Le défi : surmonter les obstacles d’un secteur complexe
SimiTree est une société de conseil et de services spécialisée dans le secteur des soins à domicile et des soins palliatifs. Son expertise couvre les fusions et acquisitions, la conformité réglementaire, la facturation, le codage médical et la vérification OASIS. Avec plus de 500 professionnels, SimiTree fournit un soutien clinique et administratif essentiel aux agences à travers les États-Unis.
Heather Curren, directrice de la formation pour le codage et OASIS, supervise les initiatives de formation et d’éducation du personnel chez SimiTree. Son département gère à lui seul 70 employés à temps plein et plus de 100 sous-traitants, qui doivent se tenir à jour face aux évolutions fréquentes des réglementations Medicare et ICD-10.
Avant Easy LMS, l'équipe d'Heather était confrontée à plusieurs difficultés :
Formation dispersée : les supports étaient envoyés par e-mail au personnel et aux clients, ce qui rendait difficile la vérification de la lecture et de la compréhension des mises à jour.
Absence de suivi : sans plateforme centralisée, Heather ne pouvait pas facilement savoir qui avait terminé sa formation ni garantir le respect des exigences d’orientation de 90 jours.
Manque de ressources dans les agences clientes : de nombreuses structures de soins à domicile et d’hospice avaient supprimé leur personnel dédié à la formation pour des raisons budgétaires, laissant les équipes insuffisamment préparées.
Heather explique : "Je pouvais envoyer les mises à jour, mais je n'étais pas sûre que les gens les lisent réellement. Certains prétendaient même n'avoir jamais reçu l'e-mail. Cela devenait très chronophage de courir après les réponses."
La solution : une plateforme centralisée pour une formation évolutive et traçable
SimiTree a adopté Easy LMS en 2022 en tant que solution de formation interne et orientée client. La plateforme est devenue un point central pour l’intégration des nouveaux employés, les mises à jour réglementaires et la formation continue.
Heather et son équipe utilisent Easy LMS pour :
Fournir des modules d'accueil et d'orientation aux employés de SimiTree.
Proposer aux clients des formations continues comme service à valeur ajoutée, en complément des revues de codage et OASIS.
Aider les agences à respecter les exigences de conformité et à mettre en œuvre leurs plans d’action corrective.
Attribuer, suivre et rapporter la complétion des formations essentielles.
Heather assure également la maintenance des plus de 50 académies Easy LMS de SimiTree, réunissant plus de 800 participants actifs en interne et chez les clients.
Nous offrons l’accès à Easy LMS à nos clients comme un bonus. Cela leur permet de se concentrer sur la qualité plutôt que sur la gestion de la formation de leur personnel.
Les résultats : des examens plus rapides, des coûts réduits, une conformité renforcée
Grâce à Easy LMS, SimiTree a obtenu des résultats mesurables :
✅ Gain de temps : Les clients utilisant Easy LMS ont effectué des examens 5 à 10 minutes plus rapidement que ceux qui n'y avaient pas accès. Sur une journée de huit heures, cela équivaut à un examen de patient supplémentaire par membre du personnel.
✅ Économies pour les clients : SimiTree facture normalement 200 à 500 $ par heure pour une formation en direct. Avec Easy LMS, les clients bénéficient de formations en ligne gratuites incluses dans leur contrat.
✅ Avantage concurrentiel : proposer un accès gratuit à Easy LMS renforce la position de SimiTree dans un secteur très concurrentiel.
✅ Conformité réglementaire : les clients utilisent Easy LMS pour documenter leurs plans d’action corrective et prouver une complétion à 100 % des formations dans les délais requis. En évitant les retards de soumission à Medicare, ils préviennent des amendes de 1 200 à 2 500 $ par patient.
✅ Amélioration des performances : les agences formées avec Easy LMS obtiennent de meilleurs résultats lors des revues de codage et OASIS, réduisant les erreurs et les risques de non-conformité coûteuse.
Certaines agences utilisent Easy LMS comme preuve lors de leurs audits gouvernementaux. C'est la plateforme idéale pour démontrer la conformité.
Construit pour l'efficacité et la croissance future
Pour SimiTree, le choix s’est fait sur trois critères : le coût, la simplicité et la flexibilité. Comparé à d’autres systèmes complexes et coûteux, Easy LMS a offert à Heather exactement ce dont elle avait besoin : un moyen simple et rapide de diffuser et de mettre à jour les formations. Elle ajoute désormais de nouveaux modules chaque trimestre, couvrant à la fois les soins à domicile et les soins palliatifs, et a déjà planifié du contenu jusqu'en 2026 pour que le personnel et les clients soient prêts à faire face aux changements constants de Medicare.
Je n'ai pas besoin d'un système sophistiqué et compliqué. Je veux juste pouvoir diffuser les informations rapidement, les mettre à jour facilement et m’assurer que tout le monde y a accès. Easy LMS rend cela possible.
Grâce à Easy LMS, SimiTree a fait de la formation un outil d'efficacité interne et un avantage concurrentiel, aidant à la fois ses clients et son personnel à gagner du temps, à réduire les coûts et à rester en conformité.
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