SimiTree: fra compliance udfordringer til dokumenterede resultater

Udfordringen: overvinde forhindringer i en kompleks branche

SimiTree er en konsulent- og servicevirksomhed dedikeret til hjemmepleje- og hospicebranchen. Deres ekspertise spænder over fusioner og opkøb, overholdelse af offentlige regler, fakturering, kodning og OASIS-gennemgang. Med mere end 500 fagfolk yder SimiTree kritisk back-office og klinisk støtte til organisationer i hele USA.

Heather Curren, Director of Education for Coding and OASIS, leder medarbejdernes trænings- og uddannelsesinitiativer hos SimiTree. Alene hendes afdeling administrerer 70 fuldtidsansatte og mere end 100 leverandører, som skal holde sig ajour med de hyppige ændringer i Medicare- og ICD-10-regler.

Inden Easy LMS stod Heathers team over for flere udfordringer:

• Spredt uddannelse: Uddannelsesmaterialer blev sendt til medarbejdere og klienter via email, hvilket gjorde det vanskeligt at kontrollere, om deltagere rent faktisk læste og forstod opdateringer.

• Manglende sporing: Uden en central platform kunne Heather svært se, hvem der havde gennemført uddannelsen, eller sikre, at 90-dages orienteringskravene blev overholdt.

• Begrænsede ressourcer hos klienter: Mange udbydere af hjemmesygepleje og hospice havde fjernet dedikeret uddannelsespersonale på grund af budgetpres, hvilket efterlod medarbejderne underforberedt.

forklarede Heather:

"Jeg kunne sende opdateringer ud, men jeg var ikke sikker på, at disse rent faktisk blev læst. Visse modtagere hævdede endda, at de aldrig havde modtaget emailen. Det blev meget tidskrævende at kontrollere."

Løsningen: en centraliseret platform til skalerbar og sporbar træning

SimiTree indførte Easy LMS i 2022 som en intern og kundevendt træningsløsning. Platformen blev et centralt omdrejningspunkt for onboarding, lovmæssige opdateringer og løbende træning.

Heather og hendes team anvender Easy LMS til at:

• Tilbyde onboarding- og orienteringsmoduler til SimiTree-medarbejdere.

• Tilbyde klienter løbende træning som en merværditjeneste sammen med kodning og OASIS-gennemgang.

• Understøtte agenturer i at opfylde overensstemmelseskrav og korrigerende handlingsplaner.

• Tildele, spore og rapportere personalets gennemførelse af kritisk træning.

Heather vedligeholder også SimiTrees mere end 50 Easy LMS-akademier og administrerer mere end 800 aktive deltagere internt og eksternt.

Vi giver adgang til Easy LMS som en bonus til vores klienter. Det hjælper dem med at fokusere på kvalitetssikring i stedet for at bekymre sig om at uddanne deres medarbejdere.

Resultaterne: hurtigere anmeldelser, lavere omkostninger, bedre compliance

Ved at implementere Easy LMS opnåede SimiTree målbare forbedringer:

✅ Tidsbesparelser: Klienter, som anvendte Easy LMS, udførte anmeldelser 5-10 minutter hurtigere end dem, der ikke havde adgang. I løbet af en otte timers dag kan det svare til en hel ekstra patientgennemgang per medarbejder.

✅ Omkostningsbesparelser for klienter: SimiTree tager normalt 200-500 dollars i timen for live-træning. Med Easy LMS modtager klienter gratis onlinetræning som en del af deres kontrakt.

✅ Konkurrencefordel: Ved at tilbyde klienter gratis adgang til Easy LMS har SimiTree styrket deres markedsposition i en meget konkurrencepræget branche.

✅ Overholdelse af regler: Klienter anvender Easy LMS til at dokumentere korrigerende handlingsplaner og bevise, at 100% af personalet har gennemført disse inden for de fastsatte tidsrammer. Ved at undgå forsinkede indsendelser til Medicare undgår man bøder på 1.200 til 2.500 dollars per patient.

✅ Forbedret præstation: Agenturer, som anvendte træningen, klarer sig bedre i kodning og OASIS-gennemgang, reducerer fejl og undgår dyre compliance problemer.

Vi har fået bureauer til at anvende Easy LMS som bevis i deres offentlige undersøgelser. Det er den perfekte platform til at vise compliance.

Udviklet til effektivitet og fremtidig vækst

For SimiTree kom beslutningen til at handle om omkostninger, enkelhed og fleksibilitet. Sammenlignet med mere komplekse og dyre systemer gav Easy LMS Heather præcis dét, hun havde brug for: en enkel måde at levere og opdatere træning hurtigt. Hun tilføjer nu nye moduler hvert kvartal, som dækker både hjemmesygepleje og hospice, og har allerede planlagt indhold frem til 2026 for at holde medarbejdere og klienter forberedt på konstante ændringer i Medicare.

Jeg har ikke brug for et poleret, kompliceret system. Jeg har bare brug for at få informationerne hurtigt ud, holde dem opdaterede og sikre, at alle har adgang. Easy LMS gør det muligt.

Med Easy LMS har SimiTree gjort uddannelse til både et internt effektivitetsværktøj og en konkurrencefordel, som hjælper klienter og medarbejdere med at spare tid, reducere omkostningerne og overholde reglerne.