Vad är personalutbildning? Typer, fördelar och bästa praxis

Vad är personalutbildning?

Personalutbildning innebär att ge medarbetarna de kunskaper och färdigheter de behöver för att utföra en viss uppgift eller roll. Målet är konkret och kortsiktigt: att hjälpa medarbetarna att bli bättre på sitt nuvarande arbete, oavsett om det handlar om att lära sig ett nytt CRM-system, sätta sig in i en produktuppdatering eller klara obligatoriska kunskapskrav.

Det är värt att reda ut en vanlig sammanblandning här, eftersom utbildning och utveckling ofta används som om de betydde samma sak, trots att det finns en viktig skillnad:

• Personalutbildning är fokuserad och inriktad på aktuella behov. Den fokuserar på en specifik färdighet eller kunskap som behövs i det arbete någon utför just nu, till exempel att introducera en nyanställd, införa nya säkerhetsrutiner eller lära ut hur en ny funktion används.

• Medarbetarutveckling är långsiktig. Det är en kontinuerlig process som fokuserar på utveckling och långsiktigt värde, till exempel genom ledarskapsprogram eller karriärplanering. Syftet är att utveckla medarbetarnas kompetens och potential över tid snarare än att lösa ett specifikt, omedelbart behov.

Det enklaste sättet att komma ihåg skillnaden är att utbildning är en del av utveckling. Du kan utbilda någon utan att arbeta med deras långsiktiga utveckling, men det är svårt att utveckla någon utan att utbildning ingår längs vägen.

Därför är personalutbildning viktig: de främsta fördelarna

Personalutbildning är viktig för företag i alla branscher, och fördelarna förstärker varandra. Visst kostar utbildning både tid och pengar, och det krävs rätt innehåll och rätt personer för att genomföra den. Men i längden väger fördelarna betydligt tyngre än kostnaderna. I stora drag leder bra personalutbildning till:

• Högre produktivitet och bättre prestationer. Välutbildade medarbetare utför sina arbetsuppgifter snabbare, mer korrekt och med större säkerhet. Det leder till färre misstag, kortare ledtider och ett team som klarar fler uppgifter självständigt utan ständig handledning.

• Högre personalretention. Människor stannar på arbetsplatser där de får möjlighet att utvecklas. Saknas den möjligheten ökar risken att de söker sig vidare – och då försvinner även deras kunskap och erfarenhet. Företaget måste sedan rekrytera och utbilda en ersättare från grunden, vilket lätt blir en både kostsam och tidskrävande cirkel.

• Högre arbetstillfredsställelse och engagemang. Medarbetare vill känna sig nöjda med det arbete de utför. När du investerar i deras kunskaper och färdigheter visar du att deras utveckling är viktig. Medarbetare som känner sig uppskattade och engagerade är också mer benägna att göra sitt bästa.

• Starkare motivation. En enformig vardag utan utveckling kan snabbt minska motivationen. Nya kunskaper och färdigheter ger medarbetarna nya utmaningar och möjlighet att fortsätta utvecklas, vilket i sin tur stärker både fokus och produktivitet.

• Färre misstag, olyckor och säkerhetsincidenter. Felaktig användning av utrustning, missade steg i viktiga rutiner eller bristfälligt bemötande av kunder kan ofta härledas till att medarbetaren inte har fått rätt utbildning från början. Bra utbildning förebygger sådana problem och är därför ett effektivt sätt att minska verksamhetens risker.

• Bättre förmåga att anpassa sig till förändringar. Verktyg, regelverk, produkter och kundernas förväntningar förändras ständigt. Team som utbildas regelbundet kan snabbare anpassa sig när något förändras, medan brist på utbildning riskerar att bromsa verksamheten varje gång nya arbetssätt eller krav införs.

• Högre intäkter och bättre lönsamhet. I slutändan bidrar alla dessa fördelar till samma sak. Välutbildade medarbetare gör färre misstag, ger bättre service och kan sälja med större kunskap och säkerhet. Det stärker både kundupplevelsen och företagets resultat.

Sammantaget finns det alltså goda skäl att ta personalutbildning på allvar. Det leder naturligt vidare till nästa fråga: vem behöver egentligen utbildning?

Vem behöver personalutbildning?

Förr eller senare behöver alla det. Men de som har störst nytta av utbildning är ofta de som lättast förbises: medarbetare som har varit länge i organisationen och vars roller gradvis har förändrats, personer mitt i karriären som tar steget in i en chefsroll för första gången, deltids- och säsongsanställda som får en snabb introduktion men inte mycket mer samt personal ute i verksamheten eller på fältet som sällan får samma möjligheter till kompetensutveckling som kontorsanställda.

Och ”alla” omfattar inte längre bara de egna medarbetarna. De som behöver utbildning kan också vara dina kunders medarbetare, personal inom franchisekedjor, samarbetspartner och återförsäljare samt de personer som faktiskt använder din produkt eller tjänst.

Många råd om vem som behöver utbildning utgår från att utbildaren och deltagaren arbetar för samma företag. Men så ser verkligheten inte alltid ut. Att utbilda någon annans personal innebär särskilda utmaningar när det gäller åtkomst, hantering av grupper och möjligheten att visa vilka resultat utbildningen ger – något vi återkommer till längre fram. Men först ska vi titta närmare på de olika typerna av personalutbildning.

De vanligaste typerna av personalutbildning

Det finns ingen utbildningsform som passar alla. Vilken typ som är rätt beror på rollen, målet och vilka som ska utbildas. Här är de vanligaste typerna av personalutbildning:

• Introduktions- och onboardingutbildning. Det första intrycket är viktigt. Introduktionen omfattar sådant som gäller hela organisationen, till exempel företagskultur, policyer och verktyg, medan onboardingen fokuserar på det som är specifikt för den nya rollen. När den genomförs på rätt sätt är det en av de utbildningsinsatser som kan ge störst effekt, eftersom en bra onboarding ökar chansen att medarbetarna kommer in i arbetet snabbare och stannar längre i organisationen.

• Utbildning i tekniska färdigheter. Här handlar det om konkreta, arbetsspecifika kunskaper och färdigheter, till exempel programvara, system, utrustning och arbetsprocesser. Eftersom verktyg och arbetssätt förändras är teknisk utbildning sällan en engångsinsats, utan behöver vanligtvis uppdateras och genomföras löpande.

• Produkt- och tjänsteutbildning. Den här typen av utbildning ger deltagarna en djupare förståelse för företagets produkter eller tjänster – från funktioner och användningsområden till viktiga försäljningsargument. Den är särskilt viktig för interna sälj- och supportteam, men också för företag som behöver utbilda kunder eller återförsäljare i hur produkten används. Resultatet kan bli färre misstag, färre supportärenden och snabbare användning av produkten.

• Utbildning i regelefterlevnad. Det här är utbildning som inte kan väljas bort: säkerhet, lagar och regler, dataskydd och branschspecifika krav. Den är ofta obligatorisk och kan omfattas av kontroller eller revisioner. Därför är det särskilt viktigt att kunna utfärda certifikat och dokumentera vem som har genomfört utbildningen.

• Utbildning i mjuka färdigheter. Kommunikation, samarbete, tidshantering och emotionell intelligens är några exempel. Det är färdigheter som lätt kan underskattas, men som är avgörande för att människor och team ska fungera bra tillsammans.

• Ledarskaps- och chefsutbildning. Förbereder medarbetare för att ta större ansvar och leda andra. Särskilt nya chefer förväntas ofta kliva in i rollen utan tillräckligt stöd. Rätt utbildning från början kan därför förebygga många problem längre fram.

• Franchiseutbildning. Strukturerad introduktion och fortlöpande utbildning för franchisetagare och deras medarbetare, utformad för att säkerställa en enhetlig service, gemensamma arbetssätt och samma standard på alla enheter.

I praktiken består få utbildningsprogram av bara en enda typ. De flesta kombinerar flera olika utbildningsformer, med störst fokus på de kunskaper och färdigheter som är viktigast för den aktuella rollen.

Populära metoder för medarbetarutbildning

Om olika typer av utbildning handlar om vad du lär ut, handlar utbildningsmetoder om hur du gör det. Varje metod har sina styrkor och passar för olika behov:

• Utbildning på arbetsplatsen. Medarbetaren lär sig genom att utföra arbetsuppgifterna i praktiken, vanligtvis tillsammans med en mer erfaren kollega. Metoden är praktisk och direkt, men kan vara svår att standardisera så att alla får samma utbildning.

• Mentorskap och coaching. Individuell vägledning från någon med större erfarenhet. Det passar bra när deltagaren behöver utveckla förståelse, omdöme och mer nyanserade färdigheter, men är mindre effektivt när många personer ska utbildas samtidigt.

• Klassrumsutbildning. Lärarledd utbildning som genomförs på plats. Den ger goda möjligheter till diskussion, frågor och direkt återkoppling, men kräver mer planering och resurser och kan vara svår att upprepa på flera enheter.

• Onlineutbildning och e-learning. Kurser, prov och utbildningsmoduler som genomförs digitalt och i deltagarens egen takt. Deltagarna kan lära sig när det passar dem, medan du kan skapa utbildningen en gång och återanvända den så många gånger du behöver. Det gör det möjligt att utbilda fler utan att du själv behöver vara på plats.

De flesta välfungerande utbildningsprogram kombinerar flera av dessa metoder. Men utvecklingen under det senaste decenniet är tydlig: onlineutbildning har blivit en central del av många utbildningsprogram, kompletterad med fysiska utbildningsinsatser där de skapar störst värde.

Utvecklingen har gått ännu snabbare i takt med att format som mikrolärande och mobilanpassat utbildningsinnehåll som är tillgängligt vid behov har blivit allt vanligare. För den som utbildar deltagare hos flera kunder eller på flera enheter är onlineutbildning dessutom den metod som enklast kan skalas upp utan att kostnaderna och administrationen ökar i samma takt.

Bästa praxis för personalutbildning: vad krävs för att lyckas?

Förvånansvärt många utbildningsprogram misslyckas inte för att innehållet är dåligt, utan för att upplägget runt omkring brister. Deltagarna går igenom utbildningen, klickar på ”Slutför” – och sedan förändras ingenting. Utbildningar som faktiskt ger resultat brukar ha några saker gemensamt:

• Tydliga mål kopplade till verksamheten. Innan du skapar något bör du kunna avsluta meningen: ”Efter den här utbildningen kommer deltagarna att kunna ____, vilket kommer att förbättra ____.” Utan en sådan tydlig koppling riskerar utbildningen att bli alltför generell – och generell utbildning är lätt att bortprioritera.

• Relevans för det faktiska arbetet. Ju närmare innehållet ligger det deltagaren faktiskt gör i sitt dagliga arbete, desto lättare är det att ta till sig och komma ihåg. Abstrakt teori har svårt att mäta sig med konkreta exempel och situationer hämtade direkt från deltagarnas arbetsvardag.

• En kombination av olika metoder. Få färdigheter lärs in fullt ut genom ett enda utbildningsformat. Kombinera onlinekursen med ett kort coachningssamtal, utbildningen i regelefterlevnad med ett verklighetsnära scenario och produktutbildningen med en praktisk uppgift. Utbildningsprogram som kombinerar flera metoder ger ofta bättre resultat än de som förlitar sig på en enda metod.

• Repetition och uppföljning över tid – inte bara en engångsinsats. Mycket av det vi lär oss under ett enstaka utbildningstillfälle glöms bort inom relativt kort tid om kunskapen inte repeteras. Repetitionsutbildningar, korta uppföljande prov, mikrolärande och uppdaterat innehåll hjälper deltagarna att befästa kunskaperna och få större långsiktig nytta av utbildningen.

• Mätning från första dagen. Om du inte kan se om utbildningen har gett resultat kan du varken förbättra den eller visa vilket värde den skapar. Andelen godkända, slutförandegrad, kunskapsluckor inom olika ämnesområden och deltagarnas utveckling över tid bör kunna följas redan från lanseringen – inte läggas till i efterhand.

• Tydligt stöd från ansvariga och ledningen. Om ledningen behandlar utbildningen som något som bara ska bockas av kommer deltagarna sannolikt att göra detsamma. När chefer och andra ansvariga däremot visar att utbildningen är viktig och själva engagerar sig i den ökar både deltagandet och chansen att kunskaperna består över tid.

För utbildare som genomför utbildningsprogram åt kunder finns ytterligare en dimension: det är inte bara den egna ledningen som behöver vara engagerad, utan även kundens. Ju snabbare du kan visa kundens beslutsfattare att deltagarna faktiskt lär sig och vilket värde utbildningen skapar för deras organisation, desto större är chansen att de väljer att köpa fler utbildningar av dig framöver.

Så identifierar du utbildningsbehov – och visar att de har tillgodosetts

Det är svårt att skapa rätt utbildning om du inte vet vad som saknas. En ordentlig analys av utbildningsbehoven behöver inte vara komplicerad, men om du hoppar över den riskerar utbildningen att inte leda till de förbättringar du vill uppnå. Grundprocessen ser ut så här:

• Utgå från verksamhetens mål. Börja med att definiera hur framgång ser ut på företags-, team- eller kundnivå. Ska alla klara kraven på regelefterlevnad? Ska introduktionen av nya kunder gå snabbare? Ska antalet supportärenden minska? Målet ligger till grund för alla efterföljande steg.

• Definiera vad varje roll behöver kunna. Översätt målet till de konkreta kunskaper och färdigheter som krävs i varje roll. ”En riktigt bra kundtjänstmedarbetare” är inget tydligt mål. ”Teamet kan lösa 80 % av supportärendena på första nivån utan att eskalera dem” är däremot konkret och mätbart.

• Bedöm den nuvarande kompetensnivån. Här kan du använda prov, observationer, prestationsdata och samtal med chefer. Målet är att få en realistisk bild av skillnaden mellan den kompetens medarbetarna har i dag och den kompetens som rollen kräver.

• Koppla kompetensluckorna till specifikt innehåll. När du vet exakt var deltagarna har svårigheter kan du skapa eller tilldela utbildning som fokuserar på just dessa områden, i stället för en generell kurs som försöker täcka allt.

• Mät igen efter utbildningen. Använd samma bedömning som hjälpte dig att identifiera kompetensluckorna för att se om de har minskat eller försvunnit. På så sätt kan du avgöra om utbildningen har gett resultat – och visa det för berörda intressenter.

För konsulter och utbildningsleverantörer är den här processen ofta en central del av själva tjänsten. Du kartlägger kundens medarbetare för att identifiera kunskaps- och kompetensluckor och skapar eller tilldelar sedan utbildningsinnehåll som åtgärdar dem i linje med ett övergripande mål. För att lyckas behöver du kunna se exakt var deltagarna har svårigheter. Det räcker alltså inte att bara titta på den totala andelen godkända – du behöver också kunna se inom vilka ämnesområden kunskapsluckorna finns.

Hur man följer upp framsteg och visar resultat

Det är här utbildningen visar sitt verkliga värde. För att veta om utbildningen har fungerat och gett önskat resultat behöver du mäta den.

De viktigaste nyckeltalen är:

• Slutförandegrad: Har deltagarna faktiskt slutfört utbildningen?

• Andel godkända och resultat: Har de förstått innehållet?

• Kunskapsluckor: Inom vilka områden har deltagarna svårigheter?

• Utveckling över tid: Förbättras resultaten när du utvecklar och justerar innehållet?

För intern utbildning hjälper de här uppgifterna dig att se vad som behöver förbättras. Men om du utbildar på uppdrag av kunder är rapporteringen en viktig del av själva tjänsten. Kunden betalar inte bara för ett visst antal timmar utbildningsinnehåll, utan för att deras medarbetare ska få nya kunskaper – och för att kunna se att utbildningen faktiskt har gett resultat. De behöver dessutom kunna ta del av resultaten när det passar dem, inte behöva vänta på att du ska exportera och skicka ett kalkylblad.

Visuella KPI:er i realtid som kunden själv kan logga in och följa när som helst ger en tydlig och aktuell bild av resultaten. Informationen kan sedan användas vid exempelvis revisioner och rapportering till regionansvariga eller ledningen. När kunderna själva kan ta del av resultaten slipper du fungera som mellanhand varje gång någon behöver en rapport.

Att genomföra medarbetarutbildning i stor skala

Det blir mer komplicerat när du utbildar fler än en enda grupp. Säg att du hanterar 350 deltagare i månaden för flera olika kunder. Då stöter du snabbt på tre vanliga utmaningar:

• Hålla kunderna åtskilda. Kund A:s deltagare ska inte kunna se kund B:s innehåll, resultat eller varumärkesprofil. Du behöver en tydlig struktur där varje kund hålls åtskild, inte en enda stor deltagarlista som ständigt måste sorteras och organiseras.

• Återanvända innehåll utan att skapa om det. Du ska inte behöva bygga samma utbildning i regelefterlevnad från grunden för varje ny kund. Skapa innehållet en gång och anpassa det efter behov i stället för att börja om varje gång.

• Förutsägbara kostnader. Om priset ökar för varje deltagare blir en månad med många deltagare också betydligt dyrare. När antalet deltagare varierar kraftigt gör prissättning per deltagare det dessutom svårare att planera kostnader och marginaler.

Lösningen på de här tre utmaningarna är att ge varje kund, enhet eller organisation en egen varumärkesanpassad utbildningsportal, återanvända kurser och prov från ett gemensamt innehållsbibliotek och använda en prismodell där kostnaderna inte ökar för varje ny deltagare. Den kombinationen gör det möjligt att gå från att utbilda ett fåtal kunder till att driva en skalbar utbildningsverksamhet. För det behöver du ett LMS som är utvecklat specifikt för konsulter och utbildningsleverantörer – och det är precis vad Easy LMS är.

Så hanterar Easy LMS personalutbildning i stor skala

Många organisationer tvekar fortfarande inför att investera i ett riktigt utbildningssystem, ofta för att de utgår från att det kommer att vara komplicerat, omfattande och dyrt. I stället fortsätter de att använda en blandning av dokument, videor och filer utspridda på olika platser – en lösning som fungerar tills verksamheten växer och den inte längre räcker till.

Det finns ett bättre sätt, särskilt utvecklat för dem som utbildar andra.

Easy LMS är ett LMS utvecklat för utbildare: konsulter, utbildningsleverantörer, franchisekedjor och produktteam som utbildar kunders medarbetare, personal på olika enheter och samarbetspartner – inte bara den egna organisationens medarbetare.

Så här fungerar de olika delarna tillsammans:

• Med Academies får varje kund eller enhet en egen varumärkesanpassad utbildningsportal med en anpassad webbadress och kundens egen varumärkesprofil. Du får en tydlig åtskillnad mellan kunderna, ett professionellt helhetsintryck och enkel åtkomst utan att behöva involvera IT.

• Kurser and prov gör det möjligt att skapa utbildningsmaterial av hög kvalitet en gång och sedan återanvända det för flera kunder. Ladda upp befintligt innehåll, inklusive SCORM, eller skapa nytt material från grunden. Rättning och utfärdande av certifikat sker automatiskt.

• Rapporter visar aktuella nyckeltal i realtid och gör det möjligt att kategorisera frågor för att identifiera specifika kunskapsluckor. Dina kunder kan dessutom själva ta del av sina resultat när de vill, utan att behöva be dig ta fram en rapport.

• Fast pris med obegränsat antal deltagare innebär att en månad med många deltagare inte leder till oväntat höga kostnader. Du kan utbilda fler till en lägre kostnad per deltagare och behålla förutsägbara marginaler när verksamheten växer.

Om du är redo att erbjuda utbildning som tydligt visar sitt värde och kan växa tillsammans med din verksamhet är Easy LMS utvecklat för just det. starta en kostnadsfri provperiod eller boka en 30-minutersdemo.

Användbara resurser

1. Gallup

2. Trainingindustry.com

3. Cegos

4. Huffpost

5. e-student.org