Quels sont les types d'intégration numérique des employés ?
L'intégration numérique des employés peut prendre plusieurs formes adaptées aux besoins spécifiques du poste. En voici les principaux types :
L'intégration administrative
L'intégration administrative se concentre sur l'achèvement de la documentation essentielle. Ce processus numérique permet aux employés de le gérer à partir de n'importe quel ordinateur. Les tâches consistent généralement à remplir des formulaires, à examiner les politiques de l'entreprise et à vérifier que ces étapes ont été franchies. Il s'agit de s'assurer que l'aspect administratif de l'intégration est traité de manière efficace et efficiente.
L'intégration culturelle
L'onboarding culturel présente aux nouveaux employés la mission, les valeurs et la culture de l'entreprise. Le contenu peut être présenté sous différents formats, tels que des diaporamas, des documents, des vidéos ou d'autres supports multimédias. L'objectif est d'aider les employés à comprendre l'éthique de l'entreprise et à s'y conformer dès le départ.
Formation à l'accueil
L'intégration de la formation va au-delà de l'essentiel pour doter les employés des compétences et des connaissances dont ils ont besoin pour exceller dans leurs fonctions. Selon la configuration de l'organisation, le matériel de formation peut être fourni sous forme numérique via systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) ou lors de sessions en personne.
Un LMS facilite l'organisation et la diffusion des cours, en s'adaptant à différents types de médias tels que les vidéos, les PDF et les modules interactifs. Il facilite également les évaluations, garantissant que les employés acquièrent les connaissances nécessaires pour travailler efficacement et en toute sécurité. Pour commencer rapidement, consultez le Constructeur de cours LMS facile, qui simplifie le processus de création de matériel de formation pour l'intégration numérique.
Onboarding social
L'onboarding social peut impliquer des activités telles que des présentations d'équipe, des sessions de groupe ou des rencontres individuelles.
L'intégration sociale joue un rôle clé dans les fonctions où le travail d'équipe et les relations professionnelles sont essentiels. Il aide les nouveaux employés à s'intégrer en douceur dans leur équipe et à nouer les relations nécessaires à leur réussite.
L'intégration sociale peut impliquer des activités telles que des présentations d'équipe, des sessions de groupe ou des rencontres individuelles. Il peut s'agir de réunions virtuelles ou de discussions de groupe utilisant des outils de communication interne dans un contexte numérique.
Chaque type d'onboarding a un objectif spécifique : préparer et soutenir les employés lorsqu'ils rejoignent votre organisation.
Comment mettre en œuvre avec succès l'intégration numérique des employés : un guide étape par étape
Le processus d'accueil numérique des employés est le même, quel que soit le type d'outil utilisé. Les employeurs doivent créer et documenter des plans d'intégration qui couvrent l'introduction des employés. Le processus d'accueil numérique standard peut être divisé en trois composantes :
Pré-embarquement numérique.
Accueil et orientation.
Formation et développement.
Mettre en place un plan d'intégration numérique des employés :
1. Définir les buts et les objectifs
Chaque rôle d'employé est assorti d'un ensemble clair d'exigences. L'employé est engagé pour faire X, Y et Z avec des résultats standards attendus. Le processus d'intégration de l'employé doit le préparer rapidement et clairement à remplir son rôle.
Lorsque vous fixez des objectifs pour l'accueil des employés, définissez-les :
Les indicateurs clés que vous souhaitez que l'employé atteigne.
Le calendrier du processus d'intégration.
Les objectifs à long terme tels qu'une meilleure rétention ou un taux de rotation plus faible.
Malheureusement, cette partie peut prendre un certain temps en raison des exigences différentes de chaque poste. Toutefois, la prise en compte des différences entre les rôles ne prend pas beaucoup plus de temps avec les bons outils.
2. Définir les exigences en matière de sécurité
Choisir les bonnes plateformes, c'est aussi choisir celles qui intègrent une sécurité actualisée, ce qui réduit votre charge de travail tout en préservant la sécurité des données importantes.
Quels que soient les outils que vous utilisez, assurez-vous que les données de votre organisation et de vos employés sont sécurisées. Les processus d'intégration nécessitent généralement l'échange de données d'identification personnelle et d'informations bancaires. Les formulaires fiscaux, les accords de confidentialité et d'autres documents font partie intégrante du processus.
Lorsque vous mettez en place un processus d'accueil numérique, choisissez des outils adaptés et sécurisés :
Les processus d'intégration des employés peuvent nécessiter l'utilisation de plusieurs applications et plateformes différentes. Choisir les bonnes plateformes, c'est aussi choisir celles qui intègrent une sécurité actualisée, ce qui réduit votre charge de travail tout en assurant la sécurité des données importantes.
Les besoins de votre organisation peuvent également nécessiter des contrôles de sécurité supplémentaires. En particulier, examinez les réglementations applicables dans votre juridiction. Par exemple, l'intégration numérique automatisée peut comporter un contrôle des PPE ou des listes de sanctions. Un autre exemple est la vérification de la liste de surveillance AML, un contrôle supplémentaire pour empêcher les blanchisseurs d'argent connus d'accéder à leurs cibles potentielles.
Ce type de contrôles supplémentaires évite à votre organisation d'être confrontée à des problèmes juridiques résultant du non-respect des réglementations. Vous devrez probablement consulter un expert juridique pour obtenir une liste complète des réglementations que votre intégration numérique doit respecter.
3. Choisir les bonnes plateformes d'accueil
Il n'existe pas de "plateforme d'intégration" complète capable de gérer tous les aspects de l'intégration des employés. Cependant, il existe quelques types de plateformes qui simplifient l'ensemble des tâches liées à l'accueil des employés.
Par exemple, la demande la plus rigoureuse en matière d'intégration des employés est normalement la formation. Si le processus d'intégration nécessite des introductions, des démonstrations ou des exigences d'apprentissage continu, un système de gestion de l'apprentissage (LMS) offre l'infrastructure la plus complète pour répondre à vos besoins en matière de formation.
Un SGA est un système d'apprentissage complet permettant de créer, d'héberger et de gérer tout type de matériel pédagogique. Cela signifie que vous pouvez immédiatement commencer à mettre en œuvre des invitations, des accueils, des orientations et des cours standard. Easy LMS vous permet de télécharger presque tous les types de médias en tant que contenu de cours. Vous pouvez également analyser les performances et les résultats des cours, ce qui vous permet de tirer parti de l'analyse pour perfectionner le contenu d'accueil au fil du temps.
4. Développer des systèmes de formation
Vous aurez besoin d'un matériel de formation unique, efficace et concis pour intégrer un nouvel employé. Les espaces numériques permettent d'utiliser un large éventail de supports de formation. Prenez donc le temps d'étudier la théorie et les méthodes d'apprentissage et de formation numériques. Pour réussir l'intégration numérique ou toute autre formation en ligne, vous devez disposer à la fois de la compréhension et des compétences techniques nécessaires.
Certaines plateformes de formation numérique, comme Easy LMS, vous permettent de créer divers contenus d'accueil. Vous pouvez télécharger des diapositives, des fichiers vidéo, etc. Ensuite, vous pouvez inviter les employés en cours d'intégration et suivre leurs progrès.
5. Transmission et stockage des données
Les étapes varient d'une organisation à l'autre, mais tous les utilisateurs devront normalement fournir au moins quelques informations de contact de base et un nom d'utilisateur. Veillez à ce que vos systèmes soient prêts à accepter les nouveaux employés avec les autorisations minimales nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches.
Certaines réglementations peuvent exiger une collecte sécurisée des données. Dans les organisations financières, les données doivent être stockées en toute sécurité en cas d'étapes supplémentaires.
Chaque fois que cela est nécessaire, veillez à ce que l'accueil des employés comprenne une collecte de données sécurisée et conforme.
6. L'accueil
Le processus d'intégration numérique comprend normalement une combinaison des éléments suivants :
Un courriel de bienvenue standard.
Lire et accepter les conditions d'emploi.
Contenu d'accueil.
Directions vers des formations, des démonstrations et d'autres contenus éducatifs.
Grâce à ce contenu d'accueil, le nouvel employé doit comprendre son rôle et les conditions qu'il est censé respecter.
À présent, le nouvel employé a soumis ses informations, a été autorisé par les systèmes de sécurité et peut commencer à utiliser les comptes et les logiciels appropriés. Il doit également être en mesure d'accéder légalement et professionnellement aux informations relatives aux clients.
7. Encourager et faciliter la communication
L'intégration d'un employé numérique est généralement plus approfondie que celle d'un utilisateur ou d'un client. Toutefois, les processus d'intégration des employés peuvent s'avérer contre-productifs s'ils sont confus et que votre nouvel employé manque de soutien.
Il est important que les nouveaux employés puissent bénéficier d'un soutien lors de leur intégration. Veillez à ce qu'ils puissent s'adresser à quelqu'un s'ils ont des questions ou besoin d'éclaircissements.
8. Optimiser le processus d'intégration
L'intégration des employés est un exercice à fort enjeu, et vous n'y parviendrez pas du premier coup. Le remède à une intégration sous-optimisée est le suivant :
Évaluer les données relatives aux performances.
Collecter les commentaires des stagiaires et de la direction.
Intégrer et tester de nouvelles stratégies.
Intégrer éventuellement de nouveaux outils logiciels.
Heureusement, la plupart des outils d'intégration sont dotés d'une fonction d'analyse intégrée. Les analyses vous aident à comprendre quels matériels et fonctions de formation à l'accueil des nouveaux arrivants atteignent les résultats souhaités et quels sont ceux qui entraînent une certaine confusion ou de mauvais résultats aux tests.
Solutions logicielles d'accueil numérique pour simplifier et rationaliser l'accueil de manière efficace
Les meilleures solutions logicielles pour améliorer l'intégration numérique sont les suivantes :
Automatisation du flux de travail.
Outils de formation et de développement.
Espace de personnalisation.
Portails en libre-service.
Fonctions de suivi des tâches.
Intégrations avec les applications nécessaires.
Différents produits SaaS dotés de fonctions d'intégration numérique peuvent être identifiés comme des outils d'intégration numérique. Ces options logicielles sont conçues pour aider les RH à rationaliser les processus d'intégration et peuvent offrir une combinaison des fonctions susmentionnées.
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