Welke soorten digitale inwerkperiodes van werknemers zijn er?
Het digitaal inwerken van werknemers kan verschillende vormen aannemen, aangepast aan de specifieke behoeften van de functie. Hieronder staan de belangrijkste vormen:
Administratief inwerken
De administratieve inwerkperiode richt zich op het invullen van essentiële documentatie. Dankzij dit digitale proces kunnen werknemers het vanaf elke computer afhandelen. De taken omvatten meestal het invullen van formulieren, het doornemen van het bedrijfsbeleid en controleren of deze stappen zijn voltooid. Het gaat erom dat de administratieve kant van de inwerkperiode efficiënt en effectief wordt afgehandeld.
Cultureel inwerken
Cultureel inwerken laat nieuwe werknemers kennismaken met de missie, waarden en cultuur van het bedrijf. De inhoud kan in verschillende formaten worden aangeboden, zoals diavoorstellingen, documenten, video's of andere multimedia. Het doel is om werknemers te helpen de ethiek van het bedrijf te begrijpen en zich er vanaf het begin bij aan te sluiten.
Training tijdens de inwerkperiode
De training tijdens de inwerkperiode gaat verder dan de basis, om werknemers uit te rusten met de vaardigheden en kennis die ze nodig hebben om uit te blinken in hun functie. Afhankelijk van de opzet van de organisatie kan trainingsmateriaal digitaal worden aangeboden via leermanagementsystemen (LMS) of persoonlijke sessies.
Een LMS maakt het organiseren en geven van cursussen gemakkelijk en biedt ruimte voor verschillende mediatypen zoals video's, PDF's en interactieve modules. Het vergemakkelijkt ook evaluaties en zorgt ervoor dat werknemers de kennis opdoen die nodig is om effectief en veilig te werken. Bekijk voor een snelle start de Easy LMS cursusbouwer, die het proces van het maken van trainingsmateriaal voor de digitale inwerkperiode vereenvoudigt.
Sociaal inwerken
Sociaal inwerken kan activiteiten omvatten zoals teamintroducties, groepssessies of één-op-één ontmoetinge
Sociaal inwerken speelt een sleutelrol in functies waar teamwerk en professionele relaties belangrijk zijn. Het helpt nieuwe werknemers vlot te integreren in hun team en de relaties op te bouwen die nodig zijn voor succes.
Sociaal inwerken kan activiteiten omvatten zoals teamintroducties, groepssessies of één-op-één ontmoetingen. Dit kunnen ook virtuele vergaderingen of groepschats zijn die gebruikmaken van interne communicatietools in een digitale context.
Elk type van de inwerkperiode dient een specifiek doel en zorgt ervoor dat werknemers voorbereid en ondersteund zijn als ze bij uw organisatie komen werken.
Hoe je de digitale inwerkperiode van werknemers succesvol implementeert: een stap-voor-stap handleiding
Het digitale inwerkproces voor werknemers is hetzelfde, ongeacht het gebruikte type. Werkgevers moeten plannen voor de inwerkperiode opstellen en documenteren die de introductie van werknemers omvatten. Het standaard digitale inwerkproces kan worden onderverdeeld in drie componenten:
Digitale preboarding.
Verwelkoming en oriëntatie.
Training en ontwikkeling.
Een digitaal inwerkplan voor werknemers opstellen:
1. Doelstellingen definiëren
Elke rol van een werknemer wordt geleverd met een duidelijke reeks vereisten. De werknemer wordt aangenomen om X, Y en Z te doen met standaard verwachte resultaten. Hun inwerkproces moet hen snel en duidelijk voorbereiden op het uitvoeren van hun functie.
Stel doelen bij het inwerken van werknemers:
De belangrijkste gegevens die je wilt dat de werknemer behaalt.
De tijdlijn voor het inwerkproces.
Doelstellingen op lange termijn, zoals een betere retentie of een lager verloop.
Helaas kan dit deel wat tijd in beslag nemen door de verschillende vereisten voor elke functie. Met de juiste tools duurt het echter niet veel langer om de verschillen tussen functies in kaart te brengen.
2. Beveiligingsvereisten instellen
Kiezen voor de juiste platforms betekent ook kiezen voor platforms met up-to-date ingebouwde beveiliging, zodat u minder werk hebt terwijl belangrijke gegevens veilig blijven
Welke tools je ook gebruikt, zorg ervoor dat de gegevens van je organisatie en werknemers veilig zijn. Processen voor de inwerkperiode vereisen meestal de uitwisseling van persoonlijke ID- en bankgegevens. Belastingformulieren, NDA's en andere documenten maken vaak deel uit van het proces.
Als je een digitaal inwerkproces opzet, kies dan de juiste, beveiligde tools voor:
Bij inwerkprocessen voor werknemers kunnen verschillende applicaties en platformen worden gebruikt. Kiezen voor de juiste platformen betekent ook kiezen voor platformen met up-to-date ingebouwde beveiliging, zodat jij minder werk hebt terwijl belangrijke gegevens veilig blijven.
De behoeften van je organisatie kunnen ook verdere beveiligingscontroles vereisen. Kijk met name naar relevante regelgeving in jouw rechtsgebied. Een geautomatiseerde digitale inwerkperiode kan bijvoorbeeld een PEP-screening of controles op sanctielijsten bevatten. Een ander voorbeeld is AML watchlist screening en een extra controle om bekende witwassers te weerhouden van toegang tot hun potentiële doelwitten.
Dit soort extra controles voorkomt dat je organisatie voor juridische problemen komt te staan als gevolg van het niet volgen van de regelgeving. Je zal waarschijnlijk een jurist moeten raadplegen om een volledige lijst te krijgen van de voorschriften waaraan je digitale inwerkperiode moet voldoen.
3. Kies de juiste platformen voor de inwerkperiode
Er bestaat geen compleet 'platform voor de inwerkperiode' dat elk aspect van het inwerken van werknemers kan afhandelen. Er zijn echter wel een paar soorten platformen die het hele inwerkproces vereenvoudigen.
Zo is de meest rigoureuze vraag naar het inwerken van werknemers normaal gesproken training. Als het inwerkproces introducties, demo's of doorlopende leerbehoeften vereist, biedt een Leermanagementsysteem (LMS) de meest complete infrastructuur voor je trainingsbehoeften.
Een LMS is een compleet leersysteem voor het maken, hosten en beheren van elk soort educatief materiaal. Dat betekent dat je meteen kunt beginnen met het implementeren van standaard uitnodigingen, verwelkomingen, oriëntaties en cursussen. Met Easy LMS kan je bijna alle soorten media uploaden als cursusinhoud. Het belangrijkste is dat je ook de prestaties en resultaten van cursussen kunt analyseren, zodat je analyses kan gebruiken om de inhoud van de inwerkperiode na verloop van tijd te perfectioneren.
4. Trainingssystemen ontwikkelen
Je hebt uniek, effectief en beknopt trainingsmateriaal nodig om een nieuwe werknemer in te werken. Digitale ruimtes maken het mogelijk om een breed aanbod aan trainingsmaterialen te gebruiken. Neem dus de tijd om de theorie en methoden van digitaal leren/trainen te bestuderen. Om succesvol te zijn met de digitale inwerkperiode of een andere online training, heb je zowel inzicht als technische vaardigheden nodig.
Sommige digitale trainingsplatformen, zoals Easy LMS, stellen je in staat om diverse content voor de inwerkperiode te creëren. Je kan diavoorstellingen, videobestanden en meer uploaden. Vervolgens kan je werknemers in de inwerkperiode uitnodigen en hun vooruitgang bijhouden.
5. Indienen en opslaan van gegevens
De stappen verschillen van organisatie tot organisatie, maar normaal gesproken moeten alle gebruikers ten minste basiscontactinformatie en een gebruikersnaam opgeven. Zorg ervoor dat je systemen klaar zijn om nieuwe werknemers te accepteren met de minimale rechten die nodig zijn om hun taken uit te voeren.
Sommige voorschriften vereisen een veilige gegevensverzameling. In financiële organisaties moeten gegevens veilig worden opgeslagen als er extra stappen zijn.
Waar nodig moet je ervoor zorgen dat het inwerken van je werknemers gepaard gaat met het veilig en volgens de regels verzamelen van gegevens.
6. verwelkoming
Het digitale inwerkproces omvat normaal gesproken een mix van het volgende:
Een standaard welkomstmail.
Het lezen van en akkoord gaan met arbeidsvoorwaarden.
Welkomstcontent.
Verwijzingen naar trainingen, demo's en andere educatieve inhoud.
Met deze welkomstinhoud moet de nieuwe werknemer zijn functie begrijpen en de voorwaarden waaraan hij of zij zich moet houden.
Nu heeft de nieuwe werknemer zijn informatie ingediend, is deze goedgekeurd door de beveiligingssystemen en kan men de relevante accounts en software gaan gebruiken. Ze moeten ook op een legale en professionele manier toegang kunnen krijgen tot informatie over klanten.
7. Communicatie aanmoedigen en vergemakkelijken
De digitale inwerkperiode van werknemers is meestal grondiger dan een gewone inwerkperiode van gebruikers/klanten. Inwerkprocessen voor werknemers kunnen echter contraproductief zijn als ze verwarrend zijn en je nieuwe werknemer geen ondersteuning krijgt.
Het is belangrijk dat nieuwe werknemers tijdens het inwerken ondersteuning krijgen. Zorg ervoor dat ze iemand kunnen bereiken als ze vragen hebben of verduidelijking willen.
8. Het inwerkproces optimaliseren
Het inwerken van werknemers is een oefening waarbij veel op het spel staat en het is niet meteen perfect bij de eerste poging. De oplossing voor een niet geoptimaliseerde inwerktijd is:
Prestatiegegevens evalueren.
Feedback van deelnemers en management verzamelen.
Nieuwe strategieën invoeren en testen.
Eventueel nieuwe softwaretools invoeren.
Gelukkig hebben de meeste tools voor de inwerkperiode een ingebouwde analyses. Analytics helpen je te begrijpen welke trainingsmaterialen en functies van de inwerkperiode de gewenste resultaten opleveren en welke tot verwarring of slechte testresultaten leiden.
Digitale softwareoplossingen voor de inwerkperiode om de inwerkperiode efficiënt te vereenvoudigen en te stroomlijnen
De beste softwareoplossingen voor een betere digitale inwerkperiode zijn onder andere:
Workflow-automatisering.
Trainings- en ontwikkeltools.
Ruimte voor maatwerk.
Zelfservice-portalen.
Opvolgfuncties voor taken.
Integraties met benodigde applicaties.
Verschillende SaaS-producten met digitale inwerkfuncties kunnen worden geïdentificeerd als digitale tools voor de inwerkperiode. Deze softwareopties zijn ontworpen om HR te helpen bij het stroomlijnen van inwerkprocessen en kunnen elke combinatie van bovenstaande functies bieden.
Easy LMS is een leermanagementsysteem voor coaches en trainers. Wij bieden een complete infrastructuur voor het creëren en beheren van content en processen voor de inwerkperiode. Gebruik de Easy LMS Academie om je workflows te organiseren en de inwerkperiode efficiënter te maken!
