Avaliação das necessidades de formação: Planeamento e análise (+ modelo)

O que é uma avaliação das necessidades de formação e porquê realizá-la?

Uma avaliação das necessidades de formação é basicamente o seu roteiro para uma formação mais inteligente. É uma forma sistemática de descobrir onde os empregados ou clientes estão a ter dificuldades, que competências lhes faltam e que tipo de formação fará a maior diferença.

Sem uma TNA, a formação pode tornar-se um jogo de adivinhação. Corre o risco de perder tempo, dinheiro e esforço em cursos que não resolvem os seus problemas.

Para os formadores, a realização de uma TNA ajuda-o:

• Alinhar a aprendizagem com os resultados do negócio.

• Ter como alvo as lacunas de competências mais críticas.

• Melhorar o envolvimento e o desempenho dos formandos.

• Medir o sucesso dos seus programas de formação.

Dica: Ferramentas como Easy LMS facilitam esse processo. Pode recolher dados, analisar lacunas de competências e gerar relatórios que orientam os passos seguintes, tudo numa plataforma centralizada.

Para obter uma imagem clara das necessidades de formação, é útil olhar para três níveis: organizacional, de tarefas e individual. A compreensão destes níveis orienta o âmbito e o foco da sua avaliação.

Os 3 níveis de uma avaliação das necessidades de formação

As necessidades de formação existem a vários níveis. A verificação de cada um deles garante que nada passa despercebido. Vamos analisar o que cada nível envolve.

1. Análise organizacional

Comece pelo panorama geral. A análise organizacional analisa onde a empresa precisa de ir e quais as competências necessárias para lá chegar. Assim, o objetivo é alinhar a formação com os objectivos da empresa.

Fazer perguntas como:

• Quais são as suas prioridades estratégicas?

• Estão a surgir novos projectos ou mudanças que necessitam de competências diferentes?

• Quais os departamentos ou equipas que estão a ter dificuldades em atingir os objectivos?

Exemplo: Se a sua empresa pretende melhorar a satisfação do cliente, a formação pode centrar-se nas competências de comunicação da equipa de apoio.

2. Análise de tarefas

De seguida, vamos analisar as funções específicas e as tarefas que envolvem. A análise de tarefas identifica as competências e conhecimentos exactos necessários para cada departamento ou equipa. É prática e está diretamente relacionada com o desempenho profissional.

Isto significa muitas vezes:

• Observar os empregados ou analisar os dados de desempenho.

• Mapear as tarefas e competências-chave por equipa.

• Comparar o desempenho esperado com o desempenho real.

Exemplo: Os representantes de vendas podem precisar de uma atualização das ferramentas de CRM ou de novas técnicas de negociação para fechar negócios mais rapidamente.

3. Análise individual

Por último, cada trabalhador é diferente. Mesmo dentro da mesma função, as lacunas de competências variam. A análise individual ajuda-o a personalizar a formação.

Para saber quais as competências em falta por trabalhador, considere métodos como:

• Inquéritos e auto-avaliações.

• Revisões de desempenho e feedback dos gestores.

• Entrevistas individuais.

Exemplo: Um funcionário pode já ser excelente em análise de dados, mas precisa de formação em liderança para ser promovido.

Com estes três níveis em mente, o próximo passo é fazer as perguntas certas durante a avaliação.

5 perguntas-chave a fazer durante uma avaliação das necessidades de formação

A qualidade da sua TNA depende das perguntas que coloca. As perguntas fortes revelam lacunas, prioridades e oportunidades de crescimento.

Eis cinco perguntas para orientar a sua avaliação:

1. Quais as competências críticas para atingir os objectivos da empresa?

2. Onde é que os funcionários têm dificuldade em cumprir as expectativas de desempenho?

3. Quais as tarefas que causam mais erros ou atrasos?

4. Há mudanças futuras que exigem novos conhecimentos ou competências?

5. Como é que os funcionários se sentem em relação à sua própria preparação e necessidades de formação?

Depois de ter feito as perguntas certas, é altura de aplicar as melhores práticas que tornam a sua TNA eficaz e acionável.

5 melhores práticas para uma avaliação das necessidades de formação

Uma TNA só é útil se conduzir a conhecimentos claros e exactos. Estas práticas ajudá-lo-ão a chegar lá:

Alinhar a formação com os objectivos da empresa

A formação deve sempre apoiar o panorama geral. Pergunte a si próprio que competências irão melhorar diretamente o desempenho ou os resultados. Se um programa de formação não afetar os objectivos da empresa, vale a pena reconsiderá-lo.

Utilizar várias fontes de dados

Não se baseie numa única métrica ou opinião. Combine inquéritos, entrevistas, observações e métricas de desempenho para obter uma visão completa das necessidades de formação.

Dica: O Easy LMS ajuda aqui. As suas ferramentas de relatório mostram a atividade e o progresso reais dos alunos, fornecendo dados concretos para apoiar as ideias.

Priorizar competências críticas

Nem todas as lacunas necessitam de atenção imediata. Concentre-se nas competências que terão o maior impacto na produtividade, qualidade ou satisfação do cliente.

Engajar as partes interessadas

Os gestores, os chefes de equipa e até os próprios trabalhadores podem fornecer informações que poderá não ver. Envolva-os desde o início para obter a sua adesão e descobrir informações que lhe poderiam escapar.

Tratar a avaliação das necessidades de formação como algo contínuo

As competências mudam com o tempo. Faça da avaliação das necessidades de formação um processo contínuo, revisitando-a periodicamente para ajustar os programas de formação à medida que as prioridades mudam.

Agora, vamos ver como é uma TNA em ação.

3 exemplos de uma avaliação das necessidades de formação

Seguem-se alguns cenários para ilustrar a forma como as TNAs se desenrolam quando os formadores e consultores externos trabalham com os clientes:

1. Equipa de serviço ao cliente da empresa

Um consultor é contratado depois de uma empresa notar um aumento das queixas dos clientes. Uma TNA mostra que o problema é a capacidade de comunicação, pelo que é concebido um programa de workshops e de reciclagem em e-learning adaptado às necessidades da equipa.

2. Equipa de vendas de um produto SaaS

É contratado um consultor de vendas porque as quotas não estão a ser atingidas. Uma TNA revela lacunas de conhecimento sobre as caraterísticas do produto e as ofertas da concorrência. Recomendam sessões de role-playing e módulos de microaprendizagem para aumentar a confiança e colmatar as lacunas de competências.

3. organização de cuidados de saúde

Um fornecedor de formação estabelece uma parceria com um hospital para atualizar os conhecimentos de conformidade do pessoal. Um TNA mapeia as lacunas nas certificações, conduzindo a módulos online e simulações práticas para garantir que os enfermeiros cumprem os requisitos.

Agora que já o viu em ação, vamos facilitar o processo com um modelo.

Faça o download gratuito do seu modelo de avaliação das necessidades de formação (PDF)

Manter-se organizado é metade da batalha quando se trata de avaliações de necessidades de formação. Em vez de fazer malabarismos com notas dispersas, transfira o nosso modelo para o ajudar a reunir tudo num só local.

No interior, será guiado para gravar:

• Detalhes do funcionário ou da equipa: nomes, funções, departamentos e quaisquer antecedentes úteis.

• Capacidades ou competências a avaliar: as capacidades ou áreas de conhecimento que pretende medir.

• Lacunas de desempenho observadas: onde o desempenho atual não está a corresponder às expectativas.

• Prioridades e cronograma: que formação tem de acontecer primeiro e quando.

Depois de o ter preenchido, terá uma ideia clara do que está a acontecer agora e onde é necessário apoio. O desafio seguinte é dar sentido aos dados e comunicá-los de forma clara.

Como comunicar os resultados da formação

A avaliação é apenas o ponto de partida. O verdadeiro impacto advém da comunicação dos resultados de uma forma que estimule a ação. Os relatórios transformam as suas notas e observações num roteiro que as partes interessadas podem compreender e apoiar.

Para comunicar eficazmente:

1. Resuma as lacunas e padrões mais importantes que você observou.

2. Ligue-os aos objetivos de negócios para mostrar por que eles são importantes.

3. Recomende soluções de treinamento específicas, priorizadas por urgência ou impacto.

4. Apoie as suas conclusões com dados (gráficos, tabelas ou narrativas curtas para tornar as conclusões concretas e credíveis).

5. Defina os próximos passos e descreva quem é responsável por cada ação, os prazos e como o sucesso será medido.

Dica profissional: Antes de finalizar, passe o seu rascunho por esta lista de verificação simples para garantir que está completo e prático:

• Ligação clara com os objectivos organizacionais.

• Principais lacunas de competências resumidas por equipa/indivíduo.

• Fontes de dados e métodos transparentes.

• Recomendações de formação priorizadas.

• Métricas para medir o sucesso.

• Cronograma definido e propriedade.

Com isso verificado, o seu relatório está pronto a ser partilhado e pode avançar com confiança para o passo seguinte: ministrar a formação.

Forneça formação específica para a sua equipa ou para os seus clientes

A melhor avaliação não terá qualquer importância se não for acompanhada de uma formação direcionada. É aí que o Easy LMS ajuda:

• Conteúdo centralizado: Armazene todos os seus cursos, recursos e avaliações num único local.

• Materiais de formação reutilizáveis: Utilize o mesmo conteúdo para várias equipas ou clientes sem trabalho extra.

• Portais de aprendizagem personalizados: Cada cliente ou equipa obtém uma experiência de marca, fazendo com que a formação seja personalizada.

• Gerencie vários grupos de uma só vez: acompanhe o progresso, os resultados e os prazos sem esforço.

• Interface que economiza tempo: Gaste menos tempo em tarefas administrativas e mais tempo concentrando-se na entrega do treinamento.

Configure a sua conta, experimente e veja como a formação pode ser simples. Faça-o da forma mais fácil!

Recursos úteis

• Fluxograma da ação@trabalho