Hvilke typer digital onboarding av ansatte finnes det?
Digital onboarding av ansatte kan ta flere former, tilpasset stillingens spesifikke behov. Nedenfor er de viktigste typene:
Administrativ onboarding
Administrativ onboarding fokuserer på å fylle ut viktig dokumentasjon. Denne digitale prosessen gjør det mulig for de ansatte å håndtere den fra hvilken som helst datamaskin. Oppgavene omfatter vanligvis utfylling av skjemaer, gjennomgang av selskapets retningslinjer og verifisering av at disse trinnene er fullført. Det handler om å sikre at den administrative delen av onboardingen håndteres på en effektiv måte.
Kulturell onboarding
Kulturell onboarding introduserer nyansatte til bedriftens misjon, verdier og kultur. Innholdet kan leveres i ulike formater, for eksempel som lysbildeserier, dokumenter, videoer eller andre multimedier. Målet er å hjelpe de ansatte med å forstå og tilpasse seg selskapets etos fra starten av.
Opplæring om bord
Opplæring i forbindelse med onboarding går utover det grunnleggende for å gi de ansatte de ferdighetene og kunnskapene de trenger for å utmerke seg i sine roller. Avhengig av organisasjonens oppsett kan opplæringsmateriellet leveres digitalt via læringsplattform (LMS) eller personlige økter.
Et LMS gjør det enkelt å organisere og levere kurs, og har plass til ulike medietyper som videoer, PDF-filer og interaktive moduler. Det gjør det også enklere å evaluere kursene, og sikrer at de ansatte får den kunnskapen de trenger for å jobbe effektivt og trygt. For en rask start kan du ta en titt på Easy LMS-kursbygger, som forenkler prosessen med å lage opplæringsmateriell for digital onboarding.
Sosial onboarding
Sosial onboarding kan innebære aktiviteter som teamintroduksjoner, gruppesamlinger eller en-til-en-møter
Sosial onboarding spiller en nøkkelrolle i roller der teamarbeid og profesjonelle relasjoner er avgjørende. Det hjelper nyansatte med å integrere seg i teamene sine og bygge de relasjonene som er nødvendige for å lykkes.
Sosial onboarding kan innebære aktiviteter som teamintroduksjoner, gruppesamlinger eller en-til-en-møter. Dette kan omfatte virtuelle møter eller gruppechatter ved hjelp av interne kommunikasjonsverktøy i en digital kontekst.
Hver type onboarding har et spesifikt formål, nemlig å sikre at medarbeiderne er forberedt og får støtte når de begynner i organisasjonen.
Hvordan implementere digital onboarding av ansatte: en trinnvis veiledning
Den digitale onboarding-prosessen er den samme uansett hvilken type som brukes. Arbeidsgivere må lage og dokumentere onboardingplaner som dekker introduksjonen av de ansatte. En standard digital onboarding-prosess kan deles inn i tre komponenter:
Digital preboarding.
Velkomst og orientering.
Utdanning og utvikling.
For å etablere en plan for digital onboarding av ansatte:
1. Definere mål og målsettinger
Hver medarbeiderrolle har et klart sett med krav. Medarbeideren ansettes for å gjøre X, Y og Z med forventede standardresultater. Introduksjonsprosessen bør raskt og tydelig forberede medarbeiderne på å begynne å fylle rollen sin.
Når du setter mål for introduksjonen av nye medarbeidere, bør du sette dem:
Nøkkeltallene du ønsker at den ansatte skal oppnå.
Tidslinjen for onboarding-prosessen.
Langsiktige mål som bedre fastholdelse eller lavere turnover.
Dessverre kan denne delen ta litt tid på grunn av de ulike kravene som stilles til hver stilling. Med de rette verktøyene tar det imidlertid ikke mye lenger tid å ta hensyn til forskjellene mellom rollene.
2. Angi sikkerhetskrav
Velge de riktige plattformene betyr også å velge de med innebygd, oppdatert sikkerhet, noe som reduserer arbeidsbelastningen samtidig som viktige data er sikre
Uansett hvilke verktøy du bruker, må du sørge for at organisasjonen og medarbeidernes data er sikre. Onboarding-prosesser krever vanligvis utveksling av personlig ID- og bankinformasjon. Skatteskjemaer, taushetserklæringer og andre dokumenter er vanlige deler av prosessen.
Når du skal sette sammen en digital onboarding-prosess, må du velge de riktige og sikre verktøyene:
Onboarding-prosesser for ansatte kan involvere bruk av flere ulike applikasjoner og plattformer. Å velge de riktige plattformene betyr også å velge plattformer med innebygd, oppdatert sikkerhet, noe som reduserer arbeidsmengden samtidig som viktige data holdes sikre.
Organisasjonens behov kan også gjøre det nødvendig med ytterligere sikkerhetskontroller. Se nærmere på alle relevante forskrifter i din jurisdiksjon. For eksempel kan automatisert digital onboarding inneholde PEP-screening eller sjekker mot sanksjonslister. Et annet eksempel er screening mot AML-overvåkningslister, en ekstra kontroll for å hindre kjente hvitvaskere fra å få tilgang til potensielle mål.
Slike tilleggskontroller forhindrer at organisasjonen din får juridiske utfordringer som følge av at regelverket ikke følges. Du må sannsynligvis rådføre deg med en juridisk ekspert for å få en fullstendig liste over regelverket som den digitale onboardingen må følge.
3. Velg riktig plattform for onboarding
Det finnes ingen komplett "onboarding-plattform" som kan håndtere alle aspekter ved onboarding av ansatte. Det finnes imidlertid noen få typer plattformer som forenkler hele onboardingprosessen.
For eksempel er opplæring vanligvis det mest krevende i forbindelse med introduksjon av nye medarbeidere. Hvis onboarding-prosessen krever introduksjoner, demoer eller løpende læringskrav, tilbyr en læringsplattform (LMS) den mest komplette infrastrukturen for opplæringsbehovene dine.
Et LMS er et komplett læringssystem for å opprette, hoste og administrere alle typer undervisningsmateriell. Det betyr at du umiddelbart kan begynne å implementere standardinvitasjoner, velkomsthilsener, orienteringer og kurs. Med Easy LMS kan du laste opp nesten alle typer medier som kursinnhold. Du kan også analysere kursgjennomføring og resultater, slik at du kan utnytte analyser til å perfeksjonere introduksjonsinnholdet over tid.
4. Utvikle opplæringssystemer
Du trenger unikt, effektivt og kortfattet opplæringsmateriell for å introdusere en ny medarbeider. Digitale flater gjør det mulig å bruke et bredt spekter av opplæringsmateriell. Ta deg derfor tid til å sette deg inn i teori og metoder for digital læring/opplæring. For å lykkes med digital onboarding eller annen nettbasert opplæring trenger du både forståelse og tekniske ferdigheter.
Noen digitale opplæringsplattformer, som Easy LMS, gjør det mulig å lage variert innhold til introduksjonen. Du kan laste opp lysbildeserier, videofiler og mer. Deretter kan du invitere nye medarbeidere og følge med på fremdriften deres.
5. Innsending og lagring av data
Fremgangsmåten varierer fra organisasjon til organisasjon, men alle brukere må normalt oppgi i det minste grunnleggende kontaktinformasjon og et brukernavn. Sørg for at systemene dine er klare til å ta imot nye medarbeidere med de minimale tillatelsene som kreves for å utføre arbeidsoppgavene deres.
Noen forskrifter kan kreve sikker datainnsamling. I finansorganisasjoner må data lagres sikkert i tilfelle ytterligere tiltak.
Når det er nødvendig, må du sørge for at innføringen av nye medarbeidere omfatter sikker og forskriftsmessig datainnsamling.
6. Velkommen
Den digitale onboarding-prosessen omfatter vanligvis en blanding av følgende
En standard velkomst-e-post.
Lesing og godkjenning av ansettelsesvilkår.
Velkomstinnhold.
Henvisninger til opplæring, demoer og annet pedagogisk innhold.
Med dette velkomstinnholdet skal den nye medarbeideren forstå sin rolle og de vilkårene som forventes av ham eller henne.
Nå har den nye medarbeideren sendt inn informasjonen sin, blitt klarert av sikkerhetssystemene og kan begynne å bruke relevante kontoer og programvare. De skal også kunne få tilgang til kunde- og klientinformasjon på en lovlig og profesjonell måte.
7. Oppmuntre til og legge til rette for kommunikasjon
Digital onboarding av ansatte er vanligvis grundigere enn onboarding av brukere/kunder. Men onboardingprosesser kan faktisk virke mot sin hensikt hvis de er uoversiktlige og den nyansatte mangler støtte.
Det er viktig at nyansatte har tilgang til støtte under introduksjonen. Sørg for at de kan ta kontakt med noen hvis de har spørsmål eller trenger avklaringer.
8. Optimaliser onboarding-prosessen
Onboarding av ansatte er en øvelse med høy innsats, og du vil ikke få det perfekt på første forsøk. Kuren mot underoptimalisert onboarding er:
Evaluering av prestasjonsdata.
Innsamling av tilbakemeldinger fra elever og ledelse.
Integrering og testing av nye strategier.
Potensielt innlemming av nye programvareverktøy.
Heldigvis har de fleste onboarding-verktøy innebygd analyse. Analysene hjelper deg å forstå hvilke opplæringsmateriell og funksjoner som gir de ønskede resultatene, og hvilke som fører til forvirring eller dårlige testresultater.
Digitale programvareløsninger for å forenkle og effektivisere onboarding
De beste programvareløsningene for bedre digital onboarding inkluderer
Automatisering av arbeidsflyten.
Opplærings- og utviklingsverktøy.
Rom for tilpasning.
Selvbetjeningsportaler.
Funksjoner for oppgavesporing.
Integrasjon med nødvendige applikasjoner.
Ulike SaaS-produkter med digitale onboarding-funksjoner kan identifiseres som digitale onboarding-verktøy. Disse programvarene er utviklet for å hjelpe HR med å effektivisere onboarding-prosesser og kan tilby en kombinasjon av de ovennevnte funksjonene.
Easy LMS er et læringsplattformsystem som er utviklet for trenere og instruktører. Vi tilbyr en komplett infrastruktur for å skape og administrere innhold og prosesser for onboarding. Bruk Easy LMS academy for å organisere arbeidsflyten din og øke effektiviteten i onboarding!
