Programmes de formation des salariés : types, avantages et comment en mettre un en place

Qu'est-ce qu'un programme de formation des salariés ?

Fondamentalement, un programme de formation des collaborateurs est une méthode structurée et reproductible visant à leur transmettre les connaissances ou les compétences dont ils ont besoin dans un but précis. En général, cet objectif est bien défini : intégrer un nouveau collaborateur, combler un déficit de compétences spécifique, respecter une échéance en matière de conformité. Il ne s’agit pas d’un processus ouvert, et c’est là tout l’intérêt. Un bon programme de formation a un objectif clairement défini.

Il est utile de distinguer ici la formation du développement, car ces deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable alors qu’ils ne désignent pas la même chose. La formation est à court terme et spécifique à un poste. Elle cible une lacune bien définie, et vous pouvez généralement évaluer assez rapidement si elle a porté ses fruits. Le développement s’inscrit dans une perspective à plus long terme : il s’agit de préparer une personne à l’orientation de sa carrière, et pas seulement à ce qu’exige son poste actuel. La plupart des organisations finissent par mener ces deux actions de front, car chacune a son propre objectif : maintenir l’engagement des employés et actualiser leurs connaissances.

Pourquoi les programmes de formation des collaborateurs sont-ils importants ?

Il est facile de considérer la formation comme une case à cocher lors de l’intégration, puis de l’oublier. Mais les organisations qui la prennent au sérieux ont tendance à constater la différence là où cela compte vraiment : qui reste, quel est le niveau de performance des collaborateurs et quel est le niveau de risque en arrière-plan.

Avantages pour l’entreprise

Commençons par la fidélisation, car c’est celle pour laquelle les données sont les plus claires. Le chiffre du Pew Research Center que nous avons mentionné plus haut n’est pas une exception. La formation est l’un des moyens les plus directs dont dispose un employeur pour influencer la décision des collaborateurs de rester. Au-delà de cela, plusieurs autres avantages reviennent régulièrement :

• De meilleures performances et moins d’erreurs, car des collaborateurs correctement formés nécessitent moins de supervision et commettent moins d’erreurs coûteuses.

• Une réduction des risques et des coûts liés à la conformité, en particulier dans les secteurs réglementés où un manquement n’est pas seulement embarrassant, mais aussi coûteux.

• Une image de marque plus forte en tant qu’employeur, car les entreprises réputées pour investir dans leur personnel ont généralement plus de facilité à recruter dès le départ.

Avantages pour les employés

La formation n’est pas seulement une démarche imposée aux employés dans l’intérêt de l’organisation. Elle transforme également leur quotidien. Une personne correctement formée aborde son travail avec davantage de confiance et moins d’incertitudes, ce qui rend généralement le travail lui-même moins stressant, et pas seulement plus productif.

Cela se répercute également directement sur les statistiques de fidélisation mentionnées plus haut. Les personnes qui entrevoient un parcours vers l’acquisition de nouvelles compétences, et à terme vers de nouvelles responsabilités, sont celles qui restent et se sentent plus engagées. Une formation liée à une véritable évolution de carrière, et non pas simplement à une case à cocher pour se conformer aux exigences, donne aux employés une raison de s’investir dans l’entreprise, tout comme celle-ci s’investit en eux.

Il en découle généralement plusieurs conséquences : moins d’employés se sentant bloqués ou négligés, davantage de personnes disposées à accepter des missions ambitieuses parce qu’elles se sentent prêtes à les mener à bien, et un environnement de travail où demander de l’aide ou admettre une lacune n’est pas perçu comme un handicap.

Examinons à présent quelques types de programmes de formation des employés, chacun ayant son propre objectif pour aider à la fois l’organisation et ses employés.

8 types de programmes de formation des salariés

La plupart des organisations ne se contentent pas d’un seul type de formation. Elles combinent différents éléments issus d’un ensemble de catégories assez cohérent, en fonction des personnes à former et des objectifs visés. Voici huit types de programmes de formation des salariés.

1. La formation d’intégration

L’intégration est généralement la première expérience vécue par un nouvel employé ; elle est délibérément brève, souvent limitée à une seule journée. L’objectif n’est pas d’approfondir les connaissances, mais de fournir le contexte : la vision et les valeurs de l’entreprise, sa culture et ses politiques, la structure de l’organisation, la présentation des personnes avec lesquelles ils vont travailler, ainsi que les bases pratiques telles que les identifiants de connexion et l’emplacement de leur poste de travail.

Rien de tout cela n’est nécessairement destiné à rester gravé à jamais. Le véritable objectif est plus simple : veiller à ce que personne ne se sente, lors de son premier jour, comme s’il avait été largué dans un bâtiment qu’il ne comprend pas.

2. La formation d’intégration

L’intégration prend le relais de l’orientation et dure bien plus longtemps, allant de quelques semaines à plusieurs mois selon la complexité du poste. Un programme d’intégration bien mené couvre généralement quatre aspects dont les noms commencent tous, fort opportunément, par la lettre C : la conformité (les règles fondamentales de l’organisation), la clarification (ce qu’exige réellement le poste au quotidien), la culture (les normes écrites et non écrites) et la connexion (les relations avec les collègues et un véritable sentiment d’appartenance).

L’objectif de cette formation est de faire passer le nouveau collaborateur du statut de « techniquement embauché » à celui de collaborateur apportant une réelle contribution, sans le laisser découvrir seul les règles tacites.

3. Formation aux compétences techniques

Les compétences techniques sont les aptitudes mesurables et spécifiques à un poste dont une personne a besoin pour exercer concrètement son activité. Par exemple, les compétences en programmation d’un développeur ou la maîtrise des normes de reporting financier par un comptable. Ces compétences étant très spécifiques, la formation aux compétences techniques est souvent confiée à des spécialistes plutôt que dispensée en interne, tout simplement parce qu’il est difficile de développer en interne, dans un délai raisonnable, une expertise approfondie dans un domaine aussi pointu.

L’objectif est ici simple : combler un écart précis et identifiable entre ce qu’une personne est capable de faire et ce qu’exige le poste.

4. Formation aux compétences relationnelles

Les compétences relationnelles ne correspondent pas clairement à une tâche unique, contrairement aux compétences techniques, mais elles se manifestent dans presque tout ce qu’un employé accomplit. Communication, collaboration, résolution des conflits, capacité d’adaptation. La formation aux compétences relationnelles porte généralement sur l’écoute active, la communication efficace, le travail d’équipe, la flexibilité et la prise de parole en public ; à l’instar de la formation aux compétences techniques, elle est souvent dispensée par des spécialistes externes qui se consacrent précisément à ce domaine.

Cette formation vise moins à enseigner une nouvelle compétence qu’à apaiser les frictions qui apparaissent lorsque des personnes doivent travailler ensemble.

5. Formation aux produits ou services

Avant qu’un employé puisse représenter dignement une entreprise, il doit réellement comprendre ce qu’elle vend. La formation sur les produits ou services lui apporte ces bases, et elle est généralement intégrée directement au processus d’intégration des nouvelles recrues. Elle a également tendance à être proposée sous forme de remise à niveau chaque fois qu’une entreprise apporte un changement significatif à ses produits ou services, ce qui, pour la plupart des entreprises, se produit plus souvent qu’elles ne le souhaiteraient.

En substance, une formation sur les produits ou services vise donc à garantir que personne n’ait à faire semblant lors d’une conversation sur les activités réelles de l’entreprise.

6. Formation à la conformité

La formation à la conformité porte sur les lois et réglementations liées à un poste ou à un secteur d’activité, et elle est souvent obligatoire, assortie d’une date limite stricte. Dans de nombreux cas, elle est exigée chaque année par la réglementation locale ou nationale. Lorsque l’organisme de réglementation ne fournit pas ses propres supports de formation, des prestataires externes interviennent généralement pour combler cette lacune. C’est en partie pour cette raison que la formation à la conformité fait partie des services les plus couramment proposés par les prestataires de formation et les cabinets de conseil, qui sont spécifiquement sollicités pour la dispenser.

Son objectif n’est pas non plus facultatif : il s’agit de protéger l’organisation, et souvent les salariés eux-mêmes, contre des risques dont les conséquences peuvent s’avérer véritablement coûteuses en cas de manquement.

7. Formation en franchise

La formation en franchise débute dès la signature du contrat par le franchisé, et elle ne s’arrête pas vraiment par la suite. Elle est conçue pour faire des employés de la franchise des ambassadeurs cohérents de la marque, et elle devient essentielle dès lors que le franchiseur doit garantir l’uniformité des processus et des produits entre des sites qui ne partagent pas de supervision quotidienne entre eux.

L’objectif réel est de s’assurer qu’un client bénéficie de la même expérience, qu’il se trouve dans le premier ou le cinquantième point de vente.

8. Formation au leadership

La formation au leadership aide les personnes à développer les compétences nécessaires pour diriger : communication, prise de décision, planification stratégique, bonne gestion d’une équipe. Elle va de courts ateliers à des formations complètes, et s’avère pertinente à chaque étape, que l’on vienne d’accéder pour la première fois à un poste de chef d’équipe ou que l’on accède à un poste de cadre supérieur après des années d’expérience.

En fin de compte, il s’agit d’un investissement dans les personnes qui façonneront la manière dont chacun perçoit l’organisation, pour le meilleur ou pour le pire.

Telle est la théorie qui sous-tend ces huit programmes de formation destinés aux collaborateurs. Tout cela est beaucoup plus facile à visualiser à l’aide d’exemples concrets ; voici donc à quoi ressemblent les programmes de formation structurés chez quelques-uns de nos clients qui dispensent quotidiennement des formations à leurs propres clients.

Exemples concrets de programmes de formation des collaborateurs en action

Chapter Three Consulting : reproduire la formation plutôt que de la recréer pour chaque client

Le défi : Chapter Three Consulting aide les entreprises à mettre en œuvre les normes ISO et les certifications de conformité pour leurs clients. Chaque mise en œuvre s’accompagne de l’obligation de former le personnel du client et de prouver que celui-ci a bien assimilé le contenu, et non pas simplement survolé le sujet. Créer cette formation à partir de zéro pour chaque client n’était pas rentable.

La solution : grâce à Easy LMS, ils ont constitué un catalogue de formations existantes qui sont clonées et personnalisées pour chaque client au lieu d’être recréées, et ils gèrent la formation directement pour le compte de leurs clients, en assurant le suivi des participants ayant suivi ou non la formation.

Le résultat : un modèle de prestation reproductible offrant une visibilité totale sur les résultats, ainsi que des rapports qu’ils peuvent remettre directement aux clients comme preuve que leurs exigences de formation ISO et RGPD ont bien été respectées. Comme l’explique Eddie Finch, PDG, ils ne repartent pas de zéro à chaque fois, ils peuvent cloner le contenu.

Cette simple habitude fait fondamentalement la différence entre une formation considérée comme un projet ponctuel et une formation pouvant être déployée à grande échelle.

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Fresh Compliance : étendre la formation à la conformité à des milliers de personnes sans augmenter les effectifs

Le défi : Fresh Compliance conseille les organisations en matière de conformité au RGPD, à l’IA et à la cybersécurité. Au début, la formation consistait à se rendre sur les sites des clients, à organiser des webinaires ou à envoyer des présentations PowerPoint par e-mail, autant de méthodes qui ne pouvaient pas évoluer au fur et à mesure que leur clientèle s’élargissait, et la mise en place de leur propre plateforme était trop coûteuse pour une petite équipe.

La solution : l’entreprise a transféré ses formations sur Easy LMS, envoyant aux clients un simple lien sécurisé leur permettant de suivre leurs formations à la conformité, sans qu’aucune connexion ni configuration ne soit requise de la part du client, et les résultats étant synchronisés automatiquement avec les systèmes propres à chaque client.

Le résultat : une formation à la conformité entièrement automatisée qui touche désormais des milliers de participants par mois, permettant à Fresh Compliance d’économiser entre 1 000 et 5 000 € par mois en temps et en ressources. Le fondateur et PDG, Frank Trautwein, a déclaré qu’ils y étaient parvenus sans embaucher de personnel supplémentaire ni développer leur propre plateforme.

C’est une illustration concrète et pertinente de la manière dont une structure adaptée permet à une petite équipe de prendre en charge un grand nombre de participants.

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BLOM opleidingen : augmenter les taux de réussite grâce à une préparation préalable à l’arrivée des étudiants

Le défi : BLOM opleidingen forme environ 30 000 étudiants par an à la certification de caristes de chariots élévateurs, répartis sur 22 sites de formation aux Pays-Bas. Lorsqu’ils sont passés à un examen numérique en 2018 afin de consacrer davantage de temps à la pratique, ils ont dû trouver un moyen de permettre à un public habitué à la formation pratique, dont beaucoup ne sont pas familiarisés avec les outils numériques, d’assimiler la théorie avant même d’arriver sur le lieu de formation.

La solution : l’organisme a mis en place un programme de préparation préalable à la formation dans Easy LMS : un manuel en ligne, des quiz issus de la même base de données de questions que l’examen réel, ainsi que de courtes vidéos pédagogiques, le tout facultatif et accessible à tout moment, sans connexion obligatoire ni ordre de progression imposé.

Résultat : cette préparation a permis de libérer environ deux heures de cours par jour pour la mise en pratique, et les taux de réussite aux examens théoriques ont augmenté de 5 à 10 % selon les estimations. Maarten Dullaert, directeur commercial, a constaté un écart net et visible entre les participants qui s’étaient préparés avec Easy LMS et ceux qui ne l’avaient pas fait.

C’est là un argument direct et assez mesurable qui montre pourquoi le programme lui-même est important, et pas seulement le contenu qu’il renferme.

👉 Lisez l’étude de cas complète.

Comment mettre en place un programme de formation des collaborateurs

La mise en place d’une formation efficace et dans laquelle il vaut la peine d’investir repose généralement sur quelques étapes mûrement réfléchies, à suivre globalement dans cet ordre.

1. Identifiez vos objectifs

Commencez par définir ce que la formation doit permettre d’accomplir. S’agit-il de développer des compétences techniques ? D’améliorer le travail d’équipe ? De renforcer le leadership ? De garantir la conformité réglementaire ? Il est essentiel d’être précis sur ce point, car cela détermine toutes les décisions qui suivront.

2. Évaluez les besoins de votre public

Faites-vous une idée précise des personnes que vous formez : leurs fonctions actuelles, leurs niveaux de compétence, leurs préférences en matière d’apprentissage et les lacunes existantes. Un programme conçu pour du personnel expérimenté doit être très différent de celui destiné à des personnes qui débutent.

3. Choisissez vos formats de formation

Adaptez le format à la fois à l’objectif et au public, et ne vous sentez pas obligé de n’en choisir qu’un seul. Ateliers et séminaires, e-learning et cours en ligne, formation en situation de travail, mentorat et coaching, conférences et webinaires, jeux de rôle et simulations. Combiner plusieurs de ces formats s’avère souvent plus efficace que de s’en tenir à un seul.

4. Concevez et adaptez le contenu

Élaborez un contenu véritablement pertinent par rapport à vos objectifs et à votre public, en évitant les contenus génériques. Cela implique généralement de sélectionner des ressources existantes telles que des articles, des vidéos et du matériel d’autoformation, de diviser le contenu en modules faciles à gérer et d’ajouter des éléments interactifs tels que des quiz, des discussions ou des études de cas afin de maintenir l’intérêt des participants.

5. Choisissez les bons outils

Un système de gestion de l’apprentissage permet d’organiser, de dispenser et de suivre efficacement les formations ; son importance s’accroît considérablement dès lors que vous gérez plus d’une poignée de participants ou que vous dispensez la même formation simultanément au sein de plusieurs organisations clientes.

6. Mesurez les résultats

Définissez vos critères de référence avant le lancement, et non après. Taux d’achèvement, notes aux évaluations, évolution des performances professionnelles, réduction du nombre d’erreurs : tout ce qui est pertinent par rapport à votre objectif initial. Sans cette étape, il n’y a vraiment aucun moyen de savoir si la formation a porté ses fruits.

7. Itérer et s’améliorer

Une formation n’est pas quelque chose que l’on élabore une fois pour toutes. Réexaminez régulièrement le programme, écoutez les retours des participants et adaptez-le en fonction de ce que vous indiquent les données et les personnes concernées, et non pas uniquement de ce qui semblait être une bonne idée au départ.

Si vous mettez en œuvre ce programme au sein de plusieurs organisations clientes, le principe reste le même, mais la priorité s’oriente légèrement vers la réutilisabilité. Une structure de formation que vous pouvez cloner et personnaliser légèrement pour chaque client, plutôt que de la reconstruire entièrement à chaque fois, est généralement ce qui distingue une formation ponctuelle d’une formation proposée en tant que service.

Comment Easy LMS accompagne les cabinets de conseil en formation et les prestataires de formation

Que vous soyez un cabinet de conseil gérant des formations pour des dizaines d’organisations clientes, ou un prestataire de formation indépendant dispensant le même programme de base à des centaines de participants chaque mois, le défi sous-jacent est généralement le même. Vous avez besoin d’un moyen de créer du contenu une seule fois et de le diffuser à de nombreuses reprises, sans perdre la possibilité de le personnaliser par client ni de suivre les résultats individuellement.

C’est essentiellement à cela que sert la fonctionnalité « Académie » d’Easy LMS. Elle vous permet d’organiser l’ensemble de vos contenus de formation en un seul endroit, puis de configurer plusieurs académies afin que chaque client dispose de son propre portail d’apprentissage distinct, avec sa propre identité visuelle, sa langue et ses paramètres de connexion, tout en vous permettant de réutiliser le matériel pédagogique sous-jacent pour toutes ces académies. Les rapports vous fournissent la preuve visuelle et partageable des résultats d’apprentissage attendus par vos clients, sans que vous ayez à les compiler manuellement.

Réservez une démonstration pour découvrir son fonctionnement, ou lancez un essai gratuit pour en faire l’expérience par vous-même.

Ressources utiles

1. Étude Pew Research 2021