System zarządzania nauczaniem (LMS) dla szkoleń franczyzowych: Jak skutecznie skalować szkolenia

Czym jest system zarządzania nauczaniem (LMS) przeznaczony do szkoleń franczyzowych?

System zarządzania nauczaniem (LMS) przeznaczony do szkoleń franczyzowych to scentralizowana platforma internetowa, która umożliwia franczyzodawcom tworzenie, realizację oraz monitorowanie szkoleń we wszystkich lokalizacjach. Centrala kontroluje treści i standardy; każda placówka franczyzowa posiada własne środowisko szkoleniowe; a każdy pracownik korzysta z tych samych, aktualnych materiałów szkoleniowych.

To właśnie ta ostatnia cecha odróżnia ten system od ogólnodostępnych platform LMS. Większość platform edukacyjnych jest tworzona z myślą o szkoleniu jednej organizacji. Sieć franczyzowa nie jest jednak pojedynczą organizacją; jest to marka obejmująca wiele niezależnych przedsiębiorstw. System LMS do szkoleń franczyzowych jest zaprojektowany właśnie z myślą o tym: centralnej kontroli nad treściami, lokalnym zarządzaniu uczestnikami szkoleń oraz wyraźnym rozdzieleniu poszczególnych lokalizacji, dzięki czemu franczyzobiorcy widzą wyłącznie swoje własne zespoły i wyniki, a nie wyniki innych.

Ponadto przenosi szkolenia franczyzowe do sieci, co ma znaczenie, gdy uczestnikami są pracownicy restauracji, technicy lub pracownicy branży hotelarskiej, którzy nie mogą spędzić całego dnia w sali szkoleniowej. Szkolenia franczyzowe online można dopasować do harmonogramu zmian, udostępnić jednocześnie we wszystkich lokalizacjach i nie wymagają fizycznej obecności trenera.

Oto, jakie korzyści płyną z tego w praktyce.

Korzyści wynikające z wykorzystania systemu LMS do szkoleń franczyzowych

Argument przemawiający za wdrożeniem systemu LMS do szkoleń franczyzowych sprowadza się do jednego: zapewnienia spójnych szkoleń na dużą skalę bez zwiększania kosztów. Są to korzyści, które trenerzy franczyzowi dostrzegają w pierwszej kolejności.

Standaryzacja szkoleń we wszystkich lokalizacjach

Obietnica Państwa marki opiera się na tym, że klienci mają takie same doświadczenia w każdej lokalizacji. System LMS pozwala to zapewnić: każdy franczyzobiorca szkoli swój personel, korzystając z tych samych kursów, testów i standardów. Gdy aktualizują Państwo proces, aktualizacja dociera do wszystkich lokalizacji jednocześnie. Nie ma już przestarzałych plików PDF krążących po firmie ani szkoleń w poszczególnych lokalizacjach opartych na zeszłorocznym podręczniku.

Szybsze wdrażanie franczyzobiorców i pracowników

Nowi franczyzobiorcy muszą przyswoić wiele informacji, a ich pracownicy muszą szybko osiągnąć pełną wydajność. Dzięki systemowi LMS wdrażanie staje się uporządkowanym procesem, a nie chaotycznym zabiegiem: nowi właściciele zapoznają się z procedurami operacyjnymi, standardami marki i wymogami zgodności w ustalonej kolejności, a nowi pracownicy od pierwszego dnia realizują moduły dostosowane do pełnionych ról. Wystarczy raz opracować program wdrażania, a każdy nowy franczyzobiorca i pracownik odniesie z niego korzyści.

Łatwiejsze zarządzanie zgodnością z przepisami

Procedury bezpieczeństwa, standardy higieny, zasady dotyczące marki – zgodność z wytycznymi franczyzy nie jest opcjonalna, a wykazanie jej nie powinno być uciążliwe. System LMS dokładnie śledzi, kto i kiedy ukończył dane szkolenie, automatycznie wydaje certyfikaty po zakończeniu szkolenia oraz sygnalizuje, kiedy certyfikaty wymagają odnowienia. Gdy nadchodzi audyt lub kontrola, dokumentacja jest już gotowa.

Zmniejszenie nakładu pracy administracyjnej

Śledzenie postępów w realizacji szkoleń, ocenianie testów, wysyłanie certyfikatów, tworzenie arkuszy kalkulacyjnych dla poszczególnych lokalizacji… to właśnie te zadania pochłaniają cały tydzień pracy kierownika ds. szkoleń. System zarządzania nauczaniem (LMS) automatyzuje takie zadania, jak natychmiastowe ocenianie egzaminów i automatyczne wysyłanie certyfikatów. Państwa czas można poświęcić na ulepszanie szkoleń, a nie na związane z nimi zadania administracyjne.

Lepszy wgląd w postępy szkoleń

Bez scentralizowanego systemu ustalenie, czy w danej lokalizacji faktycznie przeprowadzono szkolenie, sprowadza się do zadawania pytań i liczenia na szczęście. Dzięki systemowi LMS mogą Państwo na bieżąco śledzić w czasie rzeczywistym wskaźniki ukończenia szkoleń, wskaźniki zdawalności oraz wyniki w całej sieci. Ponadto w razie jakichkolwiek nieprawidłowości mogą Państwo skupić się na konkretnej lokalizacji lub stanowisku. Franczyzobiorcy mają również dostęp do swoich wyników, dzięki czemu mogą samodzielnie reagować na audyty i oceny wyników bez konieczności zwracania się do Państwa.

Skalowalny rozwój bez zwiększania kosztów szkoleń

Oto korzyść, która narasta z upływem czasu: gdy Państwa szkolenia są już dostępne w systemie LMS, dodanie nowej placówki nie wiąże się z dodatkową pracą szkoleniową. Kursy już istnieją, struktura jest gotowa, a nowa franczyza po prostu się w nią włącza. W zależności od wybranego modelu cenowego szkolenia przestają być również rosnącym kosztem.

Oto te korzyści. Przyjrzyjmy się teraz codziennym zadaniom, które obsługuje system LMS do szkoleń franczyzowych.

Typowe zastosowania platform LMS do szkoleń franczyzowych

Każda sieć franczyzowa korzysta z systemu LMS nieco inaczej, jednak podstawowe zadania są niezwykle podobne we wszystkich branżach – niezależnie od tego, czy prowadzi Pan/Pani restauracje, salony fryzjerskie, serwisy naprawcze czy hotele. Oto kilka przykładów zastosowań, które powtarzają się najczęściej.

Szybkie szkolenie nowych pracowników w placówkach

Stanowiska pierwszej linii charakteryzują się dużą rotacją pracowników, co jest rzeczywistością w branżach restauracyjnej, detalicznej i hotelarskiej. System LMS ułatwia zarządzanie ciągłym cyklem wdrażania nowych pracowników: krótkie moduły, które nowi pracownicy mogą ukończyć podczas zmiany, w razie potrzeby na swoich telefonach, dzięki czemu osiągają wymagany poziom w ciągu kilku dni, a nie tygodni.

Firma ARBÖ stanęła przed podobnym wyzwaniem na ogromną skalę: 91 placówek w całej Austrii, a przeszkolenie wszystkich pracowników wiązało się dotychczas z podróżami, planowaniem harmonogramów i odciąganiem personelu od obowiązków służbowych. Dzięki szkoleniom online pracownicy mogą uczestniczyć w kursie, gdy tylko mają 20 minut wolnego czasu, bez konieczności podróżowania i bez konieczności osobistego stawiennictwa trenera. Zobacz, w jaki sposób firma ARBÖ szkoli personel w 91 lokalizacjach.

Szkolenia i certyfikacja w zakresie zgodności z przepisami

Bezpieczeństwo żywności, bezpieczeństwo w miejscu pracy oraz protokoły dotyczące marki: system LMS zapewnia wymagane szkolenia, sprawdza wiedzę i wydaje certyfikat jako dowód. Wystarczy ustawić daty ważności, a proces ponownej certyfikacji sam automatycznie zarządza harmonogramem.

Organizacja IPTPA borykała się z tym problemem na skalę globalną. Jej program certyfikacyjny opierał się wyłącznie na stacjonarnych sesjach szkoleniowych, co po prostu nie sprawdzało się w krajach, w których brakowało odpowiednich obiektów. Przeniesienie tej części do sieci pozwoliło jej zapewnić ten sam poziom certyfikacji, niezależnie od tego, w którym miejscu na świecie dana osoba brała w nim udział. Zobacz, w jaki sposób IPTPA ujednoliciła proces certyfikacji na całym świecie.

Już na tym etapie można dostrzec większość korzyści opisanych we wcześniejszej części artykułu: szkolenia, które można skalować bez zwiększania nakładu pracy, ten sam standard niezależnie od lokalizacji oraz znacznie mniejszy nakład pracy ręcznej za kulisami dla osób, które wcześniej zajmowały się zarządzaniem tym procesem.

Jeśli te przykłady zastosowań przypominają Państwa codzienną pracę, następnym pytaniem jest: która platforma sobie z nimi poradzi? Wszystko sprowadza się do kilku kluczowych funkcji.

Funkcje, na które należy zwrócić uwagę w systemie LMS przeznaczonym do szkoleń franczyzowych

Nie każdy system LMS jest stworzony z myślą o strukturach franczyzowych, a różnice stają się widoczne bardzo szybko, gdy zarządzają Państwo więcej niż kilkoma lokalizacjami. Porównując platformy, należy zwrócić uwagę na poniższe funkcje, które decydują o tym, czy system sprawdzi się w sieci franczyzowej.

Oddzielne środowiska szkoleniowe dla poszczególnych lokalizacji

Każda placówka franczyzowa powinna posiadać własny portal szkoleniowy dla swoich uczestników, z indywidualnymi wynikami i, w razie potrzeby, własną identyfikacją wizualną, podczas gdy centrala zachowuje kontrolę nad treściami oraz nadzór nad całą siecią. Bez takiego rozdzielenia placówki trafiają do jednej, chaotycznej puli wspólnej, a raportowanie według franczyz staje się zgadywanką.

Raporty dostępne dla franczyzobiorców w dowolnym momencie

Proszę poszukać systemu LMS, w którym właściciele franczyz mogą na żądanie pobierać własne wskaźniki ukończenia szkoleń, wyniki i dane dotyczące certyfikacji – na potrzeby audytów, inspekcji i ocen wyników – podczas gdy Państwo zachowują widok obejmujący całą sieć.

Analiza luk w wiedzy

Wskaźniki ukończenia szkoleń wskazują, kto ukończył szkolenie; nie informują jednak, kto zrozumiał materiał. Dobry system LMS dla franczyzy pozwala analizować wyniki na poziomie poszczególnych pytań lub tematów, dzięki czemu można dokładnie zidentyfikować słabe punkty w wiedzy – konkretną procedurę, rolę lub lokalizację – i odpowiednio dostosować szkolenie zamiast polegać na domysłach.

Certyfikacja z monitorowaniem terminów ważności i odnowień

Certyfikaty potwierdzają zgodność z zasadami Państwa marki, dlatego nie powinny być uzależnione od ręcznych czynności. System LMS powinien automatycznie je wydawać po ukończeniu szkolenia, śledzić termin ich ważności oraz uruchamiać proces ponownej certyfikacji, dzięki czemu będą Państwo mogli zapewnić, że każda lokalizacja spełnia wymagane standardy.

White-labeling i branding

Szkolenia stanowią część doświadczenia związanego z marką. Poszukaj platformy, która pozwala dostosować każdy portal do wizerunku Państwa marki (logo, kolory, niestandardowy adres URL), tak aby franczyzobiorcy i ich pracownicy trafiali do środowiska przypominającego firmę, do której dołączyli, a nie narzędzie zewnętrzne.

Szkolenia dostosowane do urządzeń mobilnych dla pracowników pierwszej linii

Państwa uczestnicy szkoleń pracują na sali sprzedaży, a nie przy biurku. Szkolenia muszą działać na telefonie komórkowym, w postaci krótkich modułów, które można wpasować między poszczególne zadania. Jeśli system LMS zakłada, że każdy ma laptopa i godzinę spokoju, nie został on stworzony z myślą o zespołach franczyzowych.

Platforma spełniająca te wymagania może obsługiwać szkolenia franczyzowe; kolejnym pytaniem jest, czy jest to odpowiednia platforma dla Państwa sieci.

Jak wybrać najlepszą platformę LMS do szkoleń franczyzowych

Mając pod ręką listę cech, wybór między platformami sprowadza się przede wszystkim do dopasowania. Najlepsze platformy LMS do szkoleń franczyzowych to te, które są dostosowane do struktury Państwa sieci, potrzeb uczestników szkoleń oraz planów rozwoju. Oto jak podjąć tę decyzję.

Najpierw określ potrzeby szkoleniowe swojej sieci

Zacznij od rzeczywistej sytuacji, a nie od listy funkcji: ile lokalizacji, ilu uczestników szkoleń miesięcznie, jakie stanowiska, które szkolenia są obowiązkowe, a które mają charakter ciągły. Sieć składająca się z 10 lokalizacji o dużej rotacji personelu ma zupełnie inne potrzeby niż sieć licząca 100 lokalizacji ze stabilną kadrą. Znajomość tych potrzeb pozwoli Państwu uniknąć ponoszenia kosztów za funkcje, z których nigdy nie będą Państwo korzystać.

Sprawdź łatwość obsługi dla pracowników niebędących pracownikami biurowymi

Państwa trenerzy będą na co dzień korzystać z panelu administracyjnego, a uczestnicy szkoleń to zapracowani pracownicy pierwszej linii. Obie grupy potrzebują platformy, która jest naprawdę prosta w obsłudze. Jeśli tworzenie kursu wymaga instrukcji obsługi, a jego ukończenie – wsparcia działu IT, wdrożenie w poszczególnych lokalizacjach utknie w martwym punkcie, a system LMS, z którego nikt nie korzysta, niczego nie standaryzuje.

Porównaj modele cenowe: opłata za stanowisko a opłata ryczałtowa

Kwestia ta zasługuje na szczególną uwagę. Wiele platform LMS pobiera opłaty za każdego użytkownika, co stanowi obciążenie dla franczyz, ponieważ duża rotacja personelu oznacza, że nieustannie płacą Państwo za stanowiska osób, które odeszły, oraz tych, które dopiero dołączyły. Model opłaty ryczałtowej z nieograniczoną liczbą uczestników pozwala utrzymać przewidywalne koszty, niezależnie od tego, jak często zmienia się personel lub ile lokalizacji Państwo dodają. Przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy proszę dokładnie obliczyć rzeczywistą rotację personelu.

Upewnij się, że system skaluje się wraz z rozwojem sieci

Dodanie nowej lokalizacji powinno zająć zaledwie kilka minut. Sprawdź, ile to kosztuje i ile pracy wymaga uruchomienie nowego środowiska szkoleniowego, ponieważ będzie to czynność, którą będziesz powtarzać najczęściej w miarę rozwoju sieci.

Przetestuj funkcję raportowania przed podjęciem decyzji

Raportowanie to obszar, w którym platformy LMS dla franczyz różnią się najbardziej, a wszystkie broszury obiecują to samo. Podczas okresu próbnego sprawdź, czy możesz przeglądać wyniki w podziale na poszczególne lokalizacje, analizować wyniki szczegółowo oraz przyznawać franczyzobiorcom indywidualny dostęp. Jeśli dane potrzebne do audytu są trudne do znalezienia w wersji próbnej, trudno będzie je znaleźć również podczas rzeczywistego audytu.

Przejdź przez te pięć kroków, a lista finalistów ułoży się sama. A jeśli zależy Państwu na stałej opłacie za każdą lokalizację oraz prostocie codziennego użytkowania, mamy dla Państwa propozycję.

Już dziś zacznijcie skalować szkolenia franczyzowe dzięki Easy LMS 

Easy LMS zostało stworzone z myślą o sieciach franczyzowych. Każda lokalizacja otrzymuje własną akademię – spersonalizowany portal szkoleniowy z własnymi uczestnikami i wynikami, podczas gdy Państwo zachowują centralną kontrolę nad treściami oraz wgląd w postępy w całej sieci. Wystarczy raz zaktualizować kurs, a zmiana natychmiast obowiązuje wszędzie, dzięki czemu żadna placówka nigdy nie prowadzi szkoleń w oparciu o nieaktualne materiały.

Certyfikaty są wydawane automatycznie, a daty ich ważności uruchamiają proces ponownej certyfikacji, zapewniając Państwu i Państwa franczyzobiorcom zawsze aktualny dowód zgodności z przepisami. A ponieważ Easy LMS pobiera stałą opłatę bez ograniczeń co do liczby uczestników, duża rotacja personelu i nowe lokalizacje nigdy nie powodują wzrostu Państwa budżetu szkoleniowego.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny lub umów się na 30-minutową prezentację i przekonaj się, o ile łatwiejsze może być szkolenie franczyzowe.