Opplæringsprogrammer for ansatte: Typer, fordeler og hvordan man utarbeider et slikt program

Hva er et opplæringsprogram for ansatte?

I bunn og grunn er et opplæringsprogram for ansatte en strukturert, repeterbar måte å gi ansatte den kunnskapen eller de ferdighetene de trenger til et bestemt formål. Vanligvis er dette formålet avgrenset: å sette en nyansatt inn i jobben, fylle et bestemt kompetansegap eller overholde en frist for samsvar. Det er ikke åpent, og det er poenget. Et godt opplæringsprogram har en klar målstreken.

Det er nyttig å skille mellom opplæring og utvikling her, siden de to begrepene ofte brukes om hverandre, selv om de ikke betyr det samme. Opplæring er kortsiktig og stillingsspesifikk. Den retter seg mot et avgrenset kompetansegap, og man kan vanligvis ganske raskt måle om den har vært vellykket. Utvikling er et langsiktig arbeid: å forberede noen på hvor karrieren deres er på vei, ikke bare hva deres nåværende rolle krever. De fleste organisasjoner ender opp med å gjøre begge deler, siden de hver har sitt eget formål for å holde de ansatte engasjerte og kunnskapen deres oppdatert.

Hvorfor opplæringsprogrammer for ansatte er viktige

Det er lett å behandle opplæring som en boks man krysser av under innføringen og deretter glemmer. Men de organisasjonene som tar det på alvor, ser ofte forskjellen på områder som betyr noe: hvem som blir værende, hvor godt folk presterer og hvor mye risiko som ligger i bakgrunnen.

Fordeler for organisasjonen

La oss ta medarbeiderbeholdning først, siden det er det området med de klareste dataene. Tallet fra Pew Research som vi delte tidligere, er ikke et unntak. Opplæring er en av de mer direkte måtene en arbeidsgiver kan påvirke hvorfor folk blir i bedriften. Utover det er det noen andre fordeler som ofte viser seg:

• Bedre ytelse og færre feil, siden godt opplærte ansatte trenger mindre tilsyn og gjør færre kostbare feil.

• Redusert risiko og kostnader knyttet til regelverksetterlevelse, særlig i regulerte bransjer der en feil ikke bare er pinlig, men også kostbar.

• Et sterkere arbeidsgivermerke, siden bedrifter som er kjent for å investere i mennesker, generelt har lettere for å rekruttere i utgangspunktet.

Fordeler for de ansatte

Opplæring er ikke bare noe som skjer med de ansatte til fordel for organisasjonen. Det endrer også deres hverdag. En som er godt opplært, går inn i jobben med større selvtillit og mindre gjetting, noe som ofte gjør selve arbeidet mindre stressende, ikke bare mer produktivt.

Det har også direkte innvirkning på de ovennevnte statistikkene om ansattbeholdning. De som ser en vei til nye ferdigheter, og etter hvert nye ansvarsområder, er de som blir værende og føler seg mer engasjerte. Opplæring som er knyttet til reell utvikling, ikke bare et avkryssingsfelt for å oppfylle krav, gir de ansatte en grunn til å investere i bedriften på samme måte som bedriften investerer i dem.

Dette fører gjerne til flere ting: færre ansatte som føler seg fastlåst eller oversett, flere som er villige til å ta på seg utfordrende oppgaver fordi de føler seg rustet til det, og en arbeidsplass der det å be om hjelp eller innrømme en kunnskapsmangel ikke oppleves som en svakhet.

La oss nå se på noen ulike typer opplæringsprogrammer for ansatte, som hver har sitt eget formål for å hjelpe både organisasjonen og de ansatte.

8 typer opplæringsprogrammer for ansatte

De fleste organisasjoner benytter seg ikke bare av én type opplæring. De kombinerer ulike elementer fra et ganske fast sett av kategorier, avhengig av hvem de skal opplære og hva de ønsker å oppnå. Her er åtte typer opplæringsprogrammer for ansatte.

1. Introduksjonsopplæring

Introduksjonsopplæring er vanligvis det første en ny ansatt opplever, og den er bevisst kort, ofte bare én dag. Målet er ikke dybde, men kontekst: selskapets visjon og verdier, kultur og retningslinjer, hvordan organisasjonen er strukturert, introduksjon til kollegene de skal jobbe med, samt praktiske grunnleggende ting som påloggingsinformasjon og hvor de skal sitte.

Ingenting av dette er nødvendigvis ment å bli husket for alltid. Det egentlige formålet er enklere: å sørge for at ingen føler at den første dagen er som å bli sluppet ned i en bygning de ikke forstår.

2. Opplæringsprogram

Opplæringen tar over der orienteringen slutter, og den tar betydelig lengre tid, alt fra noen uker til flere måneder, avhengig av hvor kompleks stillingen er. Et velfungerende opplæringsprogram for nye ansatte dekker vanligvis fire områder som alle begynner med bokstaven C: compliance (organisasjonens grunnleggende regler), avklaring (hva stillingen faktisk krever i det daglige), kultur (både de skriftlige og uskrevne normene) og tilknytning (forhold til kolleger og en ekte følelse av tilhørighet).

Formålet med dette er å få den nye medarbeideren fra å være «teknisk ansatt» til å faktisk bidra, uten å la dem finne ut av de uskrevne reglene på egen hånd.

3. Opplæring i faglige ferdigheter

Hard skills er de målbare, jobbspesifikke ferdighetene en person trenger for å faktisk utføre arbeidet. En utviklers evne til å kode eller en regnskapsførers forståelse av standarder for finansiell rapportering. Fordi disse ferdighetene er så spesifikke, blir opplæring i hardkompetanse ofte outsourcet til spesialister i stedet for å bygges opp internt, ganske enkelt fordi det er vanskelig å utvikle dyp ekspertise innenfor et smalt felt internt innenfor en rimelig tidsramme.

Formålet her er enkelt: å tette et konkret, navngivbart gap mellom hva en person kan og hva jobben krever.

4. Opplæring i myke ferdigheter

Myke ferdigheter kan ikke knyttes direkte til en enkelt oppgave slik som harde ferdigheter, men de kommer til uttrykk i nesten alt en ansatt gjør. Kommunikasjon, samarbeid, konfliktløsning, tilpasningsevne. Opplæring i myke ferdigheter omfatter vanligvis aktiv lytting, effektiv kommunikasjon, teamarbeid, fleksibilitet og å tale foran publikum, og i likhet med opplæring i harde ferdigheter blir den ofte gjennomført av eksterne spesialister som fokuserer nettopp på dette.

Denne opplæringen handler mindre om å lære bort en ny ferdighet og mer om å jevne ut friksjonen som oppstår når mennesker må samarbeide.

5. Opplæring i produkter eller tjenester

Før en ansatt kan representere et selskap på en god måte, må vedkommende faktisk forstå hva selskapet selger. Opplæring i produkter eller tjenester gir dem dette grunnlaget, og det er vanligvis en integrert del av innkjøringen for nyansatte. Det dukker også ofte opp igjen som en oppfriskning når et selskap gjør en betydelig endring i sine produkter eller tjenester, noe som for de fleste selskaper skjer oftere enn de ønsker.

Så i bunn og grunn handler opplæring i produkter eller tjenester om å sikre at ingen må late som om de vet hva de snakker om når de skal forklare hva selskapet faktisk driver med.

6. Opplæring i regelverk

Opplæring i regelverk dekker lover og forskrifter knyttet til en stilling eller bransje, og er ofte obligatorisk med en fast frist. I mange tilfeller kreves det årlig i henhold til lokale eller nasjonale forskrifter. Der reguleringsmyndigheten ikke stiller sitt eget opplæringsmateriale til rådighet, trer vanligvis eksterne opplæringsbyråer inn for å fylle dette tomrommet. Det er en av grunnene til at opplæring i regelverksetterlevelse er en av de vanligste tjenestene som opplæringsleverandører og konsulentfirmaer blir ansatt spesielt for å levere.

Formålet er heller ikke valgfritt: det handler om å beskytte organisasjonen, og ofte den ansatte selv, mot risikoer som kan bli svært kostbare å begå feil på.

7. Franchiseopplæring

Franchiseopplæring starter i det øyeblikket en franchisetaker signerer avtalen, og den slutter egentlig ikke etter det. Den er utformet for å gjøre franchiseansatte til konsistente merkevareambassadører, og den blir avgjørende i det øyeblikket en franchisegiver må holde prosesser og produkter ensartede på tvers av lokasjoner som ikke deler det daglige tilsynet med hverandre.

Det egentlige målet er å sikre at en kunde får den samme opplevelsen, uansett om de befinner seg på lokasjon én eller lokasjon femti.

8. Lederopplæring

Lederopplæring hjelper folk med å utvikle ferdighetene som trengs for å lede: kommunikasjon, beslutningstaking, strategisk planlegging og god teamledelse. Det spenner fra korte workshops til fullverdige kurs, og det er relevant i alle faser, enten noen nettopp har blitt teamleder for første gang eller går inn i en ledende stilling etter mange års erfaring.

I siste instans er det en investering i de menneskene som vil forme hvordan alle andre opplever organisasjonen, på godt og vondt.

Det er teorien bak disse åtte ulike opplæringsprogrammene for ansatte. Alt dette er mye lettere å forestille seg med konkrete eksempler, så her ser du hvordan strukturerte opplæringsprogrammer ser ut hos noen av våre kunder som tilbyr opplæring til sine egne kunder hver dag.

Ekte eksempler på opplæringsprogrammer for ansatte i praksis

Chapter Three Consulting: kloning av opplæring i stedet for å lage den på nytt for hver kunde

Utfordringen: Chapter Three Consulting hjelper bedrifter med å implementere ISO-standarder og samsvarsakkrediteringer for sine kunder. Hver implementering innebærer et krav om å opplære kundens ansatte og å bevise at de har tatt til seg innholdet, ikke bare skummet gjennom det. Å bygge opp denne opplæringen fra bunnen av for hver kunde var ikke kostnadseffektivt.

Løsningen: Med Easy LMS laget de en meny med eksisterende kurs som klones og tilpasses for hver kunde i stedet for å bygges opp på nytt, og de administrerer opplæringen direkte på vegne av kundene sine, samtidig som de holder oversikt over hvem som har fullført den og hvem som ikke har det.

Resultatet: En repeterbar leveringsmodell med full oversikt over fullføring, pluss rapporter de kan gi direkte til kundene som bevis på at deres krav til ISO- og GDPR-opplæring faktisk ble oppfylt. Som administrerende direktør Eddie Finch uttrykte det: De bygger ikke opp fra bunnen av hver gang, de kan klone det.

Den ene vanen er i bunn og grunn forskjellen mellom opplæring som et engangsprosjekt og opplæring som noe man kan skalere.

👉 Les hele casestudien.

Fresh Compliance: skalering av samsvarsopplæring til tusenvis uten å øke bemanningen

Utfordringen: Fresh Compliance rådgiver organisasjoner om etterlevelse av GDPR, AI og cybersikkerhet. I begynnelsen innebar opplæringen å reise til kundenes lokaler, holde webinarer eller sende PowerPoint-presentasjoner via e-post – ingen av delene kunne skaleres i takt med at kundebasen vokste, og å bygge sin egen plattform var for kostbart for et lite team.

Løsningen: De flyttet opplæringen over til Easy LMS og sendte kundene en enkelt sikker lenke for å fullføre compliance-kursene sine, uten at det var behov for innlogging eller oppsett fra kundens side, og resultatene ble synkronisert automatisk til hver kundes egne systemer.

Resultatet: Fullt automatisert opplæring i regelverksetterlevelse når nå tusenvis av deltakere hver måned, noe som sparer Fresh Compliance anslagsvis 1 000 til 5 000 euro i måneden i tid og ressurser. Grunnlegger og administrerende direktør Frank Trautwein sa at de oppnådde dette uten å ansette ekstra personale eller bygge sin egen plattform.

Dette er et godt og konkret eksempel på hvordan den rette strukturen gjør det mulig for et lite team å håndtere et stort antall deltakere.

👉 Les hele casestudien.

BLOM opleidingen: øker beståttprosentene med forberedelser før kursstart

Utfordringen: BLOM opleidingen utdanner rundt 30 000 studenter til gaffeltruckførerbevis hvert år på 22 praksissteder i Nederland. Da de gikk over til digitale eksamener i 2018 for å frigjøre mer tid til praktisk trening, trengte de en måte for en praktisk orientert målgruppe – hvor mange ikke var kjent med digitale verktøy – å tilegne seg teorien før de ankom opplæringsstedet.

Løsningen: De utviklet et forberedelsesprogram i Easy LMS: en nettbasert lærebok, spørrekonkurranser hentet fra samme spørsmålsdatabase som den virkelige eksamenen, og korte instruksjonsvideoer – alt valgfritt og tilgjengelig når som helst, uten påtvunget pålogging eller fast rekkefølge.

Resultatet: Å forberede seg på denne måten frigjorde omtrent to timer av undervisningstiden per dag til praktisk øving, og beståttprosenten på teoriprøvene økte med anslagsvis 5 til 10 %. Kommersiell leder Maarten Dullaert har lagt merke til en tydelig, synlig forskjell mellom deltakere som forberedte seg med Easy LMS og de som ikke gjorde det.

Dette er et direkte og ganske målbart bevis på hvorfor selve programmet er viktig, ikke bare innholdet i det.

👉 Les hele casestudien.

Hvordan lage et opplæringsprogram for ansatte

Å utvikle en opplæring som fungerer og er verdt å investere i, handler vanligvis om en håndfull gjennomtenkte trinn, som gjennomføres omtrent i denne rekkefølgen.

1. Identifiser målene dine

Begynn med hva opplæringen skal oppnå. Handler det om å utvikle tekniske ferdigheter? Bedre samarbeid? Sterkere lederskap? Overholdelse av regelverk? Det er viktig å være konkret her, fordi det former alle beslutninger som følger.

2. Vurder målgruppens behov

Få et klart bilde av hvem du skal opplære: deres nåværende roller, ferdighetsnivåer, læringspreferanser og hvor de eksisterende kunnskapshullene ligger. Et program utviklet for erfarne medarbeidere bør se ganske annerledes ut enn et program utviklet for nyansatte.

3. Velg opplæringsformater

Tilpass formatet både til målet og målgruppen, og ikke føl at du må velge bare ett. Verksteder og seminarer, e-læring og nettkurs, opplæring på arbeidsplassen, veiledning og coaching, konferanser og webinarer, rollespill og simuleringer. Å kombinere et par av disse er ofte mer effektivt enn å stole på ett enkelt format.

4. Utform og skreddersy innholdet

Lag noe som er virkelig relevant for målene dine og målgruppen din, og unngå generisk innhold. Det innebærer vanligvis å samle eksisterende ressurser som artikler, videoer og selvstudiemateriale, dele innholdet opp i håndterbare moduler og legge til interaktive elementer som spørrekonkurranser, diskusjoner eller casestudier for å holde deltakerne engasjert.

5. Velg de riktige verktøyene

Et læringsstyringssystem gjør det mulig å organisere, gjennomføre og følge opp opplæringen effektivt, og det blir langt viktigere når du har mer enn en håndfull deltakere å administrere, eller når du skal gjennomføre den samme opplæringen for flere kundeorganisasjoner samtidig.

6. Mål resultatene

Sett opp målene dine før lansering, ikke etterpå. Fullføringsgrad, vurderingsresultater, endringer i ytelsen på jobben, færre feil – alt som er relevant for det opprinnelige målet ditt. Uten dette trinnet er det egentlig ingen måte å vite om noe av det fungerte.

7. Gjenta og forbedre

Opplæring er ikke noe du lager én gang og deretter lar ligge. Gå gjennom programmet jevnlig, lytt til tilbakemeldinger fra deltakerne og juster ut fra hva dataene og deltakerne forteller deg, ikke bare det som virket som en god idé i starten.

Hvis du gjennomfører dette i flere kundeorganisasjoner, gjelder rammeverket fortsatt, men prioriteringen skifter litt i retning av gjenbrukbarhet. En kursstruktur du kan kopiere og tilpasse litt for hver kunde, i stedet for å bygge den opp fra bunnen av hver gang, er vanligvis det som skiller opplæring som et engangsprosjekt fra opplæring som noe du kan tilby som en tjeneste.

Hvordan Easy LMS støtter opplæringskonsulentselskaper og opplæringsleverandører

Enten du er et konsulentfirma som balanserer opplæring på tvers av dusinvis av kundeorganisasjoner, eller en uavhengig opplæringsleverandør som leverer det samme kjerneprogrammet til hundrevis av deltakere hver måned, er den underliggende utfordringen ofte den samme. Du trenger en måte å lage innhold én gang og levere det mange ganger på, uten å miste muligheten til å tilpasse det per kunde eller spore resultater individuelt.

Det er i hovedsak det akademifunksjonen i Easy LMS er laget for. Den lar deg organisere alt opplæringsinnholdet ditt på ett sted, og deretter opprette flere akademier slik at hver kunde får sin egen separate læringsportal, komplett med egen merkevareprofil, språk og påloggingsoppsett, mens du fortsetter å gjenbruke det underliggende kursmaterialet på tvers av dem alle. Rapporteringen gir deg det visuelle, delbare beviset på læringsresultatene kundene dine forventer, uten at du må gjøre det manuelle arbeidet med å sette det sammen selv.

Bestill en demo for å se hvordan det fungerer, eller start en gratis prøveperiode for å oppleve det selv.

Nyttige ressurser

1. Pew Research-studie fra 2021