De uitdaging: hindernissen overwinnen in een complexe sector
SimiTree is een advies- en dienstverleningsbedrijf dat zich richt op de thuiszorg- en hospice-industrie. Hun expertise omvat fusies en overnames, naleving van overheidsvoorschriften, facturering, codering en OASIS-beoordeling. Met meer dan 500 professionals biedt SimiTree essentiële back-office en klinische ondersteuning aan instellingen in de hele Verenigde Staten.
Heather Curren, Directeur Onderwijs voor Codering en OASIS, leidt initiatieven op het gebied van personeelstraining en onderwijs bij SimiTree. Haar afdeling alleen al beheert 70 fulltime werknemers en meer dan 100 contractanten die op de hoogte moeten blijven van veelvuldige wijzigingen in de Medicare- en ICD-10-regelgeving.
Voordat Easy LMS bestond, had het team van Heather te maken met verschillende obstakels:
Verspreide training: Trainingsmaterialen werden per e-mail naar medewerkers en klanten gestuurd, waardoor het moeilijk was om te controleren of mensen updates daadwerkelijk hadden gelezen en begrepen.
Geen tracering: Zonder een centraal platform kon Heather niet eenvoudig zien wie de training had voltooid en kon Heather er niet voor zorgen dat de 90-dagen oriëntatievereisten werden nageleefd.
Beperkte middelen bij de klantagentschappen: Veel thuiszorg- en hospice-instellingen hadden hun trainingspersoneel geschrapt vanwege budgettaire druk, waardoor het personeel onvoldoende voorbereid was.
Heather legde uit:
"Ik kon wel updates versturen, maar ik wist niet zeker of mensen ze ook echt lazen. Sommigen beweerden zelfs dat ze de e-mail nooit hadden ontvangen. Het werd erg tijdrovend om mensen op te sporen."
De oplossing: een gecentraliseerd platform voor schaalbare en traceerbare training
SimiTree koos in 2022 voor Easy LMS als interne en klantgerichte trainingsoplossing. Het platform werd een centrale hub voor onboarding, updates van regelgeving en continue training.
Heather en haar team gebruiken Easy LMS om:
Verzorg onboarding- en oriëntatiemodules voor SimiTree-medewerkers.
Bied klanten doorlopende training aan als een service met toegevoegde waarde, naast coderings- en OASIS-beoordelingen.
Ondersteun instanties bij het voldoen aan de nalevingseisen en corrigerende actieplannen.
Wijs, volg en rapporteer de voltooiing van cruciale training door medewerkers.
Heather onderhoudt ook de meer dan 50 Easy LMS academies van SimiTree en beheert meer dan 800 actieve deelnemers, zowel intern als extern.
Wij bieden onze klanten toegang tot Easy LMS als een bonus. Het helpt hen zich te concentreren op kwaliteitsborging in plaats van zich zorgen te maken over het opleiden van hun personeel.
De resultaten: snellere beoordelingen, lagere kosten, betere naleving
Door Easy LMS te implementeren, bereikte SimiTree meetbare verbeteringen:
✅ Tijdsbesparing: Klanten die Easy LMS gebruikten, voerden beoordelingen 5-10 minuten sneller uit dan klanten zonder toegang. Op een dag van acht uur kan dit oplopen tot een hele extra patiëntbeoordeling per medewerker.
✅ Kostenbesparingen voor klanten: SimiTree rekent normaal $200 tot $500 per uur voor live training. Met Easy LMS ontvangen klanten gratis online training als onderdeel van hun contract.
✅ Competitief voordeel: Het aanbieden van gratis toegang voor klanten tot Easy LMS versterkt SimiTree's marktpositie in een zeer concurrerende sector.
✅ Reglementaire naleving: Klanten gebruiken Easy LMS om corrigerende actieplannen te documenteren en om aan te tonen dat 100% van het personeel binnen de voorgeschreven termijn klaar is. Het voorkomen van te late indieningen bij Medicare voorkomt boetes van $1.200 tot $2.500 per patiënt.
✅ Betere prestaties: Agentschappen die de training gebruiken, presteren beter bij coderingen en OASIS-beoordelingen, waardoor ze minder fouten maken en kostbare nalevingsproblemen voorkomen.
We hebben bureaus Easy LMS laten gebruiken als bewijs in hun overheidsonderzoeken. Het is het perfecte platform om compliance aan te tonen.
Gebouwd voor efficiëntie en toekomstige groei
Voor SimiTree kwam de beslissing neer op kosten, eenvoud en flexibiliteit. Vergeleken met complexere en duurdere bedrijfssystemen gaf Easy LMS Heather precies wat ze nodig had: een eenvoudige manier om snel trainingen te geven en bij te werken. Ze voegt nu elk kwartaal nieuwe modules toe, die zowel onderwerpen voor de thuiszorg als voor hospice behandelen, en ze heeft al inhoud gepland tot 2026 om personeel en klanten voorbereid te houden op constante Medicare-veranderingen.
Ik heb geen gepolijst, ingewikkeld systeem nodig. Ik moet alleen de informatie snel beschikbaar hebben, up-to-date houden en zorgen dat iedereen toegang heeft. Easy LMS maakt dat mogelijk.
Met Easy LMS heeft SimiTree training veranderd in zowel een intern efficiëntie-instrument als een concurrentievoordeel, waardoor klanten en medewerkers tijd besparen, kosten besparen en compliant blijven.
}}">