Mitarbeiterfortbildungsprogramme: Arten, Vorteile und wie man ein solches Programm aufbaut

Was ist ein Mitarbeiterschulungsprogramm?

Im Kern ist ein Mitarbeiterschulungsprogramm ein strukturierter, wiederholbarer Ansatz, um Mitarbeitern das Wissen oder die Fähigkeiten zu vermitteln, die sie für einen bestimmten Zweck benötigen. In der Regel ist dieser Zweck eng gefasst: die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters, das Schließen einer bestimmten Qualifikationslücke oder die Einhaltung einer Compliance-Frist. Es ist nicht zeitlich unbegrenzt, und genau das ist der springende Punkt. Ein gutes Schulungsprogramm hat ein klar definiertes Ziel.

Es ist hilfreich, hier zwischen Schulung und Weiterbildung zu unterscheiden, da die beiden Begriffe oft synonym verwendet werden, obwohl sie nicht dasselbe bedeuten. Eine Schulung ist kurzfristig angelegt und auf eine bestimmte Tätigkeit ausgerichtet. Sie zielt auf eine definierte Lücke ab, und man kann in der Regel recht schnell messen, ob sie erfolgreich war. Weiterbildung ist ein langfristiges Unterfangen: Sie bereitet jemanden auf die zukünftige Ausrichtung seiner Karriere vor, nicht nur auf die Anforderungen seiner aktuellen Position. Die meisten Unternehmen führen letztendlich beides durch, da beide Maßnahmen ihren eigenen Zweck erfüllen, um das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und ihr Wissen auf dem neuesten Stand zu halten.

Warum Schulungsprogramme für Mitarbeiter wichtig sind

Es ist leicht, Schulungen als eine Aufgabe zu betrachten, die man beim Onboarding abhaken und dann vergessen kann. Doch die Unternehmen, die sie ernst nehmen, erkennen den Unterschied meist dort, wo es darauf ankommt: bei der Mitarbeiterbindung, bei der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter und beim Ausmaß der im Hintergrund lauernden Risiken.

Vorteile für das Unternehmen

Betrachten wir zunächst die Mitarbeiterbindung, da hierfür die eindeutigsten Daten vorliegen. Die zuvor erwähnte Zahl von Pew Research ist kein Ausreißer. Fortbildung ist eine der direktesten Möglichkeiten, mit denen ein Arbeitgeber beeinflussen kann, warum Mitarbeiter im Unternehmen bleiben. Darüber hinaus zeigen sich in der Regel noch einige weitere Vorteile:

• Bessere Leistung und weniger Fehler, da gut geschulte Mitarbeiter weniger Aufsicht benötigen und weniger kostspielige Fehler begehen.

• Geringeres Compliance-Risiko und geringere Kosten, insbesondere in regulierten Branchen, in denen ein Versäumnis nicht nur peinlich, sondern auch teuer ist.

• Eine stärkere Arbeitgebermarke, da Unternehmen, die dafür bekannt sind, in ihre Mitarbeiter zu investieren, in der Regel von vornherein weniger Schwierigkeiten bei der Personalbeschaffung haben.

Vorteile für die Mitarbeiter

Schulungen sind nicht nur etwas, das den Mitarbeitern zum Nutzen des Unternehmens auferlegt wird. Sie verändern auch deren Arbeitsalltag. Wer gut geschult ist, geht mit mehr Selbstvertrauen und weniger Unsicherheiten an seine Arbeit heran, was die Arbeit selbst in der Regel weniger stressig macht – und nicht nur produktiver.

Dies wirkt sich zudem direkt auf die oben genannten Statistiken zur Mitarbeiterbindung aus. Menschen, die einen Weg zu neuen Kompetenzen und schließlich zu neuen Verantwortungsbereichen erkennen, bleiben im Unternehmen und fühlen sich stärker eingebunden. Schulungen, die mit tatsächlichem Fortschritt verbunden sind und nicht nur eine Pflichtübung zur Einhaltung von Vorschriften darstellen, geben den Mitarbeitern einen Grund, in das Unternehmen zu investieren – genauso, wie dieses in sie investiert.

Daraus ergeben sich in der Regel einige positive Effekte: Weniger Mitarbeiter fühlen sich festgefahren oder übersehen, mehr Menschen sind bereit, anspruchsvolle Aufgaben zu übernehmen, weil sie sich dafür gut gerüstet fühlen, und es entsteht ein Arbeitsumfeld, in dem das Bitten um Hilfe oder das Eingestehen einer Wissenslücke nicht als Nachteil empfunden wird.

Betrachten wir nun einige verschiedene Arten von Mitarbeiterschulungsprogrammen, von denen jedes seinen eigenen Zweck erfüllt, um sowohl dem Unternehmen als auch seinen Mitarbeitern zu helfen.

8 Arten von Mitarbeiterschulungsprogrammen

Die meisten Unternehmen setzen nicht nur auf eine einzige Art von Schulung. Sie kombinieren verschiedene Elemente aus einem relativ einheitlichen Katalog von Kategorien, je nachdem, wen sie schulen und welche Ziele sie damit erreichen möchten. Hier sind acht Arten von Mitarbeiterschulungsprogrammen.

1. Einführungsschulung

Die Einführungsschulung ist in der Regel das Erste, was ein neuer Mitarbeiter erlebt, und sie ist bewusst kurz gehalten, oft nur ein einziger Tag. Das Ziel ist nicht die Vertiefung, sondern die Vermittlung des Gesamtzusammenhangs: Unternehmensvision und -werte, Kultur und Richtlinien, die Struktur des Unternehmens, die Vorstellung der Kollegen, mit denen die neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten werden, sowie praktische Grundlagen wie Anmeldedaten und den eigenen Arbeitsplatz.

Nichts davon soll unbedingt dauerhaft im Gedächtnis bleiben. Der eigentliche Zweck ist einfacher: sicherzustellen, dass sich niemand an seinem ersten Tag so fühlt, als wäre er in ein Gebäude geworfen worden, das er nicht versteht.

2. Einarbeitungsschulung

Das Onboarding knüpft dort an, wo die Einweisung aufhört, und dauert deutlich länger – je nach Komplexität der Position zwischen einigen Wochen und mehreren Monaten. Ein gut durchgeführtes Onboarding-Programm deckt in der Regel vier Bereiche ab, die alle praktischerweise mit „C“ beginnen: Compliance (die grundlegenden Regeln des Unternehmens), Klärung (was die Position im Alltag tatsächlich erfordert), Kultur (sowohl die geschriebenen als auch die ungeschriebenen Normen) und Verbindung (Beziehungen zu Kollegen und ein echtes Zugehörigkeitsgefühl).

Der Zweck dieses Programms besteht darin, den neuen Mitarbeiter vom Status „technisch eingestellt“ dahin zu bringen, dass er tatsächlich einen Beitrag leistet, ohne dass er die ungeschriebenen Regeln selbst herausfinden muss.

3. Schulung der Fachkompetenzen

Hard Skills sind die messbaren, berufsspezifischen Fähigkeiten, die jemand benötigt, um die Arbeit tatsächlich auszuführen. Beispiele hierfür sind die Programmierfähigkeiten eines Entwicklers oder das Verständnis eines Buchhalters für Rechnungslegungsstandards. Da diese Fähigkeiten so spezifisch sind, wird die Schulung in Hard Skills häufig an Spezialisten ausgelagert, anstatt sie intern durchzuführen – schlichtweg, weil es schwierig ist, tiefgreifendes Fachwissen in einem engen Bereich innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens intern aufzubauen.

Der Zweck dabei ist klar: eine konkrete, benennbare Lücke zwischen den Fähigkeiten einer Person und den Anforderungen der Stelle zu schließen.

4. Soft-Skills-Schulungen

Soft Skills lassen sich nicht so eindeutig einer einzelnen Aufgabe zuordnen wie Hard Skills, sondern zeigen sich in fast allem, was ein Mitarbeiter tut. Kommunikation, Zusammenarbeit, Konfliktlösung, Anpassungsfähigkeit. Soft-Skills-Schulungen umfassen in der Regel aktives Zuhören, effektive Kommunikation, Teamarbeit, Flexibilität und das Halten von Vorträgen, und wie bei Hard-Skills-Schulungen werden sie oft von externen Spezialisten durchgeführt, die sich genau darauf konzentrieren.

Bei diesen Schulungen geht es weniger darum, eine neue Fähigkeit zu vermitteln, als vielmehr darum, die Reibungspunkte zu glätten, die immer dann auftreten, wenn Menschen zusammenarbeiten müssen.

5. Produkt- oder Dienstleistungsschulungen

Bevor ein Mitarbeiter ein Unternehmen gut vertreten kann, muss er tatsächlich verstehen, was dieses verkauft. Produkt- oder Dienstleistungsschulungen vermitteln diese Grundlage und werden in der Regel direkt in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter integriert. Sie werden zudem häufig als Auffrischungskurs angeboten, wenn ein Unternehmen wesentliche Änderungen an seinen Produkten oder Dienstleistungen vornimmt – was bei den meisten Unternehmen häufiger vorkommt, als ihnen lieb ist.

Im Kern geht es bei einer Produkt- oder Dienstleistungsschulung also darum, sicherzustellen, dass niemand sich durch ein Gespräch darüber mogeln muss, was das Unternehmen tatsächlich tut.

6. Compliance-Schulung

Compliance-Schulungen behandeln die für eine bestimmte Funktion oder Branche geltenden Gesetze und Vorschriften und sind oft verpflichtend, wobei eine feste Frist gilt. In vielen Fällen sind sie gemäß lokaler oder nationaler Vorschriften jährlich vorgeschrieben. Wenn die zuständige Aufsichtsbehörde keine eigenen Schulungsunterlagen bereitstellt, springen in der Regel externe Schulungsanbieter ein, um diese Lücke zu schließen. Dies ist einer der Gründe, warum Compliance-Schulungen zu den häufigsten Dienstleistungen gehören, für deren Durchführung Schulungsanbieter und Beratungsunternehmen gezielt beauftragt werden.

Auch der Zweck ist nicht optional: Es geht darum, das Unternehmen und oft auch die Mitarbeiter selbst vor Risiken zu schützen, deren Nichtbeachtung tatsächlich kostspielige Folgen haben kann.

7. Franchise-Schulungen

Franchise-Schulungen beginnen in dem Moment, in dem ein Franchisenehmer seinen Vertrag unterzeichnet, und enden danach eigentlich nie. Sie sind darauf ausgelegt, Franchisenehmer zu einheitlichen Markenbotschaftern zu machen, und werden unverzichtbar, sobald ein Franchisegeber Prozesse und Produkte standortübergreifend einheitlich halten muss – insbesondere an Standorten, die sich nicht gegenseitig im Tagesgeschäft beaufsichtigen.

Das eigentliche Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass ein Kunde überall das gleiche Erlebnis hat – egal, ob er sich am Standort eins oder am Standort fünfzig befindet.

8. Führungskräfteschulung

Führungskräfteschulungen helfen den Mitarbeitern dabei, die für Führungsaufgaben erforderlichen Fähigkeiten zu entwickeln: Kommunikation, Entscheidungsfindung, strategische Planung und die erfolgreiche Leitung eines Teams. Das Angebot reicht von kurzen Workshops bis hin zu umfassenden Kursen und ist in jeder Phase relevant – ganz gleich, ob jemand gerade zum ersten Mal Teamleiter geworden ist oder nach langjähriger Erfahrung eine Führungsposition auf oberster Ebene übernimmt.

Letztendlich handelt es sich um eine Investition in die Menschen, die darüber entscheiden, wie alle anderen das Unternehmen erleben – im Guten wie im Schlechten.

Das ist die Theorie hinter diesen acht verschiedenen Mitarbeiterschulungsprogrammen. All dies lässt sich anhand konkreter Beispiele viel leichter veranschaulichen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen daher, wie strukturierte Schulungsprogramme bei einigen unserer Kunden aussehen, die täglich Schulungen für ihre eigenen Kunden durchführen.

Konkrete Beispiele für Mitarbeiter-Schulungsprogramme in der Praxis

Chapter Three Consulting: Schulungen kopieren, anstatt sie für jeden Kunden neu zu entwickeln

Die Herausforderung: Chapter Three Consulting unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung von ISO-Normen und Compliance-Zertifizierungen für ihre Kunden. Jede Umsetzung ist mit der Anforderung verbunden, die Mitarbeiter des Kunden zu schulen und nachzuweisen, dass sie den Stoff verinnerlicht und nicht nur überflogen haben. Diese Schulung für jeden Kunden von Grund auf neu zu entwickeln, war nicht kosteneffizient.

Die Lösung: Mit Easy LMS erstellten sie ein Angebot aus bestehenden Kursen, das je nach Kunde geklont und angepasst wird, anstatt jedes Mal neu erstellt zu werden, und sie verwalten die Schulungen direkt im Auftrag ihrer Kunden, wobei sie nachverfolgen, wer sie abgeschlossen hat und wer nicht.

Das Ergebnis: Ein wiederholbares Durchführungsmodell mit vollständiger Transparenz hinsichtlich des Abschlusses sowie Berichten, die sie den Kunden direkt als Nachweis dafür übergeben können, dass deren Anforderungen an ISO- und DSGVO-Schulungen tatsächlich erfüllt wurden. Wie CEO Eddie Finch es formulierte: Sie fangen nicht jedes Mal von Grund auf neu an, sondern können die Schulungen klonen.

Genau diese Vorgehensweise macht im Grunde den Unterschied zwischen einer Schulung als einmaligem Projekt und einer Schulung als skalierbarem Prozess aus.

👉 Lesen Sie die vollständige Fallstudie.

Fresh Compliance: Skalierung von Compliance-Schulungen auf Tausende ohne Personalaufstockung

Die Herausforderung: Fresh Compliance berät Unternehmen zu den Themen DSGVO, KI und Cybersicherheit. Zu Beginn bedeutete die Durchführung von Schulungen, dass man zu den Kunden reisen, Webinare abhalten oder PowerPoint-Präsentationen per E-Mail versenden musste – keine dieser Methoden ließ sich mit wachsendem Kundenstamm skalieren, und der Aufbau einer eigenen Plattform war für ein kleines Team zu kostspielig.

Die Lösung: Das Unternehmen verlegte die Schulungen auf Easy LMS und versendete an die Kunden einen einzigen sicheren Link, über den diese ihre Compliance-Kurse absolvieren konnten – ohne dass auf Kundenseite eine Anmeldung oder Einrichtung erforderlich war; die Ergebnisse wurden automatisch mit den jeweiligen Kundensystemen synchronisiert.

Das Ergebnis: Vollständig automatisierte Compliance-Schulungen, die nun monatlich Tausende von Teilnehmern erreichen und Fresh Compliance schätzungsweise 1.000 bis 5.000 Euro pro Monat an Zeit und Ressourcen einsparen. Gründer und CEO Frank Trautwein erklärte, dass sie dies erreicht hätten, ohne zusätzliches Personal einzustellen oder eine eigene Plattform aufzubauen.

Dies ist ein gutes, konkretes Beispiel dafür, wie die richtige Struktur es einem kleinen Team ermöglicht, eine große Anzahl von Lernenden zu betreuen.

👉 Lesen Sie die vollständige Fallstudie.

BLOM opleidingen: Steigerung der Erfolgsquote durch Vorbereitung vor Kursbeginn

Die Herausforderung: BLOM opleidingen bildet jährlich rund 30.000 Teilnehmer für die Gabelstapler-Zertifizierung an 22 Schulungsstandorten in den Niederlanden aus. Als das Unternehmen 2018 auf digitale Prüfungen umstellte, um mehr Zeit für praktische Übungen zu gewinnen, musste eine Lösung gefunden werden, mit der die praxisorientierten Teilnehmer – von denen viele mit digitalen Tools nicht vertraut waren – die Theorie bereits vor ihrer Ankunft am Schulungsort verinnerlichen konnten.

Die Lösung: Man entwickelte ein Vorbereitungsprogramm für den Kurs in Easy LMS: ein Online-Lehrbuch, Quizfragen aus derselben Fragendatenbank wie bei der eigentlichen Prüfung sowie kurze Lehrvideos – alles optional und jederzeit verfügbar, ohne erzwungene Anmeldung oder festgelegte Reihenfolge.

Das Ergebnis: Durch diese Art der Vorbereitung wurden täglich etwa zwei Stunden Unterrichtszeit für Übungen freigesetzt, und die Bestehensquoten bei den Theorieprüfungen stiegen schätzungsweise um 5 bis 10 %. Vertriebsleiter Maarten Dullaert hat einen deutlichen, sichtbaren Unterschied zwischen den Teilnehmern festgestellt, die sich mit Easy LMS vorbereitet hatten, und denen, die dies nicht taten.

Dies ist ein direktes, gut messbares Beispiel dafür, warum das Programm selbst von Bedeutung ist – und nicht nur die darin enthaltenen Inhalte.

👉 Lesen Sie die vollständige Fallstudie.

So erstellen Sie ein Schulungsprogramm für Mitarbeiter

Die Entwicklung einer Schulung, die funktioniert und in die es sich zu investieren lohnt, lässt sich in der Regel auf eine Handvoll bewusster Schritte zurückführen, die in etwa in dieser Reihenfolge durchgeführt werden.

1. Legen Sie Ihre Ziele fest

Beginnen Sie damit, was die Schulung bewirken soll. Geht es um den Aufbau technischer Fähigkeiten? Um bessere Teamarbeit? Um stärkere Führungsqualitäten? Um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften? Hier konkret zu werden ist wichtig, da dies jede nachfolgende Entscheidung prägt.

2. Bewerten Sie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe

Verschaffen Sie sich ein klares Bild davon, wen Sie schulen: ihre aktuellen Aufgabenbereiche, ihr Qualifikationsniveau, ihre Lernpräferenzen und wo bestehende Wissenslücken bestehen. Ein Programm für erfahrene Mitarbeiter sollte sich deutlich von einem Programm für Neueinsteiger unterscheiden.

3. Wählen Sie Ihre Schulungsformate

Passen Sie das Format sowohl an die Ziele als auch an die Zielgruppe an, und denken Sie nicht, dass Sie sich auf nur ein Format beschränken müssen. Workshops und Seminare, E-Learning und Online-Kurse, Schulungen am Arbeitsplatz, Mentoring und Coaching, Konferenzen und Webinare, Rollenspiele und Simulationen. Die Kombination mehrerer dieser Formate ist oft effektiver als die ausschließliche Nutzung eines einzigen Formats.

4. Gestalten und passen Sie die Inhalte an

Entwickeln Sie Inhalte, die für Ihre Ziele und Ihre Zielgruppe wirklich relevant sind, und vermeiden Sie allgemeine Inhalte. Das bedeutet in der Regel, vorhandene Ressourcen wie Artikel, Videos und Material zum Selbststudium zusammenzustellen, die Inhalte in überschaubare Module zu gliedern und interaktive Elemente wie Quizfragen, Diskussionen oder Fallstudien einzubauen, um das Interesse der Teilnehmer aufrechtzuerhalten.

5. Wählen Sie die richtigen Tools

Ein Lernmanagementsystem ermöglicht es, Schulungen effizient zu organisieren, durchzuführen und nachzuverfolgen. Es gewinnt erheblich an Bedeutung, sobald Sie mehr als eine Handvoll Teilnehmer betreuen oder dieselbe Schulung gleichzeitig für mehrere Kundenunternehmen durchführen.

6. Messen Sie die Ergebnisse

Legen Sie Ihre Maßstäbe vor dem Start fest, nicht erst danach. Abschlussquoten, Bewertungsergebnisse, Veränderungen in der Arbeitsleistung, weniger Fehler – was auch immer für Ihr ursprüngliches Ziel relevant ist. Ohne diesen Schritt lässt sich wirklich nicht feststellen, ob irgendetwas davon funktioniert hat.

7. Iterieren und verbessern

Schulungen sind nichts, was man einmal erstellt und dann sich selbst überlässt. Überprüfen Sie das Programm regelmäßig, hören Sie sich das Feedback der Teilnehmer an und passen Sie es auf der Grundlage dessen an, was die Daten und die Menschen Ihnen sagen – und nicht nur auf der Grundlage dessen, was zu Beginn eine gute Idee zu sein schien.

Wenn Sie dies für mehrere Kundenunternehmen durchführen, gilt das gleiche Prinzip, allerdings verlagert sich der Schwerpunkt etwas in Richtung Wiederverwendbarkeit. Eine Kursstruktur, die Sie klonen und je nach Kunde leicht anpassen können, anstatt sie jedes Mal von Grund auf neu zu erstellen, ist in der Regel das, was eine Schulung als einmaliges Projekt von einer Schulung als Dienstleistung unterscheidet.

Wie Easy LMS Schulungsberatungsunternehmen und Schulungsanbieter unterstützt

Ganz gleich, ob Sie als Beratungsunternehmen Schulungen für Dutzende von Kundenorganisationen koordinieren oder als unabhängiger Schulungsanbieter dasselbe Kernprogramm monatlich an Hunderte von Teilnehmern vermitteln – die zugrunde liegende Herausforderung ist in der Regel dieselbe. Sie benötigen eine Möglichkeit, Inhalte einmal zu erstellen und dann mehrfach bereitzustellen, ohne dabei die Möglichkeit zu verlieren, diese pro Kunde anzupassen oder die Ergebnisse individuell nachzuverfolgen.

Genau dafür wurde die Akademie-Funktion in Easy LMS entwickelt. Sie ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Schulungsinhalte an einem Ort zu organisieren und anschließend mehrere Akademien einzurichten, sodass jeder Kunde sein eigenes, separates Lernportal erhält – komplett mit eigenem Branding, eigener Sprache und eigenen Anmeldeeinstellungen –, während Sie das zugrunde liegende Kursmaterial für alle Akademien wiederverwenden können. Die Berichterstellung liefert Ihnen den visuellen, teilbaren Nachweis der Lernergebnisse, den Ihre Kunden erwarten – ohne den manuellen Aufwand, diesen selbst zusammenzustellen.

Buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie es funktioniert, oder starten Sie eine kostenlose Testversion, um es selbst zu erleben.

Nützliche Ressourcen

1. Pew-Research-Studie 2021