Opleidingsprogramma’s voor medewerkers: soorten, voordelen en hoe u er een opzet

Wat is een opleidingsprogramma voor medewerkers?

In wezen is een opleidingsprogramma voor medewerkers een gestructureerde, herhaalbare manier om medewerkers de kennis of vaardigheden bij te brengen die zij voor een specifiek doel nodig hebben. Meestal is dat doel beperkt: een nieuwe medewerker inwerken, een specifieke vaardigheidskloof dichten of een nalevingsdeadline halen. Het is niet open-ended, en dat is juist de bedoeling. Een goed opleidingsprogramma heeft een duidelijk einddoel.

Het is nuttig om hier een onderscheid te maken tussen opleiding en ontwikkeling, aangezien deze twee termen vaak door elkaar worden gebruikt, hoewel ze niet hetzelfde betekenen. Opleiding is kortdurend en functiespecifiek. Het richt zich op een duidelijk omschreven tekort, en u kunt doorgaans vrij snel meten of het heeft gewerkt. Ontwikkeling is een langetermijnproces: iemand voorbereiden op de richting die zijn of haar carrière opgaat, niet alleen op wat de huidige functie vereist. De meeste organisaties doen uiteindelijk beide, aangezien ze elk hun eigen doel hebben om medewerkers betrokken te houden en hun kennis up-to-date te houden.

Waarom opleidingsprogramma’s voor medewerkers belangrijk zijn

Het is gemakkelijk om training te beschouwen als een vakje dat tijdens de inwerkperiode moet worden aangevinkt en vervolgens te vergeten. Maar de organisaties die het serieus nemen, merken doorgaans het verschil op de punten die ertoe doen: wie blijft, hoe goed mensen presteren en hoeveel risico er op de achtergrond schuilt.

Voordelen voor de organisatie

Laten we eerst kijken naar personeelsbehoud, aangezien daarvoor de duidelijkste gegevens beschikbaar zijn. Het cijfer van Pew Research dat we eerder noemden, is geen uitzondering. Opleiding is een van de meer directe manieren waarop een werkgever invloed kan uitoefenen op de reden waarom mensen blijven. Daarnaast zijn er nog enkele andere voordelen die zich doorgaans consequent voordoen:

• Betere prestaties en minder fouten, aangezien goed opgeleide medewerkers minder toezicht nodig hebben en minder kostbare fouten maken.

• Lagere nalevingsrisico’s en -kosten, met name in gereguleerde sectoren waar een misstap niet alleen gênant is, maar ook duur.

• Een sterker werkgeversimago, aangezien bedrijven die bekend staan om hun investeringen in mensen over het algemeen minder moeite hebben om überhaupt personeel aan te werven.

Voordelen voor de medewerkers

Opleiding is niet alleen iets wat medewerkers ondergaan ten behoeve van de organisatie. Het verandert ook hun dagelijkse werk. Iemand die goed is opgeleid, gaat met meer zelfvertrouwen en minder giswerk aan de slag, waardoor het werk zelf doorgaans minder stressvol wordt en niet alleen productiever.

Het draagt ook rechtstreeks bij aan de hierboven genoemde statistieken over personeelsbehoud. Mensen die een pad zien naar nieuwe vaardigheden, en uiteindelijk naar nieuwe verantwoordelijkheden, zijn degenen die blijven en zich meer betrokken voelen. Opleiding die gekoppeld is aan daadwerkelijke vooruitgang, en niet louter een afvinkje op een compliance-lijstje, geeft werknemers een reden om in het bedrijf te investeren, net zoals het bedrijf in hen investeert.

Hieruit vloeien doorgaans een aantal zaken voort: minder medewerkers die het gevoel hebben vast te zitten of over het hoofd te worden gezien, meer mensen die bereid zijn uitdagende opdrachten aan te nemen omdat zij zich daartoe toegerust voelen, en een werkomgeving waarin het vragen om hulp of het toegeven van een tekortkoming niet als een nadeel wordt ervaren.

Laten we nu eens kijken naar enkele verschillende soorten opleidingsprogramma’s voor medewerkers, die elk hun eigen doel hebben om zowel de organisatie als de medewerkers te ondersteunen.

8 soorten opleidingsprogramma’s voor medewerkers

De meeste organisaties vertrouwen niet op slechts één soort opleiding. Zij combineren verschillende elementen uit een vrij vaste reeks categorieën, afhankelijk van wie zij opleiden en wat zij willen bereiken. Hieronder volgen acht soorten opleidingsprogramma’s voor medewerkers.

1. Introductietraining

De introductietraining is doorgaans het eerste wat een nieuwe medewerker meemaakt, en deze is bewust kort gehouden, vaak slechts één dag. Het doel is niet diepgang, maar context: de visie en waarden van het bedrijf, de cultuur en het beleid, de structuur van de organisatie, kennismaking met de collega’s en praktische basiszaken zoals inloggegevens en waar men moet zitten.

Niets hiervan is per se bedoeld om permanent te blijven hangen. Het werkelijke doel is eenvoudiger: ervoor zorgen dat niemand zich op zijn of haar eerste dag voelt alsof hij of zij in een gebouw is gedropt dat hij of zij niet begrijpt.

2. Onboarding-training

De onboarding-training gaat verder waar de introductie ophoudt en duurt aanzienlijk langer, variërend van enkele weken tot meerdere maanden, afhankelijk van de complexiteit van de functie. Een goed georganiseerd onboardingprogramma behandelt doorgaans vier onderwerpen die allemaal handig met een C beginnen: compliance (de fundamentele regels van de organisatie), clarification (wat de functie dagelijks daadwerkelijk vereist), culture (zowel de geschreven als ongeschreven normen) en connection (relaties met collega’s en een oprecht gevoel van verbondenheid).

Het doel hiervan is om de nieuwe medewerker van de fase ‘technisch aangenomen’ naar daadwerkelijke bijdrage te brengen, zonder dat hij of zij zelf de ongeschreven regels moet uitzoeken.

3. Training in hard skills

Hard skills zijn de meetbare, functiespecifieke vaardigheden die iemand nodig heeft om het werk daadwerkelijk uit te voeren. Het programmeervermogen van een ontwikkelaar of de kennis van een accountant op het gebied van financiële verslagleggingsnormen. Omdat deze vaardigheden zo specifiek zijn, wordt training in hard skills vaak uitbesteed aan specialisten in plaats van intern opgezet, simpelweg omdat diepgaande expertise op een smal vakgebied moeilijk binnen een redelijke termijn intern kan worden opgebouwd.

Het doel hiervan is duidelijk: een specifieke, benoembare kloof dichten tussen wat iemand kan en wat de functie vereist.

4. Training in soft skills

Soft skills laten zich niet zo duidelijk aan één enkele taak koppelen als hard skills dat doen, maar komen tot uiting in vrijwel alles wat een medewerker doet. Communicatie, samenwerking, conflictoplossing, aanpassingsvermogen. Training in soft skills omvat doorgaans actief luisteren, effectieve communicatie, teamwork, flexibiliteit en spreken in het openbaar, en net als training in hard skills wordt deze vaak verzorgd door externe specialisten die zich precies hierop richten.

Deze training is minder gericht op het aanleren van een nieuwe vaardigheid en meer op het wegwerken van de wrijving die ontstaat wanneer mensen moeten samenwerken.

5. Product- of diensttraining

Voordat een medewerker een bedrijf goed kan vertegenwoordigen, moet hij of zij daadwerkelijk begrijpen wat het bedrijf verkoopt. Product- of diensttraining biedt hen die basis en wordt doorgaans direct geïntegreerd in de inwerkperiode voor nieuwe medewerkers. Deze training komt ook vaak terug als opfriscursus wanneer een bedrijf een ingrijpende wijziging doorvoert in zijn producten of diensten, wat bij de meeste bedrijven vaker gebeurt dan zij zouden willen.

In wezen gaat een product- of diensttraining er dus om ervoor te zorgen dat niemand zich door een gesprek over wat het bedrijf daadwerkelijk doet hoeft te worstelen.

6. Compliance-training

Compliance-training behandelt de wet- en regelgeving die verband houdt met een functie of branche, en is vaak verplicht met een strikte deadline. In veel gevallen is deze training jaarlijks vereist op grond van lokale of nationale regelgeving. Wanneer de regelgevende instantie geen eigen trainingsmateriaal verstrekt, springen externe trainingsbureaus doorgaans in om die leemte op te vullen. Dat is een van de redenen waarom compliance-training een van de meest voorkomende diensten is waarvoor opleidingsaanbieders en adviesbureaus specifiek worden ingehuurd.

Het doel is evenmin optioneel: het gaat om het beschermen van de organisatie, en vaak ook de werknemer zelf, tegen risico’s waarvan de gevolgen bij fouten werkelijk kostbaar zijn.

7. Franchisetraining

Franchiseopleidingen gaan van start op het moment dat een franchisenemer zijn overeenkomst ondertekent, en houden daarna niet echt op. Ze zijn bedoeld om franchisemedewerkers tot consistente merkambassadeurs te maken, en worden essentieel zodra een franchisegever processen en producten uniform moet houden tussen vestigingen die geen dagelijks toezicht op elkaar uitoefenen.

Het werkelijke doel is ervoor te zorgen dat een klant dezelfde ervaring krijgt, of hij nu op locatie één of op locatie vijftig is.

8. Leiderschapstraining

Leiderschapstraining helpt mensen de vaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn om leiding te geven: communicatie, besluitvorming, strategische planning en het goed aansturen van een team. Het aanbod varieert van korte workshops tot volledige cursussen, en het is relevant in elke fase, of iemand nu net voor het eerst teamleider is geworden of na jarenlange ervaring een leidinggevende functie bekleedt.

Uiteindelijk is het een investering in de mensen die bepalen hoe de rest van de organisatie wordt ervaren, in positieve of negatieve zin.

Dat is de theorie achter deze acht verschillende opleidingsprogramma’s voor medewerkers. Dit alles is veel gemakkelijker voor te stellen aan de hand van concrete voorbeelden, dus hieronder ziet u hoe gestructureerde opleidingsprogramma’s eruitzien bij enkele van onze klanten die dagelijks opleidingen verzorgen voor hun eigen klanten.

Praktijkvoorbeelden van opleidingsprogramma’s voor medewerkers

Chapter Three Consulting: opleidingen hergebruiken in plaats van deze voor elke klant opnieuw op te zetten

De uitdaging: Chapter Three Consulting helpt bedrijven bij het implementeren van ISO-normen en compliance-accreditaties voor hun klanten. Bij elke implementatie hoort de vereiste om het personeel van de klant te trainen en aan te tonen dat zij de stof daadwerkelijk hebben begrepen, en niet alleen vluchtig hebben doorgenomen. Het was niet kosteneffectief om die training voor elke klant helemaal opnieuw op te zetten.

De oplossing: Met Easy LMS hebben zij een aanbod van bestaande cursussen samengesteld dat per klant wordt gekloond en op maat wordt gemaakt in plaats van opnieuw te worden opgebouwd, en zij verzorgen de training rechtstreeks namens hun klanten, waarbij zij bijhouden wie deze wel en wie deze niet heeft voltooid.

Het resultaat: een herhaalbaar leveringsmodel met volledig inzicht in de voltooiing, plus rapporten die zij direct aan klanten kunnen overhandigen als bewijs dat aan hun ISO- en AVG-trainingsvereisten daadwerkelijk is voldaan. Zoals CEO Eddie Finch het verwoordde: zij hoeven niet elke keer helemaal opnieuw te beginnen, maar kunnen het programma klonen.

Die ene werkwijze maakt in feite het verschil tussen training als een eenmalig project en training als iets dat u kunt opschalen.

👉 Lees de volledige casestudy.

Fresh Compliance: compliance-trainingen opschalen naar duizenden deelnemers zonder extra personeel

De uitdaging: Fresh Compliance adviseert organisaties over naleving van de AVG, AI en cyberbeveiliging. In het begin hield training in dat men naar klantlocaties moest reizen, webinars moest organiseren of PowerPoint-presentaties per e-mail moest versturen; geen van deze methoden was schaalbaar naarmate hun klantenbestand groeide, en het bouwen van een eigen platform was te kostbaar voor een klein team.

De oplossing: Ze verplaatsten de trainingen naar Easy LMS en stuurden klanten één beveiligde link om hun compliance-cursussen te voltooien, zonder dat er aan de kant van de klant een login of installatie nodig was, en de resultaten werden automatisch gesynchroniseerd met de eigen systemen van elke klant.

Het resultaat: volledig geautomatiseerde compliance-trainingen die nu maandelijks duizenden deelnemers bereiken, waardoor Fresh Compliance naar schatting € 1.000 tot € 5.000 per maand aan tijd en middelen bespaart. Oprichter en CEO Frank Trautwein verklaarde dat zij dit hebben bereikt zonder extra personeel aan te nemen of een eigen platform te bouwen.

Het is een goed, concreet voorbeeld van hoe de juiste structuur een klein team in staat stelt een groot aantal cursisten te bedienen.

👉 Lees de volledige casestudy.

BLOM opleidingen: het slagingspercentage verhogen door voorbereiding vóór aanvang van de cursus

De uitdaging: BLOM opleidingen leidt jaarlijks ongeveer 30.000 cursisten op voor het heftruckcertificaat, verspreid over 22 opleidingslocaties in Nederland. Toen zij in 2018 overstapten op een digitaal examen om meer tijd vrij te maken voor praktijkgerichte oefeningen, hadden zij een manier nodig om een praktijkgericht publiek – waarvan velen niet vertrouwd waren met digitale hulpmiddelen – de theorie te laten verwerken nog voordat zij op de opleidingslocatie aankwamen.

De oplossing: Zij ontwikkelden een voorbereidingsprogramma in Easy LMS: een online leerboek, quizzen uit dezelfde vragenbank als het echte examen en korte instructievideo’s, allemaal optioneel en op elk moment beschikbaar, zonder verplichte inlogprocedure of vaste volgorde.

Het resultaat: door deze voorbereiding kwam er dagelijks ongeveer twee uur lestijd vrij voor oefeningen, en steeg het slagingspercentage voor de theorie-examens naar schatting met 5 tot 10%. Commercieel manager Maarten Dullaert constateerde een duidelijk, zichtbaar verschil tussen deelnemers die zich met Easy LMS hadden voorbereid en degenen die dat niet hadden gedaan.

Dat is een direct, redelijk meetbaar bewijs van het belang van het programma zelf, en niet alleen van de inhoud die erin zit.

👉 Lees de volledige casestudy.

Hoe u een opleidingsprogramma voor medewerkers opzet

Het opzetten van een opleidingsprogramma dat werkt en waarin het de moeite waard is te investeren, komt meestal neer op een aantal weloverwogen stappen, die grofweg in deze volgorde worden genomen.

1. Bepaal uw doelstellingen

Begin met wat de opleiding moet bereiken. Gaat het om het ontwikkelen van technische vaardigheden? Beter teamwerk? Sterker leiderschap? Naleving van regelgeving? Het is belangrijk om hier specifiek te zijn, omdat dit bepalend is voor elke beslissing die daarna volgt.

2. Breng de behoeften van uw doelgroep in kaart

Krijg een duidelijk beeld van de mensen die u gaat opleiden: hun huidige functies, vaardigheidsniveaus, leervoorkeuren en waar de bestaande hiaten liggen. Een programma dat is opgezet voor ervaren medewerkers moet er heel anders uitzien dan een programma voor mensen die net zijn begonnen.

3. Kies uw opleidingsvormen

Stem de vorm af op zowel de doelstelling als de doelgroep, en voel u niet verplicht om slechts één vorm te kiezen. Workshops en seminars, e-learning en online cursussen, training op de werkplek, mentoring en coaching, conferenties en webinars, rollenspellen en simulaties. Het combineren van een aantal van deze vormen is vaak effectiever dan het beperken tot één enkele vorm.

4. Ontwerp en stem de inhoud af

Ontwikkel inhoud die daadwerkelijk relevant is voor uw doelstellingen en uw doelgroep; vermijd generieke inhoud. Dit betekent doorgaans dat u bestaande bronnen zoals artikelen, video’s en zelfstudiemateriaal selecteert, de inhoud opsplitst in behapbare modules en interactieve elementen toevoegt, zoals quizzen, discussies of casestudy’s, om de deelnemers betrokken te houden.

5. Kies de juiste hulpmiddelen

Een leerbeheersysteem maakt het mogelijk om trainingen efficiënt te organiseren, aan te bieden en bij te houden, en het wordt des te belangrijker zodra u meer dan een handvol deelnemers beheert of dezelfde training tegelijkertijd aan meerdere klantorganisaties aanbiedt.

6. Meet de resultaten

Stel uw benchmarks vast vóór de lancering, niet erna. Voltooiingspercentages, beoordelingsscores, veranderingen in de prestaties op de werkvloer, minder fouten – alles wat relevant is voor uw oorspronkelijke doelstelling. Zonder deze stap is er werkelijk geen manier om te weten of het überhaupt heeft gewerkt.

7. Herhaal en verbeter

Training is niet iets dat u eenmalig opzet en vervolgens met rust laat. Evalueer het programma regelmatig, luister naar feedback van deelnemers en pas het aan op basis van wat de gegevens en de mensen u vertellen, niet alleen op basis van wat in het begin een goed idee leek.

Als u dit bij meerdere klantorganisaties uitvoert, blijft het kader van kracht, maar verschuift de prioriteit enigszins naar herbruikbaarheid. Een cursusstructuur die u kunt klonen en per klant licht kunt aanpassen, in plaats van deze elke keer helemaal opnieuw op te bouwen, is doorgaans wat het verschil maakt tussen training als een eenmalig project en training als iets dat u als dienst kunt aanbieden.

Hoe Easy LMS trainingsadviesbureaus en opleidingsaanbieders ondersteunt

Of u nu een adviesbureau bent dat trainingen bij tientallen klantorganisaties coördineert, of een onafhankelijke opleidingsaanbieder die maandelijks hetzelfde kernprogramma aan honderden deelnemers aanbiedt: de onderliggende uitdaging is doorgaans dezelfde. U hebt een manier nodig om inhoud één keer te ontwikkelen en deze vervolgens vele malen aan te bieden, zonder de mogelijkheid te verliezen om deze per klant aan te passen of de resultaten individueel bij te houden.

Dat is in wezen waarvoor de academiefunctie in Easy LMS is ontwikkeld. Hiermee kunt u al uw trainingsinhoud op één plek organiseren en vervolgens meerdere academies opzetten, zodat elke klant zijn eigen afzonderlijke leerportaal krijgt, compleet met eigen huisstijl, taal en inloginstellingen, terwijl u het onderliggende cursusmateriaal voor al deze academies blijft hergebruiken. De rapportagefunctie biedt u het visuele, deelbare bewijs van leerresultaten dat uw klanten verwachten, zonder dat u dit handmatig zelf hoeft samen te stellen.

Boek een demo om te zien hoe het werkt, of start een gratis proefperiode om het zelf te ervaren.

Nuttige bronnen

1. Onderzoek van Pew Research uit 2021