Vurdering av opplæringsbehov: Planlegging og analyse (+ mal)

Hva er en vurdering av opplæringsbehov, og hvorfor gjennomføre den?

En opplæringsbehovsvurdering er i bunn og grunn et veikart for smartere opplæring. Det er en systematisk måte å finne ut hvor ansatte eller kunder sliter, hvilke ferdigheter de mangler, og hva slags opplæring som vil utgjøre den største forskjellen.

Uten en TNA kan opplæring bli en gjettelek. Du risikerer å kaste bort tid, penger og krefter på kurs som faktisk ikke løser problemene dine.

For trenere kan det være nyttig å gjennomføre en TNA:

• Justere læring med virksomhetens resultater.

• Målrett mot de mest kritiske kompetansegapene.

• Forbedre elevenes engasjement og ytelse.

• Måle suksessen til opplæringsprogrammene dine.

Tips: Verktøy som Easy LMS gjør denne prosessen enklere. Du kan samle inn data, analysere kompetansegap og generere rapporter som veileder deg i de neste trinnene, alt på én sentralisert plattform.

For å få et klart bilde av opplæringsbehovene er det nyttig å se på tre nivåer: organisasjons-, oppgave- og individnivå. Forståelsen av disse nivåene legger føringer for omfanget av og fokuset på vurderingen.

De tre nivåene i en vurdering av opplæringsbehov

Det finnes opplæringsbehov på flere nivåer. Ved å sjekke hvert enkelt nivå sikrer du at ingenting faller mellom stolene. La oss se nærmere på hva hvert nivå innebærer.

1. Organisasjonsanalyse

Begynn med det store bildet. En organisasjonsanalyse ser på hvor bedriften skal, og hvilke ferdigheter som kreves for å komme dit. Målet er altså å tilpasse opplæringen til virksomhetens mål.

Still spørsmål som

• Hva er de strategiske prioriteringene dine?

• Er det nye prosjekter eller endringer på vei som krever annen kompetanse?

• Hvilke avdelinger eller team sliter med å nå målene?

Eksempel: Hvis bedriften ønsker å forbedre kundetilfredsheten, kan opplæringen fokusere på kommunikasjonsferdigheter for supportteamet.

2. oppgaveanalyse

Deretter zoomer vi inn på spesifikke roller og oppgavene de innebærer. En oppgaveanalyse identifiserer nøyaktig hvilke ferdigheter og kunnskaper som kreves for hver avdeling eller hvert team. Det er praktisk og direkte knyttet til jobbutførelsen.

Dette betyr ofte:

• Observering av ansatte eller gjennomgang av prestasjonsdata.

• Kartlegging av nøkkeloppgaver og kompetanse per team.

• Sammenligning av forventede og faktiske prestasjoner.

Eksempel: Salgsrepresentanter kan trenge en oppfriskning av CRM-verktøy eller nye forhandlingsteknikker for å få til avtaler raskere.

3. individuell analyse

Til slutt er alle ansatte forskjellige. Selv innenfor samme rolle varierer kompetansegapene. Individuell analyse hjelper deg med å tilpasse opplæringen.

For å finne ut hvilke ferdigheter som mangler hos hver ansatt, kan du vurdere metoder som:

• Undersøkelser og selvvurderinger.

• Prestasjonsvurderinger og tilbakemeldinger fra ledere.

• En-til-en-samtaler.

Eksempel: En medarbeider er kanskje allerede fremragende innen dataanalyse, men trenger lederopplæring for å bli forfremmet.

Med disse tre nivåene i bakhodet er neste skritt å stille de riktige spørsmålene under vurderingen.

5 viktige spørsmål å stille under en vurdering av opplæringsbehov

Kvaliteten på TNA-en avhenger av spørsmålene du stiller. Gode spørsmål avdekker mangler, prioriteringer og muligheter for vekst.

Her er fem spørsmål som kan hjelpe deg i vurderingen:

1. Hvilke ferdigheter er avgjørende for å nå virksomhetens mål?

2. Hvor sliter medarbeiderne med å oppfylle prestasjonsforventningene?

3. Hvilke oppgaver forårsaker flest feil eller forsinkelser?

4. Er det kommende endringer som krever ny kunnskap eller nye ferdigheter?

5. Hvordan opplever medarbeiderne sin egen beredskap og opplæringsbehov?

Når du har stilt de riktige spørsmålene, er det på tide å ta i bruk beste praksis for å gjøre TNA-en effektiv og handlingsrettet.

5 beste fremgangsmåter for vurdering av opplæringsbehov

En TNA er bare nyttig hvis den fører til klar og nøyaktig innsikt. Disse fremgangsmåtene vil hjelpe deg med å komme dit:

Tilpass opplæringen til virksomhetens mål

Opplæring bør alltid støtte det større bildet. Spør deg selv hvilke ferdigheter som direkte vil forbedre prestasjonene eller resultatene. Hvis et opplæringsprogram ikke påvirker forretningsmålene, er det verdt å revurdere det.

Bruk flere datakilder

Ikke stol på én enkelt måling eller oppfatning. Kombiner spørreundersøkelser, intervjuer, observasjoner og prestasjonsmålinger for å få et helhetlig bilde av opplæringsbehovene.

Tips: Easy LMS hjelper deg her. Dens rapporteringsverktøy viser reell elevaktivitet og fremgang, og gir deg harde data for å underbygge innsikt.

Prioriter kritiske ferdigheter

Ikke alle hull trenger umiddelbar oppmerksomhet. Fokuser på ferdigheter som vil ha størst innvirkning på produktivitet, kvalitet eller kundetilfredshet.

Involver interessenter

Ledere, teamledere og til og med de ansatte selv kan bidra med innsikt som du kanskje ikke ser. Involver dem tidlig for å få dem med på laget og avdekke innsikt du kanskje går glipp av.

Behandle vurdering av opplæringsbehov som en kontinuerlig prosess.

Ferdigheter endrer seg over tid. Gjør en vurdering av opplæringsbehovet til en kontinuerlig prosess, og gå gjennom den med jevne mellomrom for å justere opplæringsprogrammene etter hvert som prioriteringene endres.

La oss nå se hvordan en TNA ser ut i aksjon.

3 eksempler på en vurdering av opplæringsbehov

Her er noen scenarier som illustrerer hvordan TNA-er utspiller seg når eksterne kursholdere og konsulenter jobber med kunder:

1. Bedriftens kundeserviceteam

En konsulent blir hentet inn etter at en bedrift merker en økning i antall kundeklager. En TNA viser at problemet er kommunikasjonsferdigheter, så de utformer et program med workshoper og e-læring som er skreddersydd for teamets behov.

2. salgsteam for et SaaS-produkt

En salgskonsulent ansettes fordi kvotene ikke blir nådd. En TNA avdekker kunnskapshull i produktegenskaper og konkurrentenes tilbud. De anbefaler rollespill og mikrolæringsmoduler for å øke selvtilliten og tette kompetansehullene.

3. helseorganisasjon

En opplæringsleverandør samarbeider med et sykehus for å oppdatere de ansattes kunnskap om compliance. En TNA kartlegger hull i sertifiseringene, noe som fører til nettbaserte moduler og praktiske simuleringer for å sikre at sykepleierne oppfyller kravene.

Nå som du har sett det i praksis, kan vi gjøre prosessen enklere med en mal.

Last ned gratis mal for vurdering av opplæringsbehov (PDF).

Å holde orden er halve jobben når det gjelder vurdering av opplæringsbehov. I stedet for å sjonglere med spredte notater kan du laste ned malen vår, slik at du kan samle alt på ett sted.

På innsiden blir du guidet til å spille inn:

• Informasjon om medarbeiderne eller teamet: navn, roller, avdelinger og annen nyttig bakgrunn.

• Ferdigheter eller kompetanser som skal vurderes: evnene eller kunnskapsområdene du ønsker å måle.

• Observerte prestasjonsgap: der nåværende prestasjoner ikke oppfyller forventningene.

• Prioriteringer og tidslinje: hvilken opplæring som må skje først, og når.

Når du har fylt ut skjemaet, har du et klart øyeblikksbilde av hva som skjer nå, og hvor det er behov for støtte. Den neste utfordringen er å forstå dataene og rapportere dem på en tydelig måte.

Hvordan rapportere treningsresultater .

Vurderingen er bare utgangspunktet. Den virkelige effekten kommer når resultatene kommuniseres på en måte som fører til handling. Rapportering gjør notatene og observasjonene dine om til et veikart som interessentene kan forstå og støtte.

For å rapportere effektivt:

1. Sammendrag de viktigste hullene og mønstrene du har observert.

2. Koble dem til forretningsmålene for å vise hvorfor de er viktige.

3. Anbefal spesifikke opplæringsløsninger, prioritert etter hvor mye det haster eller hvor stor effekt de har.

4. Bakgrunner funnene dine med data (diagrammer, tabeller eller korte fortellinger for å gjøre funnene konkrete og troverdige).

5. Definér de neste trinnene og skisser hvem som er ansvarlig for hvilke tiltak, tidslinjer og hvordan suksessen skal måles.

Profftips: Før du ferdigstiller utkastet, kan du kjøre det gjennom denne enkle sjekklisten for å sikre at det er komplett og handlingsrettet:

• Tydelig kobling til organisatoriske mål.

• Nøkkelkompetansegap oppsummert av team/individ.

• Transparente datakilder og metoder.

• Prioriterte opplæringsanbefalinger.

• Metrikker for å måle suksess.

• Definert tidslinje og eierskap.

Når dette er avkrysset, er rapporten klar til å deles, og du kan trygt gå videre til neste trinn: å levere opplæringen.

Leverer målrettet opplæring til teamet ditt eller kundene dine

Den beste evalueringen spiller ingen rolle hvis du ikke følger opp med målrettet opplæring. Det er her Easy LMS hjelper deg:

• Sentralisert innhold: Lagre alle kursene, ressursene og vurderingene dine på ett sted.

• Gjenbrukbart opplæringsmateriell: Bruk det samme innholdet for flere team eller kunder uten ekstra arbeid.

• Persontilpassede læringsportaler: Hver kunde eller hvert team får en merkevareopplevelse, slik at opplæringen føles skreddersydd.

• Administrer flere grupper samtidig: Hold oversikt over fremdrift, resultater og tidsfrister på en enkel måte.

• Tidsbesparende grensesnitt: Bruk mindre tid på administrative oppgaver og mer tid på å fokusere på å levere opplæring.

Sett opp kontoen din, prøv den og se hvor enkelt det kan være å trene. Ta det på den enkle måten!

Nyttige ressurser

• Action@work flytskjema