Programmi di formazione per i dipendenti: tipologie, vantaggi e come crearne uno

Che cos’è un programma di formazione per i dipendenti?

In sostanza, un programma di formazione per i dipendenti è un metodo strutturato e ripetibile volto a fornire ai dipendenti le conoscenze o le competenze necessarie per uno scopo specifico. Solitamente tale scopo è ben definito: inserire un nuovo assunto, colmare una specifica lacuna di competenze, rispettare una scadenza di conformità. Non è un processo a tempo indeterminato, ed è proprio questo il punto. Un buon programma di formazione ha un obiettivo finale ben definito.

È utile distinguere in questa sede la formazione dallo sviluppo, poiché i due termini vengono spesso utilizzati in modo intercambiabile, sebbene non siano la stessa cosa. La formazione è a breve termine e specifica per il ruolo ricoperto. Si concentra su una lacuna ben definita e, di norma, è possibile valutare con una certa rapidità se ha sortito l’effetto desiderato. Lo sviluppo è un percorso a più lungo termine: preparare una persona in vista del futuro della sua carriera, non solo in funzione di ciò che richiede il suo ruolo attuale. La maggior parte delle organizzazioni finisce per attuare entrambe le attività, poiché ciascuna ha il proprio scopo nel mantenere i dipendenti coinvolti e le loro conoscenze aggiornate.

Perché i programmi di formazione dei dipendenti sono importanti

È facile considerare la formazione come una voce da spuntare durante l’inserimento e poi dimenticarsene. Tuttavia, le organizzazioni che la prendono sul serio tendono a notare la differenza negli aspetti che contano: chi rimane, il livello di rendimento delle persone e l’entità del rischio latente.

Vantaggi per l’organizzazione

Prendiamo innanzitutto la fidelizzazione, poiché è quella supportata dai dati più chiari. Il dato del Pew Research che abbiamo condiviso in precedenza non è un caso isolato. La formazione è uno dei modi più diretti con cui un datore di lavoro può influenzare la decisione delle persone di rimanere. Oltre a ciò, tendono a emergere costantemente alcuni altri vantaggi:

• Migliori prestazioni e meno errori, poiché i dipendenti adeguatamente formati necessitano di minore supervisione e commettono meno errori costosi.

• Riduzione dei rischi e dei costi legati alla conformità, in particolare nei settori regolamentati in cui una mancanza non è solo imbarazzante, ma anche costosa.

• Un marchio del datore di lavoro più forte, poiché le aziende note per investire nelle persone hanno in genere meno difficoltà ad assumere fin dall’inizio.

Vantaggi per i dipendenti

La formazione non è solo qualcosa che viene impartita ai dipendenti a beneficio dell’organizzazione. Cambia anche la loro quotidianità. Chi è adeguatamente formato affronta il proprio lavoro con maggiore sicurezza e meno incertezze, il che tende a rendere il lavoro stesso meno stressante, non solo più produttivo.

Inoltre, ciò si riflette direttamente nelle statistiche sulla fidelizzazione citate in precedenza. Le persone che intravedono un percorso verso nuove competenze, e alla fine verso nuove responsabilità, sono quelle che rimangono in azienda e si sentono più coinvolte. Una formazione legata a una reale crescita professionale, e non solo a un requisito di conformità da spuntare, offre ai dipendenti un motivo per investire nell’azienda proprio come questa investe in loro.

Da ciò derivano solitamente alcuni effetti: un minor numero di dipendenti che si sentono bloccati o trascurati, un maggior numero di persone disposte ad accettare incarichi impegnativi perché si sentono preparate ad affrontarli, e un ambiente di lavoro in cui chiedere aiuto o ammettere una lacuna non viene percepito come un punto debole.

Esaminiamo ora alcuni diversi tipi di programmi di formazione per i dipendenti, ciascuno con il proprio scopo specifico per aiutare sia l’organizzazione che i propri dipendenti.

8 tipi di programmi di formazione per i dipendenti

La maggior parte delle organizzazioni non si affida a un unico tipo di formazione. Esse combinano e abbinano diverse opzioni attingendo da una serie piuttosto coerente di categorie, a seconda dei destinatari della formazione e degli obiettivi che intendono raggiungere. Di seguito sono riportati otto tipi di programmi di formazione per i dipendenti.

1. Formazione di orientamento

La formazione di orientamento è solitamente la prima esperienza a cui va incontro un nuovo dipendente ed è volutamente breve, spesso della durata di un solo giorno. L’obiettivo non è l’approfondimento, bensì il contesto: la visione e i valori aziendali, la cultura e le politiche, la struttura dell’organizzazione, la presentazione delle persone con cui lavoreranno e le nozioni pratiche di base, quali le credenziali di accesso e la postazione di lavoro.

Nessuno di questi aspetti è necessariamente destinato a rimanere impresso in modo permanente. Il vero scopo è più semplice: assicurarsi che il primo giorno di lavoro di nessuno sembri di essere stato catapultato in un edificio che non si comprende.

2. Formazione di inserimento

La formazione iniziale riprende da dove si è interrotto l’orientamento e richiede molto più tempo, da poche settimane a diversi mesi a seconda della complessità del ruolo. Un programma di inserimento ben gestito tende a coprire quattro aspetti, che per comodità iniziano tutti con la lettera C: conformità (le regole fondamentali dell’organizzazione), chiarimento (ciò che il ruolo richiede effettivamente giorno per giorno), cultura (sia le norme scritte che quelle non scritte) e connessione (i rapporti con i colleghi e un autentico senso di appartenenza).

Lo scopo di questa fase è far passare il nuovo dipendente dallo stato di «tecnicamente assunto» a quello di collaboratore effettivamente produttivo, senza lasciarlo a districarsi da solo tra le regole non scritte.

3. Formazione sulle competenze tecniche

Le competenze tecniche sono le abilità misurabili e specifiche del lavoro di cui una persona ha bisogno per svolgere effettivamente il proprio incarico. L’abilità di programmazione di uno sviluppatore o la padronanza degli standard di rendicontazione finanziaria da parte di un contabile. Poiché queste competenze sono così specifiche, la formazione sulle competenze tecniche viene spesso affidata a specialisti esterni anziché sviluppata internamente, semplicemente perché è difficile acquisire una profonda competenza in un campo così ristretto all’interno dell’azienda in un lasso di tempo ragionevole.

Lo scopo in questo caso è chiaro: colmare un divario specifico e identificabile tra ciò che una persona è in grado di fare e ciò che il lavoro richiede.

4. Formazione sulle competenze trasversali

Le competenze trasversali non si prestano a essere associate in modo univoco a un singolo compito come invece avviene per le competenze tecniche, ma si manifestano in quasi tutto ciò che un dipendente fa. Comunicazione, collaborazione, risoluzione dei conflitti, adattabilità. La formazione sulle competenze trasversali copre in genere l’ascolto attivo, la comunicazione efficace, il lavoro di squadra, la flessibilità e la capacità di parlare in pubblico e, come la formazione sulle competenze tecniche, è spesso erogata da specialisti esterni che si concentrano proprio su questi aspetti.

Questa formazione non mira tanto a insegnare una nuova competenza, quanto piuttosto a appianare gli attriti che si manifestano ogni volta che le persone devono lavorare insieme.

5. Formazione sui prodotti o sui servizi

Prima che un dipendente possa rappresentare adeguatamente un’azienda, deve comprendere effettivamente ciò che essa vende. La formazione sui prodotti o servizi fornisce loro questa base e di solito è integrata direttamente nel percorso di inserimento dei nuovi assunti. Tende inoltre a riproporsi come corso di aggiornamento ogni volta che un’azienda apporta un cambiamento significativo ai propri prodotti o servizi, cosa che, per la maggior parte delle aziende, accade più spesso di quanto vorrebbero.

In sostanza, quindi, la formazione sui prodotti o servizi mira a garantire che nessuno debba fingere di sapere di cosa si occupi effettivamente l’azienda durante una conversazione.

6. Formazione sulla conformità

La formazione sulla conformità riguarda le leggi e le normative legate a un ruolo o a un settore, ed è spesso obbligatoria con una scadenza rigida. In molti casi, è richiesta annualmente dalle normative locali o nazionali. Laddove l’ente regolatore non fornisca i propri materiali formativi, le società di formazione esterne intervengono in genere per colmare tale lacuna. Questo è uno dei motivi per cui la formazione sulla conformità è uno dei servizi più comuni per cui i fornitori di formazione e le società di consulenza vengono specificatamente incaricati.

Anche lo scopo non è facoltativo: si tratta di proteggere l’organizzazione, e spesso i dipendenti stessi, da rischi che, se non gestiti correttamente, comportano costi davvero elevati.

7. Formazione in franchising

La formazione in franchising ha inizio nel momento in cui un affiliato firma il proprio contratto e, in realtà, non si esaurisce con la firma. È concepita per trasformare i dipendenti del franchising in ambasciatori coerenti del marchio e diventa essenziale nel momento in cui l’affiliante deve garantire l’uniformità dei processi e dei prodotti tra sedi che non condividono la supervisione quotidiana tra loro.

L’obiettivo reale è garantire che un cliente viva la stessa esperienza, sia che si trovi nella sede numero uno o nella sede numero cinquanta.

8. Formazione alla leadership

La formazione alla leadership aiuta le persone a sviluppare le competenze necessarie per guidare: comunicazione, processo decisionale, pianificazione strategica, gestione efficace di un team. Spazia da brevi workshop a corsi completi ed è rilevante in ogni fase, sia che si tratti di chi è appena diventato caposquadra per la prima volta, sia che si tratti di chi sta assumendo un ruolo dirigenziale di alto livello dopo anni di esperienza.

In definitiva, si tratta di un investimento nelle persone che determineranno il modo in cui tutti gli altri vivranno l’esperienza all’interno dell’organizzazione, nel bene o nel male.

Questa è la teoria alla base di questi otto diversi programmi di formazione per i dipendenti. Tutto ciò è molto più facile da immaginare con esempi concreti, pertanto ecco come si presentano i programmi di formazione strutturati presso alcuni dei nostri clienti che ogni giorno offrono formazione ai propri clienti.

Esempi concreti di programmi di formazione dei dipendenti in azione

Chapter Three Consulting: replicare la formazione anziché ricrearla per ogni cliente

La sfida: Chapter Three Consulting aiuta le aziende a implementare gli standard ISO e le certificazioni di conformità per i propri clienti. Ogni implementazione comporta l’obbligo di formare il personale del cliente e di dimostrare che abbia assimilato il materiale, non solo di averlo sfogliato. Creare quella formazione da zero per ogni cliente non era economicamente vantaggioso.

La soluzione: grazie a Easy LMS, hanno creato un menu di corsi esistenti che viene clonato e personalizzato per ogni cliente anziché ricostruito da zero, e gestiscono la formazione direttamente per conto dei propri clienti, monitorando chi l’ha completata e chi no.

Il risultato: un modello di erogazione ripetibile con piena visibilità sul completamento, oltre a report che possono essere consegnati direttamente ai clienti come prova che i requisiti di formazione ISO e GDPR sono stati effettivamente soddisfatti. Come ha affermato l’amministratore delegato Eddie Finch, non partono da zero ogni volta, ma sono in grado di clonare il percorso.

Questa singola abitudine rappresenta fondamentalmente la differenza tra la formazione intesa come progetto una tantum e la formazione intesa come attività scalabile.

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Fresh Compliance: estendere la formazione sulla conformità a migliaia di persone senza aumentare l’organico

La sfida: Fresh Compliance fornisce consulenza alle organizzazioni in materia di conformità al GDPR, all’intelligenza artificiale e alla sicurezza informatica. All’inizio, la formazione comportava recarsi presso le sedi dei clienti, organizzare webinar o inviare via e-mail presentazioni PowerPoint; nessuna di queste soluzioni era scalabile con la crescita della base clienti, mentre la creazione di una piattaforma propria era troppo onerosa per un piccolo team.

La soluzione: hanno trasferito la formazione su Easy LMS, inviando ai clienti un unico link sicuro per completare i corsi di conformità, senza necessità di effettuare accessi o configurazioni da parte del cliente, con i risultati sincronizzati automaticamente con i sistemi di ciascun cliente.

Il risultato: una formazione sulla conformità completamente automatizzata che ora raggiunge migliaia di partecipanti al mese, consentendo a Fresh Compliance un risparmio stimato tra i 1.000 e i 5.000 euro al mese in termini di tempo e risorse. Il fondatore e amministratore delegato Frank Trautwein ha affermato che sono riusciti a raggiungere questo obiettivo senza assumere personale aggiuntivo né sviluppare una propria piattaforma.

Si tratta di un esempio concreto ed efficace di come la struttura giusta consenta a un piccolo team di gestire un elevato numero di discenti.

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BLOM opleidingen: aumentare le percentuali di superamento degli esami grazie alla preparazione preliminare prima dell’arrivo degli studenti

La sfida: BLOM opleidingen forma circa 30.000 studenti per la certificazione di carrelli elevatori all’anno in 22 sedi di formazione nei Paesi Bassi. Quando nel 2018 sono passati a un esame digitale per dedicare più tempo alla pratica sul campo, avevano bisogno di un modo per consentire a un pubblico con formazione pratica, in gran parte poco familiare con gli strumenti digitali, di assimilare la teoria prima ancora di arrivare alla sede di formazione.

La soluzione: hanno realizzato un programma di preparazione pre-corso su Easy LMS: un manuale online, quiz tratti dallo stesso database di domande dell’esame vero e proprio e brevi video didattici, tutti facoltativi e disponibili in qualsiasi momento, senza obbligo di accesso né sequenza prestabilita.

Il risultato: prepararsi in questo modo ha consentito di liberare circa due ore di lezione al giorno da dedicare alle esercitazioni pratiche, e i tassi di superamento degli esami teorici sono aumentati, secondo le stime, dal 5 al 10%. Il responsabile commerciale Maarten Dullaert ha rilevato un divario chiaro e evidente tra i partecipanti che si sono preparati con Easy LMS e quelli che non lo hanno fatto.

Si tratta di un esempio diretto e piuttosto misurabile del motivo per cui è importante il programma in sé, non solo i contenuti in esso contenuti.

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Come creare un programma di formazione per i dipendenti

La creazione di un percorso formativo efficace e in cui valga la pena investire si riduce solitamente a una serie di passaggi mirati, da seguire all’incirca in questo ordine.

1. Identificare i propri obiettivi

Iniziate definendo ciò che la formazione deve realizzare. Si tratta di sviluppare competenze tecniche? Di migliorare il lavoro di squadra? Di rafforzare la leadership? Di garantire la conformità normativa? È importante essere specifici in questa fase, poiché ciò determina ogni decisione successiva.

2. Valutate le esigenze del vostro pubblico

Acquisite un quadro chiaro delle persone che dovrete formare: i loro ruoli attuali, i livelli di competenza, le preferenze di apprendimento e le lacune esistenti. Un programma pensato per personale esperto dovrebbe essere molto diverso da uno destinato a chi è alle prime armi.

3. Scegliete i formati formativi

Adattate il formato sia all’obiettivo che al pubblico, senza sentirvi obbligati a sceglierne uno solo. Workshop e seminari, e-learning e corsi online, formazione sul posto di lavoro, mentoring e coaching, conferenze e webinar, giochi di ruolo e simulazioni. Spesso combinare un paio di questi approcci risulta più efficace che affidarsi a un unico formato.

4. Progettate e personalizzate i contenuti

Create contenuti che siano realmente pertinenti ai vostri obiettivi e al vostro pubblico, evitando contenuti generici. Ciò significa solitamente selezionare risorse esistenti quali articoli, video e materiale di studio autonomo, suddividere i contenuti in moduli gestibili e aggiungere elementi interattivi quali quiz, discussioni o casi di studio per mantenere vivo l’interesse dei partecipanti.

5. Scegliere gli strumenti giusti

Un sistema di gestione dell’apprendimento consente di organizzare, erogare e monitorare la formazione in modo efficiente, e diventa di gran lunga più importante quando si gestiscono più di una manciata di partecipanti o si eroga la stessa formazione contemporaneamente a diverse organizzazioni clienti.

6. Misurate i risultati

Stabilite i vostri parametri di riferimento prima del lancio, non dopo. Tassi di completamento, punteggi delle valutazioni, cambiamenti nelle prestazioni sul posto di lavoro, riduzione degli errori: qualsiasi elemento sia rilevante per il vostro obiettivo originario. Senza questo passaggio, non c’è davvero modo di sapere se la formazione abbia sortito gli effetti desiderati.

7. Iterare e migliorare

La formazione non è qualcosa che si crea una volta per tutte e poi si lascia da parte. Riveda regolarmente il programma, ascolti il feedback dei partecipanti e apporti modifiche in base a ciò che i dati e le persone Le indicano, non solo a ciò che all’inizio sembrava una buona idea.

Se state implementando questo approccio in diverse organizzazioni clienti, il quadro di riferimento rimane valido, ma la priorità si sposta leggermente verso la riutilizzabilità. Una struttura del corso che potete clonare e personalizzare leggermente per ogni cliente, anziché ricostruirla da zero ogni volta, è solitamente ciò che distingue la formazione intesa come progetto una tantum dalla formazione intesa come servizio da offrire.

In che modo Easy LMS supporta le società di consulenza e i fornitori di formazione

Che siate una società di consulenza che gestisce corsi di formazione per decine di organizzazioni clienti, oppure un fornitore di formazione indipendente che eroga lo stesso programma di base a centinaia di partecipanti al mese, la sfida di fondo tende ad essere la stessa. Avete bisogno di un modo per creare i contenuti una sola volta ed erogarli più volte, senza perdere la possibilità di personalizzarli per ogni cliente o di monitorare i risultati individualmente.

Questo è essenzialmente lo scopo per cui è stata creata la funzionalità “Accademia” di Easy LMS. Essa vi consente di organizzare tutti i vostri contenuti formativi in un unico posto, per poi configurare più accademie in modo che ogni cliente disponga di un proprio portale di apprendimento separato, completo di branding, lingua e impostazioni di accesso personalizzate, mentre voi continuate a riutilizzare il materiale didattico di base in tutte le accademie. I report vi forniscono la prova visiva e condivisibile dei risultati di apprendimento che i vostri clienti si aspettano, senza il lavoro manuale necessario per raccoglierli autonomamente.

Prenotate una demo per scoprire come funziona, oppure iniziate una prova gratuita per sperimentarlo di persona.

Risorse utili

1. Studio del Pew Research del 2021