Ocena potrzeb szkoleniowych: Planowanie i analiza (+ szablon)

Co to jest ocena potrzeb szkoleniowych i dlaczego warto ją przeprowadzić?

Ocena potrzeb szkoleniowych to w zasadzie mapa drogowa dla bardziej inteligentnych szkoleń. Jest to systematyczny sposób na ustalenie, gdzie pracownicy lub klienci mają trudności, jakich umiejętności im brakuje i jaki rodzaj szkolenia przyniesie największą różnicę.

Bez TNA szkolenie może stać się zgadywanką. Ryzykujesz marnowanie czasu, pieniędzy i wysiłku na kursy, które w rzeczywistości nie rozwiązują Twoich problemów.

Dla trenerów przeprowadzenie TNA jest bardzo pomocne:

• Dostosuj uczenie się do wyników biznesowych.

• Doceluj najbardziej krytyczne luki w umiejętnościach.

• Popraw zaangażowanie i wydajność uczących się.

• Pomierz sukces swoich programów szkoleniowych.

Porada: Narzędzia takie jak Easy LMS ułatwiają ten proces. Możesz gromadzić dane, analizować luki w umiejętnościach i generować raporty, które poprowadzą Cię do kolejnych kroków, a wszystko to na jednej scentralizowanej platformie.

Aby uzyskać jasny obraz potrzeb szkoleniowych, warto przyjrzeć się trzem poziomom: organizacyjnemu, zadaniowemu i indywidualnemu. Zrozumienie tych poziomów kieruje zakresem i celem oceny.

3 poziomy oceny potrzeb szkoleniowych

Potrzeby szkoleniowe istnieją na wielu poziomach. Sprawdzenie każdego z nich gwarantuje, że nic nie umknie uwadze. Przeanalizujmy, co obejmuje każdy poziom.

1. Analiza organizacyjna

Zacznij od szerszej perspektywy. Analiza organizacyjna sprawdza, dokąd firma musi zmierzać i jakie umiejętności są wymagane, aby tam dotrzeć. Celem jest więc dostosowanie szkoleń do celów biznesowych.

Zadawaj pytania takie jak:

• Jakie są twoje strategiczne priorytety?

• Czy nadchodzą nowe projekty lub zmiany, które wymagają innych umiejętności?

• Które działy lub zespoły mają trudności z osiągnięciem celów?

Przykład: Jeśli firma chce poprawić zadowolenie klientów, szkolenie może skupić się na umiejętnościach komunikacyjnych dla zespołu wsparcia.

2. Analiza zadań

Następnie przyjrzyjmy się konkretnym rolom i związanym z nimi zadaniom. Analiza zadań identyfikuje dokładne umiejętności i wiedzę wymaganą dla każdego działu lub zespołu. Jest to praktyczne i bezpośrednio związane z wydajnością pracy.

Często oznacza to:

• Obserwowanie pracowników lub przeglądanie danych dotyczących wydajności.

• Mapowanie kluczowych zadań i kompetencji dla każdego zespołu.

• Porównywanie oczekiwanych i rzeczywistych wyników.

Przykład: Przedstawiciele handlowi mogą potrzebować odświeżenia wiedzy na temat narzędzi CRM lub nowych technik negocjacyjnych, aby szybciej zamykać transakcje.

3. analiza indywidualna

Wreszcie, każdy pracownik jest inny. Nawet w ramach tej samej roli luki w umiejętnościach są różne. Indywidualna analiza pomaga spersonalizować szkolenie.

Aby dowiedzieć się, jakich umiejętności brakuje poszczególnym pracownikom, należy rozważyć takie metody jak:

• Ankiety i samooceny.

• Przeglądy wyników i informacje zwrotne od przełożonych.

• Rozmowy indywidualne.

Przykład: Jeden pracownik może już wyróżniać się w analizie danych, ale potrzebuje szkolenia z przywództwa, aby awansować.

Mając na uwadze te trzy poziomy, następnym krokiem jest zadanie właściwych pytań podczas oceny.

5 kluczowych pytań, które należy zadać podczas oceny potrzeb szkoleniowych

Jakość TNA zależy od zadawanych pytań. Mocne pytania ujawniają luki, priorytety i możliwości rozwoju.

Oto pięć pytań, które pomogą Ci dokonać oceny:

1. Które umiejętności są kluczowe dla osiągnięcia celów biznesowych?

2. Gdzie pracownicy mają trudności ze spełnieniem oczekiwań dotyczących wydajności?

3. Które zadania powodują najwięcej błędów lub opóźnień?

4. Czy nadchodzące zmiany wymagają nowej wiedzy lub umiejętności?

5. Jak pracownicy oceniają swoją gotowość i potrzeby szkoleniowe?

Po zadaniu właściwych pytań nadszedł czas na zastosowanie najlepszych praktyk, które sprawią, że TNA będzie skuteczna i wykonalna.

5 najlepszych praktyk oceny potrzeb szkoleniowych

TNA jest przydatna tylko wtedy, gdy prowadzi do jasnych i dokładnych spostrzeżeń. Te praktyki pomogą ci to osiągnąć:

Dostosowanie szkoleń do celów biznesowych

Szkolenie powinno zawsze wspierać szerszy obraz. Zadaj sobie pytanie, które umiejętności bezpośrednio poprawią wydajność lub wyniki. Jeśli program szkoleniowy nie wpływa na cele biznesowe, warto go ponownie rozważyć.

Używaj wielu źródeł danych

Nie polegaj na jednym wskaźniku lub opinii. Połącz ankiety, wywiady, obserwacje i wskaźniki wydajności, aby uzyskać wszechstronny obraz potrzeb szkoleniowych.

Porada: Easy LMS pomaga tutaj. Jego narzędzia raportujące pokazują rzeczywistą aktywność i postępy uczących się, dostarczając twardych danych na poparcie spostrzeżeń.

Priorytet dla krytycznych umiejętności

Nie każda luka wymaga natychmiastowej uwagi. Skup się na umiejętnościach, które będą miały największy wpływ na produktywność, jakość lub zadowolenie klienta.

Zaangażowanie interesariuszy

Kierownicy, liderzy zespołów, a nawet sami pracownicy mogą dostarczyć spostrzeżeń, których możesz nie dostrzec. Zaangażuj ich wcześnie, aby uzyskać poparcie i odkryć spostrzeżenia, które możesz przegapić.

Traktuj ocenę potrzeb szkoleniowych jako ciągłą

Umiejętności zmieniają się w czasie. Uczyń ocenę potrzeb szkoleniowych procesem ciągłym, powracając do niej okresowo w celu dostosowania programów szkoleniowych do zmieniających się priorytetów.

Zobaczmy teraz, jak wygląda TNA w akcji.

3 przykłady oceny potrzeb szkoleniowych

Oto kilka scenariuszy ilustrujących, w jaki sposób przebiega TNA, gdy zewnętrzni trenerzy i konsultanci pracują z klientami:

1. Korporacyjny zespół obsługi klienta

Konsultant zostaje zatrudniony po tym, jak firma zauważa rosnącą liczbę skarg klientów. TNA pokazuje, że problemem są umiejętności komunikacyjne, więc projektuje program warsztatów i szkoleń e-learningowych dostosowanych do potrzeb zespołu.

2. zespół sprzedaży produktu SaaS

Konsultant ds. sprzedaży zostaje zatrudniony, ponieważ kwoty nie są osiągane. TNA ujawnia luki w wiedzy na temat cech produktu i ofert konkurencji. Zalecają sesje odgrywania ról i moduły mikrolearningowe, aby zwiększyć pewność siebie i uzupełnić luki w umiejętnościach.

3. organizacja opieki zdrowotnej

Dostawca szkoleń współpracuje ze szpitalem w celu aktualizacji wiedzy personelu w zakresie zgodności. TNA mapuje luki w certyfikatach, prowadząc do modułów online oraz praktycznych symulacji, aby upewnić się, że pielęgniarki spełniają wymagania.

Teraz, gdy zobaczyłeś to w akcji, ułatwmy sobie ten proces za pomocą szablonu.

Pobierz darmowy szablon oceny potrzeb szkoleniowych (PDF)

Utrzymanie porządku to połowa sukcesu, jeśli chodzi o ocenę potrzeb szkoleniowych. Zamiast żonglować porozrzucanymi notatkami, pobierz nasz szablon, który pomoże Ci zebrać wszystko w jednym miejscu.

Wewnątrz zostaniesz poprowadzony do nagrywania:

• Dane pracownika lub zespołu: imiona i nazwiska, role, działy i wszelkie przydatne informacje.

• Umiejętności lub kompetencje do oceny: umiejętności lub obszary wiedzy, które chcesz zmierzyć.

• Obserwowane luki w wydajności: tam, gdzie obecna wydajność nie spełnia oczekiwań.

• Priorytety i harmonogram: które szkolenia należy przeprowadzić w pierwszej kolejności i kiedy.

Po jego wypełnieniu będziesz mieć jasny obraz tego, co dzieje się teraz i gdzie potrzebne jest wsparcie. Kolejnym wyzwaniem jest zrozumienie danych i ich przejrzyste raportowanie.

Jak raportować wyniki treningu

Ocena jest tylko punktem wyjścia. Prawdziwy wpływ ma komunikowanie wyników w sposób, który zachęca do działania. Raportowanie przekształca notatki i obserwacje w mapę drogową, którą interesariusze mogą zrozumieć i poprzeć.

Skuteczne raportowanie:

1. Podsumuj najważniejsze zaobserwowane luki i wzorce.

2. Połącz je z celami biznesowymi, aby pokazać, dlaczego mają one znaczenie.

3. Zarekomenduj konkretne rozwiązania szkoleniowe, uszeregowane według pilności lub wpływu.

4. Poprzyj swoje ustalenia danymi (wykresami, tabelami lub krótkimi narracjami, aby ustalenia były konkretne i wiarygodne).

5. Zdefiniuj kolejne kroki i nakreśl, kto jest odpowiedzialny za jakie działanie, harmonogramy i sposób pomiaru sukcesu.

6. Podkreśl, kto jest odpowiedzialny za jakie działania.

Wskazówka dla profesjonalistów: Przed sfinalizowaniem, przeprowadź swoją wersję roboczą przez tę prostą listę kontrolną, aby upewnić się, że jest kompletna i możliwa do wykonania:

• Jasne powiązanie z celami organizacyjnymi.

• Kluczowe luki w umiejętnościach podsumowane według zespołu/osoby.

• Przejrzyste źródła danych i metody.

• Priorytetowe zalecenia szkoleniowe.

• Metryki pomiaru sukcesu.

• Zdefiniowany harmonogram i odpowiedzialność.

Dzięki temu raport jest gotowy do udostępnienia i można śmiało przejść do następnego kroku: przeprowadzenia szkolenia.

Dostarczanie ukierunkowanych szkoleń dla zespołu lub klientów

Najlepsza ocena nie będzie miała znaczenia, jeśli nie przeprowadzisz ukierunkowanego szkolenia. Właśnie w tym pomaga Easy LMS:

• Centralna zawartość: Przechowuj wszystkie swoje kursy, zasoby i oceny w jednym miejscu.

• Materiały szkoleniowe wielokrotnego użytku: Używaj tych samych treści dla wielu zespołów lub klientów bez dodatkowej pracy.

• Spersonalizowane portale szkoleniowe: Każdy klient lub zespół otrzymuje markowe doświadczenie, dzięki czemu szkolenie jest dostosowane do jego potrzeb.

• Zarządzaj wieloma grupami jednocześnie: Śledź postępy, wyniki i terminy bez wysiłku.

• Oszczędzający czas interfejs: Poświęcaj mniej czasu na zadania administracyjne, a więcej na realizację szkoleń.

Załóż konto, wypróbuj i przekonaj się, jak prosty może być trening. Skorzystaj z łatwego sposobu!

Przydatne zasoby

• Action@work flowchart