I 3 livelli di valutazione dei bisogni formativi
Le esigenze di formazione esistono a più livelli. Il controllo di ciascuno di essi assicura che nulla sfugga. Vediamo cosa comporta ogni livello.
1. Analisi organizzativa
Iniziare dal quadro generale. L'analisi organizzativa considera dove l'azienda deve andare e quali competenze sono necessarie per arrivarci. L'obiettivo è quindi quello di allineare la formazione agli obiettivi aziendali.
Fate domande come:
Quali sono le vostre priorità strategiche?
Sono in arrivo nuovi progetti o cambiamenti che richiedono competenze diverse?
Quali dipartimenti o team stanno lottando per raggiungere gli obiettivi?
Esempio: Se la vostra azienda vuole migliorare la soddisfazione dei clienti, la formazione potrebbe concentrarsi sulle capacità di comunicazione del team di assistenza.
2. Analisi del compito
Quindi, analizziamo i ruoli specifici e i compiti che essi comportano. L'analisi dei compiti identifica le competenze e le conoscenze esatte necessarie per ogni reparto o team. È pratica e direttamente legata alle prestazioni lavorative.
Questo spesso significa:
Osservare i dipendenti o rivedere i dati sulle prestazioni.
Mappare i compiti chiave e le competenze per team.
Confrontare le prestazioni attese rispetto a quelle effettive.
Esempio: I rappresentanti di vendita potrebbero aver bisogno di un aggiornamento sugli strumenti CRM o di nuove tecniche di negoziazione per chiudere gli accordi più velocemente.
3. Analisi individuale
Infine, ogni dipendente è diverso. Anche all'interno dello stesso ruolo, le carenze di competenze variano. L'analisi individuale aiuta a personalizzare la formazione.
Per scoprire quali sono le competenze mancanti per ogni dipendente, considerare metodi come:
Esempio: Un dipendente potrebbe già eccellere nell'analisi dei dati, ma ha bisogno di una formazione sulla leadership per essere promosso.
Tenendo a mente questi tre livelli, il passo successivo è porre le domande giuste durante la valutazione.
5 domande chiave da porre durante la valutazione dei bisogni formativi
La qualità della TNA dipende dalle domande che si pongono. Le domande più efficaci rivelano le lacune, le priorità e le opportunità di crescita.
Ecco cinque domande per guidare la vostra valutazione:
Quali competenze sono fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi aziendali?
In quali ambiti i dipendenti faticano a soddisfare le aspettative di performance?
Quali attività causano il maggior numero di errori o ritardi?
Ci sono cambiamenti imminenti che richiedono nuove conoscenze o competenze?
Come si sentono i dipendenti in merito alla propria preparazione e alle esigenze di formazione?
Una volta poste le domande giuste, è il momento di applicare le best practice che rendono il TNA efficace e perseguibile.
5 best practice per una valutazione dei bisogni formativi
Una TNA è utile solo se porta a intuizioni chiare e precise. Queste pratiche vi aiuteranno ad arrivarci:
Allineare la formazione agli obiettivi aziendali
La formazione deve sempre supportare il quadro generale. Chiedetevi quali competenze miglioreranno direttamente le prestazioni o i risultati. Se un programma di formazione non influisce sugli obiettivi aziendali, vale la pena di riconsiderarlo.
Utilizzare più fonti di dati
Non affidatevi a una sola metrica o opinione. Combinate sondaggi, interviste, osservazioni e metriche delle prestazioni per ottenere una visione completa delle esigenze di formazione.
Tip: Easy LMS aiuta in questo caso. I suoi strumenti di reportistica mostrano l'attività e i progressi reali degli studenti, fornendo dati concreti a sostegno delle intuizioni.
Privilegiare le competenze critiche
Non tutte le lacune richiedono un'attenzione immediata. Concentratevi sulle competenze che avranno il maggiore impatto sulla produttività, sulla qualità o sulla soddisfazione dei clienti.
Coinvolgere le parti interessate
I manager, i team leader e persino gli stessi dipendenti possono fornire spunti che voi potreste non vedere. Coinvolgeteli subito per ottenere il consenso e scoprire intuizioni che potrebbero sfuggirvi.
Trattare la valutazione dei bisogni formativi come continua.
Le competenze cambiano nel tempo. La valutazione dei bisogni formativi deve essere un processo continuo, da rivedere periodicamente per adeguare i programmi di formazione al variare delle priorità.
Vediamo ora come si presenta una TNA in azione.
3 esempi di valutazione dei bisogni formativi
Ecco alcuni scenari che illustrano come si svolgono i TNA quando formatori e consulenti esterni lavorano con i clienti:
1. Servizio clienti aziendale
Un consulente viene coinvolto dopo che un'azienda ha notato un aumento dei reclami dei clienti. Un'analisi TNA mostra che il problema è rappresentato dalle capacità di comunicazione, per cui si progetta un programma di workshop e aggiornamenti di e-learning su misura per le esigenze del team.
2. Team di vendita per un prodotto SaaS
Un consulente di vendita viene assunto perché le quote non vengono raggiunte. Un TNA rivela le lacune di conoscenza delle caratteristiche del prodotto e delle offerte della concorrenza. Si consigliano sessioni di role-playing e moduli di microlearning per aumentare la fiducia e colmare le lacune di competenze.
3. Organizzazione sanitaria
Un ente di formazione collabora con un ospedale per aggiornare le conoscenze del personale in materia di conformità. Un TNA individua le lacune nelle certificazioni, portando a moduli online e a simulazioni pratiche per garantire che gli infermieri soddisfino i requisiti.
Ora che l'avete visto in azione, cerchiamo di semplificare il processo con un modello.
Scaricate gratuitamente il modello di valutazione dei bisogni formativi (PDF)
L'organizzazione è metà della battaglia quando si tratta di valutare i bisogni formativi. Invece di fare i conti con appunti sparsi, scaricate il nostro modello per aiutarvi a raccogliere tutto in un unico posto.
All'interno, sarete guidati a registrare:
Dettagli sul dipendente o sul team: nomi, ruoli, reparti e qualsiasi background utile.
Abilità o competenze da valutare: le abilità o le aree di conoscenza che si desidera misurare.
Gap di prestazioni osservate: dove le prestazioni attuali non soddisfano le aspettative.
Priorità e tempistica: quale formazione deve avvenire per prima e quando.
Una volta compilato, avrete un'istantanea chiara di ciò che sta accadendo ora e dove è necessario il supporto. La sfida successiva consiste nel dare un senso ai dati e riportarli in modo chiaro.
Come riportare i risultati degli allenamenti
La valutazione è solo il punto di partenza. Il vero impatto deriva dalla comunicazione dei risultati in modo da spingere all'azione. Il reporting trasforma gli appunti e le osservazioni in una tabella di marcia che gli stakeholder possono comprendere e sostenere.
Per riferire in modo efficace:
Riassumete le lacune e i modelli più importanti che avete osservato.
Collegateli agli obiettivi aziendali per mostrare perché sono importanti.
Raccomandate soluzioni di formazione specifiche, prioritarie per urgenza o impatto.
Fornite le vostre scoperte con dati (grafici, tabelle o brevi narrazioni per rendere le scoperte concrete e credibili).
Definite i passi successivi e delineate chi è responsabile di quale azione, le tempistiche e come verrà misurato il successo.
Pro tip: Prima di finalizzare, passate la vostra bozza attraverso questa semplice lista di controllo per assicurarvi che sia completa e perseguibile:
Collegamento chiaro agli obiettivi organizzativi.
Carenze di competenze chiave riassunte per team/individuo.
Fonti di dati e metodi trasparenti.
Consigli di formazione prioritari.
Metriche per misurare il successo.
Tempistica definita e proprietà.
Una volta spuntato, il vostro rapporto è pronto per essere condiviso e potete passare con fiducia alla fase successiva: l'erogazione della formazione.
Fornire una formazione mirata per il vostro team o per i vostri clienti.
La migliore valutazione non ha importanza se non viene seguita da una formazione mirata. È qui che Easy LMS ci aiuta:
Configura il tuo account, provalo e scopri quanto può essere semplice la formazione. Prendetela nel modo più semplice!
Risorse utili
