Wat is training van werknemers? Soorten, voordelen en beste werkwijzen

Wat is training van werknemers?

De training van werknemers is het proces waarbij werknemers de kennis en vaardigheden worden bijgebracht die ze nodig hebben om een specifieke taak of functie uit te voeren. Het doel is concreet en gericht op de korte termijn: mensen helpen hun huidige werk beter uit te voeren, of het nu gaat om het leren werken met een nieuw CRM-systeem, het op de hoogte brengen van een productupdate of het slagen voor een compliancecontrole.

We willen hier graag een veelvoorkomende verwarring rechtzetten, want training en ontwikkeling worden vaak door elkaar gebruikt, terwijl ze niet helemaal hetzelfde zijn:

• Training van werknemers is doelgericht en direct. Het richt zich op een specifieke vaardigheid of kennis die nodig is voor de functie die iemand op dit moment vervult: de onboarding van een nieuwe werknemers, het invoeren van nieuwe veiligheidsprocedures of het aanleren van een bepaalde functie.

• De ontwikkeling van werknemers is een proces op lange termijn. Het is een continu proces dat gericht is op groei en waarde op de lange termijn, zoals leiderschapsprogramma’s of loopbaanplanning. Het ondersteunt professionals in de loop van de tijd in plaats van een onmiddellijke behoefte op te lossen.

De makkelijkste manier om het verschil te onthouden: training is een onderdeel van ontwikkeling. Je kan iemand trainen zonder hem of haar te helpen zich te ontwikkelen, maar je kan iemand niet echt helpen zich te ontwikkelen zonder hem of haar te trainen.

Waarom de training van werknemers belangrijk is: de belangrijkste voordelen

Training is van belang voor elk bedrijf in elke sector, en de voordelen stapelen zich op. Ja, het kost geld en tijd, en ja, je hebt de juiste inhoud en mensen nodig om deze te organiseren – maar de cijfers spreken voor zich: je moet het gewoon doen. In grote lijnen leidt een goede training van werknemers tot:

• Hogere productiviteit en betere prestaties. Beter opgeleide werknemers voeren hun taken sneller, nauwkeuriger en met meer zelfvertrouwen uit. Dat zelfvertrouwen vertaalt zich in minder fouten, snellere doorlooptijden en een team dat niet bij elke taak onder toezicht hoeft te staan.

• Een lager personeelsverloop. Werknemers blijven waar ze zich kunnen ontwikkelen. Als dat niet mogelijk is, vertrekken ze … en nemen ze hun kennis mee, waardoor je een nieuwe vervanger moet aannemen en deze helemaal opnieuw moet trainen. Dat is een kostbare vicieuze cirkel waarin je terechtkomt.

• Hogere werktevredenheid en betrokkenheid. Mensen willen zich goed voelen over wat ze doen. Door in hun vaardigheden te investeren, geef je aan dat je hen waardeert, en gewaardeerde, betrokken werknemers zetten zich consequent meer in.

• Grotere motivatie. Niets remt het momentum zo af als een demotiverende routine. Nieuwe vaardigheden en kennis zorgen ervoor dat mensen uitgedaagd en geïnspireerd blijven, wat zich vertaalt in focus en productiviteit.

• Minder fouten, ongevallen en veiligheidsincidenten. Of het nu gaat om verkeerd gebruik van gereedschap, het overslaan van een compliancestap of een slecht afgehandelde interactie met een klant: de meeste fouten op de werkplek zijn terug te voeren op iets wat de werknemer nooit goed is aangeleerd. Training is de goedkoopste vorm van risicobeheer die je kan kopen.

• Beter aanpassingsvermogen voor verandering. Gereedschappen, regelgeving, producten en verwachtingen van klanten veranderen voortdurend. Teams die regelmatig training volgen, kunnen veranderingen opvangen zonder tot stilstand te komen; teams die dat niet doen, lopen telkens vast zodra er iets nieuws opduikt.

• Hogere omzet en betere marges. Al het bovenstaande leidt uiteindelijk tot hetzelfde resultaat. Beter opgeleid personeel maakt minder fouten, bedient klanten beter en verkoopt met meer zelfvertrouwen. Er is een direct verband tussen betrokkenheid en winst.

Alles bij elkaar genomen is dat een sterk argument om training serieus te nemen. Dat roept de voor de hand liggende volgende vraag op: wie heeft er eigenlijk behoefte aan?

Voor wie is een training voor werknemers bedoeld?

Uiteindelijk iedereen. Maar degenen die er het meest baat bij hebben, worden vaak juist over het hoofd gezien: werknemers met een lange staat van dienst wiens taken stilletjes zijn veranderd, werknemers halverwege hun loopbaan die voor het eerst een leidinggevende functie invullen, deeltijdse en seizoensmedewerkers die slechts een korte introductie krijgen en verder weinig ondersteuning, en eerstelijns- of buitendienstmedewerkers die zelden dezelfde investering krijgen als werknemers op kantoor.

En ‘iedereen’ beperkt zich niet tot je eigen personeelsbestand. Tot de mensen die training nodig hebben, behoren steeds vaker de werknemers van je klanten, het personeel van franchisevestigingen, partners en wederverkopers, en de mensen die je product of dienst daadwerkelijk gebruiken.

Het meeste advies over ‘wie training nodig heeft’ gaat ervan uit dat de trainer en de deelnemer voor hetzelfde bedrijf werken. Steeds vaker is dat niet het geval, en het trainen van werknemers van anderen brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee op het gebied van toegang, groepsbeheer en het aantonen van resultaten, waar we later op terugkomen. Maar eerst: de verschillende soorten trainingen voor werknemers.

De belangrijkste soorten trainingen voor werknemers

Training is geen ‘one-size-fits-all’ ding. De juiste soort hangt af van de functie, het doel en de doelgroep. Dit zijn de soorten die je het vaakst zal tegenkomen:

• Introductietraining en onboarding. De eerste indruk. De introductie behandelt de bedrijfsbrede basisprincipes (cultuur, beleid, hulpmiddelen), terwijl de onboarding zich richt op functiespecifieke details. Als dit goed wordt uitgevoerd, is het een van de meest effectieve trainingssessies die je ooit zal organiseren, omdat een sterke onboarding het personeelsbehoud aanzienlijk verbetert.

• Training in technische vaardigheden. De harde, functiespecifieke vaardigheden: software, systemen, apparatuur, processen. Dit is zelden een eenmalige aangelegenheid, omdat hulpmiddelen veranderen, en technische training is dan ook doorgaans een doorlopend proces.

• Product- en servicetraining. Mensen de ins en outs bijbrengen van wat een bedrijf verkoopt: functies, gebruiksscenario’s, verkoopargumenten. Essentieel voor interne verkoop- en ondersteuningsteams, en voor elk bedrijf dat wil dat zijn klanten of wederverkopers het product begrijpen (minder fouten, minder supporttickets, snellere acceptatie).

• Training op het gebied van compliance. De zaken waarover niet te onderhandelen valt: veiligheid, regelgeving, gegevensbescherming, branchevoorschriften. Vaak verplicht, vaak gecontroleerd, en precies het soort training waarvoor je certificaten en documentatie nodig hebt om aan te tonen dat het heeft plaatsgevonden.

• Training in indirecte vaardigheden. Communicatie, teamwork, timemanagement en emotionele intelligentie. Gemakkelijk te onderschatten, maar onmisbaar in de praktijk.

• Leiderschaps- en managementtraining. Mensen voorbereiden op het nemen van verantwoordelijkheid. Vooral beginnende managers worden vaak zonder ondersteuning in het diepe gegooid, dus deze training voorkomt veel problemen verderop in het proces.

• Franchisetraining. Gestructureerde introductie en doorlopende training voor franchisenemers en hun teams, bedoeld om de dienstverlening en normen op alle locaties consistent te houden.

In de praktijk maken maar heel weinig programma’s gebruik van slechts één van deze vormen. De meeste zijn een combinatie, waarbij de nadruk ligt op wat de functie het meest nodig heeft.

Populaire trainingsmethoden voor werknemers

Als ‘soorten’ aangeven wat je onderwijst, dan zijn methoden de manier waarop je dat doet. Elk heeft zijn plaats:

• Training op de werkplek. Leren door te doen, meestal samen met een ervaren collega. Praktisch en direct, maar moeilijk te standaardiseren.

• Mentoring en coaching. Eén-op-één begeleiding door een meer ervaren persoon. Uitstekend geschikt voor nuances en beoordelingsvermogen, maar minder efficiënt op grotere schaal.

• Klassikale training. Door een instructeur geleide sessies, in persoon. Sterk voor discussies en vragen, maar logistiek zwaar en moeilijk te herhalen op verschillende locaties.

• Online training en e-learning. Cursussen, examens en modules die in eigen tempo digitaal worden aangeboden. Deelnemers volgen het programma in hun eigen tempo, je biedt het eenmalig aan en kan het eindeloos hergebruiken. Het is daarnaast ook schaalbaar zonder dat je ter plaatse moet zijn.

De meeste goede programma’s combineren verschillende van deze vormen. Maar de verschuiving van het afgelopen decennium is onmiskenbaar: online training is de ruggengraat geworden, met persoonlijke sessies als aanvulling op de plaatsen waar dit de meeste meerwaarde biedt.

De opmars van formaten zoals microlearning en on-demand, mobielvriendelijke content heeft die ontwikkeling alleen maar versneld. En voor iedereen die trainingen verzorgt voor meerdere klanten of op verschillende locaties, is online de enige methode die schaalbaar is zonder dat je kosten en rompslomp evenredig meegroeien.

Beste werkwijzen voor training van werknemers: wat zorgt ervoor dat het werkt?

Een verrassend groot aantal trainingsprogramma’s voor werknemers mislukt niet omdat de inhoud slecht is, maar omdat het programma eromheen dat is. Mensen zitten het gewoon uit, klikken op voltooien en er verandert niets. De trainingen die daadwerkelijk verschil maken, hebben doorgaans een aantal kenmerken gemeen:

• Duidelijke doelstellingen die zijn gekoppeld aan het bedrijf. Voordat je iets opzet, moet je de volgende zin kunnen invullen: "Na deze training zullen mensen in staat zijn om ____, wat ____ zal verbeteren.” Trainingen zonder die houvast worden algemeen en algemene trainingen worden genegeerd.

• Relevantie voor de functie. Hoe dichter de inhoud aansluit bij wat iemand op een dinsdagmiddag doet, hoe beter dit blijft hangen. Abstracte theorie verliest het steevast van concrete scenario’s uit het echte werk van de deelnemer.

• Een mix van methoden. Bijna geen enkele vaardigheid wordt volledig aangeleerd via één enkele vorm. Combineer de online cursus met een kort coachinggesprek, de compliancemodule met een praktijkgericht scenario en de producttraining met een praktische opdracht. Gecombineerde programma’s presteren consequent beter dan programma’s die via één kanaal worden aangeboden.

• Versterking in de loop van de tijd, geen eenmalige gebeurtenis. Het grootste deel van wat mensen in één sessie leren, is binnen een maand weer vergeten als er niet op wordt teruggekomen. Opfriscursussen, korte vervolgexamens, microlearning-herinneringen en bijgewerkte inhoud zorgen er allemaal voor dat de oorspronkelijke investering zich terugverdient.

• Meting vanaf dag één ingebouwd. Als je niet kan zien of de training heeft gewerkt, kan je deze niet verbeteren en kan je de waarde ervan niet aantonen. Slagingpercentages, voltooiingspercentages, kennistekorten per onderwerp en de voortgang in de loop van de tijd moeten vanaf het moment van lancering zichtbaar zijn – en niet pas achteraf worden toegevoegd.

• Zichtbare steun van de leidinggevenden. Wanneer het management training als een checkbox beschouwt, doen de deelnemers dat ook. Wanneer de leidinggevenden van het team of het bedrijf zich zichtbaar inzetten voor de training, stijgen zowel het aantal voltooide cursussen als de kennisretentie.

Voor trainers die programma’s aan klanten aanbieden, heeft dat laatste punt een extra dimensie: het ‘leiderschap’ dat je nodig hebt, is niet alleen van jou. Het is ook dat van je klant. Hoe sneller je hun besluitvormers kan laten zien dat er daadwerkelijk wordt geleerd en welke meerwaarde het programma voor hun organisatie oplevert, hoe groter de kans dat zij de volgende keer meer trainingen bij jou zullen afnemen.

Hoe je trainingbehoeften in kaart brengt (en aantoont dat hieraan is voldaan)

Je kan geen goede training geven als je niet weet wat er ontbreekt. Een degelijke analyse van de trainingsbehoeften is niet ingewikkeld, maar het overslaan ervan is de belangrijkste reden waarom programma’s er niet in slagen de prestaties te verbeteren. De basisaanpak:

• Begin met de bedrijfsdoelstelling. Hoe ziet succes eruit op bedrijfs-, team- of klantniveau? Een slagingspercentage van 100% bij compliancetesten? Een snellere onboarding van klanten? Minder supporttickets? De doelstelling vormt het uitgangspunt voor alles wat daarna volgt.

• Bepaal wat elke functie moet doen. Vertaal dat doel naar de specifieke vaardigheden en kennis die voor elke functie vereist zijn. Een "geweldige mederwerker van de klantenservice" is geen bruikbaar doel, maar "het team kan 80% van de tier-1-problemen oplossen zonder escalatie" is dat wel.

• Beoordeel het huidige vaardigheidsniveau. Hier komen examens, observaties, prestatiegegevens en gesprekken met leidinggevenden om de hoek kijken. Je bent op zoek naar de werkelijke kloof tussen het huidige niveau van de werknemers en het niveau dat de functie van hen vereist.

• Koppel de kloof aan specifieke inhoud. Zodra je precies ziet waar mensen moeite mee hebben, stel je een training samen of wijs je een training toe die op die gebieden is gericht, in plaats van een algemene cursus die alles behandelt.

• Meet de resultaten opnieuw na de training. Dezelfde beoordeling die je gebruikte om de kloof vast te stellen, laat je nu zien of de kloof is gedicht. Zo weet je dat het heeft gewerkt, en dat is wat je aan belanghebbenden laat zien.

Voor adviesbureaus en trainingsaanbieders vormt deze stap het aanbod. Je voert een audit uit bij de werknemers van een klant om de kenniskloof te identificeren, waarna je inhoud ontwikkelt of toewijst om deze te dichten in lijn met een overkoepelend doel. Om dat goed te doen, moet je precies kunnen zien op welke punten mensen tekortschieten. Het gaat dus niet alleen om een algemeen slagingspercentage; het gaat erom bij welke onderwerpen zij achterblijven.

Hoe je de voortgang bijhoudt en resultaten aantoont

Dit is het moment waarop een training haar nut bewijst of juist verdwijnt. Om te weten of je training heeft gewerkt en of deze van waarde was, moet je deze meten.

De belangrijkste statistieken:

• Voltooiingspercentages: Hebben de deelnemers de training daadwerkelijk afgerond?

• Slagingpercentages en scores: Hebben ze de stof begrepen?

• Kennistekorten: Waar hebben de deelnemers concreet moeite mee?

• Voortgang in de loop van de tijd: Verbeteren de resultaten naarmate je de inhoud verfijnt?

Bij interne trainingen geeft dit je inzicht in wat er moet worden aangepast. Maar als je trainingen verzorgt in opdracht van klanten, vormt de rapportage het product. Je klant betaalt je niet voor uren aan inhoud, hij betaalt voor het bewijs dat zijn werknemers nu iets weten wat ze voorheen niet wisten. En hij moet dat op ieder moment kunnen zien, niet wanneer jij er toevallig aan toekomt om een spreadsheet te exporteren.

Visuele, realtime KPI’s die een klant kan inzien wanneer hij maar wil, zijn meer waard dan welk kwartaaloverzicht dan ook, omdat ze je resultaten omzetten in iets dat de klant kan laten zien aan zijn boekhouders, regiomanagers en raad van bestuur. Het bewijs kan door de klant zelf worden geraadpleegd jij bent niet langer de tussenpersoon.

Training van werknemers op grote schaal verzorgen

Hier wordt het lastig voor iedereen die meer dan één groep traint. Stel dat je maandelijks 350 deelnemers begeleidt, verspreid over een handvol verschillende klanten. Ja stuit al snel op dezelfde drie obstakels:

• Iedereen gescheiden houden. De werknemers van klant A mogen de inhoud, resultaten of huisstijl van klant B niet zien. Je hebt een duidelijke scheiding nodig, niet een gigantische deelnemerslijst die je voortdurend moet ontwarren.

• Inhoud opnieuw gebruiken zonder deze opnieuw te te moeten creëren. Je zou niet voor elke nieuwe klant dezelfde compliancecursus opnieuw moeten opstellen. Je wilt één keer iets creëren en dit vervolgens aanpassen, niet elke keer weer helemaal opnieuw moeten beginnen.

• Voorspelbare kosten. Als je prijsstelling per deelnemer wordt berekend, wordt een drukke maand een straf in plaats van een succes. Wanneer het aantal deelnemers sterk schommelt, maakt een prijsstelling per deelnemer het onmogelijk om je marges te plannen.

De oplossing voor deze drie problemen is om elke klant, locatie of organisatie een eigen, op maat gemaakt leerportaal met eigen branding te bieden, te putten uit een gedeelde bibliotheek met herbruikbare cursussen en examens, en dit alles te laten draaien op basis van een prijsmodel dat je niet benadeelt wanneer je groeit. Die combinatie zorgt ervoor dat ‘ik train een paar klanten’ verandert in ‘ik run een trainingsbedrijf’. Je hebt een LMS nodig dat speciaal is ontwikkeld voor adviesbureaus en trainingsaanbieders, en dat is precies wat Easy LMS is.

Hoe Easy LMS op grote schaal omgaat met de training van werknemers

Veel organisaties aarzelen nog steeds om te investeren in een echt trainingssysteem, vaak omdat ze ervan uitgaan dat het ingewikkeld, omslachtig en duur zal zijn. Daarom ploeteren ze voort met een wirwar van willekeurige documenten, video’s en verspreide bestanden, wat net zo lang werkt totdat het helemaal niet meer werkt.

Er is een betere manier, en die is speciaal ontwikkeld voor mensen die anderen trainen.

Easy LMS is een LMS dat is gemaakt voor trainers: adviesbureaus, trainingsaanbieders, franchisenemers en productteams die trainingen verzorgen voor klanten, vestigingen en partners, in plaats van alleen voor interne werknemers.

Zo past alles in elkaar:

• Academies bieden elke klant of locatie een eigen white-label leerportaal, met een aangepaste URL en de huisstijl van je klant. Duidelijke scheiding, professionele presentatie, geen IT-project nodig om toegang te verlenen.

• Met cursussen en examens kan je hoogwaardig materiaal eenmalig samenstellen en dit vervolgens voor verschillende klanten opnieuw gebruiken: upload bestaande inhoud (inclusief SCORM) of ontwerp deze helemaal zelf, waarbij beoordeling en certificaten automatisch worden afgehandeld.

• Rapporten tonen realtime KPI’s en stellen je in staat vragen te categoriseren om kennistekorten op te sporen, terwijl je klanten op elk gewenst moment toegang hebben tot hun eigen resultaten.

• Een vast tarief met een onbeperkt aantal deelnemers betekent dat een drukke maand je kosten niet omhoog jaagt. Je kan meer trainen voor minder en je marges blijven voorspelbaar naarmate je groeit.

Als je klaar bent om trainingen aan te bieden die hun waarde bewijzen en meegroeien met je bedrijf, dan is dit precies waarvoor het is ontwikkeld. Je kan een gratis proefperiode starten of een demo van 30 minuten boeken.

Nuttige bronnen

1. Gallup

2. Trainingindustry.com

3. Cegos

4. Huffpost

5. e-student.org