Quais são os tipos de integração digital dos trabalhadores?
A integração digital de funcionários pode assumir várias formas, adaptadas às necessidades específicas do cargo. Apresentamos de seguida os principais tipos:
Integração administrativa
A integração administrativa centra-se no preenchimento da documentação essencial. Este processo digital permite que os funcionários o tratem a partir de qualquer computador. As tarefas incluem normalmente o preenchimento de formulários, a revisão das políticas da empresa e a verificação da conclusão destes passos. O objetivo é garantir que a parte administrativa da integração é tratada de forma eficiente e eficaz.
Integração cultural
O onboarding cultural apresenta aos novos funcionários a missão, os valores e a cultura da empresa. O conteúdo pode ser apresentado em vários formatos, como apresentações de diapositivos, documentos, vídeos ou outros meios multimédia. O objetivo é ajudar os empregados a compreender e a alinhar-se com o espírito da empresa desde o início.
Formação de integração
A formação a bordo vai além do básico para equipar os funcionários com as competências e conhecimentos necessários para se destacarem nas suas funções. Dependendo da configuração da organização, o material de formação pode ser fornecido digitalmente através de sistemas de gestão da aprendizagem (LMS) ou sessões presenciais.
Um LMS facilita a organização e a realização de cursos, acomodando vários tipos de suportes, como vídeos, PDFs e módulos interactivos. Também facilita as avaliações, garantindo que os funcionários adquirem os conhecimentos necessários para trabalhar de forma eficaz e segura. Para um início rápido, consulte o Easy LMS course builder, que simplifica o processo de criação de materiais de formação para integração digital.
Integração social
A integração social pode envolver actividades como apresentações de equipas, sessões de grupo ou encontros individuais
A integração social desempenha um papel fundamental nas funções em que o trabalho em equipa e as relações profissionais são cruciais. Ajuda os novos funcionários a integrarem-se sem problemas nas suas equipas e a estabelecerem as relações necessárias para o sucesso.
O onboarding social pode envolver actividades como apresentações de equipas, sessões de grupo ou encontros individuais. Isto pode incluir reuniões virtuais ou conversas de grupo utilizando ferramentas de comunicação interna num contexto digital.
Cada tipo de onboarding serve um objetivo específico, garantindo que os colaboradores estão preparados e recebem apoio quando entram na sua organização.
Como implementar com êxito a integração digital dos trabalhadores: um guia passo-a-passo
O processo de integração digital dos trabalhadores é o mesmo, independentemente do tipo utilizado. Os empregadores precisam de criar e documentar planos de integração que abranjam as apresentações dos trabalhadores. O processo normal de integração digital pode ser dividido em três componentes:
Pré-embarque digital.
Acolhimento e orientação.
Formação e desenvolvimento.
Para estabelecer um plano de integração digital dos trabalhadores:
1. Definir metas e objectivos
Cada função de empregado vem com um conjunto claro de requisitos. O empregado é contratado para fazer X, Y e Z com resultados padrão esperados. O processo de integração do trabalhador deve prepará-lo rápida e claramente para começar a desempenhar a sua função.
Ao definir os objectivos de integração dos trabalhadores, defina:
Os principais indicadores que pretende que o funcionário atinja.
O calendário para o processo de integração.
Objectivos a longo prazo, como uma melhor retenção ou uma menor rotatividade.
Infelizmente, esta parte pode demorar algum tempo devido aos diferentes requisitos de cada função. No entanto, a contabilização das diferenças entre funções não demora muito mais tempo com as ferramentas certas.
2. Definir requisitos de segurança
Escolher as plataformas certas significa também escolher as que têm segurança actualizada incorporada, reduzindo o seu volume de trabalho e mantendo seguros os dados importantes
Independentemente das ferramentas que utilizar, certifique-se de que os dados da sua organização e dos seus colaboradores estão seguros. Os processos de integração requerem normalmente a troca de informações de identificação pessoal e bancárias. Formulários fiscais, NDAs e outros documentos são partes comuns do processo.
Quando estiver a preparar um processo de integração digital, escolha as ferramentas certas e seguras para:
Os processos de integração de funcionários podem envolver a utilização de várias aplicações e plataformas diferentes. Escolher as plataformas certas significa também escolher as que têm segurança actualizada incorporada, reduzindo o seu volume de trabalho e mantendo seguros os dados importantes.
As necessidades da sua organização também podem exigir verificações de segurança adicionais. Especificamente, analise quaisquer regulamentos relevantes na sua jurisdição. Por exemplo, a integração digital automatizada pode conter o rastreio de PEP ou verificações em relação a listas de sanções. Outro exemplo é o rastreio da lista de observação AML, uma verificação adicional para impedir que os conhecidos branqueadores de capitais acedam aos seus potenciais alvos.
Este tipo de verificações adicionais evita que a sua organização enfrente desafios legais resultantes do não cumprimento dos regulamentos. É provável que tenha de consultar um especialista jurídico para obter uma lista completa dos regulamentos que o seu onboarding digital deve seguir.
3. Escolher as plataformas de integração corretas
Não existe uma "plataforma de integração" completa que possa tratar de todos os aspectos da integração dos trabalhadores. No entanto, existem alguns tipos de plataformas que simplificam todas as tarefas de integração dos trabalhadores.
Por exemplo, a exigência mais rigorosa de integração de funcionários é normalmente a formação. Se o processo de integração requer apresentações, demonstrações ou requisitos de aprendizagem contínua, um sistema de gestão da aprendizagem (LMS) oferece a infraestrutura mais completa para as suas necessidades de formação.
Um LMS é um sistema de aprendizagem completo para criar, alojar e gerir qualquer tipo de material educativo. Isso significa que pode começar imediatamente a implementar convites, boas-vindas, orientações e cursos padrão. O Easy LMS permite-lhe carregar quase todos os tipos de multimédia como conteúdo do curso. Crucialmente, também pode analisar o desempenho e os resultados dos cursos, permitindo-lhe tirar partido da análise para aperfeiçoar os conteúdos de integração ao longo do tempo.
4. Desenvolver sistemas de formação
Para integrar um novo empregado, é necessário um material de formação único, eficaz e conciso. Os espaços digitais permitem a utilização de uma vasta gama de materiais de formação. Por isso, dedique algum tempo a estudar a teoria e os métodos de aprendizagem/formação digital. Para ser bem sucedido na integração digital ou em qualquer outra formação em linha, é necessário ter conhecimentos e competências técnicas.
Algumas plataformas de formação digital, como o Easy LMS, permitem-lhe criar diversos conteúdos de integração. Pode carregar apresentações de diapositivos, ficheiros de vídeo e muito mais. Depois, pode convidar os funcionários a integrar e acompanhar o seu progresso.
5. Apresentação e armazenamento de dados
Os passos variam de organização para organização, mas todos os utilizadores terão normalmente de apresentar pelo menos algumas informações básicas de contacto e um nome de utilizador. Assegure-se de que os seus sistemas estão prontos para aceitar novos funcionários com as permissões mínimas necessárias para desempenharem as suas funções.
Alguns regulamentos podem exigir a recolha segura de dados. Nas organizações financeiras, os dados devem ser armazenados de forma segura em caso de medidas adicionais.
Sempre que necessário, garanta que a integração dos seus empregados inclui a recolha de dados seguros e conformes.
6. Acolhimento
O processo de integração digital inclui normalmente uma combinação dos seguintes elementos:
Um e-mail de boas-vindas padrão.
Ler e concordar com os termos de emprego.
Conteúdo de boas-vindas.
Direcções para formação, demonstrações e outros conteúdos educativos.
Com este conteúdo de boas-vindas, o novo colaborador deve compreender o seu papel e as condições que deve respeitar.
Agora, o novo funcionário apresentou as suas informações, foi autorizado pelos sistemas de segurança e pode começar a utilizar as contas e o software relevantes. Deve também poder aceder às informações dos clientes de forma legal e profissional.
7. Incentivar e facilitar a comunicação
A integração de funcionários digitais é normalmente mais completa do que a integração de utilizadores/clientes. No entanto, os processos de integração de funcionários podem ser contraproducentes se forem confusos e o novo funcionário não tiver apoio.
É importante que os novos funcionários possam aceder a apoio durante a integração dos funcionários. Certifique-se de que podem contactar alguém se tiverem dúvidas ou precisarem de esclarecimentos.
8. Otimizar o processo de integração
A integração de funcionários é um exercício de alto risco, e não o conseguirá fazer na perfeição à primeira tentativa. A cura para o onboarding sub-otimizado é:
Avaliação de dados de desempenho.
Recolha de feedback dos formandos e das chefias.
Incorporação e teste de novas estratégias.
Potencialmente incorporação de novas ferramentas de software.
Felizmente, a maioria das ferramentas de integração inclui análises incorporadas. A análise ajuda-o a compreender quais os materiais e funções da formação de integração que alcançam os resultados desejados e quais os que geram confusão ou maus resultados nos testes.
Soluções de software de integração digital para simplificar e racionalizar a integração de forma eficiente
As melhores soluções de software para uma melhor integração digital incluem:
Automatização de fluxos de trabalho.
Ferramentas de formação e desenvolvimento.
Espaço para personalização.
Portais de autosserviço.
Funcionalidades de controlo de tarefas.
Integrações com aplicações necessárias.
Diferentes produtos SaaS com funcionalidades de integração digital podem ser identificados como ferramentas de integração digital. Estas opções de software foram concebidas para ajudar os RH a simplificar os processos de integração e podem oferecer qualquer combinação das caraterísticas acima referidas.
O Easy LMS é um sistema de gestão da aprendizagem concebido para treinadores e formadores. Oferecemos uma infraestrutura completa para criar e gerir conteúdos e processos de onboarding. Utilize o Easy LMS academy para organizar os seus fluxos de trabalho e aumentar a eficiência do onboarding!
