Onboarding bem-sucedido de um novo funcionário: guia completo

O que é o onboarding (vs. orientação ou indução)?

Muitas empresas usam os termos "orientação", "indução" e "onboarding" sem distinção, mas existem diferenças importantes e até uma ligação clara entre eles. De fato, a indução e a orientação são muitas vezes vistas como os primeiros passos de um processo mais abrangente de onboarding.

Indução

A indução é, na verdade, o primeiro acolhimento que um novo funcionário recebe. É quando ele é apresentado à empresa: o que faz, a cultura, os valores e as pessoas com quem vai trabalhar. Ajuda a compreender como a empresa se estrutura e a posição dele dentro da organização. Pense nisso como a fase de "troca inicial".

Orientação

A orientação é um pouco mais formal e prática. É aqui que o novo contratado aprende as regras e os processos. Questões como as políticas da empresa, os procedimentos de segurança, os benefícios e a forma de iniciar sessão nos sistemas. O objetivo é garantir que os funcionários têm os conhecimentos básicos e sabem o que se espera deles.

Onboarding

Onboarding é a jornada mais longa que inclui e vai além da indução e da orientação. O onboarding de um novo funcionário o ajuda a se adaptar à sua função com o passar do tempo. É um momento de dar o acolhimento, o treinamento e o feedback de que necessitam para se sentirem confiantes e produtivos. Essa fase ajuda a construir relações, a compreender as suas responsabilidades e a fazer parte da equipe de verdade.

Pensar no onboarding como uma experiência incentiva as empresas a irem além de distribuir um manual do funcionário e a começarem a criar um ambiente estruturado e de suporte onde as pessoas podem prosperar. Quando é bem feito, os benefícios aparecem não só na forma como os funcionários se sentem, mas também em resultados corporativos mensuráveis.

O ROI do onboarding de um novo funcionário e como medir o sucesso

Se a sua rotatividade é elevada, então talvez os seus empregados não estejam a receber apoio suficiente. Se a produtividade for baixa, talvez seja necessário reformular a sua formação

É tentador tratar o onboarding simplesmente como uma tarefa a ser cumprida, mas na realidade tem um verdadeiro impacto na empresa. Os funcionários que passam por um processo de onboarding estruturado têm uma maior probabilidade de permanecerem na empresa a longo prazo, de se adaptarem mais rapidamente e de se dedicarem mais aos seus cargos. Isso significa menos custos de contratação, maior produtividade e uma cultura empresarial mais forte.

Para quantificar esse impacto, foque-se em alguns indicadores-chave que revelam a eficácia do onboarding para preparar os recém-contratados para o sucesso:

1. Tempo de produtividade: quanto tempo leva para um recém-contratado se tornar totalmente eficaz no cargo?

2. Retenção de conhecimentos: use questionários ou avaliações para confirmar que o treinamento está correndo com sucesso.

3. Engajamento e satisfação: colete feedbacks por meio de enquetes ou check-ins individuais.

4. Rotatividade no primeiro ano: taxas elevadas podem indicar lacunas no suporte ou alinhamento inicial.

Mensurar esses resultados possibilita que aperfeiçoe continuamente o processo de onboarding. Se a rotatividade for elevada, talvez os funcionários não estejam recebendo apoio suficiente. Se a produtividade for baixa, talvez seja necessário reformular o treinamento. O objetivo é criar um programa de integração que não seja somente informativo, mas que tenha impacto.

Compreender o ROI é apenas o começo. Para colocar o onboarding em ação, vejamos as fases principais de um programa robusto.

Fases principais do processo de onboarding de um novo funcionário

Um onboarding de sucesso não acontece de um dia para o outro. É um processo de várias etapas que leva os novos funcionários de "recém-chegados" a "colaboradores confiantes".

• Preboarding: começa antes do primeiro dia. Enviar um e-mail de boas-vindas, compartilhar recursos úteis e garantir que os equipamentos e as contas estão prontos ajudam muito a reduzir o nervosismo do primeiro dia.

• Primeiro dia: faça com que as pessoas se sintam bem-vindas. Além das apresentações e visitas guiadas do escritório, este é o momento de definir expectativas e explicar como o cargo se encaixa no quadro geral.

• Primeira semana: fornecer estrutura sem sobrecarga. O treinamento específico para o cargo, os check-ins regulares e o apoio de um colega ou mentor ajudam os novos contratados a se acomodarem.

• Primeiro mês: os funcionários começam a contribuir de maneira significativa. Os gestores devem oferecer feedback e criar oportunidades para praticar competências.

• Primeiros 90 dias: estabelecer um compromisso a longo prazo. Revisões regulares, oportunidades de treinamento e integração social fazem com que um bom ritmo seja mantido.

Conhecer as fases é importante, mas o onboarding eficaz para um novo funcionário também depende de quem está envolvido e da contribuição de cada um.

Checklist detalhada por parte interessada: quem está envolvido no onboarding de um novo funcionário?

O onboarding é uma responsabilidade compartilhada e diferentes pessoas desempenham diferentes papéis. Veja como as responsabilidades se distribuem entre as principais partes interessadas:

• O RH estabelece os alicerces, gerenciando os contratos, os documentos de conformidade e a orientação para toda a empresa. São os guardiões dos processos e das políticas.

• Os gestores guiam o desenvolvimento específico de cada cargo. Definem as expectativas, dão feedback antecipado e se certificam de que o novo contratado se sente integrado à equipe.

• Os novos contratados não são participantes passivos, eles têm sua responsabilidade. É esperado que sejam curiosos, façam perguntas e se envolvam ativamente na aprendizagem e no estabelecimento de relacionamentos.

Quando os três grupos trabalham em conjunto, o onboarding é bem coordenado e não caótico. Uma abordagem estruturada também ajuda a reduzir os mal-entendidos e garante que nada crítico seja ignorado. Para maior praticidade, vejamos um calendário que pode adaptar ao seu próprio programa de onboarding.

Modelo de onboarding de 30-60-90 dias para um novo empregado

Um plano de 30-60-90 dias fornece um roteiro que equilibra a aprendizagem, a contribuição e o crescimento.

Dias 1-30: aprendizagem e integração

O primeiro mês deve se focar na absorção de informações: compreender os valores, os processos e as ferramentas da empresa. Também é o momento de realizar sessões de shadowing e completar os módulos de treinamento inicial.

Dias 31-60: contribuição

A essa altura, o funcionário deve começar a ser responsável por pequenos projetos ou tarefas. Os gerentes podem gradualmente dar mais espaço a ele, o orientando e encorajando maior independência. O treinamento contínuo permite o desenvolvimento de competências mais profundas.

Dias 61-90: maestria e crescimento

A fase final consiste em fomentar confiança e autonomia. O funcionário deve trabalhar de forma independente e colaborar com a chefia na definição de objetivos a longo prazo.

Esse calendário não é uma solução universal, mas é um modelo útil para garantir que não irá apressar o processo. Assim que tiver um roteiro, o passo seguinte é torná-lo efetivo na prática, que é onde entram as melhores práticas.

Melhores práticas para um onboarding de sucesso de um novo funcionário

Os programas de onboarding sólidos combinam aprendizagem, cultura e ligação:

1. Comece cedo com o preboarding para criar um clima positivo.

2. Personalize a experiência com trilhas de treinamento personalizadas ou atribuindo mentores para ajudar os novos funcionários a se sentirem vistos e apoiados.

3. Incorpore elementos interativos, como questionários ou discussões em grupo, para manter o engajamento alto.

4. Comunique-se com frequência através de check-ins regulares aos 30, 60 e 90 dias para dar aos novos contratados o espaço para fazer perguntas e aos gestores a oportunidade de detectar desafios logo cedo.

5. Colete feedback continuamente para garantir que o processo evoluirá juntamente às necessidades dos colaboradores.

Quando essas práticas são implementadas, o onboarding passa a ser uma experiência dinâmica e não uma passiva. Mas mesmo com as melhores práticas, muitas empresas continuam a cair em armadilhas que podem ser evitadas.

Perigos comuns a se evitar no onboarding de um novo funcionário

Um dos maiores erros é a sobrecarga de informações: despejar todos os processos e políticas nos novos contratados na primeira semana

É surpreendentemente fácil atrapalhar o onboarding, sem nem ao menos perceber. Um dos maiores erros é a sobrecarga de informações: despejar todos os processos e políticas nos novos contratados na primeira semana. Igualmente prejudicial é negligenciar a integração social, fazendo com que os funcionários se sintam isolados, mesmo que compreendam as suas tarefas.

Outra armadilha comum é tratar o onboarding como um evento de uma semana. Os funcionários precisam de apoio contínuo para além dos primeiros dias. Por último, não coletar feedback significa perder oportunidades de melhoria.

Reconhecer esses riscos ajuda as empresas a criarem programas de onboarding que sejam realistas, acolhedores e adaptáveis. Por mais que um planejamento cuidadoso seja essencial, a tecnologia pode tornar a execução muito mais fácil.

O papel da tecnologia: simplifique o onboarding com o Easy LMS

O onboarding não precisa ser complicado nem inconsistente. O software de onboarding adequado transforma um processo manual e confuso em uma experiência simplificada e controlável.

Com o Easy LMS, é possível criar trilhas de aprendizagem personalizadas para diferentes cargos, automatizar lembretes e atribuições e acompanhar o progresso em tempo real. Painéis de controle integrados de relatórios facilitam a avaliação de KPIs como a conclusão de cursos ou resultados de quizzes, sendo perfeitos para consultores e fornecedores de treinamento que precisam de mostrar aos seus clientes resultados mensuráveis. 

O recurso academia permite ainda criar portais de aprendizagem no estilo da marca de cada cliente ou departamento, reutilizando o conteúdo de forma eficiente e mantendo a personalização.

O onboarding moderno combina pessoas, processos e tecnologia. Um LMS inteligente une tudo isso. Tudo pronto para transformar o seu processo de onboarding de funcionários? Experimente o Easy LMS gratuitamente hoje mesmo e veja como o seu processo de onboarding pode se tornar simples, eficaz e escalável.

Recursos úteis

• Relatório sobre as tendências na experiência de funcionários