איך לדבר קאטה לשיפור

אנחנו מתרגלים את קאטה השיפור כבר לא מעט זמן, אבל אנחנו עדיין מתקשים עם המשמעות של המונחים השונים וכיצד ליישם אותם. לאחר קריאת מאמר זה, אתם אמורים להבין היטב את חלקי קאטה השיפור, מה משמעותם וכיצד ליישם אותם.

בואו נתחיל!

תהליך לעומת תוצאה

לפני שנוכל לצלול לפרטים של שפת קאטות השיפור, עלינו להתחיל בהבחנה בין התהליך לתוצאה. זהו אולי החלק הקשה ביותר בקאטת השיפור. אנו רגילים לחשוב על מטרות ותוצאות ועל מה שאנו רוצים להשיג. אנו רוצים להגיע למספרי הייצור שלנו. אנו מתמקדים בתוצאה. עם קאטות השיפור אנו מתמקדים בתהליך שמוביל לתוצאה. עלינו לשים את התהליך באור הזרקורים, והתוצאה היא התוצאה של התהליך. אני תמיד מנסה להסביר זאת כך:

• אי אפשר להשיג מטרה או תוצאה.

• אבל אפשר לבצע תהליך.

למה זה קשה?

שינוי חשיבה זה הוא החלק הקשה ביותר בקאטה לשיפור. לימדו אותנו מגיל צעיר לחשוב על תוצאות ותוצאות. עלינו לקבוע מטרות נועזות ולהגיע לכוכבים. זה לא טבוע בתרבות שלנו לחשוב על התהליך. לכן עלינו לעשות את שינוי החשיבה הזה כדי ללמוד לעשות את ההבחנה הזו, ולהתמקד בתהליך.

שיפור העבודה היומיומית חשוב יותר מעבודה יומיומית. אבל זה לא בא במקום עבודה יומיומית.

לפני שנתחיל, סקירה כללית

זוהי סקירה סכמטית של תהליך קאטה לשיפור. אדון בחלקים השונים במאמר זה, ניתן להשתמש בתמונה זו כהפניה.

הצפון האמיתי - החזון שלנו לחברה

אנחנו רוצים להיות חברה רגועה. ואנחנו מאמינים ששאיפה לארבעת הדברים האלה בתהליכים שלנו תשיג זאת:

• זרימת פריטים בודדים, ברצף, ולפי דרישה.

• אפס פגמים.

• 100% ערך מוסף.

• אבטחה לאנשים.

בואו נבחן אותם עוד יותר.

זרימת פריטים בודדים, ברצף, ולפי דרישה

זהו אחד העקרונות המרכזיים של קאטה לשיפור. לפני שנעשה משהו אחר, עלינו לקרב תהליך, כל תהליך, לתהליך של פריט יחיד, ברצף, ולפי דרישה. אבל למה?

אנחנו רוצים תהליך יציב וצפוי. אנחנו רוצים תהליך שניתן להרחבה, ותהליך ללא הרבה בזבוז. כדי להגיע לשם אנחנו צריכים לראות את צווארי הבקבוק בתהליך הזה. מעבר לזרימת פריט בודד מראה את צווארי הבקבוק האלה בהקדם האפשרי. ובאופן ברור יותר. צריך לפתור אותם, אחרת שום דבר לא יכול לזרום בתהליך.

אם יש לנו תהליך זרימת פריט יחיד, ברצף, איננו יכולים לקצץ ולזרז דברים כדי להספיק. עלינו להסיר צוואר בקבוק בתהליך לפני שנוכל להמשיך הלאה. כל עוד איננו שם, נוכל לרמות. אם ניתן לראות בבירור את צוואר הבקבוק בתהליך, ניתן להתחיל לפתור אותו ולשפר את התהליך, מה שיוביל לתוצאות טובות יותר.

אפס פגמים

בכל פעם שתהליך לא עובד כפי שהוגדר, יש לנו פגם. לכן, פגם מתמקד בתהליך עצמו, לא בתוצאה. יש לחקור כל פגם כדי ללמוד ממנו.

הרבה בעיות שוות ערך לבוס מאושר.

100% ערך מוסף

כל דבר שאנו עושים בתהליך צריך להוסיף ערך לתוצאה הסופית של התהליך. אם אנו עושים דברים בתהליך שלנו שאינם מוסיפים ערך, אסור לנו לעשות זאת. זה מכונה גם סילוק פסולת מתהליך.

הרבה דיונים על "lean" מתמקדים בהיפטרות מפסולת. ההנחה היא שהיפטרות מפסולת היא מטרה של lean, בעוד שהיפטרות מפסולת היא למעשה תוצאה של קאטה לשיפור. זו אינה מטרה בפני עצמה.

אבטחה לאנשים

כל הדברים שאנו עושים חייבים לדבוק בעיקרון זה. כשאנו קובעים אתגר, תנאי יעד או תיאור תהליך, עלינו תמיד לבדוק אם הם נמצאים במסגרת זו.

אנשים עושים טעויות. המערכות שיש לנו צריכות לעזור למנוע זאת, או שאם הן קורות, צריכות להפחית את ההשלכות של טעות. צריך להיות בטוח לעשות טעויות. הן לא צריכות לגרום לאירועים קטסטרופליים. ואם קורה אירוע קטסטרופלי או אירוע פחות קטסטרופלי, עלינו לשפר את המערכות.

ביטחון לאנשים פירושו גם שכל אחד יכול להיות הוא עצמו בעבודה. עלינו להיות מסוגלים לדבר, לתת משוב ולשתף ידע. כך אנו לומדים כאנשים וכארגון.

המצב הנוכחי

אם אנחנו מדברים על המצב הנוכחי אנחנו מדברים על התהליך שאנחנו רוצים לשפר. בעולם מושלם, לתהליך הזה צריך להיות תיאור ברור. תיאור זה צריך להראות לכם איך היינו רוצים שהתהליך יעבוד. התיאור צריך להכיל:

• כל שלבי התהליך.

• הזמן שכל צעד יכול לקחת.

• כמה אנשים עובדים על מדרגה.

• כל מדדי איכות של שלב זה.

• כמה מלאי מותר בכל שלב.

• זמן המחזור הכולל של התהליך.

זה יכול להכיל גם תיאור של מאפייני התהליך. יש לציין כל חשש בנוגע לבטיחות האנשים, ולבסוף, אך לא פחות חשוב, יש לכלול מדד תוצאה.

עבור תהליך חדש, ניתן ליצור תיאור זה תוך כדי. בזמן שאנו עובדים על שיפור התהליך, אנו מגלים כיצד התהליך אמור לעבוד. ניתן וצריך לכתוב זאת כך שניתן יהיה להשתמש בו כתיעוד של התהליך. ובזמן שאנו משנים ומשפרים את התהליך, יש לעדכן תיעוד זה. תראו שככל שתעבדו על תהליך זמן רב יותר, כך התהליך משתכלל יותר.

למה זה קשה?

כדי שנוכל לעבור לזרימת פריטים בודדים ולא להסתפק באופטימיזציות מקומיות, עלינו לשאוף לתהליך אחד. שימו לב לתיאור תהליך כתהליך עצמאי, שהוא למעשה חלק מתהליך גדול יותר, ולכן הוא תת-תהליך בפני עצמו.

כשהתחלנו ליישם את קטאת השיפור, היה לנו תהליך פיתוח, תהליך בדיקה ותהליך תיעוד, תרגום ותקשורת. היה לי קשה לשכנע את אנשי הפיתוח שעלינו לכלול את תהליך הבדיקה כחלק מצינור הפיתוח הכולל. מכיוון שבשיפור מחזור הפיתוח, אך חוסר היכולת לבדוק ולפרוס סיפורים, יצרנו בזבוז.

אנחנו צריכים לייעל את המכלול.

דוּגמָה

בואו נשתמש בדוגמה כדי להמחיש זאת. התהליך שלנו לספק ערך ללקוחות מורכב מתת-התהליכים הבאים כדי להעלות פיצ'ר לרשת:

• להחליט מה לבנות - 3 שבועות

  • איסוף מידע על בקשות לתכונות (לפי דרישה).

  • דירוג בקשות לתכונות כדי לקבל עדיפות (ברצף).

  • תאר תכונה זו ותכנן את פיתוחה.

• פיתוח סיפור - 3 ימים

  • שוחח עם בעל המוצר.

  • הגדירו קריטריונים לקבלה.

  • עיצוב, בנייה, סקירת קוד.

  • בצע שינוי פקטורציה של הקוד.

  • מבחן עם הצוות.

• בדיקה ופריסה של סיפור - 3 שעות

  • בנו את הסיפור עד לבמה.

  • הפעל מבחני קבלה.

  • בדוק סיפור.

  • סיפור מיזוג.

  • פריסה לייצור.

• תרגום - יום אחד

  • צור חבילת פריט בודדת עבור סיפור זה עבור מתרגמים.

  • שלח את החבילה למתרגמים.

  • מתרגמים מתרגמים את התוויות עבור סיפור זה.

• תיעוד ותקשורת - 3 ימים

  • כתוב הערות שחרור.

  • כתיבה, עדכון ופרסום של מאמרי עזרה.

  • לתקשר עם לקוחות רלוונטיים.

יש לנו הרבה תיעוד לכל שלב שמתאר לאיזו איכות יש להקפיד, כמה סיפורים יכולים להיות בכל שלב נתון, כמה איטרציות מותרות וכמה פגמים מותרים בסיפור. זה יהיה מאמר בפני עצמו.

הלקח החשוב מכאן הוא שכדי לייעל את השלם, צריך שיהיו כל השלבים בתהליך אחד ולמדוד אותם. אם לא עושים זאת כך, אופטימיזציה בשלב אחד תביא לבזבוז בשלב אחר.

מדד התוצאה

מדד התוצאה מתאר מה תהליך מייצר. זוהי התוצאה של התהליך. אנו מודדים את מדד התוצאה מדי פעם כדי לבדוק אם התהליך עדיין בדרך הנכונה לספק את התוצאה הרצויה לחברה. זהו מה שחברות אחרות משתמשות בו כיעדים או יעדים.

למה זה קשה?

מה שאנחנו מתקשים בו הוא לעשות הבחנה ברורה בין תוצאות (מדד תוצאה) לתהליך. וברגע שמגדירים מדד תוצאה, פתאום הוא נראה כמו מטרה. שאנחנו חייבים להשיג, ומתאכזבים מכך שאנחנו לא עומדים בה. המטרה היחידה של מדד התוצאה היא להיות מסוגלים למדוד אם מתקרבים למקום שבו רוצים להיות.

דוּגמָה

מדד התוצאה מתהליך הפיתוח שלנו הוא שאנחנו רוצים לשחרר פיצ'ר בשווי 100 דולר כל שלושה חודשים לכל צוות. אנחנו חושבים שהבאת פיצ'ר כזה שמספק ערך ללקוחות שלנו בכל חודש תספק לנו את הצמיחה שהחברה צריכה כדי להיות חברה רגועה.

אֶתגָר

האתגר מתאר את המצב העתידי של התהליך שאליו אתם רוצים להגיע. החלק הקשה בכך הוא לזכור שאנחנו מדברים על התהליך, לא על התוצאה. עליכם לתאר כיצד תרצו שהתהליך יעבוד, ולא על מטרה או תוצאה. אתגר יכול להיות מוגדר רחוק עם ציר זמן ארוך, בין שישה שבועות לשנה. אם אתם כבר יודעים איך להגיע לשם, זה קרוב מדי. האתגר נותן כיוון, ויפורק לתנאי יעד קטנים יותר.

המקום הטוב ביותר להתחיל להגדיר את האתגר הוא להגיע לזרימה של פריט בודד. לאחר מכן עליכם לשאוף לרצף והחלק האחרון צריך להיות על הביקוש. להגיע לזרימה של פריט בודד וברצף לקח לנו שנתיים.

למה זה קשה?

שוב פעם זה מסתכם בחשיבה בתהליכים ולא בתוצאות. עבור אנשים רבים קשה להתמודד עם חוסר הוודאות בכך שאינכם יודעים איך להגיע לשם.

דוגמאות

כשהתחלנו עם קאטה לשיפורים, עמד בפנינו האתגר לעבור לתהליך של פריט בודד לשחרור סיפור. כך, כאשר סיפור היה מוכן, הוא אמור לעלות לאינטרנט.

דוגמה נוספת היא תהליך המשנה לתרגומים. הגדרנו את האתגר כך:

תוך שלושה חודשים להגיע לתהליך של פריט בודד לתרגומים, עם זמן מחזור של יום אחד, מבלי להשקיע זמן במענה על שאלות.

תנאי היעד

תנאי יעד הוא הצעד הראשון שמקרב אתכם לאתגר שלכם, וניתן להשגה תוך שלושה עד שישה שבועות. זהו המצב העתידי של התהליך שאליו אנו שואפים. תנאי היעד ייתן לנו תחושת כיוון לשיפורים שלנו. כיצד? אנו מודדים את תהליך העבודה שלנו תוך כדי עבודה. בכל פעם שיש לנו סטייה מהתהליך כמתואר בתנאי היעד, עלינו לבחון זאת. אנו קוראים לזה 'ניתוח סיבה שורש' (RCA בקיצור). ביצוע ניתוחי ה-RCA יספק לנו מידע על צוואר הבקבוק שלנו.

דוּגמָה

עבור האתגר בנוגע לתרגומים הגדרנו את תנאי היעד הראשון הזה:

הגדר ולמדוד את הזמן שלוקח לתרגם פריט בודד לכל השפות. אנחנו רוצים למדוד לפי שפה.

צַוַאר הַבַּקבּוּק

לפעמים התייחסנו לזה כאל מכשול. אבל המילה צוואר בקבוק מתאימה הרבה יותר לתיאור מהו. תהליך יכול להכיל רק צוואר בקבוק אחד (אבל מכשולים רבים). צוואר הבקבוק הוא מה שמונע מאיתנו להגיע למצב היעד שלנו.

אם מסתכלים על שעון חול, החלק הקטן ביותר הוא צוואר הבקבוק. הגדלת גודל שעון החול לפני או אחרי צוואר הבקבוק לא מגדילה את הזרימה. שיפור כל דבר מלבד צוואר הבקבוק הוא בזבוז. צוואר הבקבוק מונע מהפריט לזרום בתהליך ללא הפרעות, או שהוא החלק של התהליך עם התפוקה הנמוכה ביותר.

רק שיפור צוואר הבקבוק יקרב אתכם למצב היעד שלכם. אנו פותרים את צוואר הבקבוק על ידי ביצוע מחזור PDCA (עוד על כך בהמשך).

למה זה קשה?

החלק הקשה ביותר הוא הגדרת צוואר הבקבוק. כשמתחילים לשפר ומשתלטים על זה, רואים הרבה דברים שניתן לשפר אבל הם לא צוואר הבקבוק. קשה לעמוד בפני הדחף לפתור את הדברים האלה, במיוחד כשמדובר בדברים קטנים שניתן לעשות. להתמיד בפתרון צוואר הבקבוק זה קשה ודורש משמעת מסוימת. מצד שני, בעוד שהתיאוריה אומרת שיש רק צוואר בקבוק אחד, פתרון של משהו תמיד עדיף על חיפוש צוואר הבקבוק ולא פתרון כלום. ביצוע שיפור גורם לך לתרגל את מחזורי ה-RCA וה-PDCA.

לשפר את מה שצריך לשפר ולא את מה שניתן לשפר.

דוּגמָה

עבור דוגמת התרגום שלנו הגדרנו את צוואר הבקבוק הראשון כך:

אי ידיעה ממה מורכב פריט. לא הגדרנו פריט, ואנחנו לא יודעים אילו תוויות ודפים שצריך לתרגם הם חלק מאותו פריט.

RCA

כפי שהסברתי, RCA הוא קיצור של 'ניתוח סיבה בסיסית'. בכל פעם שיש לנו סטייה מתנאי היעד שלנו, אנחנו מבצעים RCA כדי למצוא את שורש הבעיה. מציאת שורש הבעיה תראה לכם את צוואר הבקבוק.

למה זה קשה?

סטייה מתנאי היעד לעולם אינה מתרחשת בזמן נוח, ברוב הפעמים צריך להפריע לאנשים להתאסף כדי לבצע את ה-RCA. אנחנו אוהבים לבצע את ה-RCA קרוב ככל האפשר למועד שבו מתרחשת הסטייה כדי ששביל המידע לא יתקרר. לכן, ביצוע ה-RCA הוא פשרה בין אי עבודה בזרימה לבין שיפור יומיומי.

ניהלתי שיחה לפני כמה ימים עם מארטן, מפתח Front-End ומעצב UX, על פיצ'ר שלקח לו הרבה זמן לעלות לאוויר. זה התפתח כך:

מארטן: סוף סוף יש לנו את הסיפור שמייצר אוטומטית את התמונות לתיעוד באינטרנט. לקח לנו שני RCAs והרבה עבודה כדי לסיים את זה.

אני: אל תדאג שזה לקח יותר זמן מהמתוכנן, כי למדנו הרבה בתהליך.

מארטן: כן, ה-RCAs שעשינו שינו את החשיבה שלי מ'תהליך זה לא יציב' ל'למה התהליך הזה כל כך לא יציב?'.

עם שינוי חשיבה זה, אפשר להתחיל לבחון את שורש הבעיה ולחשוב על פתרונות. עם חשיבה קודמת, רק מתעצבנים ומתוסכלים, וזה לא ישפר כלום.

אנחנו צריכים להאט כדי לנוע מהר יותר.

PDCA

PDCA הוא קיצור של "לתכנן, לעשות, לבדוק, לפעול". התהליך לשיפור צוואר בקבוק בצעדים קטנים. האתגר כאן הוא להגיע לצעד קטן לשיפור התהליך. משהו שאתם יכולים לעשות היום. עבור דברים מסוימים, ברור שאנחנו צריכים יותר זמן. לדוגמה, אם אנחנו צריכים לפתח או להפוך משהו לאוטומטי. אבל, אנחנו תמיד צריכים לנסות לעשות דברים קטנים יותר. האם נוכל קודם לבצע שיפור ידנית כדי שנוכל לראות אם זה מקרב אותנו למצב היעד? כאשר זה המצב, האם נוכל להפוך לאוטומטי? שיפור קטן ישנה את שדה הראייה שלנו ויגדיל את סף הידע שלנו. לאחר השיפור אנו רואים ויודעים יותר.

שיפור גדול מדי יכול להוביל לבזבוז משום שהוא לא מקרב אותנו אל האתגר. לכן עלינו לשמור על שיפורים קטנים. אנו יכולים לעשות רק שיפור אחד לתהליך, ליום. אחרת איננו יודעים אם השיפור אכן שיפר משהו.

למה זה קשה?

ברוב הפעמים אנחנו רואים הרבה דברים שניתן לשפר. ואנחנו רוצים להסיר את הדברים האלה מהדרך, מתוך מחשבה שזה יפתור את כל הבעיות, כדי שנוכל להמשיך בעבודתנו. אבל אנחנו לא יודעים אם כל הבעיות האלה עדיין קיימות כשאנחנו מבצעים כמה שיפורים קטנים.

דבר קשה נוסף הוא לא לחשוב רחוק מדי קדימה ולראות את כל המכשולים בדרך. אי אפשר לדעת אם המכשולים האלה באמת יתממשו כשאנחנו נהיה שם. ואם המכשול הזה הוא אכן צוואר הבקבוק. אז אנחנו לא יודעים עד שאנחנו מגיעים לשם.

נקיטת צעדים קטנים היא למקסם את העבודה שלא נעשתה. אנחנו מגיעים לשם כשאנחנו מגיעים לשם.

שדה ראייה או סף ידע

שדה הראייה או סף הידע הוא מה שאנחנו יודעים כרגע ומה שאנחנו יכולים לראות. בשדה ראייה זה ישנם שיפורים אפשריים רבים. האתגר ייתן לנו כיוון לשיפורים שלנו. אם נעשה שיפור קטן, נשנה את שדה הראייה שלנו (הקו הכחול) ונגדיל את סף הידע שלנו לכיוון האתגר. לאחר שינוי זה, נדע יותר ונוכל לראות שיפורים וצעדים נוספים שאנו יכולים לנקוט כדי להגיע לאתגר שלנו.

למה זה קשה?

אנחנו מאשימים את עצמנו על שלא ראינו שיפורים מוקדם יותר. אפשר לתפוס מישהו שואל "למה לא עשינו את זה בשנה שעברה?".

אני חייב לצטט כאן את שחקן הכדורגל ההולנדי המפורסם, קרויף:

Je gaat het pas zien als je het doorhebt.

מתורגם בערך ל:

תראה את זה רק כשתבין את זה.