LMS de formação em franchising: Como expandir a formação de forma eficiente

O que é um LMS de formação para franchisados?

Um LMS de formação para franchising é uma plataforma online centralizada que permite aos franqueadores criar, ministrar e acompanhar a formação em todas as suas unidades. A sede controla o conteúdo e as normas; cada unidade de franchising dispõe do seu próprio ambiente de formação; e todos os colaboradores aprendem a partir do mesmo material atualizado.

É precisamente esta última característica que o distingue de um LMS genérico. A maioria das plataformas de aprendizagem é concebida para formar uma única organização. Uma rede de franchising não é uma única organização; é uma marca distribuída por várias empresas independentes. Um LMS de formação para franchising está estruturado precisamente para isso: controlo centralizado do conteúdo, gestão local dos formandos e separação clara entre unidades, para que os franchisados vejam as suas próprias equipas e resultados, e não os dos outros.

Além disso, transfere a formação de franchisados para o ambiente online, o que é importante quando os seus formandos são funcionários de restaurantes, técnicos ou profissionais do setor hoteleiro que não podem passar um dia inteiro numa sala de aula. A formação online para franchisados adapta-se a um turno de trabalho, chega a todas as localizações ao mesmo tempo e não depende da presença física de um formador.

Eis o que isso significa para si na prática.

Vantagens da utilização de um LMS para a formação de franchisados

A justificação para a adoção de um LMS no formação de franchisados resume-se a um aspeto: proporcionar formação de forma consistente e em grande escala, sem aumentar os custos. Estes são os benefícios que os formadores de franchisados notam em primeiro lugar.

Formação padronizada em todas as localizações

A promessa da sua marca depende de os clientes terem a mesma experiência em todas as localizações. Um LMS torna isso exequível: cada franqueado forma o seu pessoal com os mesmos cursos, avaliações e padrões. Quando atualiza um processo, a atualização chega a todas as localizações simultaneamente. Não há PDFs desatualizados a circular nem formações nas localizações baseadas no manual do ano passado.

Integração mais rápida de franqueados e colaboradores

Os novos franqueados têm muito para assimilar e a sua equipa precisa de se tornar produtiva rapidamente. Com um LMS, a integração torna-se um percurso estruturado em vez de uma correria: os novos proprietários aprendem as operações, os padrões da marca e a conformidade numa ordem definida, e os novos colaboradores concluem módulos específicos para as suas funções desde o primeiro dia. Basta criar o programa de integração uma única vez, e todos os novos franchisados e colaboradores beneficiam dele.

Gestão mais fácil da conformidade

Procedimentos de segurança, normas de higiene, regras da marca – a conformidade da franquia não é opcional, e comprová-la não deve ser um processo complicado. Um LMS regista exatamente quem concluiu qual formação e quando, emite certificados automaticamente após a conclusão e sinaliza quando as certificações estão prestes a vencer. Quando surge uma auditoria ou inspeção, os registos já estão disponíveis.

Redução da carga administrativa

Acompanhar a conclusão dos cursos, corrigir testes, enviar certificados, compilar folhas de cálculo por localização… este é o trabalho que ocupa a semana de um gestor de formação. Um LMS automatiza tarefas como a correção instantânea de exames e o envio automático de certificados. O seu tempo é dedicado a melhorar a formação, e não à administração que a envolve.

Maior visibilidade do progresso da formação

Sem um sistema central, saber se uma unidade recebeu efetivamente a formação significa ter de perguntar e esperar. Com um LMS, pode ver as taxas de conclusão, as taxas de aprovação e as pontuações em toda a rede em tempo real. Além disso, pode focar-se numa única localização ou função quando algo parecer errado. Os franchisados também têm acesso aos seus próprios resultados, para que possam responder a auditorias e avaliações de desempenho sem terem de passar por si.

Crescimento escalável sem aumentar os custos de formação

Eis a vantagem que se acumula ao longo do tempo: assim que a sua formação estiver integrada num LMS, adicionar uma unidade não implica trabalho adicional de formação. Os cursos existem, a estrutura existe e uma nova franquia basta integrar-se nela. E, dependendo do modelo de preços que escolher, a formação também deixa de ser um custo crescente.

Estes são os benefícios. Agora, vamos analisar o trabalho quotidiano que um LMS de formação para franchisados gere.

Casos de utilização comuns para plataformas LMS de formação de franchisados

Cada rede de franchising utiliza o seu LMS de forma ligeiramente diferente, mas as tarefas principais são notavelmente semelhantes em todos os setores, quer se trate de restaurantes, salões de beleza, serviços de reparação ou hotéis. Estes são alguns dos casos de utilização que se repetem frequentemente.

Formar rapidamente o pessoal de novas unidades

As funções de atendimento ao público apresentam uma elevada rotatividade, o que é uma realidade em restaurantes, no retalho e no setor hoteleiro. Um LMS torna o ciclo constante de integração mais fácil de gerir: módulos curtos que os novos colaboradores podem concluir durante um turno, nos seus telemóveis, se necessário, para que estejam à altura dos padrões em dias, em vez de semanas.

A ARBÖ deparou-se com uma versão desta situação em grande escala: 91 locais em toda a Áustria, e formar toda a gente significava, anteriormente, deslocações, agendamento e afastar o pessoal do trabalho. Com a formação online, os colaboradores podem frequentar um curso sempre que tiverem 20 minutos livres, sem necessidade de deslocações e sem que um formador tenha de comparecer pessoalmente. Veja como a ARBÖ forma o pessoal nas suas 91 localizações.

Formação e certificação em conformidade

Segurança alimentar, segurança no local de trabalho e protocolos da marca: um LMS ministra a formação necessária, avalia os conhecimentos e emite um certificado como prova. Defina datas de validade e a recertificação gere o seu próprio agendamento.

A IPTPA enfrentava este problema a nível global. O seu programa de certificação dependia inteiramente de sessões presenciais em sala de aula, o que simplesmente não funcionava em países onde não existiam instalações adequadas. A transição dessa parte para o formato online permitiu-lhes ministrar a mesma certificação, de forma consistente, independentemente do local do mundo onde a formação fosse realizada. Veja como a IPTPA padronizou a certificação a nível mundial.

Entre estas duas opções, já é possível observar a concretização da maioria dos benefícios mencionados anteriormente neste artigo: formação que se adapta sem multiplicar a carga de trabalho, o mesmo padrão aplicado independentemente da localização e muito menos esforço manual nos bastidores para quem costumava gerir o processo.

Se esses casos de utilização se assemelham ao seu dia-a-dia, a próxima questão é: qual a plataforma capaz de os gerir? Isso resume-se a um conjunto de funcionalidades.

Funcionalidades a procurar num LMS de formação para franchisados

Nem todos os LMS são concebidos para estruturas de franchising, e as diferenças tornam-se evidentes rapidamente assim que se passa a gerir mais do que algumas localizações. Ao comparar plataformas, estas são as funcionalidades que determinam se o sistema funciona para uma rede de franchising.

Ambientes de formação separados por local

Cada local de franquia deve ter o seu próprio portal de formação para os formandos, com os seus próprios resultados e identidade de marca, se necessário, enquanto a sede mantém o controlo do conteúdo e a supervisão de toda a rede. Sem esta separação, os locais acabam por se encontrar num único conjunto partilhado e desorganizado, e a elaboração de relatórios por franquia torna-se uma questão de suposições.

Relatórios a que os franqueados podem aceder a qualquer momento

Procure um LMS em que os proprietários das franquias possam consultar as suas próprias taxas de conclusão, pontuações e registos de certificação sempre que necessário — para auditorias, inspeções e avaliações de desempenho — enquanto mantém uma visão global da rede.

Análise das lacunas de conhecimento

As taxas de conclusão indicam quem concluiu a formação; não indicam quem compreendeu. Um bom LMS para franchisados permite-lhe analisar os resultados ao nível de cada pergunta ou tópico, para que possa identificar exatamente onde o conhecimento é mais fraco — um procedimento específico, uma função ou uma unidade — e corrigir a formação em vez de avançar à cega.

Certificação com acompanhamento de validade e renovação

Os certificados comprovam a conformidade com as regras da sua marca, pelo que não devem depender de trabalho manual. O LMS deve emitir os certificados automaticamente quando a formação estiver concluída, acompanhar a sua validade e acionar a recertificação, para que possa garantir que todas as localizações cumprem comprovadamente as normas.

Marca branca e identidade de marca

A formação faz parte da experiência da marca. Procure uma plataforma que permita que cada portal exiba a sua identidade de marca (logótipo, cores, URL personalizada), para que os franchisados e os seus colaboradores acedam a um ambiente que lhes transmita a sensação de estarem na empresa a que pertencem, e não numa ferramenta de terceiros.

Formação adaptada a dispositivos móveis para o pessoal da linha da frente

Os seus formandos estão no local de trabalho, não numa secretária. A formação tem de funcionar num telemóvel, em módulos curtos que se encaixem entre tarefas. Se o LMS partir do princípio de que todos têm um portátil e uma hora de tranquilidade, não foi concebido para equipas de franchising.

Uma plataforma que cumpra estes requisitos pode ministrar formação em franchising; a questão seguinte é saber se é a plataforma certa para a sua rede.

Como escolher a melhor plataforma LMS para a formação em franchising

Com a lista de verificação de funcionalidades em mãos, a escolha entre plataformas passa a ser mais uma questão de adequação. As melhores plataformas LMS para a formação em franchising são aquelas que se alinham com a estrutura da sua rede, com os seus formandos e com os seus planos de crescimento. Eis como proceder na tomada de decisão.

Comece por mapear as necessidades de formação da sua rede

Comece pela sua realidade, não pelas listas de funcionalidades: quantas unidades, quantos formandos por mês, quais as funções, quais as formações obrigatórias e quais as contínuas. Uma rede de 10 unidades com elevada rotatividade tem necessidades muito diferentes das de uma rede de 100 unidades com pessoal estável. Conhecer as suas necessidades evita que pague por funcionalidades complexas que nunca irá utilizar.

Verifique a facilidade de utilização para os colaboradores que não trabalham no escritório

Os seus formadores irão utilizar diariamente a área de administração, enquanto os seus formandos são colaboradores ocupados na linha da frente. Ambos precisam que a plataforma seja genuinamente simples. Se a criação de um curso exigir um manual, ou se a sua conclusão necessitar de apoio informático, a adoção em todas as localizações ficará estagnada, e um LMS que ninguém utiliza não padroniza nada.

Compare os modelos de preços: por utilizador vs. taxa fixa

Este aspeto merece especial atenção. Muitas plataformas LMS cobram por utilizador, o que penaliza as franquias, pois uma elevada rotatividade significa que está constantemente a pagar por licenças de pessoas que já saíram e de outras que acabaram de chegar. Um modelo de taxa fixa com participantes ilimitados mantém os custos previsíveis, independentemente da frequência com que o pessoal muda ou do número de locais que adicionar. Faça as contas com base na sua rotatividade real antes de assinar qualquer contrato.

Certifique-se de que o sistema se adapta à medida que as localizações crescem

Adicionar um local deve demorar apenas alguns minutos. Verifique quanto custa e quanto trabalho é necessário para criar um novo ambiente de formação, pois esse será o processo que irá repetir com maior frequência à medida que a sua rede crescer.

Teste os relatórios antes de se comprometer

Os relatórios são a área em que as plataformas LMS de franchising mais diferem, e todos os folhetos prometem o mesmo. Durante um período de teste, verifique se consegue visualizar os resultados por local, analisar as pontuações em pormenor e conceder aos franchisados o seu próprio acesso. Se os dados de que necessitaria para uma auditoria forem difíceis de encontrar durante o período de teste, será igualmente difícil encontrá-los quando a auditoria for real.

Siga estes cinco passos e a lista de finalistas tenderá a surgir por si só. E se o que procura é uma estrutura de tarifa fixa por localização e uma utilização diária simples, temos uma sugestão.

Comece hoje mesmo a expandir a formação em franchising com o Easy LMS 

O Easy LMS foi concebido para franchisings. Cada localização dispõe da sua própria academia, um portal de formação com a marca da empresa, com os seus próprios formandos e resultados, enquanto mantém o controlo central sobre o conteúdo e uma visão do progresso em toda a rede. Basta atualizar um curso uma vez e a alteração aplica-se instantaneamente em todo o lado, para que nenhuma unidade venha a receber formação com material desatualizado.

Os certificados são emitidos automaticamente, com datas de validade que desencadeiam a recertificação, proporcionando a si e aos seus franqueados uma prova de conformidade sempre disponível. E como o Easy LMS cobra uma taxa fixa com participantes ilimitados, a elevada rotatividade e as novas localizações nunca inflacionam o seu orçamento de formação.

Comece um período de teste gratuito ou marque uma demonstração de 30 minutos e veja como a formação em franchising pode ser muito mais simples.