Los 3 niveles de una evaluación de necesidades de formación
Las necesidades de formación existen en múltiples niveles. Comprobar cada uno de ellos garantiza que nada se escape. Veamos en qué consiste cada nivel.
1. Análisis de la organización
Empezar por el panorama general. El análisis organizativo examina hacia dónde debe dirigirse la empresa y qué competencias son necesarias para conseguirlo. El objetivo es alinear la formación con los objetivos empresariales.
Haz preguntas como:
¿Cuáles son sus prioridades estratégicas?
¿Se avecinan nuevos proyectos o cambios que requieran competencias diferentes?
¿Qué departamentos o equipos tienen dificultades para cumplir los objetivos?
¿Qué departamentos o equipos tienen dificultades para cumplir los objetivos?
Ejemplo: Si su empresa quiere mejorar la satisfacción del cliente, la formación podría centrarse en las habilidades de comunicación del equipo de asistencia.
2. Análisis de tareas
A continuación, vamos a centrarnos en las funciones específicas y las tareas que conllevan. El análisis de tareas identifica las habilidades y conocimientos exactos que requiere cada departamento o equipo. Es práctico y está directamente relacionado con el rendimiento laboral.
Esto a menudo significa:
Observar a los empleados o revisar los datos de rendimiento.
Mapear las tareas y competencias clave por equipo.
Comparar el rendimiento esperado con el real.
Preparar el rendimiento esperado con el real.
Ejemplo: Los representantes de ventas pueden necesitar un repaso de las herramientas CRM o nuevas técnicas de negociación para cerrar acuerdos más rápido.
3. Análisis individual
Por último, cada empleado es diferente. Incluso dentro de una misma función, las carencias de competencias varían. El análisis individual le ayuda a personalizar la formación.
Para saber qué competencias faltan por empleado, considere métodos como:
Ejemplo: Puede que un empleado ya destaque en el análisis de datos pero necesite formación en liderazgo para un ascenso.
Teniendo en cuenta estos tres niveles, el siguiente paso es formular las preguntas adecuadas durante la evaluación.
5 preguntas clave para evaluar las necesidades de formación
La calidad de su ENT depende de las preguntas que formule. Las preguntas sólidas revelan lagunas, prioridades y oportunidades de crecimiento.
He aquí cinco preguntas para orientar su evaluación:
¿Qué habilidades son fundamentales para alcanzar los objetivos empresariales?
¿En qué aspectos tienen dificultades los empleados para cumplir las expectativas de rendimiento?
¿Qué tareas provocan más errores o retrasos?
¿Hay cambios próximos que requieran nuevos conocimientos o habilidades?
¿Cómo se sienten los empleados respecto a su propia preparación y necesidades de formación?
Una vez formuladas las preguntas adecuadas, es hora de aplicar las mejores prácticas para que la ENT sea eficaz y práctica.
5 mejores prácticas para una evaluación de las necesidades de formación
Una ENT sólo es útil si conduce a percepciones claras y precisas. Estas prácticas le ayudarán a conseguirlo:
Alinear la formación con los objetivos empresariales
La formación debe tener siempre una visión de conjunto. Pregúntese qué habilidades mejorarán directamente el rendimiento o los resultados. Si un programa de formación no afecta a los objetivos empresariales, merece la pena reconsiderarlo.
Utilizar múltiples fuentes de datos
No confíe en una única métrica u opinión. Combine encuestas, entrevistas, observaciones y métricas de rendimiento para obtener una visión completa de las necesidades de formación.
Consejo: Easy LMS ayuda aquí. Sus herramientas de informes muestran la actividad y el progreso real de los alumnos, proporcionándole datos concretos para respaldar sus ideas.
Priorizar las competencias críticas
No todas las carencias requieren atención inmediata. Céntrese en las competencias que tengan mayor impacto en la productividad, la calidad o la satisfacción del cliente.
Involucrar a las partes interesadas
Los directivos, los jefes de equipo e incluso los propios empleados pueden aportar ideas que usted no ve. Involúcralos desde el principio para obtener su apoyo y descubrir perspectivas que podrías pasar por alto.
Trate la evaluación de las necesidades de formación como algo continuo
Las competencias cambian con el tiempo. Convierta la evaluación de las necesidades de formación en un proceso continuo, revisándolo periódicamente para ajustar los programas de formación a medida que cambien las prioridades.
Ahora, veamos cómo es un TNA en acción.
3 ejemplos de evaluación de las necesidades de formación
A continuación se presentan algunas situaciones que ilustran cómo se desarrollan las ENT cuando los formadores y consultores externos trabajan con los clientes:
1. Equipo corporativo de atención al cliente.
Una empresa recurre a un consultor cuando observa un aumento de las quejas de los clientes. Una ENT muestra que el problema son las habilidades de comunicación, por lo que diseñan un programa de talleres y cursos de formación electrónica adaptados a las necesidades del equipo.
2. Equipo de ventas de un producto SaaS
Se contrata a un consultor de ventas porque no se alcanzan las cuotas. Una ENT revela lagunas de conocimientos sobre las características del producto y la oferta de la competencia. Recomiendan sesiones de juegos de rol y módulos de microaprendizaje para aumentar la confianza y colmar las lagunas de conocimientos.
3. Organización sanitaria
Un proveedor de formación se asocia con un hospital para actualizar los conocimientos de cumplimiento del personal. Una ENT identifica las lagunas en las certificaciones, lo que da lugar a módulos en línea y simulaciones prácticas para garantizar que el personal de enfermería cumple los requisitos.
Ahora que ya lo has visto en acción, vamos a facilitar el proceso con una plantilla.
Descargue su plantilla gratuita de evaluación de las necesidades de formación (PDF)
Mantenerse organizado es la mitad de la batalla cuando se trata de evaluar las necesidades de formación. En lugar de hacer malabarismos con notas dispersas, descargue nuestra plantilla para ayudarle a capturar todo en un solo lugar.
Dentro, te guiarán para grabar:
Detalles de los empleados o del equipo: nombres, funciones, departamentos y cualquier antecedente útil.
Habilidades o competencias a evaluar: las habilidades o áreas de conocimiento que desea medir.
Desfases de rendimiento observados: donde el rendimiento actual no cumple las expectativas.
Prioridades y calendario: qué formación debe impartirse primero y cuándo.
Una vez cumplimentado, tendrá una imagen clara de lo que está ocurriendo y de dónde necesita ayuda. Y el siguiente reto es dar sentido a los datos e informar con claridad.
Cómo informar de los resultados del entrenamiento
La evaluación es sólo el punto de partida. El verdadero impacto viene de comunicar los resultados de forma que impulsen la acción. Los informes convierten las notas y observaciones en una hoja de ruta que las partes interesadas pueden entender y apoyar.
Informar con eficacia:
Resuma las lagunas y los patrones más importantes que haya observado
Conéctelos con los objetivos empresariales para demostrar por qué son importantes
Recomiende soluciones de formación específicas, priorizadas por urgencia o impacto.
Consejo profesional: Antes de finalizar, pasa tu borrador por esta sencilla lista de comprobación para asegurarte de que está completo y es procesable:
Vínculo claro con los objetivos de la organización.
Las principales carencias de competencias resumidas por equipo/individuo.
Fuentes de datos y métodos transparentes.
Recomendaciones de formación priorizadas.
Métricas para medir el éxito.
Cronograma definido y propiedad.
Una vez comprobado esto, el informe está listo para compartirse y puede pasar con confianza al siguiente paso: impartir la formación.
Ofrecer formación específica para su equipo o sus clientes
La mejor evaluación no servirá de nada si no se lleva a cabo una formación específica. Ahí es donde ayuda Easy LMS:
Crea tu cuenta, pruébalo y comprueba lo sencillo que puede ser entrenar. ¡Tómatelo con calma!
Recursos útiles
