Programy szkoleniowe dla pracowników: rodzaje, korzyści i jak je opracować

Czym jest program szkoleniowy dla pracowników?

W swej istocie program szkoleniowy dla pracowników to ustrukturyzowany, powtarzalny sposób przekazywania pracownikom wiedzy lub umiejętności niezbędnych do osiągnięcia konkretnego celu. Zazwyczaj cel ten jest wąsko zdefiniowany: wdrożenie nowego pracownika, wypełnienie konkretnej luki kompetencyjnej lub dotrzymanie terminu związanego z zapewnieniem zgodności z przepisami. Nie jest to proces otwarty, i właśnie o to chodzi. Dobry program szkoleniowy ma jasno określony cel końcowy.

Warto w tym miejscu odróżnić szkolenie od rozwoju, ponieważ te dwa terminy są często używane zamiennie, mimo że nie oznaczają tego samego. Szkolenie ma charakter krótkoterminowy i jest ukierunkowane na konkretne zadania. Skupia się na wypełnieniu określonej luki, a jego skuteczność zazwyczaj można dość szybko zmierzyć. Rozwój to proces długoterminowy: przygotowanie pracownika do przyszłego kierunku jego kariery, a nie tylko do wymagań obecnego stanowiska. Większość organizacji ostatecznie realizuje oba te elementy, ponieważ każdy z nich ma swój własny cel, jakim jest utrzymanie zaangażowania pracowników i aktualizacja ich wiedzy.

Dlaczego programy szkoleniowe dla pracowników mają znaczenie

Łatwo jest potraktować szkolenie jako pozycję do odhaczenia podczas wdrażania nowego pracownika, a następnie o nim zapomnieć. Jednak organizacje, które podchodzą do tego poważnie, zazwyczaj dostrzegają różnicę w kluczowych obszarach: kto pozostaje w firmie, jak dobrze pracownicy wykonują swoje zadania oraz jak duże ryzyko kryje się w tle.

Korzyści dla organizacji

Zacznijmy od utrzymania pracowników, ponieważ jest to kwestia poparta najbardziej jednoznacznymi danymi. Dane Pew Research, o których wspominaliśmy wcześniej, nie stanowią odosobnionego przypadku. Szkolenia są jednym z bardziej bezpośrednich sposobów, dzięki którym pracodawca może wpływać na to, dlaczego pracownicy pozostają w firmie. Poza tym regularnie pojawia się kilka innych korzyści:

• Lepsze wyniki i mniej błędów, ponieważ odpowiednio przeszkoleni pracownicy wymagają mniejszego nadzoru i popełniają mniej kosztownych błędów.

• Mniejsze ryzyko związane z nieprzestrzeganiem przepisów oraz niższe koszty, szczególnie w branżach podlegających regulacjom, gdzie uchybienie nie tylko powoduje zakłopotanie, ale także generuje wysokie koszty.

• Silniejsza marka pracodawcy, ponieważ firmy znane z inwestowania w pracowników zazwyczaj mają łatwiejszy dostęp do nowych kadr już na samym początku.

Korzyści dla pracowników

Szkolenia to nie tylko coś, co odbywa się z korzyścią dla organizacji. Zmieniają one również codzienność pracowników. Osoba odpowiednio przeszkolona podchodzi do swoich obowiązków z większą pewnością siebie i mniejszym poleganiem na domysłach, co zazwyczaj sprawia, że sama praca staje się nie tylko bardziej produktywna, ale i mniej stresująca.

Ma to również bezpośredni wpływ na wspomniane powyżej statystyki dotyczące utrzymania pracowników. Osoby, które dostrzegają ścieżkę rozwoju nowych umiejętności, a w dalszej perspektywie – nowych obowiązków, to właśnie te, które pozostają w firmie i czują się bardziej zaangażowane. Szkolenia powiązane z rzeczywistym rozwojem, a nie tylko z formalnym wypełnieniem wymogów, dają pracownikom powód, by inwestować w firmę w taki sam sposób, w jaki firma inwestuje w nich.

Wynika z tego kilka korzyści: mniej pracowników czujących się w impasie lub pomijanych, więcej osób chętnych do podejmowania ambitnych zadań, ponieważ czują się do nich przygotowani, oraz miejsce pracy, w którym proszenie o pomoc lub przyznanie się do braków nie jest postrzegane jako wada.

Przyjrzyjmy się teraz kilku różnym rodzajom programów szkoleniowych dla pracowników, z których każdy ma swój własny cel, mający na celu wsparcie zarówno organizacji, jak i jej pracowników.

8 rodzajów programów szkoleniowych dla pracowników

Większość organizacji nie opiera się wyłącznie na jednym rodzaju szkolenia. Łączą one różne elementy z dość spójnego zestawu kategorii, w zależności od tego, kogo szkolą i co chcą osiągnąć. Oto osiem rodzajów programów szkoleniowych dla pracowników.

1. Szkolenie wprowadzające

Szkolenie wprowadzające jest zazwyczaj pierwszą rzeczą, z jaką styka się nowy pracownik, i jest celowo krótkie – często trwa zaledwie jeden dzień. Celem nie jest dogłębna wiedza, lecz zapoznanie się z kontekstem: wizją i wartościami firmy, kulturą i zasadami, strukturą organizacyjną, przedstawieniem osób, z którymi będą współpracować, oraz praktycznymi podstawami, takimi jak dane logowania i miejsce pracy.

Żadna z tych informacji nie musi koniecznie pozostać w pamięci na stałe. Prawdziwy cel jest prostszy: zadbać o to, by nikt w pierwszym dniu pracy nie czuł się tak, jakby został wrzucony do budynku, którego nie rozumie.

2. Szkolenie w ramach wdrażania

Szkolenie wdrażające rozpoczyna się tam, gdzie kończy się orientacja, i trwa znacznie dłużej – od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od stopnia złożoności stanowiska. Dobrze przeprowadzony program wdrażania zazwyczaj obejmuje cztery elementy, których nazwy wygodnie zaczynają się na literę C: zgodność (podstawowe zasady obowiązujące w organizacji), wyjaśnienie (czego faktycznie wymaga dane stanowisko na co dzień), kultura (zarówno pisane, jak i niepisane normy) oraz relacje (kontakty z współpracownikami i autentyczne poczucie przynależności).

Celem tego programu jest doprowadzenie nowego pracownika od etapu „technicznego zatrudnienia” do etapu faktycznego wkładu w pracę, nie pozostawiając mu samodzielnego odkrywania niepisanych zasad.

3. Szkolenie z zakresu umiejętności twardych

Umiejętności twarde to mierzalne, specyficzne dla danego stanowiska zdolności, które są niezbędne do faktycznego wykonywania pracy. Na przykład umiejętności programistyczne programisty lub znajomość standardów sprawozdawczości finansowej przez księgowego. Ponieważ umiejętności te są tak specyficzne, szkolenia z zakresu umiejętności twardych są często zlecane specjalistom zewnętrznym, a nie organizowane wewnętrznie – po prostu dlatego, że trudno jest w rozsądnym terminie wykształcić w firmie dogłębną wiedzę specjalistyczną w wąskiej dziedzinie.

Cel jest tutaj jasny: wypełnienie konkretnej, możliwej do zidentyfikowania luki między tym, co dana osoba potrafi, a tym, czego wymaga dane stanowisko.

4. Szkolenia z zakresu umiejętności miękkich

Umiejętności miękkie nie odnoszą się w tak jednoznaczny sposób do konkretnego zadania, jak ma to miejsce w przypadku umiejętności twardych, ale przejawiają się niemal we wszystkim, co robi pracownik. Komunikacja, współpraca, rozwiązywanie konfliktów, zdolność adaptacji. Szkolenia z zakresu umiejętności miękkich zazwyczaj obejmują aktywne słuchanie, skuteczną komunikację, pracę zespołową, elastyczność oraz wystąpienia publiczne i, podobnie jak szkolenia z zakresu umiejętności twardych, są często prowadzone przez zewnętrznych specjalistów, którzy skupiają się właśnie na tych zagadnieniach.

Szkolenie to w mniejszym stopniu polega na nauczaniu nowych umiejętności, a w większym – na łagodzeniu napięć, które pojawiają się zawsze, gdy ludzie muszą ze sobą współpracować.

5. Szkolenia dotyczące produktów lub usług

Zanim pracownik będzie mógł godnie reprezentować firmę, musi faktycznie zrozumieć, czym ona się zajmuje. Szkolenie dotyczące produktów lub usług zapewnia mu tę podstawową wiedzę i zazwyczaj jest bezpośrednio włączone do programu wdrożeniowego dla nowych pracowników. Zazwyczaj powraca ono również w formie szkolenia odświeżającego za każdym razem, gdy firma wprowadza istotne zmiany w swoich produktach lub usługach, co w przypadku większości firm zdarza się częściej, niż by tego chciały.

Zatem w istocie szkolenie dotyczące produktów lub usług ma na celu zapewnienie, by nikt nie musiał udawać podczas rozmowy na temat tego, czym faktycznie zajmuje się firma.

6. Szkolenie z zakresu zgodności z przepisami

Szkolenie z zakresu zgodności z przepisami obejmuje przepisy prawne i regulacje związane z danym stanowiskiem lub branżą i często ma charakter obowiązkowy, z ściśle określonym terminem realizacji. W wielu przypadkach jest ono wymagane corocznie na mocy przepisów lokalnych lub krajowych. W sytuacji, gdy organ regulacyjny nie udostępnia własnych materiałów szkoleniowych, lukę tę zazwyczaj wypełniają zewnętrzne firmy szkoleniowe. To jeden z powodów, dla których szkolenia z zakresu zgodności z przepisami należą do najczęściej zlecanych usług, z których korzystają dostawcy szkoleń i firmy konsultingowe.

Cel tych szkoleń również nie jest opcjonalny: polega on na ochronie organizacji, a często także samych pracowników, przed ryzykiem, którego skutki w przypadku nieprawidłowości mogą być naprawdę kosztowne.

7. Szkolenia franczyzowe

Szkolenia franczyzowe rozpoczynają się w momencie podpisania umowy przez franczyzobiorcę i tak naprawdę nie kończą się po jej zawarciu. Mają one na celu przekształcenie pracowników franczyzy w spójnych ambasadorów marki i stają się niezbędne w momencie, gdy franczyzodawca musi zapewnić jednolitość procesów i produktów we wszystkich lokalizacjach, które nie podlegają wspólnemu nadzorowi operacyjnemu.

Prawdziwym celem jest zapewnienie klientowi takich samych wrażeń, niezależnie od tego, czy znajduje się on w placówce numer jeden, czy pięćdziesiątej.

8. Szkolenia z zakresu przywództwa

Szkolenie z zakresu przywództwa pomaga uczestnikom rozwijać umiejętności niezbędne do pełnienia funkcji kierowniczych: komunikację, podejmowanie decyzji, planowanie strategiczne oraz skuteczne zarządzanie zespołem. Obejmuje ono zarówno krótkie warsztaty, jak i pełne kursy i ma znaczenie na każdym etapie kariery – niezależnie od tego, czy dana osoba po raz pierwszy pełni funkcję kierownika zespołu, czy też po latach doświadczenia obejmuje stanowisko kierownicze wyższego szczebla.

Ostatecznie jest to inwestycja w osoby, które będą kształtować sposób, w jaki wszyscy inni postrzegają organizację – na lepsze lub na gorsze.

Taka jest teoria stojąca za tymi ośmioma różnymi programami szkoleniowymi dla pracowników. Wszystko to znacznie łatwiej wyobrazić sobie na podstawie rzeczywistych przykładów, dlatego poniżej przedstawiamy, jak wyglądają ustrukturyzowane programy szkoleniowe u kilku naszych klientów, którzy codziennie prowadzą szkolenia dla swoich klientów.

Prawdziwe przykłady programów szkoleniowych dla pracowników w praktyce

Chapter Three Consulting: powielanie szkoleń zamiast tworzenia ich od nowa dla każdego klienta

Wyzwanie: Firma Chapter Three Consulting pomaga przedsiębiorstwom we wdrażaniu norm ISO oraz uzyskiwaniu certyfikatów zgodności dla ich klientów. Każde wdrożenie wiąże się z wymogiem przeszkolenia personelu klienta oraz wykazania, że materiał został przyswojony, a nie tylko pobieżnie przejrzany. Tworzenie takiego szkolenia od podstaw dla każdego klienta nie było opłacalne.

Rozwiązanie: Dzięki Easy LMS stworzyli ofertę istniejących kursów, które są klonowane i dostosowywane do potrzeb każdego klienta zamiast tworzenia ich od nowa, a także zarządzają szkoleniami bezpośrednio w imieniu swoich klientów, śledząc, kto je ukończył, a kto nie.

Rezultat: powtarzalny model realizacji szkoleń z pełną widocznością postępów w ich ukończeniu, a także raporty, które firma może bezpośrednio przekazać klientom jako dowód, że wymagania szkoleniowe dotyczące norm ISO i RODO zostały faktycznie spełnione. Jak ujął to dyrektor generalny Eddie Finch, firma nie tworzy szkoleń od podstaw za każdym razem, lecz jest w stanie je klonować.

Ten jeden nawyk zasadniczo stanowi różnicę między szkoleniem jako jednorazowym projektem a szkoleniem jako czymś, co można skalować.

👉 Przeczytaj pełne studium przypadku.

Fresh Compliance: skalowanie szkoleń z zakresu zgodności na tysiące osób bez zwiększania zatrudnienia

Wyzwanie: Fresh Compliance doradza organizacjom w zakresie zgodności z RODO, sztuczną inteligencją oraz cyberbezpieczeństwem. Na początku szkolenia polegały na dojazdach do siedzib klientów, prowadzeniu webinarów lub wysyłaniu prezentacji PowerPoint pocztą elektroniczną – żadne z tych rozwiązań nie mogło być skalowane wraz z rozwojem bazy klientów, a stworzenie własnej platformy było zbyt kosztowne dla niewielkiego zespołu.

Rozwiązanie: Przeniesiono szkolenia naplatformę Easy LMS, wysyłając klientom pojedynczy, bezpieczny link umożliwiający ukończenie kursów dotyczących zgodności z przepisami – bez konieczności logowania się lub konfiguracji po stronie klienta, a wyniki są automatycznie synchronizowane z systemami poszczególnych klientów.

Efekt: w pełni zautomatyzowane szkolenia z zakresu zgodności z przepisami docierają obecnie do tysięcy uczestników miesięcznie, co pozwala firmie Fresh Compliance zaoszczędzić szacunkowo od 1 000 do 5 000 euro miesięcznie w zakresie czasu i zasobów. Założyciel i dyrektor generalny Frank Trautwein stwierdził, że udało im się to osiągnąć bez zatrudniania dodatkowego personelu ani tworzenia własnej platformy.

Jest to dobry, konkretny przykład tego, jak odpowiednia struktura pozwala niewielkiemu zespołowi obsłużyć dużą liczbę uczestników szkoleń.

👉 Przeczytaj pełne studium przypadku.

BLOM opleidingen: zwiększanie wskaźnika zdawalności dzięki przygotowaniu przed rozpoczęciem kursu, jeszcze przed przybyciem uczestników

Wyzwanie: BLOM opleidingen szkoli rocznie około 30 000 osób ubiegających się o certyfikat operatora wózków widłowych w 22 ośrodkach szkoleniowych w Holandii. Kiedy w 2018 roku przeszli na egzaminy cyfrowe, aby zyskać więcej czasu na ćwiczenia praktyczne, potrzebowali sposobu, aby uczestnicy szkolenia – z których wielu nie miało doświadczenia w korzystaniu z narzędzi cyfrowych – mogli przyswoić teorię jeszcze przed przybyciem do ośrodka szkoleniowego.

Rozwiązanie: Stworzono program przygotowawczy przed rozpoczęciem kursu w platformie Easy LMS: podręcznik online, quizy oparte na tej samej bazie pytań co prawdziwy egzamin oraz krótkie filmy instruktażowe – wszystkie elementy są opcjonalne i dostępne w dowolnym momencie, bez konieczności logowania się ani przestrzegania określonej kolejności.

Wynik: Takie przygotowanie pozwoliło zwolnić około dwóch godzin czasu zajęć dziennie na ćwiczenia praktyczne, a wskaźniki zdawalności egzaminów teoretycznych wzrosły szacunkowo o 5 do 10%. Dyrektor handlowy Maarten Dullaert zauważył wyraźną, widoczną różnicę między uczestnikami, którzy przygotowywali się za pomocą Easy LMS, a tymi, którzy tego nie robili.

Jest to bezpośredni i dość wymierny dowód na to, dlaczego znaczenie ma sam program, a nie tylko zawarte w nim treści.

👉 Przeczytaj pełne studium przypadku.

Jak stworzyć program szkoleniowy dla pracowników

Stworzenie szkolenia, które jest skuteczne i w które warto zainwestować, zazwyczaj sprowadza się do kilku przemyślanych kroków, podejmowanych mniej więcej w poniższej kolejności.

1. Określ swoje cele

Zacznij od określenia, co szkolenie ma osiągnąć. Czy chodzi o rozwijanie umiejętności technicznych? Lepsza praca zespołowa? Silniejsze przywództwo? Zgodność z przepisami? Konkretne sformułowanie tego celu ma znaczenie, ponieważ kształtuje każdą kolejną decyzję.

2. Ocena potrzeb odbiorców

Uzyskaj jasny obraz osób, które będą uczestniczyć w szkoleniu: ich obecnych stanowisk, poziomu umiejętności, preferencji dotyczących nauki oraz obszarów, w których występują luki w wiedzy. Program opracowany dla doświadczonych pracowników powinien znacznie różnić się od programu przeznaczonego dla osób dopiero rozpoczynających pracę.

3. Wybierz formaty szkoleniowe

Dopasuj format zarówno do celu, jak i do odbiorców, i nie czuj się zobowiązany do wyboru tylko jednej opcji. Warsztaty i seminaria, e-learning i kursy online, szkolenia w miejscu pracy, mentoring i coaching, konferencje i webinaria, odgrywanie ról i symulacje. Połączenie kilku z tych metod jest często skuteczniejsze niż opieranie się wyłącznie na jednym formacie.

4. Opracuj i dostosuj treści

Stwórz treści, które są rzeczywiście dostosowane do Państwa celów i odbiorców; unikaj treści ogólnikowych. Zazwyczaj oznacza to selekcjonowanie istniejących zasobów, takich jak artykuły, filmy i materiały do samodzielnej nauki, podział treści na przystępne moduły oraz dodanie elementów interaktywnych, takich jak quizy, dyskusje lub studia przypadków, aby utrzymać zaangażowanie uczestników.

5. Wybór odpowiednich narzędzi

System zarządzania nauczaniem umożliwia efektywne organizowanie, realizację i monitorowanie szkoleń, a jego znaczenie znacznie wzrasta, gdy zarządzają Państwo grupą liczniejszą niż garstka uczestników lub prowadzą to samo szkolenie jednocześnie w kilku organizacjach klientów.

6. Mierzenie wyników

Proszę ustalić punkty odniesienia przed rozpoczęciem szkolenia, a nie po jego zakończeniu. Wskaźniki ukończenia, wyniki ocen, zmiany w wydajności pracy, zmniejszenie liczby błędów – wszystko, co ma znaczenie dla Państwa pierwotnego celu. Bez tego etapu nie ma możliwości stwierdzenia, czy którekolwiek z tych działań przyniosło oczekiwane rezultaty.

7. Iteracja i doskonalenie

Szkolenie nie jest czymś, co tworzy się raz i pozostawia bez zmian. Należy regularnie weryfikować program, wsłuchiwać się w opinie uczestników i dostosowywać go w oparciu o dane oraz informacje od osób, a nie tylko o to, co na początku wydawało się dobrym pomysłem.

Jeśli realizują Państwo to szkolenie w wielu organizacjach klientów, ta struktura pozostaje aktualna, ale priorytet nieco przesuwa się w kierunku możliwości ponownego wykorzystania. Struktura kursu, którą można sklonować i nieznacznie dostosować do potrzeb każdego klienta, zamiast za każdym razem tworzyć ją od podstaw, zazwyczaj odróżnia szkolenie jako jednorazowy projekt od szkolenia oferowanego jako usługa.

W jaki sposób Easy LMS wspiera firmy konsultingowe i dostawców szkoleń

Niezależnie od tego, czy są Państwo firmą konsultingową zajmującą się szkoleniami w dziesiątkach organizacji klientów, czy też niezależnym dostawcą szkoleń realizującym ten sam podstawowy program dla setek uczestników miesięcznie, podstawowe wyzwanie jest zazwyczaj takie samo. Potrzebują Państwo sposobu na jednokrotne stworzenie treści i wielokrotne jej udostępnianie, bez utraty możliwości dostosowania do potrzeb poszczególnych klientów lub indywidualnego śledzenia wyników.

Właśnie do tego służy funkcja „akademia” w Easy LMS. Pozwala ona uporządkować wszystkie treści szkoleniowe w jednym miejscu, a następnie utworzyć wiele akademii, dzięki czemu każdy klient otrzymuje własny, oddzielny portal edukacyjny – wraz z własną identyfikacją wizualną, językiem i ustawieniami logowania – podczas gdy Państwo mogą wielokrotnie wykorzystywać te same materiały szkoleniowe we wszystkich akademiach. Raporty zapewniają Państwu wizualny, możliwy do udostępnienia dowód osiągnięć szkoleniowych, których oczekują Państwa klienci, bez konieczności ręcznego zestawiania tych danych.

Umów się na prezentację, aby zobaczyć, jak to działa, lub rozpocznij bezpłatny okres próbny, aby samemu to sprawdzić.

Przydatne zasoby

1. Badanie Pew Research z 2021 r.