Programas de formación para empleados: tipos, ventajas y cómo elaborarlos

¿Qué es un programa de formación para empleados?

En esencia, un programa de formación para empleados es una forma estructurada y repetible de proporcionar a los empleados los conocimientos o las habilidades que necesitan para un fin concreto. Por lo general, ese fin es específico: incorporar a un nuevo empleado, subsanar una carencia de habilidades concreta o cumplir un plazo de cumplimiento normativo. No es un proceso abierto, y ahí radica precisamente su esencia. Un buen programa de formación tiene una meta clara.

Resulta útil diferenciar aquí entre «formación» y «desarrollo», ya que ambos términos se utilizan indistintamente a pesar de que no significan lo mismo. La formación es a corto plazo y específica para un puesto de trabajo. Se centra en subsanar una carencia concreta y, por lo general, se puede evaluar con bastante rapidez si ha surtido efecto. El desarrollo es una apuesta a largo plazo: preparar a alguien para el rumbo que tomará su carrera profesional, no solo para lo que exige su puesto actual. La mayoría de las organizaciones acaban llevando a cabo ambas cosas, ya que cada una tiene su propio objetivo para mantener a los empleados comprometidos y sus conocimientos actualizados.

Por qué son importantes los programas de formación para empleados

Es fácil considerar la formación como un trámite que hay que cumplir durante la incorporación y luego olvidarse de ella. Sin embargo, las organizaciones que se la toman en serio suelen notar la diferencia en aspectos clave: quién se queda, el rendimiento de las personas y el nivel de riesgo subyacente.

Beneficios para la organización

Centrémonos primero en la retención, ya que es el aspecto sobre el que existen datos más claros. Esa cifra de Pew Research que hemos compartido anteriormente no es un caso aislado. La formación es una de las formas más directas en que una empresa puede influir en la decisión de los empleados de permanecer en la organización. Más allá de eso, suelen observarse de forma sistemática otros beneficios:

• Mejor rendimiento y menos errores, ya que los empleados debidamente formados necesitan menos supervisión y cometen menos errores costosos.

• Menor riesgo y menores costes de cumplimiento normativo, especialmente en sectores regulados donde un descuido no solo resulta embarazoso, sino también costoso.

• Una marca de empleador más sólida, ya que a las empresas conocidas por invertir en su personal, por lo general, les resulta más fácil contratar personal desde el principio.

Ventajas para los empleados

La formación no es solo algo que se imparte a los empleados en beneficio de la organización. También cambia su día a día. Una persona que ha recibido una formación adecuada acude a su puesto de trabajo con más confianza y menos incertidumbre, lo que suele hacer que el trabajo en sí sea menos estresante, y no solo más productivo.

Además, esto influye directamente en las estadísticas de retención mencionadas anteriormente. Las personas que ven una vía para adquirir nuevas competencias —y, con el tiempo, asumir nuevas responsabilidades— son las que permanecen en la empresa y se sienten más comprometidas. Una formación vinculada a una progresión real —y no a un mero trámite de cumplimiento normativo— ofrece a los empleados una razón para invertir en la empresa, del mismo modo que esta invierte en ellos.

De ello se derivan, por lo general, varias consecuencias: menos empleados que se sienten estancados o ignorados, más personas dispuestas a asumir tareas exigentes porque se sienten preparadas para ellas, y un entorno laboral en el que pedir ayuda o admitir una carencia no se percibe como un lastre.

Veamos ahora algunos tipos diferentes de programas de formación para empleados, cada uno con su propio objetivo para ayudar tanto a la organización como a sus empleados.

8 tipos de programas de formación para empleados

La mayoría de las organizaciones no se limitan a un único tipo de formación. Combinan diferentes elementos de un conjunto de categorías bastante homogéneo, en función de a quiénes se dirija la formación y de los objetivos que se persigan. A continuación se presentan ocho tipos de programas de formación para empleados.

1. Formación de orientación

La formación de orientación suele ser lo primero que recibe un nuevo empleado, y se diseña deliberadamente para que sea breve, a menudo de tan solo un día. El objetivo no es la profundidad, sino el contexto: la visión y los valores de la empresa, la cultura y las políticas, cómo está estructurada la organización, la presentación de las personas con las que trabajarán y los aspectos prácticos básicos, como las credenciales de acceso y dónde sentarse.

Nada de esto está pensado necesariamente para que se recuerde de forma permanente. El verdadero propósito es más sencillo: asegurarse de que el primer día de nadie se sienta como si lo hubieran dejado en un edificio que no comprende.

2. Formación de incorporación

La formación inicial continúa donde termina la orientación y dura bastante más tiempo, desde unas pocas semanas hasta varios meses, dependiendo de la complejidad del puesto. Un programa de incorporación bien gestionado suele abarcar cuatro aspectos que, convenientemente, comienzan todos por la letra C: cumplimiento (las normas fundamentales de la organización), aclaración (lo que el puesto realmente exige en el día a día), cultura (tanto las normas escritas como las no escritas) y conexión (las relaciones con los compañeros y un auténtico sentido de pertenencia).

El objetivo de este programa es lograr que el nuevo empleado pase de estar «técnicamente contratado» a contribuir de forma efectiva, sin dejar que tenga que descubrir por sí mismo las normas no escritas.

3. Formación en competencias técnicas

Las competencias técnicas son las habilidades medibles y específicas del puesto que una persona necesita para desempeñar realmente su trabajo. La capacidad de programación de un desarrollador o el dominio de las normas de información financiera por parte de un contable. Dado que estas habilidades son tan específicas, la formación en competencias técnicas suele externalizarse a especialistas en lugar de impartirse internamente, simplemente porque es difícil desarrollar internamente una experiencia profunda en un campo tan específico en un plazo razonable.

El objetivo en este caso es claro: subsanar una carencia concreta y identificable entre lo que una persona es capaz de hacer y lo que exige el puesto.

4. Formación en habilidades sociales

Las habilidades sociales no se corresponden claramente con una única tarea, como ocurre con las habilidades técnicas, sino que están presentes en casi todo lo que hace un empleado. Comunicación, colaboración, resolución de conflictos, adaptabilidad. La formación en habilidades sociales suele abarcar la escucha activa, la comunicación eficaz, el trabajo en equipo, la flexibilidad y la oratoria; y, al igual que la formación en habilidades técnicas, suele correr a cargo de especialistas externos que se centran precisamente en ello.

Esta formación no se centra tanto en enseñar una nueva habilidad como en suavizar las fricciones que surgen cuando las personas tienen que trabajar juntas.

5. Formación sobre productos o servicios

Para que un empleado pueda representar adecuadamente a una empresa, debe comprender realmente qué es lo que esta vende. La formación sobre productos o servicios les proporciona esa base y, por lo general, se integra directamente en el proceso de incorporación de los nuevos empleados. También suele reaparecer como curso de actualización cada vez que una empresa introduce un cambio significativo en sus productos o servicios, lo cual, para la mayoría de las empresas, ocurre con más frecuencia de lo que les gustaría.

Así pues, en esencia, la formación sobre productos o servicios consiste en garantizar que nadie tenga que improvisar en una conversación sobre lo que la empresa realmente hace.

6. Formación en cumplimiento normativo

La formación en cumplimiento normativo abarca las leyes y normativas relacionadas con un puesto o un sector, y suele ser obligatoria con un plazo de cumplimiento estricto. En muchos casos, las normativas locales o nacionales exigen que se realice anualmente. Cuando el organismo regulador no proporciona sus propios materiales de formación, suelen intervenir empresas de formación externas para cubrir esa carencia. Esa es una de las razones por las que la formación en cumplimiento normativo es uno de los servicios más habituales para los que se contrata específicamente a proveedores de formación y consultoras.

El objetivo tampoco es opcional: se trata de proteger a la organización —y, a menudo, al propio empleado— de riesgos cuyo incumplimiento puede acarrear costes realmente elevados.

7. Formación en franquicias

La formación en franquicias comienza en el momento en que un franquiciado firma su contrato, y en realidad no cesa a partir de ahí. Está diseñada para convertir a los empleados de las franquicias en embajadores coherentes de la marca, y se vuelve esencial en el momento en que un franquiciador necesita mantener la uniformidad de los procesos y productos en todos los establecimientos que no comparten la supervisión diaria entre sí.

El verdadero objetivo es garantizar que un cliente disfrute de la misma experiencia, tanto si se encuentra en el establecimiento número uno como en el número cincuenta.

8. Formación en liderazgo

La formación en liderazgo ayuda a las personas a desarrollar las habilidades necesarias para liderar: comunicación, toma de decisiones, planificación estratégica y gestión eficaz de un equipo. Abarca desde talleres breves hasta cursos completos, y resulta relevante en todas las etapas, tanto si alguien acaba de convertirse en jefe de equipo por primera vez como si asume un cargo directivo sénior tras años de experiencia.

En última instancia, se trata de una inversión en las personas que determinarán cómo el resto de la plantilla percibe la organización, para bien o para mal.

Esa es la teoría que subyace a estos ocho programas distintos de formación para empleados. Todo esto resulta mucho más fácil de visualizar con ejemplos reales, por lo que a continuación le mostramos cómo son los programas de formación estructurados en algunos de nuestros clientes que imparten formación a sus propios clientes a diario.

Ejemplos reales de programas de formación para empleados en la práctica

Chapter Three Consulting: replicar la formación en lugar de volver a elaborarla para cada cliente

El reto: Chapter Three Consulting ayuda a las empresas a implementar normas ISO y acreditaciones de cumplimiento para sus clientes. Cada implementación conlleva la obligación de formar al personal del cliente y de demostrar que ha asimilado el material, y no solo lo ha ojeado. Crear esa formación desde cero para cada cliente no resultaba rentable.

La solución: Con Easy LMS, crearon un catálogo de cursos ya existentes que se clona y se adapta a cada cliente en lugar de volver a crearlo, y administran la formación directamente en nombre de sus clientes, realizando un seguimiento de quién la ha completado y quién no.

El resultado: un modelo de impartición repetible con total visibilidad sobre la finalización, además de informes que pueden entregar directamente a los clientes como prueba de que se han cumplido efectivamente sus requisitos de formación en materia de ISO y el RGPD. Como señaló el director general, Eddie Finch, ya no tienen que crear todo desde cero cada vez, sino que pueden clonarlo.

Ese único hábito marca, básicamente, la diferencia entre la formación como un proyecto puntual y la formación como algo que se puede escalar.

👉 Lea el caso práctico completo.

Fresh Compliance: ampliar la formación en cumplimiento normativo a miles de personas sin aumentar la plantilla

El reto: Fresh Compliance asesora a organizaciones sobre el cumplimiento del RGPD, la IA y la ciberseguridad. Al principio, la formación consistía en desplazarse a las instalaciones de los clientes, organizar seminarios web o enviar por correo electrónico presentaciones de PowerPoint, opciones que no podían ampliarse a medida que crecía su base de clientes, y desarrollar su propia plataforma resultaba demasiado costoso para un equipo pequeño.

La solución: trasladaron la formación a Easy LMS, enviando a los clientes un único enlace seguro para completar sus cursos de cumplimiento normativo, sin necesidad de iniciar sesión ni de realizar ninguna configuración por parte del cliente, y con los resultados sincronizados automáticamente con los propios sistemas de cada cliente.

El resultado: una formación en cumplimiento normativo totalmente automatizada que ahora llega a miles de participantes al mes, lo que supone para Fresh Compliance un ahorro estimado de entre 1 000 y 5 000 € al mes en tiempo y recursos. El fundador y director ejecutivo, Frank Trautwein, afirmó que lo lograron sin contratar personal adicional ni desarrollar su propia plataforma.

Se trata de un buen ejemplo concreto de cómo una estructura adecuada permite a un equipo reducido gestionar un gran volumen de alumnos.

👉 Lea el caso práctico completo.

BLOM opleidingen: aumento de las tasas de aprobados gracias a la preparación previa al inicio del curso

El reto: BLOM opleidingen forma a unos 30 000 alumnos para la certificación de carretillas elevadoras al año en 22 centros de formación repartidos por los Países Bajos. Cuando pasaron a los exámenes digitales en 2018 para dedicar más tiempo a la práctica, necesitaban una forma de que un público con formación práctica —muchos de los cuales no estaban familiarizados con las herramientas digitales— asimilaran la teoría antes incluso de llegar al centro de formación.

La solución: crearon un programa de preparación previo al curso en Easy LMS: un libro de texto en línea, cuestionarios extraídos de la misma base de datos de preguntas que el examen real y breves vídeos instructivos, todos ellos opcionales y disponibles en cualquier momento, sin necesidad de iniciar sesión ni seguir un orden concreto.

El resultado: prepararse de esta manera liberó aproximadamente dos horas de tiempo de clase al día para la práctica, y las tasas de aprobados en los exámenes teóricos aumentaron entre un 5 % y un 10 %, según las estimaciones. El director comercial, Maarten Dullaert, ha observado una diferencia clara y evidente entre los participantes que se prepararon con Easy LMS y los que no lo hicieron.

Este es un argumento directo y bastante cuantificable de por qué el programa en sí mismo es importante, y no solo el contenido que alberga.

👉 Lea el caso práctico completo.

Cómo crear un programa de formación para empleados

Crear una formación que funcione y en la que merezca la pena invertir suele reducirse a una serie de pasos deliberados, que deben seguirse aproximadamente en este orden.

1. Identifique sus objetivos

Comience por definir lo que la formación debe lograr. ¿Se trata de desarrollar competencias técnicas? ¿Mejorar el trabajo en equipo? ¿Fortalecer el liderazgo? ¿Cumplir con la normativa? Es importante ser específico en este punto, ya que determina todas las decisiones posteriores.

2. Evalúe las necesidades de su público

Obtenga una visión clara de a quién va dirigido el programa: sus funciones actuales, sus niveles de competencia, sus preferencias de aprendizaje y dónde se encuentran las carencias existentes. Un programa diseñado para personal con experiencia debería ser bastante diferente de uno dirigido a personas que acaban de incorporarse.

3. Elija los formatos de formación

Adapte el formato tanto al objetivo como al público, y no se sienta obligado a elegir solo uno. Talleres y seminarios, aprendizaje electrónico y cursos en línea, formación en el puesto de trabajo, tutoría y coaching, conferencias y seminarios web, juegos de rol y simulaciones. A menudo, combinar varios de estos formatos resulta más eficaz que recurrir a uno solo.

4. Diseñe y adapte el contenido

Cree algo que sea realmente relevante para sus objetivos y su público; evite el contenido genérico. Esto suele implicar seleccionar recursos existentes, como artículos, vídeos y material de autoaprendizaje, dividir el contenido en módulos manejables e incorporar elementos interactivos, como cuestionarios, debates o casos prácticos, para mantener el interés de los participantes.

5. Elija las herramientas adecuadas

Un sistema de gestión del aprendizaje permite organizar, impartir y realizar un seguimiento de la formación de manera eficiente, y su importancia aumenta considerablemente cuando se gestiona a más de un puñado de participantes o se imparte la misma formación a varias organizaciones de clientes a la vez.

6. Mida los resultados

Establezca sus parámetros de referencia antes del lanzamiento, no después. Tasas de finalización, puntuaciones en las evaluaciones, cambios en el rendimiento en el puesto de trabajo, reducción de errores… cualquier aspecto que sea relevante para su objetivo original. Sin este paso, no hay forma de saber si la formación ha surtido efecto.

7. Repita y mejore

La formación no es algo que se crea una vez y se deja tal cual. Revise el programa periódicamente, escuche los comentarios de los participantes y realice ajustes basándose en lo que le indiquen los datos y las personas, no solo en lo que parecía una buena idea al principio.

Si está llevando a cabo esta iniciativa en varias organizaciones clientes, el marco sigue siendo válido, pero la prioridad se inclina ligeramente hacia la reutilización. Una estructura de curso que pueda clonarse y personalizarse ligeramente para cada cliente, en lugar de tener que reconstruirse desde cero cada vez, es normalmente lo que distingue a la formación como proyecto puntual de la formación como algo que puede ofrecerse como servicio.

Cómo Easy LMS apoya a las consultoras y a los proveedores de formación

Tanto si es una consultora que gestiona la formación en docenas de organizaciones clientes, como si es un proveedor de formación independiente que imparte el mismo programa básico a cientos de participantes al mes, el reto subyacente suele ser el mismo. Necesita una forma de crear contenido una sola vez e impartirlo en numerosas ocasiones, sin perder la capacidad de personalizarlo para cada cliente ni de realizar un seguimiento individual de los resultados.

Para eso, esencialmente, se ha diseñado la función «Academia» de Easy LMS. Le permite organizar todo su contenido formativo en un único lugar y, a continuación, configurar varias academias para que cada cliente disponga de su propio portal de aprendizaje independiente, con su propia imagen de marca, idioma y configuración de inicio de sesión, mientras usted sigue reutilizando el material del curso subyacente en todas ellas. Los informes le proporcionan la prueba visual y compartible de los resultados de aprendizaje que esperan sus clientes, sin el trabajo manual que supone recopilarlos usted mismo.

Reserve una demostración para ver cómo funciona, o inicie una prueba gratuita para comprobarlo usted mismo.

Recursos útiles

1. Estudio de Pew Research de 2021