Le défi : surmonter les obstacles dans un secteur complexe
SimiTree est une société de conseil et de services dédiée au secteur des soins à domicile et des soins palliatifs. Son expertise couvre les fusions et acquisitions, la conformité aux réglementations gouvernementales, la facturation, le codage et l'examen OASIS. Avec plus de 500 professionnels, SimiTree fournit un soutien clinique et administratif essentiel aux agences à travers les États-Unis.
Heather Curren, directrice de la formation pour Coding et OASIS, dirige les initiatives de formation du personnel et d'éducation chez SimiTree. Sa division gère à elle seule 70 employés à temps plein et plus de 100 sous-traitants qui doivent se tenir au courant des changements fréquents de Medicare et de la réglementation ICD-10.
Avant Easy LMS, l'équipe d'Heather était confrontée à plusieurs obstacles :
Formation dispersée : les documents de formation étaient envoyés par courriel au personnel et aux clients, ce qui rendait difficile la vérification de la lecture et de la compréhension des mises à jour.
L'absence de suivi : En l'absence d'une plateforme centrale, Heather ne pouvait pas facilement savoir qui avait suivi la formation ou s'assurer de la conformité avec les exigences d'orientation de 90 jours.
Les ressources limitées dans les agences clientes : De nombreux prestataires de soins à domicile et de soins palliatifs ont supprimé le personnel chargé de la formation en raison de pressions budgétaires, laissant le personnel mal préparé.
Heather a expliqué :
"Je pouvais envoyer des mises à jour, mais je n'étais pas sûr que les gens les lisent vraiment. Certains prétendaient même n'avoir jamais reçu l'e-mail. Cela prenait beaucoup de temps de courir après les gens".
La solution : une plateforme centralisée pour une formation évolutive et traçable
SimiTree a adopté Easy LMS en 2022 en tant que solution de formation interne et orientée client. La plateforme est devenue une plaque tournante pour l'intégration, les mises à jour réglementaires et la formation continue.
Heather et son équipe utilisent Easy LMS pour :
Fournir des modules d'accueil et d'orientation pour le personnel de SimiTree.
Offrir aux clients une formation continue en tant que service à valeur ajoutée, parallèlement aux examens de codage et d'OASIS.
Aider les agences à respecter les exigences de conformité et les plans d'action corrective.
Assigner, suivre et rendre compte de l'achèvement par le personnel de la formation essentielle.
Heather assure également la maintenance des plus de 50 académies Easy LMS de SimiTree, gérant plus de 800 participants actifs en interne et en externe.
Nous offrons l'accès à Easy LMS en prime à nos clients. Cela leur permet de se concentrer sur l'assurance qualité au lieu de se préoccuper de la formation de leur personnel.
Les résultats : des examens plus rapides, des coûts moins élevés, une meilleure conformité
En mettant en œuvre Easy LMS, SimiTree a obtenu des améliorations mesurables :
✅ Gain de temps : Les clients qui ont utilisé Easy LMS ont effectué des examens 5 à 10 minutes plus rapidement que ceux qui n'y avaient pas accès. Sur une journée de huit heures, cela peut représenter un examen de patient supplémentaire par membre du personnel.
✅ Économies pour les clients : SimiTree facture normalement 200 à 500 $ par heure pour une formation en direct. Avec Easy LMS, les clients bénéficient d'une formation en ligne gratuite dans le cadre de leur contrat.
✅ Avantage concurrentiel : L'accès gratuit des clients à Easy LMS renforce la position de SimiTree sur le marché dans un secteur très concurrentiel.
✅ Conformité réglementaire : Les clients utilisent Easy LMS pour documenter les plans d'action corrective et prouver que le personnel a terminé à 100 % dans les délais prescrits. En évitant les soumissions tardives à l'assurance-maladie, ils évitent des pénalités de 1 200 à 2 500 dollars par patient.
✅ Amélioration des performances : Les agences qui utilisent la formation obtiennent de meilleurs résultats lors du codage et des examens OASIS, ce qui permet de réduire les erreurs et d'éviter des problèmes de conformité coûteux.
Nous avons eu des agences qui ont utilisé Easy LMS comme preuve dans leurs enquêtes gouvernementales. C'est la plateforme idéale pour démontrer la conformité.
Construit pour l'efficacité et la croissance future
Pour SimiTree, la décision a été prise en fonction du coût, de la simplicité et de la flexibilité. Comparé à des systèmes d'entreprise plus complexes et plus coûteux, Easy LMS a donné à Heather exactement ce dont elle avait besoin : un moyen simple de dispenser et de mettre à jour la formation rapidement. Elle ajoute maintenant de nouveaux modules tous les trimestres, couvrant à la fois les soins à domicile et les soins palliatifs, et a déjà planifié le contenu jusqu'en 2026 pour que le personnel et les clients soient prêts à faire face aux changements constants de Medicare.
Je n'ai pas besoin d'un système sophistiqué et compliqué. J'ai juste besoin de diffuser l'information rapidement, de la tenir à jour et de m'assurer que tout le monde y a accès. Easy LMS rend cela possible.
Grâce à Easy LMS, SimiTree a fait de la formation un outil d'efficacité interne et un avantage concurrentiel, aidant les clients et le personnel à gagner du temps, à réduire les coûts et à rester en conformité.
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