Utvecklingsplan för medarbetare: tips, exempel och kostnadsfria mallar

Vad är en utvecklingsplan för medarbetare?

Innan vi går in på exempel och mallar, låt oss klargöra vad vi pratar om, eftersom några liknande begrepp ofta kan bli förväxlade.

En utvecklingsplan för medarbetare är ett skriftligt dokument som beskriver hur en viss person ska utveckla sina färdigheter och arbeta mot sina mål. Den kombinerar vanligtvis kort- och långsiktiga mål med konkreta steg, resurser och tidsplaner för att nå dem. Tänk på den som en gemensam färdplan som en chef och en medarbetare utarbetar tillsammans.

Det är lätt att blanda ihop detta med två liknande begrepp:

• Ett utvecklingsprogram för medarbetare – Detta är det större, företagsomfattande initiativet: de kurser, den mentorskap och den budget som organisationen erbjuder alla medarbetare.

• En individuell utvecklingsplan (IUP) – För de flesta team är detta bara ett annat namn på samma sak. Om någon ger dig en IUP ska du betrakta den som en medarbetarutvecklingsplan.

Denna plan är alltså det personliga dokumentet som utformas för en enskild person och ses över i takt med att den anställde utvecklas.

Varför utvecklingsplaner för medarbetare är viktiga

En utvecklingsplan för medarbetare kan kännas som ännu en administrativ uppgift på en redan fullspäckad arbetsdag. Men det är den inte. När den görs på rätt sätt bidrar den till att lösa några av de mest kostsamma problemen ett företag kan ha – och det gynnar både chefer och medarbetare.

Vad innebär det för företaget?

Utvecklingsplaner för medarbetare är framför allt ett verktyg för att behålla medarbetare. Möjligheten att utvecklas i karriären är återkommande en av de främsta anledningarna till att människor lämnar sina jobb, och det är något företaget kan påverka direkt. När du ger någon en tydlig väg framåt undanröjer du också en av de viktigaste orsakerna till att personen börjar se sig om efter något annat.

Utvecklingsplaner för medarbetare hjälper dessutom företaget att bygga den kompetens och bemanning som behövs nästa år, i stället för att bara fylla de roller som finns i dag. När du kan se varje medarbetares utvecklingsväg blir successionsplaneringen mindre av en gissningslek och interna befordringar kan bli det naturliga förstahandsvalet. Det minskar kostnaderna för rekrytering och onboarding och gör att ni slipper vänta på att en extern rekrytering ska komma in i arbetet.

Vad innebär det för medarbetaren?

För medarbetaren förvandlar en utvecklingsplan vaga ambitioner till något konkret som går att börja arbeta med redan den här veckan. I stället för att vänta på att möjligheter ska dyka upp vet personen vilken kompetens som behöver utvecklas, vilken kurs som kan vara relevant och vad som krävs för att ta nästa steg.

Den tydligheten gör mer än att bara bocka av en punkt på en lista. Den brukar öka både motivationen i vardagen och arbetstillfredsställelsen, eftersom medarbetaren kan se hur den egna insatsen leder någonstans. En utvecklingsplan visar svart på vitt att ni satsar på medarbetarnas framtida utveckling – och det budskapet går fram.

När man väger samman de båda perspektiven blir en utvecklingsplan för medarbetare snabbt ett av de samtal som kan ge allra störst avkastning. Låt oss titta på några exempel.

Exempel på utvecklingsplaner för medarbetare

Nedan följer fem exempel för olika situationer, från en helt ny medarbetare till ett team som är utspritt på flera platser. Alla följer samma enkla struktur: ett mål följt av en tabell med åtgärder, delmål och mått på framgång.

Utgå från strukturen, anpassa detaljerna efter era behov och du har kommit en bra bit på vägen.

Exempel 1: Ny eller junior medarbetare

Nya medarbetare behöver inte ha en femårsplan redan första dagen. De behöver bli trygga i sin roll och kunna arbeta självständigt, samtidigt som de får en bild av vad nästa steg skulle kunna vara. Den här planen fokuserar därför på grundläggande kompetenser.

En utvecklingsplan för en ny medarbetare kan till exempel se ut så här:

Kortsiktigt mål: Bli helt självgående i de centrala arbetsuppgifterna inom sex månader.

Långsiktigt mål: Utvecklas till specialist eller senior medarbetare inom två till tre år.

Börja med sådana här insatser, så skapar du tidigt en positiv utveckling – precis när det betyder som mest.

Exempel 2: Chef eller ledarroll

Att flytta någon från rollen som medarbetare till en chefsroll är en helt annan utmaning. Denna plan fokuserar på mjuka färdigheter och ledarskapserfarenheter snarare än teknisk djupkunskap.

En utvecklingsplan för en medarbetare som ska övergå till en chefsroll kan alltså se ut så här:

Kortsiktigt mål: Att med självförtroende leda ett litet team och genomföra effektiva enskilda samtal.

Långsiktigt mål: Ta sig an en roll som avdelningschef eller i den högre ledningen.

För en djupare inblick i hur man utvecklar ledare snarare än bara chefer, ladda ner vår guide till ledarskapsutveckling.

Exempel 3: Kompetensbaserad plan för en enskild medarbetare

Ibland är målet inte alls en befordran, utan att bemästra en viss färdighet. Denna plan passar en stark enskild medarbetare som behöver fylla en specifik kompetenslucka, ofta eftersom själva jobbet förändras under fötterna på hen.

Kortsiktigt mål: Uppnå praktisk kompetens i ett nytt verktyg eller en ny metod som rollen nu kräver.

Långsiktigt mål: Bli teamets främsta expert inom det området.

Kompetensbaserade planer är grundstenarna i medarbetarutvecklingen, och de ger snabba resultat eftersom de direkt kan kopplas till arbetet.

Exempel 4: Franchiseanställd eller teammedlem med flera arbetsplatser 

Det är här det blir riktigt intressant om du utbildar medarbetare på många olika platser eller utbildar åt kunder. Ett caféteam i en stad och ett caféteam tre regioner bort behöver uppfylla samma standarder, men de leds av olika personer och har ofta olika utgångslägen. Utvecklingsplanen måste fungera oavsett var den används. Här är ett exempel på hur du kan få det att fungera.

Kortsiktigt mål: Uppnå full kompetens enligt varumärkets standarder på den lokala arbetsplatsen.

Långsiktigt mål: Kvalificera sig för att utbilda eller handleda ny personal på den platsen.

Det svåra är att hålla koll på vem som har gjort vad i dussintals team. Det återkommer vi till, eftersom det är precis den typen av problem som rätt plattform är byggd för att lösa.

Kostnadsfria mallar för utvecklingsplaner för medarbetare

Exempel är bra som inspiration, men du vill inte behöva bygga om tabellen varje gång. De här tre mallarna ger dig en bra utgångspunkt, och du kan anpassa var och en på bara några minuter. Välj den som passar situationen, eller ladda ner alla tre och ha dem nära till hands.

Allmän mall för utvecklingsplan för medarbetare

Det här är din vardagsmall som fungerar för de flesta. Den innehåller utrymme för kort- och långsiktiga mål, ett avsnitt om färdigheter och kompetenser, SMART-mål med tidsplaner och en mätkolumn så att framgång aldrig blir vag.

Använd den efter en utvecklingssamtal eller när du vill omvandla ett bra karriärsamtal till en konkret plan.

Ladda ner den allmänna mallen.

Mall för utvecklingsplan för chefer och ledare

Den här mallen är utformad för steget in i en ledarroll och byter ut vissa tekniska delar mot sådant som fokuserar på att leda andra: mål för coachning, projektbaserad erfarenhet och återkopplingspunkter från teamet. Fokus ligger på att utveckla omdöme och beteenden, inte bara kunskap.

Använd den här mallen när du förbereder någon för en ledarroll, oavsett om det gäller deras första direktunderställda eller deras första avdelning.

Ladda ner mallen för chefer.

Mall för flera verksamhetsställen och flera kunder

Om du genomför utbildning på flera franchiseställen, hos olika kundorganisationer eller för flera team samtidigt räcker det inte med en mall för en enskild medarbetare. Den här versionen har fält för plats eller kund, kontrollpunkter enligt varumärkesstandarder och godkännande av efterlevnad, så att du kan se till att alla är på samma linje utan att tappa bort vem som sitter var.

Det här är mallen du ska använda när enhetlighet mellan grupperna är lika viktigt som individuell utveckling.

Ladda ner mallen för flera verksamhetsställen.

Mallarna hjälper dig att komma igång, men planen blir bara så bra som hur du utformar den. Det är där nästa avsnitt kommer in.

Så här skapar du en utvecklingsplan för medarbetare: 5 tips

En mall fyller i tomrummen. Dessa fem tips ser till att du fyller i dem med rätt saker. Följ dem i ordning, så får du en plan som folk faktiskt använder.

Tips 1: Börja med en kartläggning av kompetensgap

Du kan inte planera en väg utan att veta var du börjar. Innan du sätter upp ett enda mål måste du kartlägga skillnaden mellan de kompetenser en person har och de kompetenser som den nuvarande eller nästa roll kräver.

En snabb bedömning – till exempel en självskattning, en chefsbedömning eller ett kort test – synliggör de verkliga behoven, så att ni utvecklar kompetenser som faktiskt behövs i stället för att gissa.

Vår guide till kompetensgapsanalys går igenom processen steg för steg och innehåller en nedladdningsbar mall som gör det enkelt. Får du till det här steget blir allt som följer mycket enklare.

Tips 2: Sätt SMARTA utvecklingsmål

De planer som fungerar bygger på SMARTA mål: specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna.

Jämför ”förbättra presentationsförmågan” med ”hålla kvartalets teamuppdatering för 15 personer före utgången av tredje kvartalet och få positiv feedback från minst tre deltagare”. Det senare går att följa upp, arbeta mot och uppmärksamma när det är uppnått. Varje mål i planen bör klara det testet.

Tips 3: Kombinera olika lärformat

Alla lär sig inte på samma sätt, och man lär sig definitivt inte allt genom en kurs. En bra plan kombinerar olika format så att kunskaperna och färdigheterna verkligen fastnar.

En bra tumregel är 70–20–10-modellen: ungefär 70 % av utvecklingen sker genom praktisk erfarenhet, 20 % genom lärande av andra, till exempel mentorskap och feedback, och 10 % genom formell utbildning. I praktiken innebär det att en kurs kombineras med ett verkligt projekt och regelbundna uppföljningar med någon mer erfaren. Kombinera de tre så blir kunskaperna och färdigheterna bestående.

Tips 4: Planera in regelbundna uppföljningar

Mål kan förändras, prioriteringar skiftar och en plan som skrevs i januari kan vara irrelevant i juni om ingen följer upp den. Se därför till att boka in korta, regelbundna uppföljningar, varje månad eller kvartal, för att gå igenom framstegen, undanröja hinder och justera mål som inte längre är relevanta.

Det är också i de här samtalen som uppmuntran kommer in, och den uppmuntran är ofta det som får någon att fortsätta. En plan som följs upp är en plan som blir genomförd.

Tips 5: Följ upp framstegen med tydliga mått

Om du inte kan se framstegen kan inte heller medarbetaren göra det, och inte heller kunden eller chefen som vill se att planen fungerar. Bestäm på förhand hur varje mål ska mätas och följ sedan upp det på ett ställe som alla kan se.

Det är här manuell hantering börjar bli besvärlig. Kalkylblad fungerar bra för ett team, men så fort du följer upp dussintals medarbetare eller ska rapportera resultat till en kund behöver du något som på ett ögonblick visar slutförandegrad, resultat och kunskapsluckor. Med ett bra system för att följa upp utbildningar blir det enklare.

De här fem tipsen täcker det viktigaste för att skapa en bra utvecklingsplan. Genom att veta vad som brukar gå fel blir det lättare att se till att planen fortsätter fungera.

Vanliga misstag att undvika när man skapar en utvecklingsplan

Även med en bra mall och goda intentioner kan några vanliga misstag få en utvecklingsplan att falla platt. Genom att känna till dem i förväg blir det enklare att undvika dem.

Här är de vanligaste:

• Att göra den till ett ensidigt dokument. Om chefen skriver hela planen och sedan lämnar över den kommer den sannolikt inte att fungera. De bästa planerna tas fram tillsammans med medarbetaren, så att personen känner ägarskap över planen.

• Att sätta upp mål utan att kunna mäta dem. Otydliga mål går inte att följa upp, så ingen vet om de har uppnåtts. Varje mål behöver en tydlig mållinje.

• Att skriva planen en gång och sedan aldrig titta på den igen. En plan som aldrig följs upp riskerar att falla i glömska. Regelbundna uppföljningar håller den levande.

• Att inte ha något sätt att bevisa framsteg. Det här blir särskilt problematiskt när du utbildar åt en kund eller på flera olika platser. Om du inte kan visa slutförandegrad och resultat när som helst förblir allt det goda arbetet osynligt – och osynligt arbete är svårt att få erkännande för eller få fortsatt förtroende för.

Undvik de här fyra misstagen, så ligger du redan steget före de flesta. Det sista är särskilt viktigt att lösa på rätt sätt, vilket leder oss till verktygen.

Optimera dina utvecklingsplaner för medarbetare med Easy LMS

Att skapa en plan är en sak. Att genomföra utbildningen bakom den, hålla den konsekvent och visa att den fungerar för varje medarbetare och kund är en annan utmaning – särskilt när du inte bara utvecklar ditt eget team utan även utbildar medarbetare i andra organisationer. Det är precis det Easy LMS är byggt för.

I stället för att jaga runt bland kalkylblad och e-posttrådar får du allt samlat på ett ställe:

• En dedikerad Academy för varje kund, plats eller organisation. Ge varje grupp sin egen varumärkesanpassade, white-label-portal, så att varje franchisekedja, kund eller internt team får en ren och varumärkesanpassad plats för sitt lärande.

• Återanvändbara, standardiserade kurser. Skapa en utvecklingskurs en gång och återanvänd den sedan för varje grupp, med de anpassningar som behövs. Alla uppfyller samma standard utan att du behöver börja om från början varje gång.

• Realtidsrapporter som dina kunder själva kan komma åt. Följ slutförandegrad, resultat och kunskapsluckor i realtid och låt kunderna själva hämta sina resultat när de vill. Ingen mer manuell rapportering.

• Förutsägbar prissättningmed fast avgift . Utbilda 50 eller 500 personer, i så många grupper du vill, utan att kostnaden per deltagare ökar.

Oavsett om det gäller ett konsultföretag som vill bevisa för en kund att deras medarbetare har lärt sig innehållet, eller en utbildare inom en franchisekedja som behöver säkerställa att standarderna följs på alla platser, är möjligheten att se resultaten när som helst skillnaden mellan att hoppas att utbildningen fungerade och att kunna visa att den gjorde det.

Om det känns bekant att behöva hålla utvecklingsplaner konsekventa och möjliga att följa upp i olika team är Easy LMS byggt för dig. Starta en gratis provperiod och se hur mycket enklare det blir.