Master Digital Onboarding: Strategie e migliori pratiche (2025)

Che cos'è l'onboarding digitale?

L'onboarding digitale è l'inserimento in remoto di nuovi dipendenti, clienti, committenti o altri soggetti. La maggior parte delle organizzazioni imposta i processi di onboarding per i nuovi dipendenti in modo da tenere conto dei rischi per la sicurezza e/o dei requisiti di conoscenza.

Lo scopo principale dell'onboarding digitale dei dipendenti è quello di familiarizzare i nuovi dipendenti con l'organizzazione. Un processo di onboarding digitale dei dipendenti normalmente comprende:

• Un briefing sull'azienda e sul suo ruolo.

• Orientamento e procedure operative standard.

• Informazioni sulla sicurezza e sulle migliori pratiche.

• Informazioni sul manuale del dipendente.

• Alcuni corsi di formazione.

• Informazioni sulla conformità, se pertinenti.

I vantaggi dell'onboarding digitale

Le forti strategie di onboarding digitale offrono alle organizzazioni un vantaggio competitivo. È possibile migliorare l'efficienza dei sistemi di assunzione con un'esperienza di onboarding semplificata da offrire via web.

Efficienza dei costi

Con la giusta strategia, assumere nuovi dipendenti diventa facile. In particolare, molte attività che normalmente richiedono un'intensa attività umana possono essere automatizzate. I normali processi di onboarding possono richiedere ore di attenzione umana. Con la variante digitale, l'automazione può ridurre la necessità di attenzione da parte dell'uomo al punto da richiedere solo una supervisione indiretta e una risoluzione occasionale dei problemi.
La creazione di processi di onboarding digitali richiede tempo e denaro. Ma una volta che il sistema è ottimizzato, inizia a fare la maggior parte del lavoro al posto vostro, completando un maggior numero di attività di onboarding con meno denaro e lavoro umano.

L'onboarding è più semplice

I sistemi di onboarding digitali semplificano il processo per tutti. Consentono di effettuare l'onboarding in qualsiasi momento e ovunque, e le misure di sicurezza migliorate, come i controlli biometrici e assistiti dall'intelligenza artificiale, accelerano il processo e riducono gli errori che richiedono l'assistenza ai clienti.

Per le organizzazioni con personale remoto o appaltatori, è uno strumento essenziale e un investimento modesto per accedere ai vantaggi di una forza lavoro globale sicura.

Organizzazione dei dati

L'onboarding automatizzato significa raccogliere e organizzare i dati della persona. I dati archiviati digitalmente non occupano spazio sulla vostra scrivania. Al contrario, è possibile archiviare automaticamente e in modo sicuro le informazioni necessarie in formato digitale durante il processo di onboarding. L'onboarding digitale può letteralmente togliervi tutte le informazioni dalle mani!

I principali errori da evitare nell'onboarding digitale

I processi di onboarding digitale possono essere soggetti a errori, quindi vale la pena di adottare un approccio attento. Molti degli errori più comuni sono semplici e spesso sono il risultato di semplici sviste. Prendetevi un momento di pausa e verificate se, durante la configurazione del vostro sistema di onboarding, potreste involontariamente commettere uno di questi errori.

Tempi di risposta lunghi

I lunghi tempi di risposta danneggiano l'onboarding dei dipendenti. Un processo di onboarding non dovrebbe essere completamente privo di responsabilità, poiché i nuovi dipendenti avranno probabilmente bisogno di assistenza. La vostra organizzazione deve essere pronta a garantire una forte connettività e a rispondere alle domande dei nuovi dipendenti.

Troppe informazioni

I processi di onboarding digitale non devono essere affrettati o brevi. Ma devono essere il più concisi possibile, coprendo tutto nel modo più efficiente possibile. Troppi dettagli o ripetizioni possono confondere o frustrare i nuovi e promettenti dipendenti.

Sistemi di onboarding incompleti

L'implementazione di un processo di onboarding digitale spesso richiede cambiamenti più ampi all'interno dei sistemi HR di un'organizzazione. In alcuni casi, le organizzazioni apportano modifiche significative all'onboarding solo per sentirsi sopraffatte. Tra le insidie più comuni che possono lasciare incompleti i processi di onboarding vi sono:

• Affidarsi troppo alla documentazione cartacea.

• Non riuscire a digitalizzare i dipartimenti e le attività correlate.

• Negare solide misure di cybersecurity.

Oltre a queste sfide principali, prima di avviare un piano di onboarding digitale è necessario affrontare anche questioni minori.

Un modo pratico per garantire un processo di onboarding ben strutturato è quello di tracciare una mappa di tutti i sistemi e le persone coinvolte. Identificare e tenere conto di ogni connessione è essenziale per un'esperienza di onboarding senza soluzione di continuità.

Quali sono i tipi di onboarding digitale dei dipendenti?

L'onboarding digitale dei dipendenti può assumere diverse forme, adattate alle esigenze specifiche della posizione. Di seguito sono riportati i principali tipi:

Avviamento amministrativo

L'onboarding amministrativo si concentra sulla compilazione della documentazione essenziale. Questo processo digitale consente ai dipendenti di gestirlo da qualsiasi computer. In genere, i compiti comprendono la compilazione di moduli, la revisione delle politiche aziendali e la verifica del completamento di questi passaggi. Si tratta di garantire che l'aspetto amministrativo dell'onboarding sia gestito in modo efficiente ed efficace.

Onboarding culturale

L'onboarding culturale introduce i nuovi dipendenti alla missione, ai valori e alla cultura dell'azienda. I contenuti possono essere forniti in vari formati, come slideshow, documenti, video o altri supporti multimediali. L'obiettivo è aiutare i dipendenti a capire e ad allinearsi con l'ethos aziendale fin dall'inizio.

Formazione onboarding

La formazione onboarding va oltre le nozioni di base per dotare i dipendenti delle competenze e delle conoscenze necessarie per eccellere nel loro ruolo. A seconda della configurazione dell'organizzazione, il materiale formativo può essere erogato digitalmente tramite sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) o sessioni di persona.

Un LMS semplifica l'organizzazione e l'erogazione dei corsi, ospitando vari tipi di supporti come video, PDF e moduli interattivi. Inoltre, facilita le valutazioni, assicurando che i dipendenti acquisiscano le conoscenze necessarie per lavorare in modo efficace e sicuro. Per iniziare rapidamente, date un'occhiata a Easy LMS course builder, che semplifica il processo di creazione di materiali formativi per l'onboarding digitale.

Onboarding sociale

L'onboarding sociale può comportare attività come presentazioni di team, sessioni di gruppo o incontri individuali

Il social onboarding svolge un ruolo fondamentale nei ruoli in cui il lavoro di squadra e le relazioni professionali sono cruciali. Aiuta i nuovi dipendenti a integrarsi senza problemi nei loro team e a costruire le relazioni necessarie per il successo.

L'onboarding sociale può comprendere attività come la presentazione del team, sessioni di gruppo o incontri individuali. Ciò potrebbe includere riunioni virtuali o chat di gruppo utilizzando strumenti di comunicazione interna in un contesto digitale.

Ogni tipo di onboarding ha uno scopo specifico, garantendo che i dipendenti siano preparati e supportati quando entrano a far parte della vostra organizzazione.

Come implementare con successo l'onboarding digitale dei dipendenti: una guida passo passo

Il processo di onboarding digitale dei dipendenti è lo stesso, indipendentemente dal tipo di strumento utilizzato. I datori di lavoro devono creare e documentare piani di onboarding che coprano le introduzioni dei dipendenti. Il processo di onboarding digitale standard può essere suddiviso in tre componenti:

1. Preboarding digitale.

2. Accoglienza e orientamento.

3. Formazione e sviluppo.

Per stabilire un piano di onboarding digitale dei dipendenti:

1. Definire obiettivi e finalità

Ogni ruolo di dipendente è accompagnato da una serie di requisiti chiari. Il dipendente viene assunto per svolgere le attività X, Y e Z con risultati standard attesi. Il processo di onboarding dei dipendenti deve prepararli in modo rapido e chiaro a iniziare a svolgere il loro ruolo.

Quando si definiscono gli obiettivi per l'inserimento dei dipendenti, è bene fissarli:

• Le metriche chiave che volete che il dipendente raggiunga.

• La tempistica per il processo di onboarding.

• Obiettivi a lungo termine come una migliore fidelizzazione o un minor turnover.

Purtroppo, questa parte può richiedere un po' di tempo a causa dei diversi requisiti di ogni posizione. Tuttavia, tenere conto delle differenze tra i ruoli non richiede molto tempo con gli strumenti giusti.

2. Impostare i requisiti di sicurezza

Scegliere le piattaforme giuste significa anche scegliere quelle con sicurezza aggiornata incorporata, riducendo il carico di lavoro e mantenendo al sicuro i dati importanti

Qualunque sia lo strumento utilizzato, assicuratevi che i dati dell'organizzazione e dei dipendenti siano sicuri. I processi di onboarding richiedono in genere lo scambio di dati personali e bancari. Moduli fiscali, NDA e altri documenti sono parti comuni del processo.

Quando si mette a punto un processo di onboarding digitale, è necessario scegliere gli strumenti giusti e sicuri:

• Condivisione di documenti.

• DocuSign o altri strumenti di firma elettronica.

• Condivisione di password per la posta elettronica di lavoro e le piattaforme di produttività.

I processi di onboarding dei dipendenti possono prevedere l'utilizzo di diverse applicazioni e piattaforme. Scegliere le piattaforme giuste significa anche scegliere quelle con una sicurezza aggiornata, riducendo il carico di lavoro e mantenendo i dati importanti al sicuro.

Le esigenze della vostra organizzazione potrebbero richiedere ulteriori controlli di sicurezza. In particolare, è necessario esaminare le normative vigenti nella vostra giurisdizione. Ad esempio, l'onboarding digitale automatizzato può prevedere lo screening delle PEP o il controllo delle liste di sanzioni. Un altro esempio è lo screening delle liste di controllo antiriciclaggio, un controllo aggiuntivo per impedire ai riciclatori di denaro noti di accedere ai loro potenziali obiettivi.

Questo tipo di controlli aggiuntivi impedisce alla vostra organizzazione di affrontare sfide legali derivanti dal mancato rispetto delle normative. Probabilmente sarà necessario consultare un esperto legale per ottenere un elenco completo delle normative che l'onboarding digitale deve rispettare.

3. Scegliere le giuste piattaforme di onboarding

Non esiste una "piattaforma di onboarding" completa in grado di gestire ogni singolo aspetto dell'onboarding dei dipendenti. Tuttavia, esistono alcuni tipi di piattaforme che semplificano l'intera attività di onboarding dei dipendenti.

Ad esempio, la richiesta più rigorosa di onboarding dei dipendenti è normalmente la formazione. Se il processo di onboarding richiede introduzioni, dimostrazioni o requisiti di apprendimento continuo, un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) offre l'infrastruttura più completa per le vostre esigenze di formazione.

Un LMS è un sistema di apprendimento completo per creare, ospitare e gestire qualsiasi tipo di materiale didattico. Ciò significa che potete iniziare immediatamente a implementare inviti standard, benvenuto, orientamento e corsi. Easy LMS consente di caricare quasi tutti i tipi di media come contenuti dei corsi. Inoltre, è possibile analizzare le prestazioni e i risultati dei corsi, consentendo di sfruttare le analisi per perfezionare i contenuti di onboarding nel tempo.

4. Sviluppare sistemi di formazione

Per l'inserimento di un nuovo dipendente è necessario disporre di materiale formativo unico, efficace e conciso. Gli spazi digitali consentono di utilizzare un'ampia gamma di materiali formativi. Prendetevi quindi un po' di tempo per studiare la teoria e i metodi di apprendimento/formazione digitale. Per avere successo con l'onboarding digitale o con qualsiasi altro tipo di formazione online, sono necessarie sia la comprensione che le competenze tecniche.

Alcune piattaforme di formazione digitale, come Easy LMS, consentono di creare diversi contenuti di onboarding. È possibile caricare slide, file video e altro ancora. Quindi, è possibile invitare i dipendenti in fase di onboarding e monitorare i loro progressi.

5. Presentazione e archiviazione dei dati

I passaggi variano da un'organizzazione all'altra, ma di norma tutti gli utenti dovranno fornire almeno alcune informazioni di base sul contatto e un nome utente. Assicuratevi che i vostri sistemi siano pronti ad accettare i nuovi dipendenti con le autorizzazioni minime necessarie per svolgere le loro mansioni.

Alcune normative possono richiedere una raccolta sicura dei dati. Nelle organizzazioni finanziarie, i dati devono essere conservati in modo sicuro in caso di ulteriori passi.

Ove necessario, assicuratevi che l'onboarding dei dipendenti preveda la raccolta di dati sicuri e conformi.

6. Accoglienza

Il processo di onboarding digitale comprende normalmente un mix dei seguenti elementi:

• Un'email di benvenuto standard.

• Lettura e accettazione delle condizioni di impiego.

• Contenuti di benvenuto.

• Direzioni a formazione, demo e altri contenuti educativi.

Con questo contenuto di benvenuto, il nuovo dipendente deve capire il suo ruolo e i termini che deve rispettare.

A questo punto, il nuovo dipendente ha inviato le proprie informazioni, è stato autorizzato dai sistemi di sicurezza ed è in grado di iniziare a utilizzare gli account e i software pertinenti. Dovrebbe anche essere in grado di accedere alle informazioni dei clienti e dei committenti in modo legale e professionale.

7. Incoraggiare e facilitare la comunicazione

L'onboarding dei dipendenti digitali è di solito più approfondito di quello degli utenti/clienti. Tuttavia, i processi di onboarding dei dipendenti possono essere controproducenti se sono confusi e se il nuovo dipendente non riceve assistenza.

È importante che i nuovi dipendenti possano accedere al supporto durante il loro inserimento. Assicuratevi che possano rivolgersi a qualcuno in caso di domande o chiarimenti.

8. Ottimizzare il processo di onboarding

L'onboarding dei dipendenti è un esercizio ad alto rischio e non sarà perfetto al primo tentativo. La cura per un onboarding non ottimizzato è:

• Valutazione dei dati sulle prestazioni.

• Raccolta dei feedback dei tirocinanti e della dirigenza.

• Integrazione e sperimentazione di nuove strategie.

• Potenzialmente incorporazione di nuovi strumenti software.

Fortunatamente, la maggior parte degli strumenti di onboarding è dotata di analisi integrate. Le analisi aiutano a capire quali materiali e funzioni di formazione sull'onboarding ottengono i risultati desiderati e quali invece generano confusione o scarsi risultati nei test.

Soluzioni software di onboarding digitale per semplificare e ottimizzare l'onboarding in modo efficiente

Le migliori soluzioni software per un migliore onboarding digitale includono:

• Automazione del flusso di lavoro.

• Strumenti di formazione e sviluppo.

• Spazio per la personalizzazione.

• Portali self-service.

• Funzioni di tracciamento dei compiti.

• Integrazioni con le applicazioni necessarie.

Diversi prodotti SaaS con funzioni di onboarding digitale possono essere identificati come strumenti di onboarding digitale. Queste opzioni software sono progettate per aiutare le risorse umane a semplificare i processi di onboarding e possono offrire una qualsiasi combinazione delle caratteristiche sopra descritte.

Easy LMS è un sistema di gestione dell'apprendimento costruito per allenatori e formatori. Offriamo un'infrastruttura completa per la creazione e la gestione dei contenuti e dei processi di onboarding. Utilizzate la Accademia di Easy LMS per organizzare i vostri flussi di lavoro e aumentare l'efficienza dell'onboarding!