Beoordeling van trainingsbehoeften: Planning en analyse (+ sjabloon)

Wat is een beoordeling van de trainingsbehoeften en waarom wordt deze uitgevoerd?

Een beoordeling van de trainingsbehoeften is in feite je stappenplan voor een slimmere training. Het is een systematische manier om uit te zoeken waar werknemers of klanten problemen mee ervaren, welke vaardigheden ze missen en welk soort training het grootste verschil zal maken.

Zonder een TNA kan een training een gokspelletje worden. Je loopt het risico tijd, geld en moeite te verspillen aan cursussen die je problemen niet echt oplossen.

Voor trainers helpt het uitvoeren van een TNA bij de volgende aspecten:

• De training leren afstemmen op bedrijfsresultaten.

• Het aanpakken van de meest kritieke vaardigheidstekorten.

• De betrokkenheid en prestaties van de deelnemer verbeteren.

• Het meten van het succes van je trainingsprogramma's.

Tip: Tools zoals Easy LMS maken dit proces eenvoudiger. Je kan gegevens verzamelen, tekortkomingen in de vaardigheden analyseren en rapporten genereren die je helpen bij jouw volgende stappen, allemaal via één centraal platform.

Het geeft je op drie niveaus inzicht om een duidelijk beeld te krijgen van de trainingsbehoeften: organisatorisch, taakgericht en individueel. Inzicht in deze niveaus bepaalt de reikwijdte en focus van je beoordeling.

De 3 niveaus van een beoordeling van trainingsbehoeften

Trainingsbehoeften bestaan op meerdere niveaus en als je elk niveau grondig overloopt, weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet. Laten we eens kijken wat elk niveau inhoudt.

1. Organisatorische analyse

Begin met het grote geheel. Bij een organisatieanalyse wordt er gekeken naar waar het bedrijf naartoe moet en welke vaardigheden er nodig zijn om daar te komen. Het doel is dus om de training af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen.

Stel vragen als:

• Wat zijn je strategische prioriteiten?

• Komen er nieuwe projecten of veranderingen aan waarvoor er andere vaardigheden nodig zijn?

• Welke afdelingen of teams hebben moeite om de doelstellingen te halen?

Voorbeeld: Als je bedrijf de klanttevredenheid wil verbeteren, kan de training zich richten op de communicatievaardigheden van het ondersteuningsteam.

2. Taakanalyse

Laten we vervolgens inzoomen op specifieke rollen en de taken die daarbij horen. De taakanalyse identificeert de exacte vaardigheden en kennis die nodig zijn voor elke afdeling of elk team. Het is praktisch en direct gekoppeld aan de functie.

Dit betekent vaak:

• Medewerkers observeren of prestatiegegevens bekijken.

• Kerntaken en competenties per team in kaart brengen.

• Verwachte prestaties vergelijken met werkelijke prestaties.

Voorbeeld: Verkopers hebben misschien een opfriscursus over CRM-tools nodig of moeten nieuwe onderhandelingstechnieken aanleren om sneller deals te sluiten.

3. Individuele analyse

Tot slot is elke werknemer anders. Zelfs binnen dezelfde functie zijn er verschillen in vaardigheden. Een individuele analyse helpt je om de training te personaliseren.

Om erachter te komen welke vaardigheden per werknemer ontbreken, kan je de volgende methodes overwegen:

• Enquêtes en zelfevaluaties.

• Prestatiebeoordelingen en feedback van de manager.

• Eén-op-één gesprekken.

Voorbeeld: Een werknemer blinkt misschien al uit in gegevensanalyse, maar heeft leiderschapstraining nodig voor een promotie.

Met deze drie niveaus in gedachten, kan je naar de volgende stap: de juiste vragen stellen tijdens je beoordeling.

5 belangrijke vragen om te stellen tijdens een beoordeling van de trainingsbehoeften

De kwaliteit van je TNA hangt af van de vragen die je stelt. Sterke vragen tonen je de tekortkomingen, prioriteiten en groeikansen.

Hier zijn vijf vragen die je kunnen helpen bij je beoordeling:

1. Welke vaardigheden zijn belangrijk voor het behalen van de bedrijfsdoelen?

2. Met welke prestatieverwachtingen hebben werknemers het moeilijk?

3. Welke taken veroorzaken de meeste fouten of vertragingen?

4. Zijn er veranderingen op komst waarvoor nieuwe kennis of vaardigheden vereist zijn?

5. Hoe denken werknemers over hun eigen kunnen en trainingsbehoeften?

Als je eenmaal de juiste vragen hebt gesteld, is het tijd om de beste werkwijzen toe te passen die je TNA effectief en bruikbaar maken.

5 beste werkwijzen voor een beoordeling van de trainingsbehoeften

Een TNA is alleen nuttig als het leidt tot duidelijke, accurate inzichten. Deze werkwijzen helpen je daarbij:

Stem de training af op de bedrijfsdoelen

De training moet altijd het grotere geheel ondersteunen. Vraag jezelf af welke vaardigheden de prestaties of resultaten direct zullen verbeteren. Als een trainingsprogramma de bedrijfsdoelstellingen niet beïnvloedt, is het de moeite waard om het aan te passen.

Gebruik meerdere gegevensbronnen

Vertrouw niet op een enkele metriek of mening. Combineer enquêtes, interviews, observaties en prestatiemetingen om een goed beeld te krijgen van de trainingsbehoeften.

Tip: Easy LMS helpt hierbij. De rapportagetools tonen de werkelijke activiteit en vooruitgang van de leerling, waardoor je feitelijke gegevens krijgt om inzichten te onderbouwen.

Geef prioriteit aan kritieke vaardigheden

Niet elke tekortkoming heeft onmiddellijke aandacht nodig. Focus je op de vaardigheden die de grootste impact hebben op de productiviteit, kwaliteit of klanttevredenheid.

Betrek belanghebbenden

Managers, teamleiders en zelfs werknemers zelf kunnen je inzichten geven die je misschien zelf niet ziet. Betrek hen er vroeg bij om extra info te krijgen en inzichten te ontdekken die je misschien over het hoofd zou zien.

Beoordeel de trainingsbehoeften continu

Vaardigheden veranderen na verloop van tijd. Maak van een beoordeling van de trainingsbehoeften een continu proces, dat regelmatig opnieuw wordt bekeken zodat de trainingsprogramma's aangepast kunnen worden wanneer de prioriteiten veranderen.

Laten we nu eens kijken hoe een TNA er in de realiteit uitziet.

3 voorbeelden van een beoordeling van de trainingsbehoeften

Hier volgen enkele scenario's om te illustreren hoe TNA's werken wanneer externe trainers en adviseurs met klanten werken:

1. Zakelijk klantenserviceteam

Een adviseur wordt ingeschakeld nadat een bedrijf merkt dat het aantal klachten van klanten toeneemt. Uit een TNA blijkt dat de communicatievaardigheden het probleem zijn, dus ontwerpen ze een programma van workshops en e-learning op maat van de behoeften van het team om deze kennis op te frissen.

2. Verkoopteam voor een SaaS-product

Een verkoopadviseur wordt ingehuurd omdat de quota niet worden gehaald. Een TNA onthult tekortkomingen in de kennis van productkenmerken en het aanbod van concurrenten. Ze bevelen rollenspellen en microlearning-modules aan om het zelfvertrouwen te vergroten en de tekortkomingen in vaardigheden aan te pakken.

3. Gezondheidszorgorganisatie

Een trainingsaanbieder werkt samen met een ziekenhuis om de kennis van het personeel op het gebied van naleving bij te werken. Een TNA brengt de tekortkomingen in certificeringen in kaart, wat leidt tot online modules plus praktijksimulaties om ervoor te zorgen dat de verpleegkundigen aan de vereisten voldoen.

Nu je het in de praktijk hebt gezien, maken we het proces eenvoudiger met een sjabloon.

Download je gratis sjabloon voor het beoordelen van de trainingsbehoeften (PDF)

Georganiseerd blijven is het halve werk als het gaat om het beoordelen van de trainingsbehoeften. In plaats van te jongleren met verspreide notities, kan je ons ons sjabloon downloaden zodat je alles op één plek hebt.

Hier word je begeleid bij het volgende:

• Werknemers- of teamgegevens: namen, functies, afdelingen en nuttige achtergrondinformatie.

• Vaardigheden of competenties die je wilt beoordelen: de vaardigheden of kennisgebieden die je wilt meten.

• Zichtbare tekortkomingen in de prestaties: waar de huidige prestaties niet aan de verwachtingen voldoen.

• Prioriteiten en tijdlijn: welke training moet als eerste plaatsvinden en wanneer.

Zodra je het hebt ingevuld, heb je een duidelijke momentopname van wat er nu gebeurt en waar er ondersteuning nodig is. En de volgende uitdaging is om de gegevens te begrijpen en duidelijk te rapporteren.

Hoe rapporteer je de trainingsresultaten ?

De beoordeling is slechts het beginpunt. De echte impact komt wanneer de resultaten worden omgezet in een aanzet tot actie. Via rapportage zet je jouw notities en observaties om in een stappenplan dat belanghebbenden kunnen begrijpen en dat hen ondersteunt.

Effectief rapporteren:

1. Samenvatting van de belangrijkste tekortkomingen en patronen die je hebt waargenomen.

2. Het verband met de bedrijfsdoelstellingen om te laten zien waarom ze van belang zijn.

3. Aanbevelen van specifieke trainingsoplossingen, gerangschikt volgens prioriteit op basis van urgentie of impact.

4. Onderbouw je bevindingen met gegevens (grafieken, tabellen of korte verhalen om de bevindingen concreet en geloofwaardig te maken).

5. Bepaal de volgende stappen en geef aan wie verantwoordelijk is voor welke actie, wat de tijdschema's zijn en hoe het succes zal worden gemeten.

Pro tip: Voordat je de laatste hand legt aan je concept, moet je eerst deze eenvoudige checklist doorlopen om er zeker van te zijn dat het compleet en bruikbaar is:

• Een duidelijke link met de doelstellingen van de organisatie.

• De belangrijkste tekortkomingen in de vaardigheden samengevat per team/individu.

• Transparante gegevensbronnen en methoden.

• Aanbevelingen voor welke training prioriteit heeft.

• Metrieken voor het meten van succes.

• Gedefinieerde tijdlijn en verantwoordelijkheid.

Als dat is afgevinkt, is je rapport klaar om te delen en kan je vol vertrouwen naar de volgende stap: het geven van de training.

Gerichte training geven aan je team of je klanten

De beste beoordeling doet er niet toe als je deze niet aanvult met een gerichte training. Dat is waar Easy LMS helpt:

• Gecentraliseerde inhoud: Sla al je cursussen, bronnen en beoordelingen op één plaats op.

• Herbruikbaar trainingsmateriaal: Gebruik dezelfde content voor meerdere teams of klanten zonder extra werk.

• Gepersonaliseerde leerportalen: Elke klant of elk team krijgt een eigen ervaring, waardoor de training op maat gemaakt is.

• Beheer meerdere groepen tegelijk: Houd moeiteloos de vooruitgang, resultaten en deadlines bij.

• Tijdbesparende interface: Besteed minder tijd aan administratieve taken en meer tijd aan het geven van trainingen.

Stel je account in, probeer het uit en zie hoe eenvoudig het trainen kan zijn. Doe het op de gemakkelijke manier!

Nuttige bronnen

• Action@work stroomschema