de werknemer behaalt.
De tijdlijn voor het inwerkproces.
Doelstellingen op lange termijn, zoals een betere retentie of een lager verloop.
Helaas kan dit deel wat tijd in beslag nemen vanwege de verschillende vereisten voor elke functie. Met de juiste hulpmiddelen duurt het echter niet veel langer om de verschillen tussen functies in kaart te brengen.
2. Beveiligingsvereisten instellen
Kiezen voor de juiste platforms betekent ook kiezen voor platforms met up-to-date ingebouwde beveiliging, zodat u minder werk hebt terwijl belangrijke gegevens veilig blijven
Welke tools je ook gebruikt, zorg ervoor dat de gegevens van je organisatie en werknemers veilig zijn. Onboarding processen vereisen meestal de uitwisseling van persoonlijke ID- en bankgegevens. Belastingformulieren, NDA's en andere documenten maken vaak deel uit van het proces.
Als je een digitaal inwerkproces opzet, kies dan de juiste, beveiligde tools voor:
Bij onboardingprocessen voor werknemers kunnen verschillende applicaties en platforms worden gebruikt. Kiezen voor de juiste platforms betekent ook kiezen voor platforms met up-to-date ingebouwde beveiliging, zodat u minder werk hebt terwijl belangrijke gegevens veilig blijven.
De behoeften van je organisatie kunnen ook verdere beveiligingscontroles vereisen. Kijk met name naar relevante regelgeving in uw rechtsgebied. Geautomatiseerde digitale onboarding kan bijvoorbeeld een PEP-screening of controles op sanctielijsten bevatten. Een ander voorbeeld is AML watchlist screening, een extra controle om bekende witwassers te weerhouden van toegang tot hun potentiële doelwitten.
Dit soort extra controles voorkomt dat je organisatie voor juridische problemen komt te staan als gevolg van het niet volgen van regelgeving. Je zult waarschijnlijk een jurist moeten raadplegen om een volledige lijst te krijgen van de voorschriften waaraan je digitale onboarding moet voldoen.
3. Kies de juiste onboardingplatforms
Er bestaat geen compleet 'onboarding platform' dat elk aspect van het inwerken van werknemers kan afhandelen. Er zijn echter een paar soorten platforms die het hele onboardingproces vereenvoudigen.
Zo is de meest rigoureuze vraag naar onboarding van werknemers normaal gesproken training. Als het onboardingproces introducties, demo's of doorlopende leerbehoeften vereist, biedt een Learning Management System (LMS) de meest complete infrastructuur voor uw trainingsbehoeften.
Een LMS is een compleet leersysteem voor het maken, hosten en beheren van elk soort educatief materiaal. Dat betekent dat je meteen kunt beginnen met het implementeren van standaard uitnodigingen, verwelkomingen, oriëntaties en cursussen. Met Easy LMS kun je bijna alle soorten media uploaden als cursusinhoud. Het belangrijkste is dat je ook de prestaties en resultaten van cursussen kunt analyseren, zodat je analyses kunt gebruiken om de onboarding-inhoud na verloop van tijd te perfectioneren.
4. Trainingssystemen ontwikkelen
Je hebt uniek, effectief en beknopt trainingsmateriaal nodig om een nieuwe medewerker in te werken. Digitale ruimtes maken het mogelijk om een breed scala aan trainingsmaterialen te gebruiken. Neem dus de tijd om de theorie en methoden van digitaal leren/trainen te bestuderen. Om succesvol te zijn met digitale onboarding of een andere online training, heb je zowel inzicht als technische vaardigheden nodig.
Sommige digitale trainingsplatforms, zoals Easy LMS, stellen je in staat om diverse onboarding content te creëren. Je kunt diavoorstellingen, videobestanden en meer uploaden. Vervolgens kun je onboarding-werknemers uitnodigen en hun voortgang bijhouden.
5. Indienen en opslaan van gegevens
De stappen verschillen van organisatie tot organisatie, maar normaal gesproken moeten alle gebruikers ten minste basiscontactinformatie en een gebruikersnaam opgeven. Zorg ervoor dat je systemen klaar zijn om nieuwe werknemers te accepteren met de minimale rechten die nodig zijn om hun taken uit te voeren.
Sommige voorschriften vereisen een veilige gegevensverzameling. In financiële organisaties moeten gegevens veilig worden opgeslagen in geval van extra stappen.
Waar nodig moet je ervoor zorgen dat het inwerken van je werknemers gepaard gaat met het veilig en volgens de regels verzamelen van gegevens.
6. verwelkomen
Het digitale onboardingproces omvat normaal gesproken een mix van het volgende:
Een standaard welkomstmail.
Reading and agreeing to terms of employment.
Welkomstcontent.
Directions to training, demo's, and other educational content.
Met deze welkomstinhoud moet de nieuwe werknemer zijn rol begrijpen en de voorwaarden waaraan hij zich moet houden.
Nu heeft de nieuwe medewerker zijn informatie ingediend, is hij goedgekeurd door de beveiligingssystemen en kan hij de relevante accounts en software gaan gebruiken. Ze moeten ook op een legale en professionele manier toegang kunnen krijgen tot informatie over klanten.
7. Communicatie aanmoedigen en vergemakkelijken
Digitale onboarding van werknemers is meestal grondiger dan onboarding van gebruikers/klanten. Onboardingprocessen voor werknemers kunnen echter contraproductief zijn als ze verwarrend zijn en je nieuwe werknemer geen ondersteuning krijgt.
Het is belangrijk dat nieuwe werknemers tijdens het inwerken ondersteuning krijgen. Zorg ervoor dat ze iemand kunnen bereiken als ze vragen hebben of verduidelijking nodig hebben.
8. Het inwerkproces optimaliseren
Het inwerken van werknemers is een oefening waarbij veel op het spel staat, en je krijgt het niet perfect bij de eerste poging. De remedie tegen een te lage inwerktijd is:
Prestatiegegevens evalueren.
Feedback van cursisten en management verzamelen.
Nieuwe strategieën invoeren en testen.
Eventueel nieuwe softwaretools invoeren.
Gelukkig hebben de meeste onboarding tools ingebouwde analyses. Analytics helpen je te begrijpen welke onboarding trainingsmaterialen en functies de gewenste resultaten opleveren en welke tot verwarring of slechte testresultaten leiden.
Digitale softwareoplossingen voor onboarding om onboarding efficiënt te vereenvoudigen en te stroomlijnen
De beste softwareoplossingen voor een betere digitale onboarding zijn onder andere:
Verschillende SaaS-producten met digitale onboardingfuncties kunnen worden geïdentificeerd als digitale onboarding tools. Deze softwareopties zijn ontworpen om HR te helpen bij het stroomlijnen van onboardingprocessen en kunnen elke combinatie van bovenstaande functies bieden.
Easy LMS is een leermanagementsysteem voor coaches en trainers. Wij bieden een complete infrastructuur voor het creëren en beheren van onboarding content en processen. Gebruik de Easy LMS academy om uw workflows te organiseren en onboarding efficiënter te maken!
